47.3 Управление группами

В следующих разделах вы узнаете, как управлять группами в клиенте GroupWise.

47.3.1 Упорядочивание адресов по группам

Группой называется список пользователей или ресурсов, которым вы можете отправлять сообщения. Группы используются для отправки сообщений нескольким пользователям или ресурсам. Для этого необходимо в поле Кому, Скрытая копия или Копия указать имя группы. Существуют два типа групп: общие и персональные.

Общая группа представляет список пользователей, созданный администратором GroupWise и доступный каждому пользователю GroupWise. Например, можно определить общую группу для отдела бухгалтерии. Все сотрудники бухгалтерии включаются в эту группу. Общие группы перечислены в адресной книге GroupWise.

Персональной группой является группа, созданная вами. Например, если вы часто отправляете мероприятие своей рабочей группе, то вы можете включить в персональную группу имя или адрес каждого сотрудника и место встречи (ресурс).

Каждая группа в папке контактов помечена значком Значок «Группа».. Если дважды щелкнуть группу, откроется бланк элемента группы.

47.3.2 Создание и сохранение персональной группы

Êàê ñîçäàòü è ñîõðàíèòü ïåðñîíàëüíóþ ãðóïïó:

  1. В списке папок выберите папку «Контактные лица», в которой хотите создать персональную группу.

  2. Щелкните Новая группа на панели инструментов

  3. Введите имя группы.

  4. (Необязательно) Введите комментарии, например описание группы.

  5. Щелкните Добавить, чтобы открыть диалоговое окно «Селектор адресов» и отобразить список адресов.

  6. Выберите пункт Кому, Копия или СК, дважды щелкните или, удерживая нажатой клавишу Ctrl, перетащите пользователей и ресурсы для своей группы на панель «Группа».

    Если пользователи, которых необходимо добавить, находятся в другой адресной книге, щелкните адресную книгу в раскрывающемся списке Найти в.

    Для ограничения списка элементов по контактным лицам, группам или ресурсам щелкните раскрывающийся список Значок фильтра.

  7. Для добавления записи, которой нет в существующей папке контактов, нажмите кнопку Новый контакт, внесите информацию, нажмите кнопку ОК и дважды щелкните по записи.

  8. Чтобы сохранить группу в папке контактов, выберите пункт Сохранить > Закрыть.

Вы можете также создавать и сохранять персональную группу из меню «Выбор адресов» при адресации сообщения или другого элемента:

  1. В бланке элемента щелкните Адрес на панели инструментов.

  2. Дважды щелкните контакты, чтобы добавить их на правую панель.

    Если пользователи, которых необходимо добавить, находятся в другой адресной книге, щелкните адресную книгу в раскрывающемся списке Найти в.

    Чтобы ограничить список записей только контактными лицами, группами или ресурсами, щелкните нужный вариант в раскрывающемся списке Значок фильтра.

  3. Для добавления записи, которой нет в существующей адресной книге, нажмите кнопку Новая запись, внесите информацию, нажмите кнопку ОК и дважды щелкните по записи.

  4. Щелкните Сохранить группу.

    или

    Чтобы сохранить группу в другую адресную книгу, которая не отображается, нажмите кнопку со стрелкой справа от пункта Сохранить группу и выберите адресную книгу.

  5. Введите имя группы.

  6. Введите комментарии, например, описание группы.

  7. Дважды щелкните кнопку ОК.

СОВЕТ.Персональную группу можно создать также перетаскиванием элемента, адресованного нескольким пользователям, в папку контактов для создания группы, состоящей из получателей этого элемента.

47.3.3 Добавление контактов в группу

Чтобы добавить контакт в группу, выполните указанные ниже действия.

  1. В списке папок выберите папку «Контактные лица», в которой хотите добавить контакты в группу.

    или

    На панели инструментов создаваемого элемента щелкните кнопку Адрес.

  2. Щелкните группу правой кнопкой мыши, затем выберите пункт Подробная информация.

    Группы помечаются значком Значок группы.

  3. На вкладке Подробности щелкните команду Добавить, чтобы открыть диалоговое окно «Выбор адреса» и отобразить список адресов.

    Щелкните раскрывающийся список Значок фильтра, чтобы ограничить список только контактными лицами, группами или ресурсами.

  4. Чтобы добавить контакт, откройте раскрывающийся список Искать в и выберите адресную книгу, в которой находится контакт.

  5. Откройте раскрывающийся список Совпадение и выберите способ поиска контакта (по имени, по фамилии, по полному имени).

  6. В поле Искать укажите добавляемое контактное лицо.

    Будет выполнена автоматическая прокрутка списка адресов до элемента с наиболее точным соответствием.

  7. Дважды щелкните имя контакта, чтобы добавить его в список Выбранные.

  8. Чтобы сохранить группу, дважды нажмите кнопку ОК.

47.3.4 Удаление контакта из группы

Чтобы удалить контакт из группы, выполните указанные ниже действия.

  1. В списке папок выберите папку «Контакты», в которой хотите удалить контакт из группы.

  2. Дважды щелкните группу в списке контактов.

  3. Выберите контакт для удаления, затем выберите команду Удалить.

  4. Нажмите кнопку ОК.

47.3.5 Отправка сообщений группе

Чтобы выбрать в качестве адресата элементов группу, выполните указанные ниже действия.

  1. В бланке элемента щелкните Адрес на панели инструментов.

  2. Выберите группу, а затем щелкните в поле Кому, Копия или СК.

  3. Это можно повторить нужное количество раз.

  4. (Необязательно) Чтобы показать всех членов группы, щелкните групп правой кнопкой мыши, а затем выберите пункт Расширить группу.

  5. (Необязательно) Для просмотра дополнительной информации о группе щелкните группу правой кнопкой мыши и выберите пункт Подробности.

  6. Нажмите кнопку ОК для возврата в бланк элемента.

47.3.6 Просмотр информации о группе

Чтобы просмотреть сведения о группе, выполните указанные ниже действия.

  1. В списке папок выберите папку «Контактные лица», в которой хотите просмотреть сведения о группе.

  2. Щелкните группу правой кнопкой мыши, затем выберите пункт Подробная информация.

  3. Выберите вкладку Подробная информация.

47.3.7 Удаление группы из папки контактов

Чтобы удалить группу из папки контактов, выполните указанные ниже действия.

  1. В списке папок выберите папку «Контактные лица», из которой хотите удалить группу.

  2. Щелкните группу правой кнопкой мыши и выберите пункт Удалить.

  3. Щелкните Да для подтверждения удаления группы.