47.4 Управление ресурсами

Ресурсы — это элементы, которые могут быть запланированы для встреч или для других целей. Ресурсами могут быть конференц-залы, проекторы для компьютерных данных, автомобили организации и т. д. Администратор GroupWise определяет ресурс, присваивая ему имя и назначая пользователю. Ресурсы могут включаться в поиск свободного времени точно так же, как и пользователи. ИД ресурсов указываются в поле «Кому». Пользователь, назначенный управлять ресурсом, становится владельцем этого ресурса.

Владелец ресурса отвечает за принятие и отклонение мероприятий для этого ресурса. Для этого ему необходимо иметь все права доверенного лица на ресурс. Будучи владельцем ресурса, вы можете получать оповещения о мероприятиях для этого ресурса.

В пул ресурсов можно добавить несколько ресурсов. Порядок их использования будет определяться порядком их расположения в списке пула. Если планирование ресурса выполняется через пул ресурсов, для мероприятия автоматически используется функция поиска свободного времени, вносящая в расписание доступный ресурс с самым высоким приоритетом среди имеющихся в пуле.

47.4.1 Общие сведения о ресурсах

Каждый ресурс в папке контактов помечен значком Ресурс. При двойном щелчке ресурса открывается бланк ресурса.

Бланк элемента ресурса используется для ввода имени ресурса, номера телефона, типа ресурса, адреса электронной почты, владельца и комментариев о ресурсе.

В поле Владелец можно указать контакт, который уже существует в адресной книге, или с помощью кнопки со стрелкой можно создать новую запись контакта.

Добавление личного ресурса

В адресную книгу GroupWise включены ресурсы, определенные системным администратором. Персональный ресурс можно добавить в папку «Частые контакты» или в другую персональную папку контактов.

  1. В списке папок выберите папку «Контактные лица», в которую хотите добавить персональный ресурс.

  2. На панели инструментов щелкните Новый ресурс.

  3. В поле Имя укажите имя ресурса.

  4. В поле Телефон укажите номер телефона контакта, который несет ответственность за ресурс.

  5. В поле Тип укажите тип ресурса.

    Вы можете указать Ресурс или Место. Если вы укажете место, описание ресурса автоматически добавится в поле Место в мероприятии. Если в качестве ресурса в мероприятие добавляется несколько мест, в поле Место отображается только первое из них.

  6. В поле Адрес электронной почты укажите адрес электронной почты пользователя, которому необходимо отправлять оповещения о ресурсе.

  7. В поле Владелец укажите владельца ресурса.

  8. В поле Комментарии укажите комментарии для ресурса.

    Например, можно указать размер конференц-зала или тип доступного в помещении оборудования.

  9. Выберите команду Закрыть и нажмите кнопку Да, чтобы сохранить изменения.

Изменение личного ресурса

  1. В списке папок выберите папку «Контактные лица», в которой хотите изменить персональный ресурс

  2. Щелкните правой кнопкой мыши по ресурсу и выберите пункт Подробная информация.

    Ресурсы помечены значком Значок «Ресурс».

  3. На вкладке Подробная информация измените информацию при необходимости.

  4. Выберите команду Закрыть и нажмите кнопку Да, чтобы сохранить изменения.

Принятие и отказ от запросов на ресурс

Вы можете принимать и отклонять запросы на ресурсы только в том случае, если являетесь их владельцем и имеете права на чтение и запись. Персональные ресурсы нельзя предоставлять в совместное с другими пользователями использование с помощью прав доверенного лица.

  1. В основном окне или в календаре выберите пункт Файл > Доверенные лица.

    или

    Откройте раскрывающееся меню заголовка списка папок (при этом над списком папок обычно отображается текущий режим GroupWise: «Прямое подключение» или «Кэширование») и выберите пункт Доверенное лицо.

  2. Щелкните ресурс, владельцем которого являетесь.

    Если ресурса, владельцем которого вы являетесь, нет в раскрывающемся списке «Доверенное лицо», выберите пункт Доверенное лицо, введите имя ресурса в поле Имя, а затем нажмите кнопку ОК.

  3. Дважды щелкните элемент, которое следует принять или от которого требуется отказаться.

  4. Нажмите кнопку Принять или Отказаться на панели инструментов.

Получение уведомлений для других пользователей или ресурсов

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните пункт Безопасность, а затем выберите пункт Оповещение.

  3. Щелкните имя пользователя, доверенным лицом которого вы являетесь, или имя ресурса, которым вы владеете.

    Если пользователь или ресурс отсутствует в списке оповещений, введите его имя, затем нажмите кнопку Добавить пользователя. Можно выбрать имя в диалоговом окне «Выбор адреса», щелкнув Значок адресной книги.

  4. Убедитесь в том, что выбраны параметры Получать сигналы и Получать оповещения.

    Получение оповещений и сигналов для вас уже назначено автоматически. Если вы отмените выбор параметров Получать сигналы и и Получать оповещение для себя, вы не будете больше получать сигналы и оповещения. Если вы отмените подписку на сигналы и оповещения для себя, то для того, чтобы повторно включить ее, вам потребуется выполнить действия 1–4 в этом разделе для своего имени пользователя.

  5. Нажмите кнопку ОК.

Для получения сигналов и оповещений программа Notify должна быть открыта или работать в свернутом виде. Дополнительную информацию см. в разделе Запуск программы оповещения.

Создание правила для ресурса

Если вы владелец ресурса, то имеете все права доверенного лица, включая возможность создавать правила для него. В следующих пунктах показано, как создавать правила, которые принимают все запросы для доступного ресурса. Это является примером полезного для ресурса правила. Вы можете создавать другие правила, которые выполняют различные действия. Например, вы можете создать правило, отклоняющее запросы на запланированный ресурс.

  1. Щелкните по значку Выбор режима и выберите пункт Доверенное лицо.

  2. Щелкните ресурс, владельцем которого являетесь.

    Если ресурс, владельцем которого вы являетесь, отсутствует в списке доверенных лиц, введите имя соответствующего ресурса в поле Имя и нажмите кнопку ОК.

  3. Выберите команду Сервис > Правила, а затем нажмите кнопку Создать.

  4. Введите имя правила.

  5. Щелкните Мероприятие. Остальные типы элементов должны быть отключены.

  6. Откройте раскрывающийся список Конфликт мероприятий и выберите пункт Нет.

  7. Выберите пункт Добавить действие > Принять, при желании введите комментарий и нажмите кнопку ОК.

    Действия Шаг 6 и Шаг 7 предписывают правилу принять мероприятия для ресурса только в случае его доступности.

  8. Выберите пункт Удалить и нажмите кнопку Закрыть.

Удаление личного ресурса

Чтобы удалить личный ресурс, выполните указанные ниже действия.

  1. В списке папок выберите папку «Контактные лица», из которой хотите удалить персональный ресурс.

  2. Щелкните по ресурсу правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить.

    Ресурсы помечены значком Значок «Ресурс».

  3. Щелкните Да для подтверждения удаления ресурса.

47.4.2 Общие сведения о пулах ресурсов и их создание

Пулы ресурсов используются, чтобы упростить процесс планирования ресурсов за счет их ранжирования в списке пула ресурсов, который создается в вашей папке персональных контактов. При планировании мероприятия с добавлением пула ресурсов автоматически используется функция поиска свободного времени, которая ищет в пуле доступный ресурс с самым высоким приоритетом и отображает его в скобках рядом с именем пула ресурсов в окне параметров мероприятия. Приоритет определяется порядком ресурсов в списке. Чтобы выбрать другой ресурс из пула, прежде чем отправить мероприятие, выберите пункт Поиск свободного времени и укажите нужный ресурс вручную.

Каждый пул ресурсов в папке «Контакты» помечен надписью Ресурс. При двойном щелчке по пулу ресурсов открывается бланк пула ресурсов.

Создать пул ресурсов можно с помощью меню Файл или контекстного меню. Если включено отображение контекстной панели инструментов папки, на панели инструментов отображается элемент Новый пул ресурсов.

Чтобы создать новый пул ресурсов, выполните указанные ниже действия.

  1. В списке папок выберите папку «Контактные лица», в которую хотите добавить персональный ресурс.

  2. Выберите элемент Новый пул ресурсов на панели инструментов (должно быть включено отображение контекстна папки).

  3. Укажите имя ресурса и добавьте комментарии, если необходимо.

  4. Нажмите кнопку Добавить, чтобы выбрать участников пула ресурсов.

  5. Выберите адресную книгу и ресурс в раскрывающихся списках Найти и Искать, затем выберите пункт Кому, чтобы добавить ресурс в список Выбранные.

  6. Повторяйте эти действия со списками Шаг 4 и Шаг 5 до тех пор, пока все нужные ресурсы не будут добавлены в пул ресурсов.

    Чтобы изменить порядок ресурсов, просто перетаскивайте их на нужное место в списке.

  7. Добавив все ресурсы, нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить пул ресурсов.