В следующих разделах вы узнаете о принципах совместного доступа к папкам и научитесь его настраивать.
Совместно используемая папка отличается от любой другой папки в картотеке только тем, что она доступна для других пользователей и отображается в их картотеках. Вы можете создавать совместно используемые папки или назначать в качестве совместно используемых личные папки, уже имеющиеся в картотеке. Вы можете определить, какие пользователи будут иметь доступ к совместно используемой папке, и предоставить им различные права доступа. После этого пользователи смогут помещать сообщения в такую папку, перетаскивать в нее файлы и создавать цепочки обсуждения.
По умолчанию все вложенные папки совместно используемой папки автоматически предоставляются для совместного использования. Максимальное количество вложенных папок в одной совместно используемой папке составляет 400.
ПРИМЕЧАНИЕ.Если вы предоставляете доступ ко всем вложенным папкам, только вы можете добавлять папки общего доступа в дерево совместно используемых папок.
Для совместного использования недоступны такие системные папки, как «Почтовый ящик», «Календарь», «Документы», «Отправленные», «Список заданий», «Контакты», «Картотека», «В работе», «Нежелательная почта» и «Корзина».
При помещении документа в совместно используемую папку пользователи с правами на эту папку не имеют прав на редактирование этого документа. Чтобы они могли отредактировать документ, необходимо предоставить им права на редактирование документов с помощью вкладки Совместное использование документов.
Персональные папки можно использовать совместно с другими пользователями. Получателям совместно используемой папки будет отправлено оповещение о том, что вы используете папку совместно с ними. При этом они могут принять папку или отказаться от нее.
В удаленном режиме и в режиме кэшированного почтового ящика изменения в общих папках обновляются при каждом подключении к главной системе GroupWise.
Для настройки совместного использования существующей папки или дерева папок, выполните указанные ниже действия.
В списке папок щелкните правой кнопкой мыши по папке, к которой требуется открыть доступ, и выберите пункт Совместное использование.
Выберите Совместное использование с.
В поле Имя начните вводить имя пользователя или нажмите кнопку Адресная книга для выбора пользователя в диалоговом окне Селектор адресов.
Когда в поле появится имя пользователя, выберите команду Добавить, чтобы поместить его в Список совместного использования.
Щелкните имя пользователя в пункте Список совместного использования.
Выберите параметры доступа для этого пользователя.
Повторите Шаг 3 Шаг 6 для каждого пользователя, совместно с которым хотите использовать папку.
(Необязательно) Оставьте флажок Совместно использовать все вложенные папки установленным, если нужно предоставить совместный доступ также ко всем вложенным папкам совместно используемой папки. Пользователи получают те же права доступа к вложенным папкам, что и в родительской папке.
ПРИМЕЧАНИЕ.Если вы предоставляете доступ ко всем вложенным папкам, только вы можете добавлять папки общего доступа в дерево совместно используемых папок.
Нажмите кнопку ОК.
Если вы хотите, чтобы папка имела более конкретные функции, можете создать новые параметры отображения. Например, если это папка для общих обсуждений, вам необходимо создать параметр, с помощью которого сообщения будут отображаться по цепочке ответов, а в составе отображаемых сообщений будут присутствовать как полученные, так и отправленные сообщения. Щелкните по папке правой кнопкой мыши, выберите пункт Свойства, а затем — Отображение.
Чтобы создать папку для совместного использования, выполните указанные ниже действия.
В списке папок нажмите Файл > Создать > Папка.
Выберите пункт Совместно используемая папка и нажмите кнопку Далее.
Введите имя и описание новой папки.
Нажимая кнопки Вверх, Вниз, Вправо или Влево, поместите папку в нужное место списка папок и нажмите кнопку Далее.
Начните ввод имени пользователя в поле Имя.
Когда в поле появится имя пользователя, выберите команду Добавить, чтобы поместить его в список совместного использования.
Щелкните имя пользователя в пункте список совместного использования.
Выберите параметры доступа для этого пользователя.
Повторите Шаг 5 Шаг 8 для каждого пользователя, совместно с которым хотите использовать папку.
Нажмите кнопку Далее.
Укажите необходимые параметры отображения папки.
Нажмите кнопку Готово.
Дополнительные сведения см. в разделе Использование совместных папок.
Чтобы подтвердить совместный доступ к папке, выполните указанные ниже действия.
Щелкните «Оповещение о совместно используемой папке» в почтовом ящике.
Появится сообщение, показывающее имя папки, к которой вам предоставили права доступа, а также тип этих прав.
Нажмите кнопку Далее.
Имя папки подставляется по умолчанию. Измените имя нужным образом.
Для выбора места расположения папки используйте кнопки Вверх, Вниз, Влево и Вправо.
Нажмите кнопку Готово.
Помещение элемента в совместно используемую папку:
Чтобы открыть совместно используемую папку, щелкните ее в списке папок.
Щелкните Файл > Новый > Обсуждение/Записка.
Чтобы поместить элемент другого типа, например задание, последовательно выберите пункты Изменить > Изменить на и выберите тип элемента.
Укажите тему.
Введите сообщение.
Щелкните Прикрепить для прикрепления файлов.
Нажмите кнопку Поместить на панели инструментов.
Чтобы ответить на уже существующее сообщение в общей папке, откройте его, нажмите кнопку Ответить, выберите параметры ответа и нажмите кнопку ОК. См. раздел Ответ на сообщение в совместно используемой папке для получения дополнительной информации.
Чтобы просмотреть цепочки обсуждения в совместно используемой папке, выполните указанные ниже действия.
В совместно используемой папке щелкните Вид > Параметры отображения > Цепочки обсуждений.
Чтобы развернуть или свернуть цепочку обсуждения, щелкните значок – или +, расположенный рядом с первоначальным элементом обсуждения.
Для перехода к другим темам обсуждения удерживайте клавишу Ctrl и используйте клавиши со стрелками влево и вправо.
Чтобы передать право владения папкой общего доступа, выполните указанные ниже действия.
Щелкните по выбранным вложенным папкам правой кнопкой мыши и выберите команду Совместное использование.
Выберите Передать право владения.
Выберите нового владельца общей папки, смените тему и сообщите о том, хотите ли вы сохранить статус участника.
После нажатия кнопки Отправить новый владелец получит уведомление о предоставлении ему права владения общей папкой.
Чтобы удалить общую папку:
Правой кнопкой мыши щелкните папку.
Выполните команду Удалить.
Щелкните Да.
При удалении папки, доступ к которой предоставили вам, она удаляется только из вашего почтового ящика GroupWise. На всех других пользователей этот процесс не влияет. Однако если доступ к папке для совместного использования предоставили вы, удаление этой папки приведет к ее удалению и у всех остальных пользователей.