Novell Vibe позволяет создавать записи файлов в назначенных папках "Файлы". Создание записи файла отличается от прикрепления файла к записи папки другого типа. Записи файлов в папках "Файлы" Vibe содержат первичный файл. Другие файлы могут быть связаны с записью файла как вложения, но первичный файл является единственным.
Записи файлов в папках "Файлы" создаются так же, как и записи папок в Vibe других типов (см. Раздел 5.1, Создание записи папки). Содержать файлы, которые не являются прикреплениями, могут только папки "Файлы".
Vibe предоставляет несколько способов прикрепления вложений к записи.
Чтобы прикрепить файл к записи, можно перетащить его из другого расположения в эту запись.
Найдите и откройте запись, к которой требуется прикрепить файл.
Щелкните вкладку .
Щелкните .
Откроется диалоговое окно "Перетащить файлы".
Перетащите нужные файлы на значок папки в диалоговом окне "Перетащить файлы".
Чтобы показать, что файлы, которые вы перетащили, загружаются в качестве вложений, Vibe выводит изображение папки, которая открывается и закрывается.
Можно также скопировать и вставить файлы на значок папки.
Найдите и откройте запись, к которой требуется прикрепить файл.
Щелкните вкладку .
Щелкните .
Откроется диалоговое окно "Отправить один файл".
Нажмите кнопку , найдите и выберите файл, который следует прикрепить.
Нажмите кнопку .
Vibe позволяет легко просматривать и редактировать файлы, связанные с записями. Файлы могут быть связаны с записями одним или двумя способами:
файлы могут быть прикреплены к записи;
файл может быть первичным файлом записи.
Первичные файлы могут существовать только в записях в папке "Файлы".
В следующих разделах описаны способы просмотра и изменения прикрепленных файлов.
Просматривать файлы можно в текстовом редакторе или в HTML-формате.
При просмотре файла в текстовом редакторе файл открывается в режиме только для чтения.
Найдите и откройте запись, которая содержит нужный файл.
(Условно.) Если файл, который требуется просмотреть, является вложением, щелкните вкладку .
Содержать файлы, которые не являются вложениями, могут только папки "Файлы".
Рядом с файлом, который требуется просмотреть, щелкните > .
или
Щелкните имя файла.
Если требуется быстро просмотреть файл, можно просмотреть его в HTML-формате.
Файлы некоторых типов, таких как PNG, JPG, GIF и PDF, невозможно просмотреть в HTML-формате.
Найдите и откройте запись, которая содержит нужный файл.
(Условно.) Если файл, который требуется просмотреть, является вложением, щелкните вкладку .
Содержать файлы, которые не являются вложениями, могут только папки "Файлы".
Рядом с файлом, который требуется просмотреть, щелкните > .
Vibe позволяет редактировать документы на месте с помощью функции Edit-in-Place. Эта функция позволяет легко редактировать документы, которые хранятся на сервере Vibe.
Редактировать файлы можно только в том случае, если приложение для редактирования файлов этого типа установлено на рабочей станции. Например, для редактирования файла .doc на рабочей станции должна быть установлена программа Microsoft Word.
Найдите и откройте запись, которая содержит нужный файл.
(Условно.) Если файл, который требуется изменить, является вложением, щелкните вкладку .
Содержать файлы, которые не являются вложениями, могут только папки "Файлы".
Рядом с файлом, который требуется изменить, щелкните > .
Файл открывается в указанном редакторе файлов. Сведения о том, как сменить редактор, используемый Vibe для работы с файлами, см. в Раздел A.3, Невозможно изменить файлы, прикрепленные к записям.
(Условно.) Если Vibe запрашивает ваши учетные данные Vibe, введите свое имя пользователя и пароль для входа в Vibe, затем нажмите .
Теперь можно редактировать файл.
Закончив редактирование файла, сохраните изменения и закройте приложение редактирования.
Vibe создает версию файла без внесенных вами изменений. После выхода из записи и ее повторного открытия можно будет просмотреть старую версию файла (см. Доступ к ранее сохраненной версии файла).
ВАЖНО.При редактировании прикрепленного документа с помощью OpenOffice Vibe создает новую версию редактируемого документа каждый раз, когда вы нажимаете . Поскольку каждая из версий документа учитывается в вашей квоте данных (подробнее о квотах данных см. в разделе Managing Your Data Quota
(Управление квотой данных) в руководстве (Руководство для опытных пользователей Novell Vibe OnPrem 3.1)), при использовании OpenOffice следует сохранять документ только при его закрытии. Сведения об удалении версий файлов см. в разделе Удаление существующих версий файла.
При использовании Microsoft Office приложение Vibe при каждом редактировании документа создает только одну новую версию. При многократном нажатии кнопки не создаются несколько версий файлов.
Можно загружать файлы, связанные с записью. Можно загрузить один файл или все файлы, связанные с записью. Файлы загружаются в виде файла .zip.
Найдите и откройте запись, которая содержит нужный файл.
Рядом с файлом щелкните > .
Найдите и откройте запись, которая содержит нужные файлы.
Рядом с любым файлом в записи щелкните > .
или
Щелкните вкладку , а затем щелкните .
Если известен URL-адрес WebDAV файла, можно открыть файл непосредственно из приложения редактирования, например Microsoft Office, или прямо из командной строки.
Чтобы получить URL-адрес WebDAV файла:
Найдите и откройте запись, содержащую файл, для которого требуется получить URL-адрес WebDAV.
(Условно.) Если файл, для которого требуется получить URL-адрес WebDAV, является вложением, щелкните вкладку .
Содержать файлы, которые не являются вложениями, могут только папки "Файлы".
Рядом с файлом щелкните > .
URL-адрес WebDAV отображается для копирования.
После получения URL-адреса WebDAV для файла можно указать этот URL-адрес в редакторе документов, например Microsoft Office, чтобы открыть файл. Инструкции по выполнению этой задачи см. в документации соответствующего редактора документов.
Может потребоваться добавить примечание к конкретному файлу или версии файла. Примечания к файлам отображаются непосредственно под именем файла на вкладках и . Примечания к файлам позволяют пользователям узнать, что содержится в данном файле, не открывая его. Они также позволяют легко отличать одну версию файла от другой.
Найдите и откройте запись, содержащую вложенный файл или версию файла, для которого следует добавить примечание.
(Условно.) Если файл, для которого требуется добавить примечание, является вложением, щелкните вкладку .
Содержать файлы, которые не являются вложениями, могут только папки "Файлы".
Рядом с файлом, для которого добавляется примечание, щелкните > .
Откроется страница "Добавить примечание к файлу".
Укажите примечание, которое следует добавить, и нажмите кнопку .
Если имеется несколько версий файла, может потребоваться задать состояние каждой версии, чтобы отслеживать, какая из них является официальной, какие являются черновиками и т. д. Файлы могут иметь состояние , или .
Найдите и откройте запись, содержащую вложенный файл или версию файла, для которого следует задать состояние.
(Условно.) Если файл, для которого требуется задать состояние, является вложением, щелкните вкладку .
Содержать файлы, которые не являются вложениями, могут только папки "Файлы".
В столбце рядом с файлом, для которого нужно задать состояние, щелкните текущее состояние, а затем выберите состояние, которое нужно присвоить файлу.
При изменении файла в Vibe предыдущая версия файла сохраняется и становится доступной для ссылок. Это относится к файлам, которые хранятся в папках Vibe "Файлы", и к любым файлам, прикрепленным к записи папки.
При редактировании и сохранении файла Vibe создает новую версию файла и сохраняет старую. Сведения о редактировании файлов см. в разделе Редактирование файлов.
Можно также использовать перетаскивание, чтобы создать новую версию прикрепленного файла или новую версию записи файла в папке "Файлы", как описано в следующих разделах.
Чтобы создать новую версию существующего вложения в записи, имя перетаскиваемого файла должно совпадать с именем существующего вложения в запись, для которого создается новая версия.
Найдите и откройте запись, содержащую вложенный файл, для которого требуется создать новую версию.
Щелкните вкладку , а затем щелкните .
Перетащите файл из одного расположения, например с рабочего стола, на значок папки в окне перетаскивания.
Документ добавляется как новая версия существующего вложения в записи. Старые версии отображаются в записи на вкладке .
Только папки "Файлы" позволяют создавать обновленные версии записей папки, как описано в этом разделе.
Чтобы создать новую версию существующего файла в папке "Файлы", имя перетаскиваемого файла должно совпадать с именем существующего вложения в запись, для которого создается новая версия.
Найдите и откройте папку, в которую следует импортировать новую версию файла.
Файл с тем же именем должен уже существовать в папке как запись файла.
На панели инструментов "Запись папки" щелкните .
Откроется окно перетаскивания.
Перетащите файл из одного расположения, например с рабочего стола, на значок папки в окне перетаскивания.
Документ добавляется как новая версия существующей записи файла. Старые версии отображаются в записи на вкладке .
По умолчанию при создании новых версий файлов Vibe отслеживает версии с помощью дополнительных номеров версий. Например, 1.0, 1.1, 1.2 и т. д. Пользователь может увеличить номер основной версии для последней версии файла. Например, версия 1.2 становится версией 2.0.
Найдите и откройте запись, содержащую вложенный файл, для которого требуется увеличить номер основной версии.
(Условно.) Если файл, для которого требуется увеличить номер основной версии, является вложением, щелкните вкладку .
Содержать файлы, которые не являются вложениями, могут только папки "Файлы".
Рядом с файлом, для которого требуется увеличить номер основной версии, щелкните > .
Откроется страница "Повысить основную версию".
Нажмите кнопку .
Найдите и откройте запись, содержащую файл, для которого требуется доступ к предыдущей версии.
Щелкните вкладку .
Все ранее сохраненные версии каждого файла, связанного с записью, перечисляются в обратном хронологическом порядке. Vibe показывает дату, размер файла и имя пользователя, изменившего файл.
Можно сделать предыдущую версию файла текущей версией. Текущая версия — это основной файл в файловой записи. Дополнительные версии размещаются в списке на вкладке ниже основной версии.
Найдите и откройте запись, содержащую версию файла, которую следует повысить и сделать текущей версией.
Щелкните вкладку .
Рядом с версией файла, которую следует повысить до текущей версии, щелкните > , а затем нажмите кнопку .
Можно вернуть всю запись к предыдущей версии, например заголовок и описание записи (см. Раздел 5.14.3, Возврат записи к предыдущей версии).
ВАЖНО.Файлы и версии файлов, удаленные с сайта Vibe, восстановить нельзя.
Найдите и откройте запись, содержащую файл, для которого требуется доступ к предыдущей версии.
Щелкните вкладку .
Все ранее сохраненные версии каждого файла, связанного с записью, перечисляются в обратном хронологическом порядке. Vibe показывает дату, размер файла и имя пользователя, изменившего файл.
Выберите версии файла, которые следует удалить, и щелкните .
Нажмите кнопку , чтобы подтвердить удаление.