3.3 Dela filer och mappar

Du kan dela mappar och filer med både interna och externa användare.

Så här delar du mappar och filer:

  1. Navigera till den mapp som du vill dela, eller till den mapp där de filer som du vill dela finns.

    Om du har rätt att dela kan du dela mappar och filer i flikarna Mina filer , Delad med mig , Delad av mig eller området Nätmappar .

  2. Markera en eller flera filer och mappar som du vill dela och klicka sedan på Dela följt av Dela.

    eller

    Klicka på listrutepilen bredvid den fil eller mapp du vill dela och klicka sedan på Dela fil eller Dela mapp.

    Dialogrutan Dela visas.

  3. Du kan dela med interna Filr-användare, externa användare eller allmänheten:

    • Om du vill dela med interna Filr-användare börjar du skriva namnet på den användare eller grupp du vill dela filen eller mappen med. Klicka sedan på namnet när det visas i listrutan.

    • Om du vill dela med en användare utanför organisationen anger du användarens e-postadress och trycker sedan på Retur.

      eller

      Klicka på ikonen Extern användare , ange användarens e-postadress och klicka på OK.

      Filr-administratören måste aktivera den här funktionen. Du kan se om du har behörighet att dela med externa användare genom att hovra över ikonen Information bredvid inmatningsfältet.

      Mer information om att dela med externa användare finns i Dela med användare utanför organisationen.

    • Om du vill dela med allmänheten klickar du på Gör offentlig i det övre högra hörnet av dialogrutan Dela.

      Användare som inte har något Filr-användarkonto kan använda Filr-webbplatsen som gästanvändare (enligt instruktionerna i Öppna Filr från en webbläsare) och visa alla objekt som har delats med allmänheten.

      Externa användare kan inte visa objekt som har delats med allmänheten. Externa användare som vill visa objekt som har delats med allmänheten måste logga in på Filr-webbplatsen som gästanvändare.

      Filr-administratören måste aktivera den här funktionen. Du kan se om du har behörighet att dela med allmänheten genom att hovra över ikonen Information bredvid inmatningsfältet.

    • Om du snabbt vill dela med många användare kan du kopiera användarnas e-postadresser från en plats och klistra in dem i fältet Lägg till en användare, grupp eller e-postadress i dialogrutan Dela.

      Det kan vara e-postadresser till interna eller externa användare, och adresserna måste åtskiljas med kommatecken (,) eller blanksteg.

  4. Gå till kolumnen Delad med och klicka på namnen på de användare eller grupper vars delningsinställningar du vill ändra. Du kan välja flera användare och ändra delningsinställningarna för dem samtidigt.

    Delningsinställningarna för den användare som du senast lade till i kolumnen Delad med visas redan.

  5. Välj vilka behörigheter du vill bevilja användaren eller gruppen (se Om behörigheter för delad åtkomst).

    Obs!Du kan inte tilldela behörigheter för delad åtkomst när du delar med allmänheten eller distribuerar en fillänk.

  6. Gå till avsnittet Tillåt ny delning med och välj om de ska kunna dela med interna användare, externa användare, allmänheten eller via en fillänk.

  7. Välj något av följande alternativ i fältet Går ut:

    • Aldrig: Delningen går aldrig ut.

    • På: Ange en viss dag då behörigheten upphör att gälla.

      Behörigheten upphöra att gälla vid början av den dag du anger.

    • Efter: Ange i hur många dagar behörigheten ska gälla. Varje dag räknas som en period på 24 timmar från den tidpunkt när du anger utgångstiden.

      Delningen upphör som standard efter 30 dagar.

  8. Om du vill ta med en personlig anteckning i delningen skriver du en sådan i fältet Anteckning.

    Endast de användare eller grupper som du delar med kan läsa anteckningen.

    Delningsanteckningen får högst innehålla 255 tecken.

  9. Välj något av följande alternativ för aviseringar:

    • Alla mottagare: Alla mottagare i delningslistan får en avisering.

    • Bara mottagare som nyligen lagts till: Endast mottagare som du har lagt till på delningslistan får en avisering.

    • Nya och ändrade mottagare: Endast nya mottagare och mottagare vars delningsrättigheter du ändrar får en avisering.

    • Ingen: Inga aviseringar skickas.

    Aviseringar innehåller följande information:

    • En länk till det delade objektet

    • Den anteckning som angavs specifikt för den användare objektet delas med (se Steg 8)

    • När delningen upphör att gälla (se Steg 8)

  10. Klicka på Share Access Report (Rapport om delningsåtkomst) för att visa åtkomstinformationen för den som fått tillgång till delningen.

    Åtkomstrapporten innehåller följande information:

    • Användare: Namnet på användaren som öppnat delningen

    • IP-adress: IP-adressen för enheten som användes för att få åtkomst till delningen

    • Första åtkomsttid: Datum, tid och tidzon för första åtkomst. Ingen information tas emot nästa gång delningen öppnas.

    • Grupp: Om användaren delat till en grupp så visas namnet på gruppen som användaren tillhör.

    Den delande användaren får en avisering via e-post när delningsmottagaren öppnar den. En rapport skapas per delning om följande är uppfyllt:

    • Användare med licens för Filr 3.4 Advanced Edition

    • Filer eller mappar som delats med Filr 3.4 eller senare

  11. Klicka på OK.