46.4 Hantera resurser

Resurser är försändelser som kan schemaläggas till möten och andra ändamål. De kan omfatta rum, datorprojektorer, bilar och annat. GroupWise-administratören definierar en resurs genom att ge den ett beskrivande namn och tilldela den en användare. Resurser kan inkluderas i en sökning för lediga tider, precis som användare. Resurs-ID anges i rutan Till. En användare som tilldelas att hantera en resurs äger den resursen.

Resursens ägare ansvarar för att godkänna och avslå bokningar för resursen. För att kunna göra detta måste ägaren ha fullständig fullmaktsbehörighet till resursen. Som ägare av en resurs kan du välja att få meddelanden om bokningar av resursen.

Du kan lägga till flera resurser i en resurspool som prioriterar användningen av resurserna enligt ordningen i poollistan. När du bokar en resurs via en resurspool kommer bokningen automatiskt att använda Sökning efter lediga tider och boka den resurs med högst prioritet som är ledig enligt resurspoollistan.

46.4.1 Resurser

Alla resurser i mappen Kontakter visas med resurs. När du dubbelklickar på en resurs visas vyn Resursförsändelse.

Använd resursförsändelsens sidvy för att ange ett namn på resursen, telefonnummer, resurstyp, e-postadress, ägare och kommentarer om resursen.

I fältet Ägare kan du ange en kontakt som redan finns i adressboken eller använda pilknappen för att skapa en ny kontaktpost.

Lägga till en personlig resurs

GroupWise-adressboken innefattar resurser som är definierade av din GroupWise-administratör. Du kan lägga till en personlig resurs till mappen Favoritadresser eller någon annan personlig kontaktmapp.

  1. Markera kontaktmappen i mapplistan där en resurs ska läggas till.

  2. Klicka på Ny resurs i verktygsfältet.

  3. Ange namnet på resursen i fältet Namn.

  4. Ange telefonnumret för den kontakt som ansvarar för resursen i fältet Telefon.

  5. Ange typen av resurs i fältet Typ.

    Du kan ange Resurs eller Plats. Om du väljer Plats läggs resursbeskrivningen automatiskt till i fältet Plats i bokningen. Om fler än en plats läggs till i en bokning som en resurs kommer endast den första att visas i fältet Plats.

  6. I fältet E-postadress anger du e-postadressen till den person som tog emot aviseringen om resursen.

  7. Ange resursens ägare i fältet Ägare.

  8. Ange eventuella kommentarer om resursen i fältet Kommentarer.

    Du kanske exempelvis vill ange hur stort ett konferensrum är eller vilken typ av utrustning som finns i rummet.

  9. Klicka på Stäng och klicka sedan på Ja för att spara dina ändringar.

Ändra en personlig resurs

  1. Markera kontaktmappen i mapplistan där en resurs ska ändras.

  2. Högerklicka på resursen och klicka på Information.

    Resurser visas med ikonen resursikon .

  3. På fliken Information kan du ändra informationen om det behövs.

  4. Klicka på Stäng och klicka sedan på Ja för att spara dina ändringar.

Godkänna och avslå resursförfrågningar

Du kan bara godkänna eller avslå förfrågningar för en resurs om du är ägaren och om du har beviljats läs- och skrivbehörighet för resursen. Personliga resurser kan inte delas med andra användare via fullmaktsbehörighet.

  1. Klicka på Arkiv > Fullmakt i huvudfönstret eller kalendern.

    eller

    Klicka på listrutan i mapplistans rubrik (ovanför mapplistan; visar antagligen Online eller Cachning, vilket anger i vilket läge du kör GroupWise) och klicka på Fullmakt.

  2. Klicka på resursen du äger.

    Om resursen du äger inte finns i listan över fullmaktsinnehavare, klickar du på Fullmakt och skriver namnet på resursen i fältet Namn och klickar på OK.

  3. Dubbelklicka på försändelsen du vill godkänna eller avslå.

  4. Klicka på Godkänn eller Avslå i verktygsfältet.

Få aviseringar från en annan användare eller resurs

  1. Klicka på Verktyg > Alternativ.

  2. Dubbelklicka på Säkerhet och klicka på Avisera.

  3. Markera namnet på en användare som du är ombud för eller namnet på en resurs du äger.

    Om användaren eller resursen inte visas i aviseringslistan skriver du namnet och klickar på Lägg till användare. Du kan välja namnet från dialogrutan Adressväljare genom att klicka på ikonen Adressbok.

  4. Kontrollera att du har markerat Ta emot signal och Ta emot avisering.

    Du prenumererar automatiskt på signaler och avisering. Om du inaktiverar Ta emot signal och Ta emot avisering får du inte längre några signaler eller aviseringar. Om du väljer att inte ta emot signaler och aviseringar, måste du upprepa steg 1–4 i detta ämne för ditt användarnamn för att aktivera dem igen.

  5. Klicka på OK.

Avisera måste vara öppet eller minimerat för att du ska kunna ta emot aviseringar och signaler. Mer information finns i Starta Avisera.

Skapa en regel för en resurs

Om du äger en resurs har du fullständig fullmaktsbehörighet till resursen, och kan även skapa regler för den. Följande steg beskriver hur du skapar en regel som godkänner alla förfrågningar för en tillgänglig resurs. Det här är ett exempel på en användbar regel för en resurs. Du kan skapa andra regler som utför andra åtgärder. Du kan exempelvis skapa en regel som avböjer förfrågningar för en redan schemalagd resurs.

  1. Klicka på ikonen Lägesväljare och sedan på Fullmakt.

  2. Klicka på resursen du äger.

    Om den resurs som du äger inte visas i dialogrutan Fullmakt skriver du namnet på resursen i fältet Namn och klickar på OK.

  3. Klicka på Verktyg > Regler och sedan på Ny.

  4. Skriv ett namn på regeln.

  5. Klicka på Bokning. Kontrollera att de andra försändelsetyperna är avmarkerade.

  6. Klicka på listrutan Bokningskonflikt existerar och sedan på Nej.

  7. Klicka på Lägg till åtgärd > Godkänn, skriv en kommentar om så önskas och klicka på OK.

    Åtgärderna i Steg 6 och Steg 7 anger att regeln endast ska godkänna bokningen om resursen är tillgänglig.

  8. Klicka på Spara och sedan på Stäng.

Ta bort en personlig resurs

Så här tar du bort en personlig resurs:

  1. Markera kontaktmappen i mapplistan där resursen ska tas bort.

  2. Högerklicka på resursen och klicka på Radera.

    Resurser visas med ikonen resursikon .

  3. Klicka på Ja för att bekräfta borttagningen av resursen.

46.4.2 Så här använder och skapar du resurspooler

Resurspooler används för att underlätta resursbokningsprocessen genom att prioritera resurser i en lista som du skapar i din mapp för Personliga kontakter. När du lägger till en resurspool i en bokning väljer sökningen efter lediga platser automatiskt den högst prioriterade resursen som är tillgänglig i resurspoolen och visar den inom parenteser bredvid resurspoolens namn i bokningsfönstret. Prioriteten avgörs av resursernas ordning i listan. Om du vill välja en annan resurs i resurspoolen klickar du på Sökning efter lediga tider innan du skickar bokningen och ändrar resursen manuellt.

Alla resurspooler i en kontaktmapp är märkta med Resurs. När du dubbelklickar på en resurspool visas vyn Resurspoolsförsändelse.

Du kan skapa en resurspool från Arkiv eller en högerklickad meny. Om du har aktiverat verktygsfältet för mappkontext innehåller detta dessutom alternativet Ny resurspool.

Så här skapar du en ny resurspool:

  1. Markera kontaktmappen i mapplistan där en personlig resurs ska läggas till.

  2. Se till att verktygsfältet för mappkontext är aktiverat och klicka på Ny resurspool.

  3. Ge resurspoolen ett namn och skriv en kommentar om så önskas.

  4. Klicka på Lägg till för att välja objekt som ska ingå i resurspoolen.

  5. Välj en adressbok och en resurs i rullgardinsmenyerna Sök i och Sök efter och klicka på Till för att lägga till resursen i listan Valda.

  6. Upprepa processen i Steg 4 och Steg 5 tills du har valt alla resurser du vill ha i din nya resurspool.

    Om du behöver ändra ordningen på resurserna kan du helt enkelt dra och släppa dem i önskad prioritetsordning.

  7. När du har lagt till alla resurser du vill ha klickar du på Spara för att spara resurspoolen.