Du kan spåra statusinformation om en försändelse i mappen Skickade försändelser. Det här alternativet för att spåra levererad och öppnad information är vanligtvis aktiverat som standard. Om du väljer att inte lägga till försändelser i listan Skickade försändelser kan GroupWise inte spåra information om dem.
Du vill kanske visa försändelser som du har skickat tidigare. Du kan till exempel läsa en skickad försändelse, skicka om den med eller utan korrigeringar och i vissa fall återkalla den (om den inte har öppnats av mottagaren).
Klicka på mappen Skickade försändelser i navigeringsfältet för att visa skickade försändelser.
Ikonen bredvid en försändelse ger också praktisk statusinformation. Se Identifiera ikoner som visas vid försändelser.
Alla skickade försändelser finns i den här mappen, såvida de inte flyttas till en annan mapp än Brevlåda och Kalender. Om en skickad försändelse flyttas till en annan mapp visas den inte längre i mappen Skickade försändelser. Om du vill visa skickade försändelser som har flyttats till andra mappar öppnar du mapparna.
Om du skickar meddelanden till system där GroupWise inte används måste dessa ha statusspårningskapacitet för att kunna returnera statusen för de utgående meddelandena till GroupWise-systemet.
I fönstret Egenskaper kan du kontrollera status för varje försändelse som du har skickat. Du kan till exempel se när en försändelse levererades och när mottagaren öppnade eller raderade försändelsen. Om en mottagare har godkänt eller avslagit en bokning och skrivit en kommentar, ser du också denna kommentar i fönstret Egenskaper. Du kan också se om en mottagare markerat en uppgift som Slutförd.
Fönstret Egenskaper innehåller också information om försändelser som du mottar. Du kan se vilka andra som fått försändelsen (gäller dock ej hemliga kopior), samt storlek och datum för bifogade filer och mycket annat.
Det finns tre vyer för egenskaperna:
Grundegenskaper: Visar rubriken Egenskaper och en lista över mottagare. I listan med mottagare visas mottagarens namn, vilka åtgärder som mottagaren har utfört på försändelsen och eventuella kommentarer.
Förenklade egenskaper: Visar rubriken Egenskaper och en lista över mottagare. Mottagarna visas i grupper baserat på vilken åtgärd de har utfört på försändelsen. I listan med mottagare visas mottagarens namn, vilka åtgärder som mottagaren har utfört på försändelsen och eventuella kommentarer.
Avancerade egenskaper: Visar rubriken Egenskaper, mottagare, postkontor, filer och alternativ för försändelsen. Sidan Avancerade egenskaper är till stor nytta för GroupWise-administratörer när de behöver spåra en försändelse vid felsökning.
Så här visar du egenskaperna för en skickad försändelse i mappen Skickade försändelser:
Högerklicka på en försändelse.
Klicka på Egenskaper.
Gå till statusinformationen mot slutet av sidan Egenskaper.
Ikonen bredvid en försändelse ger också praktisk statusinformation. Se Identifiera ikoner som visas vid försändelser.
Om du skickar meddelanden till system där GroupWise inte används måste dessa ha statusspårningskapacitet för att kunna returnera statusen för de utgående meddelandena till GroupWise-systemet.
Så här sparar du statusinformation för en försändelse:
Högerklicka på en försändelse och klicka på Egenskaper.
Klicka på Arkiv och sedan på Spara som.
Försändelsen får ett tillfälligt filnamn i GroupWise. Du kan ändra filnamn och standardmapp.
Klicka på Spara.
Så här skriver du ut statusinformation för en försändelse:
Högerklicka på en försändelse och klicka på Egenskaper.
Högerklicka i fönstret Egenskaper och klicka på Skriv ut.
När du dubbelklickar på en försändelse i mappen Skickade försändelser så kan du välja om meddelandet eller försändelsens egenskaper ska visas.
Klicka på Verktyg > Alternativ.
Dubbelklicka på Arbetsinställningar och klicka sedan på fliken Standardåtgärder.
Markera om du vill att den skickade försändelsen ska Öppna försändelse eller Visa egenskaper.
Klicka på OK.
Så här konfigurerar du vilken information om skickade försändelser som ska spåras:
Om du vill ändra vilken information som ska spåras för en skickad försändelse öppnar du en ny försändelse och klickar på Alternativ > Statusspårning.
eller
Om du vill ändra vilken information som ska spåras för alla skickade försändelser, klickar du på Verktyg > Alternativ, dubbelklickar på Skicka och klickar sedan på fliken för E-post.
VIKTIGT:Alternativet Skapa en skickad försändelse för att spåra information är markerat som standard. Du bör inte inaktivera inställningen. Om det här alternativet inte är markerat skapas ingen skickad försändelse när du skickar en försändelse. Det betyder att du inte har någon kopia av de försändelser som du skickar, såvida du inte sparar dem manuellt.
Välj den information du vill spåra:
Ankommen: Spårar när en försändelse du har skickat levererades till en användares brevlåda.
Ankommen och öppnad: Spårar när en försändelse du har skickat levererades och när den öppnades av mottagaren.
All information: Tillhandahåller aktuell spårningsstatus för försändelser som du skickar, vilket kan vara följande:
|
Ankommen |
Återkallad |
Nedladdad av tredje part |
|
Läst |
Vidarebefordrad |
Överförd |
|
Besvarad |
Olevererbar |
Överföring fördröjd |
|
Borttagen |
Återställd |
Överföring misslyckades |
|
Tömd |
Väntar |
|
(Valfritt) Välj om du vill aktivera Radera den skickade försändelsen automatiskt. Tar bort försändelser du har skickat från din brevlåda när alla mottagarna har tagit bort försändelserna och tömt sina papperskorgar.
Gå tillbaka till försändelsen du skriver.
eller
Markera den information som ska spåras för varje försändelsetyp, klicka på OK och klicka sedan på Stäng för att spara inställningarna för alla försändelser.