18.6 Bifoga filer

Använd Bifoga fil för att skicka en eller flera filer till andra användare. Mottagarna kan öppna den bifogade filen, spara den, granska den och skriva ut den. Om du gör ändringar i filen efter att du har skickat den, kommer dessa ändringar inte att nå mottagarna.

Administratören kan implementera Filr-bilagekontroller för att bibehålla och rensa lagringsvolym för filer som bifogats i e-postmeddelanden i GroupWise. Om de implementerats kommer dessa kontroller att inkludera alla bifogade filer och inte bara sådana som bifogats från Filr. Mer information finns i Förstå Filr-integrering.

Det finns flera sätt att bifoga en fil till en ny Skicka till-försändelse, inklusive följande:

  • Lägg till bilaga: Alternativet är gem-ikonen / Lägg till bilaga-texten i det grå fältet längst ner på skapa försändelse. Vänsterklick öppnar fönstret Bifoga fil där du kan bläddra efter bilagan i dina lokala kataloger. Om du högerklickar och Filr-integrering har aktiverats så kan du välja Lägg till Filr-bilaga och göra samma i dina Filr-kataloger.

  • Dra och släpp: Leta upp din fil i Utforskaren och dra och släpp den i en skapa försändelse.

  • Arkiv > Bilagor: Även om det inte är det snabbaste sättet att bifoga filer så kan du använda det här menyalternativet och få en handlingsbar lista över alla bifoga-alternativ som finns tillgängliga för dig baserat på dina aktuella inställningar, inklusive att bifoga en dokumentreferens eller ett OLE-objekt.

  • Lägg till Filr-bilaga: Om Filr har angetts som standardinställning för bilagor så ersätter det här alternativet Lägg till bilaga i det grå fältet i skapa-fönstret. Med ett vänsterklick öppnar du ett bifoga-fönster direkt till Filr-kataloger där du kan bläddra efter bilagan. Om du högerklickar och väljer Lägg till bilaga så öppnas Bifoga fil-fönstret till katalogerna på din lokala dator.

  • Ikoner i huvudverktygsfältet: Bilaga-ikonerna på huvudverktygsfältet överst i fönstret Skicka e-post till är inte synliga som standard, men du kan lägga till dem genom att högerklicka på > Anpassa verktygsfält > Anpassa-fliken. Alternativen inkluderar normala bilagor, dokumentreferensbilagor och OLE-objektbilagor.

Om du bifogar en fil som har ett namn med fler än 255 tecken (inklusive hela sökvägen för filen) visas ett felmeddelande och du kan inte skicka iväg meddelandet.

Om du bifogar en lösenordsskyddad fil måste mottagaren ange lösenordet för att kunna öppna och visa bilagan.

För mer information om att bifoga filer som finns i ett GroupWise-bibliotek, se Lägga till en dokumentreferens i en försändelse.

18.6.1 Bifoga en fil till en försändelse

Så här bifogar du en fil i en försändelse:

  1. Öppna en ny försändelse.

  2. Fyll i fälten Till, Ärende och Meddelande.

  3. Klicka på bifogaikonen i verktygsfältet och bläddra sedan till den eller de filer som du vill skicka och markera den/dem.

    Om du vill bifoga mer än en fil i en mapp håller du ned Ctrl-tangenten och klickar på de filer som du vill bifoga. I dialogrutan Bifoga fil visas som standard den plats som du bifogade en fil från förra gången.

  4. Klicka på OK.

  5. Klicka på Skicka i verktygsfältet.

Ledtråd:Du kan också bifoga en fil eller en försändelse genom att dra filen eller försändelsen till bilagefönstret. Dessutom kan du högerklicka på en fil i Windows och sedan klicka på Skicka till > GroupWise-mottagare. En ny försändelse skapas med den bifogade filen i fönstret med bifogade filer.

Ta bort en bifogad fil innan du skickar försändelsen så här:

Högerklicka på den bifogade filen och klicka på Radera.

Om du tar bort en bifogad fil tas den inte bort från ursprungsplatsen. Filen tas bara bort från listan med bifogade filer.

Filen du har bifogat en försändelse påverkas inte om du flyttar eller tar bort den.

18.6.2 Lägga till en dokumentreferens i en försändelse

Om filen som du vill bifoga är ett dokument som lagras i GroupWise-biblioteket kan du bifoga en dokumentreferens. När en mottagare öppnar den bifogade filen öppnas dokumentet i biblioteket om mottagaren har behörighet att öppna eller visa dokumentet, och om biblioteket är tillgängligt.

Om någon av mottagarna inte har tillräcklig behörighet till dokumentet, om de inte använder ett e-postprogram som kan hantera GroupWise-biblioteket eller om biblioteket inte är tillgängligt, öppnas bara en kopia av dokumentet. Om mottagaren redigerar kopian påverkas inte det faktiska dokumentet i biblioteket av ändringarna. Mer information om behörighet för dokument finns i Dokumenthantering.

Bifoga en dokumentreferens i en försändelse:

  1. Öppna en ny försändelse.

  2. Fyll i fälten Till, Ärende och Meddelande.

  3. Klicka på Lägg till bifogad fil längst ned i fönstret för nytt meddelande och klicka sedan på Dokumentreferens i fönstret Bifoga fil.

    Dialogrutan Välj dokument visas.

  4. I listrutan Bibliotek klickar du på det bibliotek som innehåller dokumentet du vill bifoga.

  5. I fältet Dokument nr skriver du dokumentnummer.

    Om du inte känner till dokumentets nummer kan du använda Sök för att söka i biblioteket. Du kan bifoga ett dokument som visas i dialogrutan Sökresultat genom att klicka på det och sedan på OK.

  6. Klicka på versionen du vill bifoga i listrutan Version. Om du väljer Särskild version skriver du versionsnumret i fältet Versionsnr.

  7. Klicka på OK.

  8. Klicka på Skicka i verktygsfältet.

18.6.3 Bädda in ett OLE-objekt i en försändelse

Så här bäddar du in ett objekt i en försändelse:

  1. Öppna och adressera en försändelse.

  2. Klicka på Arkiv > Bifogade filer > Bifoga objekt.

  3. Du bäddar in ett befintligt objekt genom att klicka på Skapa från fil, ange sökväg och filnamn och klicka på OK. Hoppa till Steg 8.

    eller

    Om du vill skapa ett nytt objekt och bädda in det, följer du Steg 4 till och med Steg 8.

  4. Klicka på Skapa nytt och markera typ av objekt.

  5. Klicka på OK så öppnas programmet.

  6. Skapa objektet du vill bädda in.

  7. Klicka på programmets Arkiv-meny och klicka på Avsluta.

    Det här steget kan se annorlunda ut beroende på vilket program du använder.

  8. Gör klart försändelsen om det behövs och klicka på Skicka i verktygsfältet.

Om en användare ska kunna visa eller redigera inbäddade OLE-objekt måste mottagaren använda GroupWise.

Om mottagarna öppnar objektet och redigerar det måste de spara det under ett nytt filnamn. Annars visas ett felmeddelande när de stänger meddelandet.

Om du har kopierat ett OLE-objekt till Urklipp kan du bädda in det i en öppen försändelse genom att använda Klistra in special på Redigera-menyn.

18.6.4 Bifoga en Filr-fil till en försändelse

Om du vill bifoga filer från Filr behöver du ha ett Filr-konto och Filr-integrering måste ha aktiverats av din administratör. När integrering har aktiverats kan du bifoga filer genom att dra och släppa från menyalternativet Bilagor samt från handlingsbar text längst ned i en skapa försändelse (högerklicka på Lägg till bilaga och välj Lägg till Filr-bilaga). Det senare alternativet kan konfigureras så att Lägg till Filr-bilaga är standardalternativet.

Detaljerad information om att bifoga filer från Filr finns i Förstå Filr-integrering.