18.3 Använda omnämnanden i försändelser

Med funktionen Omnämnanden kan du använda adressbokens namnifyllning i meddelandets brödtext för försändelser för att både snabbt lägga till mottagare i Till-fältet samt uppmärksamma de mottagarna direkt i meddelandets brödtext med det länkade, markerade namnet som infogas i meddelandet.

Infoga en kontakts namn i meddelandets brödtext för en försändelse genom att skriva in @-symbolen följt av ett namn från adressboken. Det här anropar namnifyllningsåtgärden så att du kan välja mottagare från en filtrerad adressbokslista.

Obs!För att omnämnanden ska fungera med namnifyllning så måste namnen du skriver in antingen finnas i systemets adressbok eller i egen adressbok som har namnifyllning aktiverat i adressboksegenskaperna.

I exemplet nedan skrev meddelandets författare in ”LDAP User” i Till-fältet och kallade denne för ”Sir” i meddelandets brödtext. När hen skrev första meningen skrev meddelandets författare ”@test” och kunde då välja användaren TestFirst TestLast från adressbokens popup-lista för namnifyllning. Den sista åtgärden infogade både den länkade mottagarens namn i meddelandets brödtext och lade till den användaren i Till-fältet på E-postförsändelsen.

Obs!Även om det inte finns några mottagarfält i personliga försändelser där adressater kan läggas till så kan du fortfarande använda omnämnanden i personliga försändelser. Omnämnanden i personliga försändelser ger dig tillgång till vissa snabbåtkomstfunktioner när du öppnar de försändelserna seanare, till exempel att kopiera e-postadresser eller söka efter telefonnummer baserat på ett omnämnande som du för muspekaren över.

18.3.1 Förstå alternativ och beteende för Omnämnande

När du använder omnämnanden kan du använda dig av flera relaterade alternativ utöver att bara få de omnämnda mottagarnas uppmärksamhet. Läs beskrivningarna nedan för att förstå hur omnämnanden fungerar i GroupWise och de relaterade alternativ som finns att tillgå när du använder dem.

Omnämnandebeteende

De här beskrivningarna gäller generellt sett beteendet som omnämnande-funktionen har när du använder den, i stället för åtgärder du kan vidta när du använder omnämnanden, vilka beskrivs i Alternativ för omnämnanden.

  • Tillämpliga försändelsetyper: Du kan använda omnämnanden i alla försändelser som har alternativet Skicka, inklusive personliga försändelser. Exempel:

    • E-post

    • Bokning

    • Uppgift

    • Kom ihåg-lapp

    • Påminnelse

  • Standardinställningar: Standardinställningen för systemet är att omnämnande-funktionen är aktiverad. Om systemets standardinställning inte ändrats av GroupWise-administratören så kan du inaktivera funktionen i GroupWise-klienten genom att gå till Verktyg > Alternativ > Arbetsinställningar > Allmänt-fliken.

    Om administratören inte ändrar systemets standardinställning så har omnämnanden-funktionen en av följande statusar:

    • Aktiverad/låst: Du kan använda omnämnanden i klienten men du kan inte inaktivera dem.

    • Inaktiverad/låst: Du kan inte använda omnämnanden och du kan inte aktivera dem.

    • Inaktiverad/olåst: Om du vill använda omnämnanden måste du markera rutan Aktivera omnämnanden i Arbetsinställningar > Allmänna inställningar.

    Obs!Systemets standardinställning är aktiverad/olåst.

  • Omnämnanden och namnifyllning: För att namnifyllning ska fungera med omnämnanden så måste namnen du skriver in antingen finnas i systemets adressbok eller i egen adressbok som har namnifyllning aktiverat i adressboksegenskaperna.

    Du kan se en sammanställning över vilka egna adressböcker som har namnifyllning aktiverat genom att klicka på Adressböcker i verktygsfältet och gå till Arkiv > Adressböcker med namnifyllning.

  • Beteende för cc och bc: När du lägger till ett omnämnande i meddelandets brödtext så läggs adressaten automatiskt till i Till-fältet om den inte redan finns där redan (gäller inte för personliga försändelser). Men om den omnämnda mottagaren redan finns i fältet Cc eller Bcc så gör ett omnämnande av mottagaren att de flyttas till Till-fältet.

  • Omnämn-flaggning i försändelselistor: Eftersom ett av de avsedda syftena med omnämnanden är att vända sig till eller uppmärksamma den omnämnda mottagaren så får försändelser i din brevlådelista där du omnämns en @-symbol bredvid försändelsen. Information om filtrering av dessa flaggade försändelser finns i Alternativ för omnämnanden.

    Obs!Även e-postmeddelanden från externa e-postsystem som inkluderar omnämnanden, inklusive Gmail och Outlook, flaggas.

Alternativ för omnämnanden

Dessa beskrivningar är generellt sett specifika för åtgärder du kan vidta relaterade till omnämnande-funktionen till skillnad från beteenden som kan vara passiva för dig. Mer information finns i Omnämnandebeteende.

  • Adresspanel: När du för muspekaren över omnämnd text i en GroupWise-försändelse visar informationspanelen för adressaten (person, grupp, resurs, osv.) identifierande information från adressboken för den försändelsen. Till exempel: e-postadress, telefonnummer, titel, avdelning och så vidare.

  • Sammanhangsmeny: När du högerklickar på omnämnd text i en GroupWise-försändelse så presenteras du med en sammanhangsmeny med följande val:

    • Lägg till i Favoritadresser

    • Detaljer (öppnar adressboksegenskaper)

    • Klipp ut

    • Kopiera

    • Kopiera e-postadress

    • Radera

  • Alternativ för radering: Det finns flera sätt att radera omnämnanden i försändelser som är i ”nytt”-status så de inkluderar nya försändelser och svar på mottagna försändelser. Dessa alternativ inkluderar följande:

    • Backsteg över texten.

    • För muspekaren över texten och klicka på x.

    • Högerklicka på omnämnandet och välj Radera.

    • Markera omnämnandet och tryck på Radera.

    Obs!Om en adressat läggs till i Till-fältet som ett resultat av att du lagt till ett omnämnande så raderas även adressaten från Till-fältet när omnämnandet raderas. Men om adressaten redan lagts till i Till-fältet innan omnämnandet skapades så tas inte adressaten bort från Till-fältet när omnandet tas bort.

  • Filtrera dina omnämnanden: Om du vill se alla försändelser i din brevlåda där du omnämns så kan du filtrera de flaggade försändelserna genom att välja Omnämner mig i rullgardinsmenyn filtrera.

  • Skapa regler för omnämnanden: Du kan använda Omnämnd-definitionen för att skapa regler för att hantera försändelser som inkluderar omnämnanden. Om du till exempel har en personlig mapp dit du automatiskt vill skicka alla försändelser där du omnämns så kan du skapa en regel för att göra det. Grundläggande information om hur du skapar regler finns i Skapa en grundregel.