OpenOffice.org innehåller en databasmodul, Base. Använd Base om du vill utforma en databas för att lagra olika typer av information, från en enkel adressbok till ett sofistikerat dokumenthanteringssystem.
Tabeller, formulär, frågor och rapporter kan du skapa manuellt eller med hjälp av praktiska guider. Tabellguiden (Table Wizard) innehåller till exempel flera vanliga fält som du kan ha nytta av i arbetssammanhang eller för privat bruk. Databaser som du skapar i Base kan du använda som datakällor, till exempel när du skapar formulärbrev.
En detaljerad beskrivning av databasutformning i Base faller utanför det här dokumentets omfattning. Mer information kan du hitta i källorna som anges i Område 3.8, Hitta hjälp och information om OpenOffice.org.
I Base finns flera fördefinierade databasfält som du kan använda för att skapa en databas. Instruktionerna i det här avsnittet beskriver hur du skapar en adressbok med hjälp av fördefinierade fält, men de bör kunna hjälpa dig att använda de fördefinierade fält som hör till de andra inbyggda databasalternativen.
Processen som krävs för att skapa en databas kan delas upp i flera delprocesser:
Börja med att skapa databasen.
Klicka på (arkiv) (nytt) (databas).
Välj (skapa ny databas) och klicka sedan på (nästa).
Gör din databasinformation tillgänglig för de övriga OpenOffice.org-modulerna genom att klicka på (ja, registrera databasen åt mig), markera de båda kryssrutorna i dialogrutans nedre del och klicka sedan på (slutför).
Bläddra till den katalog som du vill spara databasen i, ge databasen ett namn och klicka sedan på .
Därefter definierar du de fält som du vill använda i din databastabell.
Klicka på (personligt) i Table Wizard (tabellguiden).
Nu innehåller listan (Exempeltabeller) fördefinierade tabeller för privat bruk. Hade du klickat på (företag) skulle listan innehålla fördefinierade tabeller för arbetslivsbruk.
Klicka på (adresser) i listan (exempeltabeller).
De tillgängliga fälten för den fördefinierade adressboken visas på menyn (tillgängliga fält).
Klicka på de fält som du vill använda i din adressbok på menyn (tillgängliga fält).
Du kan markera ett objekt åt gången, eller flera på en gång genom att Skift-klicka.
Flytta de markerade objekten till menyn (markerade fält) genom att klicka på den enkla högerpilen.
Vill du flytta alla tillgängliga fält till menyn (markerade fält), klickar du på den dubbla högerpilen.
Justera de markerade fältens ordning med hjälp av uppåtpilen och nedåtpilen.
I tabellen och i formulär visas fälten i samma ordning som i listan.
Klicka på (nästa).
Kontrollera att alla fält är korrekt definierade.
Du kan ändra fältens namn och typ, ange om posten är obligatorisk och ange fältets största tillåtna längd (det antal tecken som kan matas in i fältet). För det här exemplet kan du lämna inställningarna som de är.
Klicka på (nästa).
Klicka först på (skapa en primärnyckel), (lägg till en primärnyckel automatiskt), (automatiskt värde) och sedan på (nästa).
Godkänn standardnamnet för tabellen, välj (skapa ett formulär baserat på tabellen) och klicka sedan på (slutför).
Nästa steg är att skapa det formulär som ska användas för att mata in data i adressboken.
Flytta alla tillgängliga fält till listan (fält i formuläret) genom att klicka på den dubbla högerpilen i Form Wizard (formulärguiden) och klicka därefter två gånger på (nästa).
Ange hur du vill strukturera formuläret och klicka sedan på (nästa).
Markera alternativet som anger att alla data ska visas i formuläret och lämna kryssrutorna omarkerade och klicka sedan på (nästa).
Tillämpa en formatmall och kantlinjer till fälten och klicka sedan på (nästa).
Fortsätt med de förvalda alternativen för det här exemplet.
Ge formuläret ett namn, markera alternativet (Ändra formuläret) och klicka sedan på (slutför).
Efter att formuläret har definierats kan du göra önskade ändringar av dess utseende.
Stäng formuläret som öppnades när du slutförde föregående steg.
Högerklicka på det formulär som du vill redigera i databasens huvudfönster (det bör bara finnas ett alternativ) och klicka därefter på (redigera).
Ordna fälten på formuläret genom att dra dem till sina nya platser.
Du kan till exempel flytta fältet First Name (förnamn) så att det visas till höger om fältet Last Name (efternamn) och sedan flytta om de övriga fälten som du vill ha dem.
När du är klar med formuläret, sparar och stänger du det.
Efter att du har skapat tabellerna och formulären till din databas är klar att mata in dina data. Du kan också utforma frågor och rapporter som du kan använda för att sortera och visa dina data.
Mer information om Base hittar du i onlinehjälpen till OpenOffice.org och i andra källor i Område 3.8, Hitta hjälp och information om OpenOffice.org.