OpenOffice.org innehåller en databasmodul, Base. Använd Base om du vill utforma en databas för att lagra olika typer av information, från en enkel adressbok till ett sofistikerat dokumenthanteringssystem.
Tabeller, formulär, sökfrågor och rapporter kan skapas manuellt eller med hjälp av praktiska guider. Tabellguiden innehåller exempelvis ett antal vanliga fält för företag och privat bruk. Databaser som skapas i Base kan användas som datakällor, t.ex. när du skapar standardbrev.
Det här dokumentet tar inte upp utförligare information om databasutformning med Base. Du hittar dock mer information i källorna i listan i Område 3.8, Hitta hjälp och information om OpenOffice.org.
Base levereras med flera fördefinierade databasfält som hjälper dig att skapa en databas. Stegen i det här avsnittet avser hur du skapar en adressbok med fördefinierade fält, men kan lätt tillämpas på fördefinierade fält för andra inbyggda databasfält.
Skapandeprocessen för en databas kan delas upp i olika underprocesser:
Först skapar du databasen.
Klicka på > > .
Markera och klicka sedan på .
Klicka på om du vill att databasinformationen ska vara tillgänglig för andra OpenOffice.org-moduler. Markera båda kryssrutorna i dialogrutans nedre del och klicka på .
Bläddra till katalogen där databasen ska sparas, ange namn på databasen och klicka på .
Sedan definierar du de fält du vill använda databastabellen.
I tabellguiden klickar du på .
Listan ändras och visar de fördefinierade tabellerna för personligt bruk. Om du hade klickat på skulle listan ha visat fördefinierade företagstabeller.
I listan klickar du på .
De tillgängliga fälten för den fördefinierade adressboken visas på menyn .
På menyn klickar du på de fält du vill använda i adressboken.
Du kan markera ett åt gången eller hålla ned Skift och välja flera på en gång.
Klicka på den enstaka högerpilen och flytta de markerade objekten till menyn .
Om du vill flytta alla tillgängliga fält till menyn klickar du på den dubbla högerpilen.
Använd uppilen och nedpilen om du vill justera ordningen på de markerade fälten.
Fälten visas i tabellen och i formulären i den ordning de visas i listan.
Klicka på .
Se till att alla fält är korrekt definierade.
Du kan ändra fältnamn, typ, om någon post krävs, och maxlängden på fältet (antalet tecken som kan anges i fältet). I just detta exempel lämnar du inställningarna som de är.
Klicka på .
Klicka på , klicka på , klicka på och klicka sedan på .
Godkänn standardnamnet på tabellen, markera och klicka sedan på .
Skapa sedan ett formulär som ska användas när du skriver in data i adressboken.
I formulärguiden klickar du på den dubbla högerpilen och flyttar alla tillgängliga fält till listan och klickar sedan på .
Välj hur du vill arrangera formuläret och klicka sedan på .
Markera det alternativ som ska användas för att visa alla data i formuläret och lämna alla kryssrutor tomma. Klicka sedan på .
Lägg på en kant- och en fältlinje och klicka på .
I det här exemplet godkänner du standardvalen.
Ge formuläret ett namn, markera alternativet och klicka på .
När formuläret har definierats kan du efter eget önskemål ändra utseende på det.
Stäng formuläret som öppnades när du avslutade föregående steg.
I huvudfönstret för databasen högerklickar du på det formulär som du vill ändra (det bör endast finnas ett alternativ) och klickar sedan på .
Ordna fälten i formuläret genom att dra dem till deras nya platser.
Flytta exempelvis förnamnsfältet så att det hamnar till höger om efternamnsfältet. Placera sedan de andra fälten där du vill ha dem.
När du är klar med ändringen av formuläret sparar du det och stänger det.
När du har skapat databastabeller och formulär kan du börja ange data. Du kan också utforma frågor och rapporter för att underlätta sorteringen och visningen av informationen.
Mer information om Base finns i onlinehjälpen för OpenOffice.org och andra källor i listan i Område 3.8, Hitta hjälp och information om OpenOffice.org.