4.1 一般工作空间管理

此部分包含适用于所有类型的工作空间的任务信息。

4.1.1 创建新的工作空间

Micro Focus Vibe 使您能够在拥有相应权限的任何工作空间中创建新的工作空间。

  1. 导航到要创建新工作空间的工作空间。

  2. 单击工作空间标题旁边的配置图标 ，然后单击新建工作空间。

    将显示“新建工作空间”页。

  3. 指定页的相应信息。

    工作空间标题： 为工作空间指定标题。

    如果将此字段留空，则工作空间的标题将为 Workspace。

    工作空间： 选择要创建的工作空间的类型。

    填入在选择该工作空间类型时将显示的其他信息字段。

    小组成员： （视条件而定）仅当创建小组工作空间时才会显示该部分。使用该部分指定要作为小组工作空间成员包含的用户和组。

    工作空间文件夹： 使用该部分选择工作空间要包含的文件夹。

    通知： （可选）创建将发送到小组所有成员的通知讯息。

    如果不创建小组工作空间，该讯息将发送到父工作空间的所有小组成员。

  4. 单击确定。

4.1.2 修改工作空间

创建工作空间后，可以修改工作空间标题和说明、更改代表该工作空间的图标，以及向该工作空间上载附件。

  1. 导航至要修改的工作空间。

  2. 单击工作空间标题旁边的配置图标 ，然后单击编辑工作空间。

  3. 根据需要修改工作空间，然后单击确定。

4.1.3 删除工作空间

重要说明：删除工作空间将使工作空间以及该工作空间内的所有文件夹和条目不可恢复；它们将从 Vibe 站点中永久删除。

  1. 导航到要删除的工作空间。

  2. 单击工作空间标题旁边的配置图标 ，然后单击删除工作空间。

    此时将显示“删除”对话框。

  3. （有条件）要将工作空间移到废物桶，请选择移到废物桶，然后单击确定。

    选择此选项会将工作空间从其当前位置中去除而不会永久地将它从 Vibe 系统中删除。您可以按部分 4.1.4, 从废物桶中恢复工作空间中所述取消删除工作空间。

  4. （有条件）要永久删除工作空间，请选择删除。

    重要说明：已删除的项目无法恢复。

  5. （视条件而定）如果工作空间包含镜像文件夹，可以选择删除这些文件夹的源文件，以及这些镜像文件夹的所有子文件夹。

    有关处理镜像文件夹的详细信息，请参见《Micro Focus Vibe 4.0.3 高级用户指南》中的处理镜像文件夹。

  6. 单击确定。

4.1.4 从废物桶中恢复工作空间

Vibe 允许您恢复先前已移到废物桶的工作空间，将它恢复到先前位置。

  1. 导航到工作空间在移到废物桶前以前所驻留的工作空间。

    例如，如果要恢复先前位于小组工作空间目录中的小组工作空间，则导航到小组工作空间目录。

    提示：如果要在 Vibe 站点中查看已移到废物桶的所有内容，请导航到最高级别的工作空间。（默认情况下这是主工作空间目录。）

  2. 单击“导航”面板中的废物桶文件夹。

    或

    单击“操作”工具栏中的查看 > 查看废物桶。

    “废物桶”页显示位于当前工作空间之中或其下的已删除的所有工作空间、文件夹和条目。不会显示已清除的项目，因为它们无法恢复。

  3. 选择要恢复的工作空间。还要选择工作空间包含的同时要恢复的所有文件夹。

  4. 单击恢复。

    您选择的工作空间和所有文件夹都将恢复到它们之前的位置。

有关取消删除的详细信息，请参见《Micro Focus Vibe 4.0.3 高级用户指南》中的从废物桶中恢复项目。

4.1.5 复制工作空间

注：复制工作空间时，只能复制工作空间中您有权查看的项目（工作空间、文件夹和条目）。工作空间被复制到新位置后，它便拥有复制到的工作空间的访问权限。

  1. 导航到要复制的工作空间。

  2. 单击工作空间标题旁边的配置图标 ，然后单击复制工作空间。

    将显示“复制工作空间”页。

  3. 在目标文件夹字段中，开始键入要将工作空间复制到的工作空间名称，然后在该工作空间名称出现在下拉列表中时单击该名称。

    或者

    单击目标文件夹字段旁边的浏览图标 ，然后浏览到要将工作空间复制到的工作空间并选择它。

  4. 单击确定。

4.1.6 移动工作空间

Vibe 使您能够将工作空间移动到您拥有相应权限的任何文件夹或工作空间。

  1. 导航到要移动的工作空间。

  2. 单击工作空间标题旁边的配置图标 ，然后单击移动工作空间。

    将显示“移动工作空间”页。

  3. 在目标文件夹字段中，开始键入要将工作空间移到的工作空间名称，然后在该工作空间名称出现在下拉列表中时单击该名称。

    或者

    单击目标文件夹字段旁边的浏览图标 ，然后浏览到要将工作空间移到的工作空间并选择它。

  4. 单击确定。

4.1.7 添加子工作空间

Vibe 使您能够在现有工作空间内部创建子工作空间。

  1. 导航到要添加子工作空间的工作空间。

  2. 单击工作空间标题旁边的配置图标 ，然后单击新建工作空间。

    将显示“新建工作空间”页。

  3. 指定信息。

    工作空间标题： 为工作空间指定标题。

    如果将此字段留空，则工作空间的标题将为 Workspace。

    小组成员： （视条件而定）仅当创建小组工作空间时才会显示该部分。使用该部分指定要作为小组工作空间成员包含的用户和组。

    工作空间： 选择要创建的工作空间的类型。

    填入在选择该工作空间类型时将显示的其他信息字段。

    工作空间文件夹： 使用该部分选择工作空间要包含的文件夹。

    通知： （可选）创建将发送到小组所有成员的通知讯息。

    如果不创建小组工作空间，该讯息将发送到父工作空间的所有小组成员。

  4. 单击确定。

4.1.8 将更多文件夹添加到工作空间

Vibe 使您能够随时将更多文件夹添加到工作空间。

  1. 导航到要添加新文件夹的工作空间。

  2. 单击工作空间标题旁边的配置图标 ，然后单击新建文件夹。

    将显示“新建文件夹”页。

  3. 请指定下列信息：

    文件夹标题： 为文件夹指定标题。

    如果不提供标题，将对文件夹赋予默认文件夹名称。例如，讨论文件夹将命名为讨论。

    文件夹： 选择要创建的文件夹的类型。

  4. 单击确定。

4.1.9 为工作空间生成活动报告

Vibe 使您能够针对特定工作空间中发生的活动生成相关报告。

  1. 导航到要为其生成活动报告的工作空间。

  2. 单击视图 > 活动报告。

    将显示“文件夹活动”页。

  3. 请指定下列信息：

    以下时间范围内的活动报告： 选择要生成活动报告的日期范围。

    报告工作空间或文件夹活动： 选择此选项可查看在文件夹中进行的查看、添加、修改和删除操作的次数。可针对下列用户类别生成报告：

    • 小组成员： 仅查看个别小组成员的工作空间活动。

    • 所有用户： 查看所有 Vibe 用户的工作空间活动。该选项显示在工作空间中具有某种类型的活动的每个用户名称。

    • 摘要: 查看工作空间中发生的所有活动的摘要。该选项不会列出个别用户。

    报告工作流程状态： 选择此选项可查看工作流程的活动。您可选择显示工作流程在每个状态所用的平均时间，或者显示每个状态当前所包含的条目数。

    选择要报告的文件夹： 选择要生成活动报告的相关文件夹。如果选择该工作空间，则 Vibe 将生成包含该工作空间中所有文件夹的活动报告。

  4. 单击确定。

    Vibe 在电子数据表中起动报告。

4.1.10 配置工作空间共享权限

默认情况下，用户的个人工作空间以外的工作空间未配置为允许共享内容。如果您希望用户能够从工作空间共享内容，则必须进行相应配置。

要配置工作空间共享权限，请执行以下操作：

  1. 导航到要配置共享权限的工作空间。

  2. 单击工作空间标题旁边的配置图标 ，然后单击工作空间共享权限。

    此时将显示“设置工作空间共享权限”对话框。

    选择您要向所有选定工作空间授予的任何共享权限旁边的允许，并选择您不想授予的任何共享权限旁边的清除。

    可用共享权限如下：

    内部用户: 允许用户与内部用户共享项目。

    外部用户: 允许用户与组织外部的用户共享项目。

    组织外部的用户将收到电子邮件通知，其中包含共享项目的链接，然后这些用户就可以登录到 Vibe 站点。有关详细信息，请参见部分 3.5, 与组织外部的人员共享。

    公众： 允许用户将项目设为公共可用。这意味着，任何人只要有正确的共享项目 URL 就可以访问共享项目，而无需登录到 Vibe 站点。

    此功能必须由 Vibe 管理员启用。

    文件链接： 允许用户共享指向 Vibe 中的文件的链接。然后，任何有该链接的用户都可以访问该文件。但是，该文件不会显示在“公共”区域中，因此用户必须具有对该链接的直接访问权限才能访问该文件。

    有关文件链接的详细信息，请参见部分 3.4, 分发文件的链接。

    允许重新共享已授予的权限： 当用户共享文件或文件夹时，他们可以授予他们与之共享的用户重新共享该文件或文件夹的能力。仅当接收共享的用户被授予共享文件或文件夹的管理权限时，才能共享文件。

    重要说明：当选择此选项时，请注意，如果去除了一个用户对某个项目的访问权限，它不会去除与之重新共享该项目的用户的访问权限。

    例如，假设用户 A 与用户 B 共享某个项目并授予重新共享权限。然后，用户 B 与用户 C 共享该项目。如果用户 A 撤消了用户 B 对该项目的访问权限，用户 C 可以继续访问该共享项目。

4.1.11 为工作空间或文件夹定义用户友好的 URL

若您的工作空间或文件夹使用用户友好的 URL，可使其他人更方便地导航到该工作空间或文件夹。

  1. 导航到要定义 URL 的工作空间。

  2. 单击工作空间标题旁边的配置图标 ，然后单击配置视图、URL 和控件。

  3. 单击简单 URL 和电子邮件地址选项卡。

  4. 在为此文件夹或工作空间定义简单 URL 部分中，从定义 URL 下拉列表中选择一个预定义全局关键字。

    除非是站点管理员，否则 URL 必须以这些预定义全局关键字中的一个开头。

  5. 在提供的字段中，为文件夹或工作空间指定所需的 URL。

  6. 单击添加 > 关闭。

要删除定义的 URL，请在当前定义的 URL 部分中选择 URL，然后单击删除选定的 URL。

为文件夹定义用户友好的 URL 还可使用户能够用电子邮件的方式将文件夹条目发送到该文件夹中。

4.1.12 为工作空间设置数据定额

Vibe 管理员可以允许您为您的工作空间和文件夹设置您自己的数据定额。有关详细信息，请参见《Micro Focus Vibe 4.0.3 高级用户指南》中的为工作空间和文件夹设置数据定额。

4.1.13 自定义工作空间视图

Vibe 使您能够自定义工作空间的布局。有关详细信息，请参见《Micro Focus Vibe 4.0.3 高级用户指南》中的创建自定义工作空间视图。

4.1.14 印记工作空间

印记工作空间是提高工作空间的独特性和可识别性的好方法。当您印记工作空间时，印记也将应用到所有子工作空间和子文件夹。

有关印记的详细信息，请参见《Micro Focus Vibe 4.0.3 高级用户指南》中的印记文件夹或工作空间。

4.1.15 在工作空间中显示 YouTube 视频

此部分说明如何在工作空间的说明部分显示 YouTube 视频。

在工作空间的说明部分显示 YouTube 视频：

  1. 导航到要显示 YouTube 视频的工作空间。

  2. 单击文件夹标题旁边的配置图标 ，然后单击编辑工作空间。

  3. 在说明部分中，单击展开图标 以展开 HTML 编辑器中的选项，然后单击视频图标 。

  4. 在 YouTube 上的视频 URL 字段中，粘贴要张贴的 YouTube 视频的 URL。

  5. 在尺寸字段中，如果希望保留默认的 YouTube 尺寸，请不要进行任何更改。

  6. 单击插入，然后单击确定可在工作空间中显示视频。

关于可以在 Vibe 中显示 YouTube 视频的其他位置的更多信息，请参阅部分 6.19, 在文件夹条目中显示 YouTube 视频。