3.2 管理已发送的电子邮件

3.2.1 收回已发送的电子邮件

使用从所有邮箱中删除从收件人的邮箱中收回已发送项目。可以从那些还未打开项目的收件人那里收回邮件或电话留言。可以随时收回约会、备忘记事或任务。但是，不能收回通过因特网发送到其他电子邮件系统的项目。

  1. 在“文件夹列表”中单击“已发送项目”文件夹。

  2. 选择要收回的项目，然后单击从所有邮箱中删除。

  3. （可选）添加注释。

  4. 单击确定。

要查看哪些收件人已打开您的讯息，请右键单击该项目，然后单击属性。如果电子邮件已经打开，则无法将其收回。

3.2.2 重发送电子邮件

使用重发送可以再次发送某个项目，有时可能会做些修改。

  1. 在“文件夹列表”中单击“已发送项目”文件夹。

  2. 右键单击并选择重发送。

  3. 如果要收回原始项目，则选择收回原始项目？。

  4. 如果需要，可对项目进行更改，然后单击工具栏上的发送。

可检查原始项目的属性以查看 GroupWise 是否能够收回它。右键单击已发送项目文件夹中的项目，然后单击属性。如果邮件讯息和电话留言已经打开，则将无法收回它们。

3.2.3 检查已发送电子邮件的状态

如果收件人的电子邮件系统启用了状态跟踪，您便可以收到发送的项目的状态信息。可在“属性”窗口中检查已发送的任何项目的状态。例如，您可以看到项目何时被递送以及收件人何时打开或删除了项目。如果收件人接受或谢绝了一个约会并包含了一条注释，您会在“属性”窗口中看到这条注释。如果收件人将任务标记为已完成，您也可以看到。

属性窗口也显示关于接收到的项目的信息。您可看到接收到项目的其他人员（密送收件人除外）以及附带文件的大小和创建日期等。

状态概述

属性有两种视图：

  • 基本属性： 显示属性标题和收件人列表。收件人列表显示收件人姓名、收件人对项目采取的操作、上次操作的日期和时间以及任何注释。

  • 高级属性: 显示“属性”标题、收件人、邮局、文件和项目选项。当 GroupWise 管理员出于查错需要跟踪项目时，“高级属性”页面对他们会很有帮助。

可以保存和打印项目的状态信息。

检查项目的状态

  1. 右键单击邮箱或日历中的项目，然后单击属性。

项目旁边的图标也可以给出有帮助的状态信息。有关详细信息，请参见识别出现在项目旁边的图标。

要切换到“高级属性”，请单击高级属性。

保存项目的状态信息

  1. 右键单击项目，然后单击属性。

  2. 单击文件 > 页面另存为。

    WebAccess 会为项目指定一个临时文件名。您可以更改该文件名和默认文件夹。

  3. 单击保存。

打印项目的状态信息

  1. 右键单击项目，然后单击属性。

  2. 单击打印视图显示状态信息的适合打印的版本，然后单击打印此页面。

  3. 就像通常在 Web 浏览器中操作一样，选择打印选项，然后打印状态页。

3.2.4 确认您发送的电子邮件已递送

GroupWise WebAccess 提供了几种方法来确认项目是否已传递。

跟踪已发送项目

可以在任何已发送项目的属性窗口中检查状态。有关信息，请参见检查已发送电子邮件的状态。

接收有关发送的项目的通知

如果收件人的电子邮件系统能够返回通知，您便可在收件人打开或删除讯息、谢绝约会或完成某个任务时收到通知。

接收有关发送的所有项目的通知

  1. 要始终接收发送的项目的通知，请单击选项图标 ，然后单击选项。

  2. 单击发送选项选项卡。

  3. 在回执部分中，指定所需的回执类型。

  4. 单击保存。

接收有关单个项目的通知

  1. 要获得一个项目的回执，请打开项目视图，然后单击发送选项选项卡。

  2. 在回执部分中，指定所需的回执类型。

  3. 单击发送。

请求发送项目的答复

您可以通知项目的收件人您需要答复。GroupWise WebAccess 会在项目中添加一句话，告诉收件人需要答复该讯息，并将收件人邮箱中的图标更改成双箭头。

请求发送的所有项目的答复

  1. 要请求发送的所有项目的答复，请单击选项图标 ，然后单击选项。

  2. 单击发送选项选项卡。

  3. 指定何时要接收答复。

    收件人在讯息的旁边会看到 “要求答复”图标 。如果选择方便时，“方便时要求答复”会出现在讯息的顶部。如果选择期限 x 天，“要求答复：截止 xx/xx/xx”会出现在讯息的顶部。

  4. 单击保存 > 关闭。

请求单个项目的答复

  1. 要请求一个项目的答复，请打开项目视图，然后单击发送选项选项卡。

  2. 指定何时要接收答复。

    收件人在讯息的旁边会看到 “要求答复”图标 。如果选择方便时，“方便时要求答复”会出现在讯息的顶部。如果选择期限 x 天，“要求答复：截止 xx/xx/xx”会出现在讯息的顶部。

  3. 单击发送。

3.2.5 显示已发送的项目

您可能希望显示以前发送的项目。例如，可以阅读一个已发送项目，再经过或不经过更正的情况下重发送该项目，并在某些情况下将其收回（如果该项目尚未被收件人打开）。

  1. 在文件夹列表中单击已发送项目文件夹。

所有已发送的项目都驻留在此文件夹中，除非已经将这些项目移到“邮箱”或“日历”之外的其他文件夹中。如果把一个已发送项目移动到另一个文件夹，则它不再在已发送项目文件夹中显示。要显示已移动到其他文件夹的已发送项目，请打开那些文件夹。

3.2.6 对已发送项目排序

在已发送项目列表中，可以按任何列对已发送的项目排序。

  1. 单击列标题可按字母顺序对该列中的讯息排序。再次单击列标题可按反向字母顺序对该列中的讯息排序。