26.2 排程約會
請使用約會來排程特定日期或某日期範圍內的時間區塊。
您可以使用「尋找會晤時段」來查看想要約會的使用者和所需資源在哪個時段有空或可使用。
針對與您不在同一時區的使用者執行「尋找會晤時段」時，GroupWise 會考量時區方面的差異。例如，如果您嘗試排程與工作夥伴的會議，而工作夥伴的時區比您的時區晚 7 小時，則在您的上午 10:00 以後的「尋找會晤時段」中，會將該工作夥伴的工作日屏蔽掉。
當您排程約會並將自己加為參與者時，GroupWise 會自動為您接受約會，除非存在衝突的約會，如果存在衝突，您會收到指出存在衝突約會的通知。嘗試傳送約會時，可能會發生這種情況。
26.2.1 排程自己的約會
如果無法參加某些會議，您可以為這些時段排程個人約會。當其他使用者將您包含在約會中並且尋找會晤時段時，這位使用者將會看到您在這些時段無法參加，不過他仍然可以在您的約會上排程。
個人約會將置於您「行事曆」中的指定日期上，而不是您或其他使用者的「信箱」內。同樣，所有個人約會都會儲存於您的主 GroupWise 行事曆中。若要將其移至個人行事曆，請在建立約會之後將其拖曳至個人行事曆。
-
在工具列上，按一下按鈕上的箭頭，然後按一下。
或者
在行事曆中，開啟一個具有約會清單的檢視，按一下某個日期，然後連按兩下該日期的某個時間。
-
(選擇性) 輸入標題及地點。
-
指定開始日期。
或
按一下
指定約會的日期或為約會自動編日。若要建立週期性約會，請參閱排程週期性項目。或
為全天事件選取。
如需全天事件的詳細資訊，請參閱瞭解全天事件。
-
指定開始時間及持續時間。持續時間可以用分鐘、小時或日數為單位。
-
使用下拉式功能表指定約會的顯示方式。約會可以顯示為、 > 或。
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(選擇性) 如果您必須旅行才能完成約會，還可以排程旅行時間。若要排程旅行時間，請按一下「旅行時間」圖示
。如需更多資訊，請參閱排程旅行時間。 -
(選用) 輸入訊息。
按一下索引標籤，可以指定許多選項，例如使約會具有高優先程度等等。
-
(選擇性) 按一下 > ，然後按一下某個類型，以指定要將約會顯示為哪種項目類型。
-
按一下工具列上的。
26.2.2 排程多人約會
如果您要排程兩人或多人約會，在建立約會時需要考量數項選擇。例如：
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預期的參與者而不是選擇性參與者
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項目在行事曆中的顯示方式 (有空、忙碌等)
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是否要排程旅行時間？
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您要排程資源還是要新增資源池以便自動選取資源？
若要排程兩人或多人約會，請執行以下操作：
-
按一下工具列上的。
-
在欄位中，輸入使用者名稱，然後按 Enter 鍵。請為其他的使用者重複這個步驟。在欄位中包含任何資源或資源池 ID (例如會議室)。如有必要，按一下 或 以新增所需欄位，然後在和欄位中輸入使用者名稱。
或者
若要從清單中選取使用者名稱或資源，請按一下工具列上的，連按兩下每個使用者，然後按一下。
您的姓名會自動新增到約會的欄位中。當您傳送約會後，該約會自動新增到您的行事曆中。如果不想將自己包含在郵件中，請從欄位中刪除您的姓名。
如果將多個地點做為資源新增至約會，欄位中只會顯示第一個地點。
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(視情況而定) 如果某個地點尚未做為資源新增至欄位中，請在欄位中輸入地點描述。
-
指定開始日期。
或
按一下
指定約會的日期或為約會自動編日。若要建立週期性約會，請參閱排程週期性項目。或
為全天事件選取。
如需全天事件的詳細資訊，請參閱瞭解全天事件。
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指定開始時間及持續時間。持續時間可以用分鐘、小時或日數為單位。
-
指定約會的顯示方式。約會可以顯示為、 > 或。
和欄位的收件者會以「空閒」狀態接收約會。
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(選擇性) 如果您必須旅行才能完成約會，還可以排程旅行時間。若要排程旅行時間，請按一下「旅行時間」圖示
。如需更多資訊，請參閱排程旅行時間。 -
輸入標題與訊息。
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如果想確定約會的相關人員是否有空或所需資源是否可用，請按一下工具列上的，以尋找會晤時段。如需詳細資訊，請參閱使用尋找會晤時段檢查可用性。
按一下索引標籤，可以指定許多選項，例如使約會具有高優先程度、向收件者要求回覆等等。
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按一下工具列上的。
如果該約會與行事曆中已有的約會衝突，您可以選擇繼續排程約會，也可以變更約會。
26.2.3 使用尋找會晤時段檢查可用性
您可以使用「尋找會晤時段」來找出所有需要參加會議的人或資源有空的時間，
執行尋找會晤時段
若要執行尋找會晤時段，請執行以下操作：
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在要建立的約會中，於欄位中指定使用者名稱及資源 ID。
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於欄位中指定可以舉行會議的第一個日期。
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指定會議持續時間。
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按一下工具列上的。
「尋找會晤時段」對話方塊底部的圖表，顯示了格線上不同「將約會顯示成」型式的意義。
如果使用者名稱或資源的左側顯示了
，您可以按一下索引標籤上該使用者名稱或資源對應的已排程時間，以在下方的方塊內顯示更多有關約會的資訊。不過，在 圖示出現之前，使用者或資源擁有者必須在「存取清單」中授予您約會的「讀取」權限。請參閱以信箱擁有者身分授予代理權限。若要在不刪除使用者名稱或資源的情況下將其排除在搜尋範圍之外，請按一下索引標籤，然後按一下該使用者或資源旁邊的核取方塊將其取消選取。如果某位使用者 (例如副本收件者) 受邀參加一個會議，但卻不一定要出席時，即可使用這種方式將該使用者或資源由搜尋中排除。若要包含已排除的使用者或資源時，請按一下該使用者或資源旁的核取方塊加以選擇。
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按一下以選取第一個可用的會議時間，然後按一下，將使用者、資源、選定的時間及持續時間傳輸至所排程的約會。
或者
按一下，等待出現所需的時間，然後按一下，將使用者、資源、選定的時間及持續時間傳輸至所排程的約會。
或者
按一下索引標籤，查看召開會議的可能時間，按一下某個時間將其選中，然後按一下，將使用者、資源、選定的時間及持續時間傳輸回所排程的約會。
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若要在搜尋後從中移除某個使用者或資源，請依序按一下索引標籤和要移除的使用者名稱或資源，按 鍵，然後按一下。
如果要在數間會議室中搜尋以找出可用的一間，然後再除去其他不要的數間，即可使用這種方式。
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完成並傳送約會。
如果您要在建立約會前尋找會晤時段，請按一下」>。在「尋找會晤時段」對話方塊中指定資訊，然後按一下以執行尋找會晤時段。找到合適的會議時間後，按一下以將該資訊傳輸至新約會檢視，然後完成約會。
您可以利用>對約會進行排程，並變更欄位中的數字，來更改約會的搜尋範圍。
如果您在排程週期性約會或計畫與使用者的約會時，想要查看使用者七天 (預設只能查看七天) 以後的將來排程，此方法將非常有用。
變更尋找會晤時段選項
在「日期時間選項」的索引標籤中，您可以變更所有約會的搜尋範圍、時間及預設天數。
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按一下 > ，連按兩下，然後按一下索引標籤。
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改變您要的選項。
選項包含日期範圍或要搜尋的特定日期。
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按一下。
尋找會晤時段和資源池
自 GroupWise 18.5 起，如果您在建立約會時選取資源池來排程資源，尋找會晤時段功能會自動執行，以選擇資源池清單中第一個可用的資源。在您傳送約會前，所選的資源會一直顯示在「約會」視窗中資源池旁邊的括弧內。
如果您要選擇資源池中的另一個資源，可以按一下「約會」視窗中的，在索引標籤中展開 
資源池，然後選取清單中另一個可用的資源，以手動方式將目前的資源變更為該資源。
26.2.4 排程旅行時間
如果您必須旅行才能參加行事曆上排程的個人或多人約會或會議，您可以在建立或編輯約會時啟用「旅行時間」功能。此功能包含會議前和會議後旅行時間，該時間顯示在行事曆上約會的兩端。
雖然此功能僅顯示在您的個人行事曆上，但對於會議的其他參與者，您在行事曆上指定的時間預設也將顯示為「忙碌」。不過，您可以視需要變更旅行時間，以使您在此期間的狀態顯示為「有空」或「暫定」。
若要為您所排程的會議或約會包含旅行時間，或為行事曆上已有的會議 (無論是由您還是其他人排程) 包含旅行時間，請執行以下操作：
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開始一個新約會，或連按兩下行事曆上的現有約會。
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按一下「約會」視窗中的「旅行時間」圖示
。 -
在「設定旅行時間」對話方塊中設定旅行時間的持續時間。
該組態預設會同時為約會前和約會後旅行時間建立所輸入的持續時間。如果需要為兩個旅行時間設定不同的持續時間，請停用兩個持續時間相同的設定，系統會分別顯示「約會前」和「約會後」的設定。
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按一下。
取消旅行時間
您可以使用取消一般約會的相同方式來取消旅行時間。如果您取消排程了旅行時間的約會，與約會關聯的兩個旅行時間項目也會隨之移除。
如果要輕鬆取消同一例項中的「約會前」和「約會後」旅行時間項目，但將父約會保留不變，請按一下父約會上的「旅行」圖示，然後將「約會前」和「約會後」旅行時間的持續時間均設定為零。您可以使用同樣的方法來僅移除「約會前」和「約會後」兩個旅行時間中的一個。
瞭解旅行時間
此功能用於在行事曆中標出您可能沒空的時間，可以包括會議準備時間或出於其他原因而沒空的時間。以下提供了上文中未描述的此功能的特定行為：
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GroupWise Web： 在 GroupWise 用戶端中建立的準備/旅行時間會在 GroupWise Web 行事曆上顯示為任意其他約會，不帶 GroupWise 用戶端中用於識別的圖示
。 -
鬧鐘： 現在父約會的「鬧鐘」對話方塊中會包含「約會前」和「約會後」旅行時間的索引標籤。如需資訊，請參閱在行事曆項目上設定鬧鐘。
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排程衝突： 由於旅行時間項目預設顯示為「忙碌」，如果您的行事曆上已有一個與該時間重疊的約會，這些項目將會產生排程衝突。您可以採用與其他約會相同的方式來解決衝突。
26.2.6 時間輸入
在排程約會和其他項目時，您可能需要指定時間。大多數情況下，您可以直接在時間欄位中鍵入時間或透過時間輸入欄位輸入時間來指定時間。按一下 
可開啟時間輸入視窗。
分別使用綠色和紅色箭頭選取開始和結束時間。目前選定的時間會在螢幕的右側顯示。您可以將間隔設定為 15 分鐘。
如果已經輸入合適的持續時間，您可以拖曳選定區域向上或向下移動。
時區選項可用於指定事件的特定時區。如需有關時區的詳細資訊，請參閱指定約會的時區。
26.2.7 指定約會的時區
附註：本節包含與版本相關的資訊。
18.3.1 及更高版本中的功能變更
若您在建立約會時選取時區，系統會根據所選的時區依設定的時間調整約會排程。例如，若您將約會排程在美國東部日光節約時間下午 4:30，而您位於太平洋日光節約時區，該約會在行事曆上將顯示於太平洋日光節約時間下午 1:30。
此外，該時區現在會顯示在約會標題中開始時間的旁邊，如下所示：
18.3.1 之前的功能
「時區」功能可讓您為處於不同時區的會議參加者排程一項在同一地點舉行的會議。
通常，GroupWise 會依照收件者的時區自動調整會議時間。例如，因為使用者位於不同的時區，所以由猶他州使用者排程在 10:00 進行的會議，在加州使用者的螢幕上會顯示 9:00，在紐約使用者的螢幕上則顯示 12:00。由於 GroupWise 會調整時間，因此即使參加多方通訊會議的所有使用者各自的當地時間互異，亦會在同一時間撥入電話。
如果您不希望 GroupWise 將時間調整為收件者的當地時間，請使用「時區」功能。例如，若您是在薩克斯其萬省，並且邀請位於美加山地時區的使用者赴會，且他們是飛行到薩克斯其萬省當地赴會，您便可以使用「時區」功能。「時區」可以確保在他們的「行事曆」和「信箱」中的約會時間是正確的薩克斯其萬省時間。
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開啟並建立新約會。
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按一下 > ，按一下下拉式清單，選取約會地點所在的時區，然後按一下。
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按一下工具列上的。
使用「時區」功能所排程的會議參加者在收到訊息時，會在「信箱」中約會訊息的標題之後看到一個時間註解。例如，若會議的標題為「行銷會議」且時區為薩克斯其萬省的時區，則收件者會看到如下標題和註解：行銷會議 (薩克斯其萬省)。在使用者的「行事曆」中，是於地點上標注時區，而不是在標題中標注。