以下幾節中的內容有助於您瞭解姓名補齊功能的運作原理，以及如何使用該功能。
預設情況下，姓名補齊功能會使用「常用聯絡人」和 GroupWise 通訊錄中的姓名。您可以將 GroupWise 設定為在執行姓名補齊時使用其他通訊錄。
在主視窗的資料夾清單中，於您要設定的通訊錄上按一下滑鼠右鍵，然後按一下內容。
在一般索引標籤上，選取姓名補齊時包含此通訊錄核取方塊，以選擇是否包含該通訊錄。
按一下確定。
(選擇性) 針對您要設定的其他各通訊錄重複步驟 1-3。
當您開始在要建立項目的收件者、副本或密件副本欄位中輸入姓名 (名、姓或顯示名稱) 或電子郵件時，「姓名補齊」功能會透過顯示姓名或電子郵件地址中包含您所輸入字母的收件者清單，嘗試補全功能或電子郵件地址。它會搜尋您已啟用「姓名補齊」功能的通訊錄，以尋找與您正在輸入的內容相符的項目。結果會依相關性排序，因此在「姓名補齊」功能結果清單中，您最常聯絡的使用者會顯示在最前面。
如果「姓名補齊」功能找到了您要尋找的使用者，您即可停止輸入。如果姓名補齊功能沒有找到，則繼續輸入。「姓名補齊」功能會在您每輸入一個新字元之後再次搜尋。如果姓名補齊功能找到的姓名或電子郵件地址與您要尋找的姓名或電子郵件地址接近但不完全相符，您可以使用向上鍵或向下鍵在結果清單中捲動到相鄰的姓名。
如果您已按照顯示快速資訊 所述啟用「快速資訊」，則可以將滑鼠暫停在結果清單中的姓名或電子郵件地址上來顯示聯絡人資訊，以便識別所需的聯絡人。如果所需的聯絡人有多個電子郵件地址，您可以使用向上或向下方向鍵選取要使用的電子郵件地址。
在使用姓名補齊功能時，可能會遇到兩個聯絡人的姓名相同的情況。如果姓名補齊功能找到了兩個姓名相同但電子郵件地址不同的聯絡人，則結果清單會顯示這兩個電子郵件地址，以便您選取正確的聯絡人。將滑鼠暫停在任意項目上可顯示附加資訊，以協助您選取正確的姓名。在您做出選擇後，該姓名就會新增到「常用聯絡人」中，下次您向該使用者傳送電子郵件時，該姓名會顯示為第一個結果。