以下幾節中的內容有助於您瞭解資料夾共用的運作原理，以及如何共用資料夾。
除了可讓其他人進行存取並可顯示在其他人的檔案櫃中外，共用資料夾與您檔案櫃中的其他資料夾並無差別。您可以建立共用資料夾或和其他人共用「檔案櫃」中現有的個人資料夾。並選擇要與其共用資料夾的使用者，以及授予每位使用者的權限。如此一來，使用者可以張貼訊息到共用資料夾、拖曳現有項目到資料夾，並建立討論過程。
共用某資料夾時，預設會自動共用其所有子資料夾。一個共用資料夾中最多可以包含 400 個子資料夾。
附註：當您共用所有子資料夾後，只有您可以新增其他共用資料夾至該共用資料夾樹狀結構。
您不能共用系統資料夾，包括「信箱」、「行事曆」、「文件」、「已傳送」、「任務清單」、「聯絡人」、「檔案櫃」、「待完成」、「垃圾郵件」和「垃圾筒」資料夾。
如果將文件放在共用資料夾中，有權存取共用資料夾的人並不會自動擁有編輯該文件的權限。您必須在「文件共用」索引標籤中授予他們「編輯」的權限，這樣他們才能編輯文件。
您可以將個人資料夾與其他使用者共享。共用資料夾的收件者會收到通知，說明您已將資料夾與他們共用。他們可以接受或謝絕這個資料夾。
在「遠端」和「快取」模式下，一旦連接至 GroupWise 主系統，即會更新共用資料夾中的變更。
若要與其他使用者共用現有資料夾或資料夾樹狀結構，請執行以下操作：
在「資料夾清單」中您要共用的資料夾上按一下滑鼠右鍵，然後按一下共用。
選取「共用」。
在名稱欄位中開始輸入使用者名稱，或按一下通訊錄按鈕以從地址選擇器對話方塊中選取使用者。
當使用者名稱出現在欄位中後，按一下新增使用者以將使用者移入共用清單。
按一下「共用清單」內的使用者名稱。
選擇您希望該使用者具有的存取選項。
(選擇性) 如果要讓您目前共用的資料夾的所有子資料夾也共用給他人，請選取「共用所有子資料夾」。使用者對子資料夾的存取權限與對父代資料夾的存取權限相同。
附註：當您共用所有子資料夾後，只有您可以新增其他共用資料夾至該共用資料夾樹狀結構。
按一下「確定」。
如果您希望資料夾具有特定的功能，可以建立新的顯示設定。例如，如果資料夾的用途是共用討論，則您應該建立一個以回覆線串來檢視項目，並包含已傳送和已接收項目的設定。在資料夾上按一下滑鼠右鍵，然後依序按一下內容和顯示。
若要接受與您共用的資料夾，請執行以下操作：
按一下「信箱」中的「共用資料夾通知」。
一則訊息即會出現，顯示您已獲得其存取權限之資料夾的名稱，以及相應的權限類型。
按下一步。
系統預設會填寫資料夾名稱。請根據需要變更名稱。
使用「向上」、「向下」、「向左」及「向右」按鈕來選取資料夾的位置。
按一下「完成」。
將項目張貼到共用資料夾中：
按一下「資料夾清單」中的共用資料夾，開啟該資料夾。
按一下「檔案」>「新增」>「討論/記事」。
如果要張貼不同類型的項目 (例如任務)，請按一下編輯 > 變更為，然後按一下某個項目類型。
輸入標題。
輸入您的訊息。
按一下「附加」以附加檔案。
按一下工具列上的「張貼」。
若要回覆共用資料夾中的現有項目，請開啟該項目，按一下回覆，選取回覆選項，然後按一下確定。如需相關資訊，請參閱回覆共用資料夾中的電子郵件。
若要檢視共用資料夾中的討論線串，請執行以下操作：
在共用資料夾中，按一下「檢視」>「顯示設定」>「討論線串」。
若要展開或隱藏某個討論線串，請按一下原始討論項目旁邊的「–」和「+」符號。
若要在不同的討論之間捲動，請按住 Ctrl+向左鍵或 Ctrl+向右鍵。
若要轉讓共用資料夾的擁有權，請執行以下操作：
在共用資料夾上按一下滑鼠右鍵，然後按一下共用。
按一下轉讓擁有權。
選取共用資料夾的新擁有者、變更標題和訊息，並選取是否要保留參與者身分。
按一下傳送後，新擁有者即會收到現在他們是共用資料夾擁有者的通知。
若要刪除與您共用的資料夾：
在資料夾上按一下滑鼠右鍵。
按一下「刪除」。
按一下「是」。
刪除共用給您的資料夾只會從您的 GroupWise 信箱中刪除該資料夾，所有其他使用者均不會受到影響。不過，如果是您將資料夾共用給他人，則刪除該資料夾也會將其從所有其他使用者信箱中移除。