3.5 以 Base 使用資料庫

OpenOffice.org 包含一個資料庫模組,名為 Base。使用 Base 來設計可儲存包羅萬象資訊的資料庫,範圍從簡單的通訊錄或處方檔案到精密的文件管理系統。

藉由手動的方式,或使用方便的精靈,可建立表格、表單、查詢與報表。 例如,表格精靈包含數個商務與個人使用的常見欄位。 在 Base 中建立的資料庫,可作為資料來源,例如,在建立表單信函時使用。

使用 Base 設計資料庫的詳細資訊不在本文討論的範圍之內。 中列出的來源將提供更多詳細資訊。Section 3.8, 尋找 OpenOffice.org 的相關說明及資訊

3.5.1 使用預先定義的選項建立資料庫

Base 隨附數個預先定義的資料庫欄位以協助您建立資料庫。 本節的步驟著重在使用預先定義的欄位來建立通訊錄,不過只要遵循這些步驟,也可以輕鬆地使用預先定義的欄位來處理任何內建的資料庫選項。

建立資料庫的流程可以分割成數個子流程:

建立資料庫

首先,建立資料庫。

  1. 按一下「檔案 > 新增 > 資料庫」。

  2. 選取「建立新的資料庫」,然後按一下「下一步」。

  3. 按一下「是,為我登錄資料庫」以便讓其他 OpenOffice.org 模組能夠使用您的資料庫資訊,選取對話方塊下半部的兩個核取方塊,然後按一下「完成」。

  4. 瀏覽至要儲存資料庫的目錄,指定資料庫名稱,然後按一下「確定」。

設定資料庫表格

下一步是定義資料庫表格中使用的欄位。

  1. 在表格精靈中,按一下「個人」。

    範例表格」清單會變更為顯示專供個人使用的預先定義表格。 如果您之前按下「商務」,則清單會包含預先定義的商務表格。

  2. 在「範例表格」清單中,按一下「地址」。

    預先定義之通訊錄的可用欄位會顯示在「可用欄位」功能表中。

  3. 在「可用欄位」功能表中,按一下您的通訊錄要使用的欄位。

    您可以一次選取一個項目,或是按著 Shift 鍵同時按一下多個項目來選取它們。

  4. 按一下向右單箭頭將選取項目移至「選取的欄位」功能表。

    若要將所有可用欄位都移至「選取的欄位」功能表,請按一下向右雙箭頭。

  5. 使用向上箭頭及向下箭頭來調整選取欄位的順序。

    表格和表單中顯示的欄位會依照您排列的順序顯示。

  6. 按「下一步」。

  7. 確認每個欄位都已正確定義。

    您可以變更欄位名稱、所需項目以及最大的欄位長度 (欄位中允許輸入的字元數目)。 針對此範例,請保留原有的設定。

  8. 按「下一步」。

  9. 按一下「建立主索引鍵」、「自動新增主索引鍵」、「自動值」,然後按一下「下一步」。

  10. 接受表格的預設名稱,選取「根據這個表格建立表單」,然後按一下「完成」。

建立表單

下一步是建立要輸入資料到通訊錄時所使用的表單。

  1. 在表單精靈中,按一下向右雙箭頭將所有可用欄位移至「表單中的欄位」清單內,然後連續兩次按一下「下一步」。

  2. 選擇您要如何排列表單,然後按一下「下一步」。

  3. 選取表單要使用什麼選項來顯示所有資料,同時保持所有核取方塊空白,然後按一下「下一步」。

  4.  套用樣式和欄位框線,然後按一下「下一步」。

    針對此範例,請接受預設選項。

  5. 命名表單,選取「修改表單」選項,然後按一下「完成」。

修改表單

定義完表單之後,您可以修改表單外觀以符合自己的喜好。

  1. 完成上一個步驟後,關閉先前開啟的表單。

  2. 在資料庫的主要視窗中,以滑鼠右鍵按一下要修改的表單 (應該只有一個選項),然後按一下「編輯」。

  3. 將表單上的欄位拖曳到新位置以編排這些表單。

    例如,將「名字」欄位移至「姓氏」欄位的右邊,然後根據您的喜好調整其他欄位的位置。

  4. 完成表單修改後,儲存並關閉表單。

還有什麼功能?

當您建立資料庫表格和表單之後,就可以開始輸入資料。 您也可以設計查詢和報表來排序及顯示資料。

請參閱 OpenOffice.org 線上說明與其他 Section 3.8, 尋找 OpenOffice.org 的相關說明及資訊 列示的來源,以取得關於 Base 的其他資訊。