4.1 一般工作區管理

本節包含適用於所有工作區類型的任務資訊。

4.1.1 建立新工作區

Micro Focus Vibe 可讓您在任何您具有相應權限的工作區中建立新工作區。

  1. 導覽至要在其中建立新工作區的工作區。

  2. 按一下工作區標題旁的「設定」圖示 ，然後按一下「新工作區」。

    「新工作區」頁面即會顯示。

  3. 為該頁面指定相應資訊。

    工作區標題︰ 指定工作區的標題。

    如果將此欄位保留為空白，工作區的標題將為工作區。

    工作區： 選取要建立的工作區類型。

    填寫在您選取工作區類型時顯示的任何其他資訊欄位。

    團隊成員︰ (視情況而定) 僅當您在建立團隊工作區時才會顯示此區段。使用此區段可指定要將其納入為團隊工作區成員的使用者和群組。

    工作區資料夾： 使用此區段可選取要讓工作區包含的資料夾。

    通知： (選擇性) 建立要傳送至團隊所有成員的通知郵件。

    如果要建立的不是團隊工作區，此郵件會傳送至父工作區的所有團隊成員。

  4. 按一下「確定」。

4.1.2 共享工作區

如需在 Vibe 中共享工作區的詳細資訊，請參閱節 3.0, 共享項目、資料夾和工作區。

4.1.3 修改工作區

建立工作區後，您可以修改工作區標題與描述，變更代表工作區的圖示以及將附件上載到工作區。

  1. 導覽至要修改的工作區。

  2. 按一下工作區標題旁的「設定」圖示 ，然後按一下「編輯工作區」。

  3. 視需要修改工作區，然後按一下「確定」。

4.1.4 刪除工作區

重要：刪除工作區會使工作區及工作區內的所有資料夾與項目無法還原，它們將會從 Vibe 站台永久刪除。

  1. 導覽至要刪除的工作區。

  2. 按一下工作區標題旁的「設定」圖示 ，然後按一下「刪除工作區」。

    此時會顯示「刪除」對話方塊。

  3. (條件式) 若要將工作區移至垃圾筒，選取「移至垃圾筒」，然後按一下「確定」。

    選取這個選項會將工作區從目前的位置移除，但不會將其從 Vibe 系統中永久刪除。您可以解除刪除工作區，如還原垃圾筒中的工作區中所述。

  4. (條件式) 若要永久刪除工作區，請選取「刪除」。

    重要：已刪除的項目無法還原。

  5. (視情況而定) 如果工作區包含鏡射資料夾，則可以選擇刪除資料夾的來源檔案，以及鏡射資料夾的所有子資料夾。

    如需處理鏡射資料夾的詳細資訊，請參閱《Micro Focus Vibe 4.0.6 進階使用者指南》中的「使用鏡射資料夾」。

  6. 按一下「確定」。

4.1.5 還原垃圾筒中的工作區

Vibe 可讓您還原先前移至「垃圾筒」的工作區，將其還原至先前的位置。

  1. 導覽至工作區被移至「垃圾筒」之前所處工作區內的工作區。

    例如，若要還原先前位於「團隊工作區」目錄中的某個團隊工作區，請導覽至「團隊工作區」目錄。

    提示：若要檢視已在 Vibe 站台中移至「垃圾筒」的所有項目，請導覽至最高層級的工作區。(預設為「主工作區」目錄)。

  2. 按一下「導覽」面板中的「垃圾筒」資料夾。

    或

    按一下「動作」工具列中的「檢視」>「檢視垃圾筒」。

    「垃圾筒」頁面會顯示目前工作區中或子位置中已刪除的所有工作區、資料夾及項目。已清除的項目不會顯示，因為它們無法恢復。

  3. 選取要還原的工作區。然後，選取工作區中您要還原的所有資料夾。

  4. 按一下「還原」。

    工作區及選定的所有資料夾便會還原到各自先前的位置。

如需有關解除刪除的詳細資訊，請參閱《Micro Focus Vibe 4.0.6 進階使用者指南》中的「還原垃圾筒中的項目」。

4.1.6 複製工作區

附註：複製工作區時，系統僅會複製工作區 (工作區、資料夾和項目) 內您具有檢視權限的項目。工作區複製到新的位置之後，它會假設具有複製所在之工作區的存取權限。

  1. 導覽至要複製的工作區。

  2. 按一下工作區標題旁的「設定」圖示 ，然後按一下「複製工作區」。

    「複製工作區」頁面即會顯示。

  3. 在「目的資料夾」欄位中，開始輸入您要在其中複製工作區的工作區名稱，然後當它出現在下拉式清單時將其按下。

    或

    按一下「目的資料夾」欄位旁的「瀏覽」圖示 ，然後瀏覽至您要在其中複製工作區的工作區，並將其選取。

  4. 按一下「確定」。

4.1.7 移動工作區

Vibe 可讓您將工作區移至任何您具有相應權限的資料夾或工作區中。

  1. 導覽至要移動的工作區。

  2. 按一下工作區標題旁的「設定」圖示 ，然後按一下「移動工作區」。

    「移動工作區」頁面即會顯示。

  3. 在「目的資料夾」欄位中，開始輸入您要在其中移動工作區的工作區名稱，然後當它出現在下拉式清單時將其按下。

    或

    按一下「目的資料夾」欄位旁的「瀏覽」圖示 ，然後瀏覽至您要在其中移動工作區的工作區，並將其選取。

  4. 按一下「確定」。

4.1.8 新增子工作區

Vibe 可讓您在現有工作區內建立子工作區。

  1. 導覽至要在其中新增子工作區的工作區。

  2. 按一下工作區標題旁的「設定」圖示 ，然後按一下「新工作區」。

    「新工作區」頁面即會顯示。

  3. 指定資訊。

    工作區標題︰ 指定工作區的標題。

    如果將此欄位保留為空白，工作區的標題將為工作區。

    團隊成員： (視情況而定) 僅當您在建立團隊工作區時才會顯示此區段。使用此區段可指定要將其納入為團隊工作區成員的使用者和群組。

    工作區： 選取要建立的工作區類型。

    填寫在您選取工作區類型時顯示的任何其他資訊欄位。

    工作區資料夾︰ 使用此區段可選取要讓工作區包含的資料夾。

    通知： (選擇性) 建立要傳送至團隊所有成員的通知郵件。

    如果要建立的不是團隊工作區，此郵件會傳送至父工作區的所有團隊成員。

  4. 按一下「確定」。

4.1.9 為工作區新增更多資料夾

Vibe 可讓您隨時為您的工作區新增更多資料夾。

  1. 導覽至要在其中新增新資料夾的工作區。

  2. 按一下工作區標題旁的「設定」圖示 ，然後按一下「新資料夾」。

    「新資料夾」頁面即會顯示。

  3. 指定下列資訊：

    資料夾標題︰ 指定資料夾的標題。

    如果您不提供標題，系統將為資料夾指定預設資料夾名稱。例如，討論資料夾會命名為「討論」。

    資料夾︰ 選取要建立的資料夾類型。

  4. 按一下「確定」。

4.1.10 產生工作區的活動報告

Vibe 可讓您產生有關特定工作區中發生之活動的報告。

  1. 導覽至要產生其活動報告的工作區。

  2. 按一下「檢視」>「活動報告」。

    「資料夾活動」頁面即會顯示。

  3. 指定下列資訊：

    以下時間內的活動報告︰ 選取要產生活動報告的日期範圍。

    報告工作區或資料夾活動︰ 選取此選項可查看資料夾中進行的檢視、新增、修改及刪除的次數。可以為以下使用者類別產生報告︰

    • 團隊成員： 僅檢視個別團隊成員的工作區活動。

    • 所有使用者︰ 檢視所有 Vibe 使用者的工作區活動。此選項會顯示每個在工作區中進行了某類活動之使用者的名稱。

    • 摘要︰ 檢視工作區中已發生的所有活動的摘要。此選項不會列出個別使用者。

    報告工作流程狀態︰ 選取此選項可檢視工作流程的活動。您可以選擇顯示工作流程在每種狀態平均花費的時間，或者顯示每種狀態目前存在的項目數。

    選取要報告的資料夾︰ 選取要產生其活動報告的資料夾。若選取工作區，則 Vibe 會產生包含工作區中所有資料夾的活動報告。

  4. 按一下「OK」(確定)。

    Vibe 會在試算表中啟動報告。如需此試算表中欄的相關資訊，請參閱產生活動報告。

4.1.11 設定工作區的共享權限

依預設，使用者個人工作區以外的工作區並未設定為可允許共享內容。如果您要使用者能共享工作區內容，您必須據此進行設定。

若要設定工作區的共享權限：

  1. 導覽至要在其中設定共享權限的工作區。

  2. 按一下工作區標題旁的「設定」圖示 ，然後按一下「工作區共享權限」。

    「設定工作區共享權限」對話方塊即會顯示。

    在您要授予給所有選取的工作區的任何共享權限旁，選取「允許」，並在您不要授予的任何共享權限旁，選取「清除」。

    下列是可用的共享權限：

    內部使用者： 允許使用者與外部使用者共享項目。

    外部使用者： 允許使用者與組織外部的使用者共享項目。

    組織外部的使用者會收到包含共享項目連結的電子郵件通知，讓他們可以登入 Vibe 網站。如需詳細資訊，請參閱與組織外部人員共享。

    公用： 允許使用者提供項目給公眾使用。也就是說，任何人只要有共享項目正確的 URL，即可存取該共享項目，不必登入 Vibe 網站。

    此功能必須先由 Vibe 管理員啟用。

    檔案連結： 允許使用者在 Vibe 中共享檔案連結。任何使用者只要有該連結，即可存取檔案。不過，此檔案不會顯示在「公用」區域中，因此使用者必須擁有連結的直接存取權限，才能存取此檔案。

    如需關於檔案連結的更多資訊，請參閱將連結分配至檔案。

    允許將授予權限重新共享： 當使用者共享檔案或資料夾時，他們可以將重新共享檔案或資料夾的能力授予給他們所共享的使用者。取得共享能力的使用者可以共享檔案，條件是該使用者已得到共享檔案或資料夾的管理權限。

    重要：選取此選項時，請注意如果系統已移除某位使用者對項目的存取權限，這並不會移除與其重新共享項目之使用者的存取權限。

    例如，假設使用者 A 將項目共享給使用者 B，並授予重新共享權限。使用者 B 接著將項目共享給與使用者 C。如果使用者 A 撤銷使用者 B 對項目的存取權限，使用者 C 仍繼續保有對共享項目的存取權限。

4.1.12 為工作區或資料夾定義易記的 URL

為您的工作區或資料夾定義易記的 URL 可讓他人更容易地導覽至該工作區或資料夾。

  1. 導覽至要定義 URL 的工作區。

  2. 按一下工作區標題旁的「設定」圖示 ，然後按一下「設定檢視窗、URL 與控制項」。

  3. 按一下「簡易 URL 與電子郵件地址」索引標籤。

  4. 從「為此資料夾或工作區定義簡易 URL」區段的「定義 URL」下拉式清單中，選取一個預先定義的全域關鍵字。

    除非您是站台管理員，否則 URL 必須以某個預先定義的全域關鍵字開頭。

  5. 在提供的欄位中，為資料夾或工作區指定所需的 URL。

  6. 按一下「新增」>「關閉」。

若要刪除已定義的 URL，請在「目前定義的 URL」區段中選取該 URL，然後按一下「刪除所選 URL」。

定義易記的資料夾 URL 還可讓使用者透過電子郵件將資料夾項目傳送至資料夾，如設定資料夾以透過電子郵件接收項目中所述。

4.1.13 設定工作區的資料配額

Vibe 管理員可讓您為自己設定工作區與資料夾的資料配額。如需詳細資訊，請參閱《Micro Focus Vibe 4.0.6 進階使用者指南》中的「設定工作空間和資料夾的資料配額」。

4.1.14 自定工作區檢視窗

Vibe 可讓您自定工作區的配置。如需詳細資訊，請參閱《Micro Focus Vibe 4.0.6 進階使用者指南》中的「建立自定工作空間檢視窗」。

4.1.15 為工作區設定品牌

為工作區設定品牌是讓工作區更別緻且更容易識別的一個好方法。為工作區設定品牌後，該品牌也會套用於所有子工作區和子資料夾。

如需有關建立品牌的詳細資訊，請參閱《Micro Focus Vibe 4.0.6 進階使用者指南》中的「為資料夾或工作空間建立品牌」。

4.1.16 在工作區中顯示 YouTube 視訊

本節介紹如何在工作區的「描述」區段中顯示 YouTube 視訊。如需有關如何在工作空間的「品牌」區段中顯示 YouTube 視訊的資訊，請參閱《Micro Focus Vibe 4.0.6 進階使用者指南》中的「為資料夾或工作空間設定品牌」。

若要在工作區的「描述」區段中顯示 YouTube 視訊︰

  1. 導覽至要在其中顯示 YouTube 視訊的工作區。

  2. 按一下資料夾標題旁的「設定」圖示 ，然後按一下「編輯工作區」。

  3. 在「描述」區段中按一下，然後按一下 「插入」 > 「媒體」。

  4. 在「一般」索引標籤中，貼上您想要張貼 YouTube 視訊的 URL。

  5. 在「維度」欄位中，若要保留預設 YouTube 維度，請不要進行任何變更。

  6. 按一下「確定」會在工作區中顯示視訊。

如需可在 Vibe 中顯示 YouTube 視訊的其他位置的詳細資訊，請參閱在資料夾項目中顯示 YouTube 視訊。