6.3 Použití složky Kontakty

Pomocí složky Kontakty můžete zobrazovat, aktualizovat, odstraňovat a přidávat informace o kontaktech v adresáři.

Složka Kontakty v seznamu složek aplikace GroupWise ve výchozím nastavení reprezentuje adresář Časté kontakty.

Veškeré změny provedené ve složce Kontakty se provedou v odpovídajícím adresáři (v adresáři Časté kontakty či jinde).

Seznam složek zobrazuje ve složce Kontakty seznam všech osobních adresářů. Klepnutím na adresář v seznamu složek můžete rychle vybrat jiný osobní adresář.

Klepnutí na ikonu Prohlížeč zpráv Quick Viewer na panelu nástrojů vám umožní rychle zobrazit a upravit podrobnosti pro daný kontakt, skupinu, prostředek nebo organizaci.

Další informace najdete v částech Správa kontaktů, Správa skupin, Správa prostředků a Správa organizací.

6.3.1 Správa kontaktů

Každá skupina ve složce Kontakty je označena ikonou Ikona osoby . Poklepáním na kontakt otevřete zobrazení položky kontaktu.

Přidání kontaktu

Kontakt lze přidat do adresáře Časté kontakty nebo do osobního adresáře.

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na navigačním panelu na položku Kontakty.

  2. Vyberte adresář, do kterého chcete přidat kontakt.

  3. Klepněte na rozevírací šipku vedle položky Kontakt na panelu nástrojů a potom na položku Kontakt.

  4. Do polí jména zadejte Křestní jméno, Druhé jméno a Příjmení kontaktu.

  5. Do pole Zobrazené jméno zadejte jméno, které chcete u kontaktu zobrazovat.

    Informace v poli Zobrazené jméno se zobrazí v seznamu kontaktů.

  6. Klepnutím na následující karty zadejte všechny ostatní informace, které chcete o kontaktu uložit:

    Shrnutí: (Tato karta je dostupná pouze při změně kontaktu) Tato stránka obsahuje shrnutí informací uvedených na ostatních stránkách.

    Kontakt: Tato stránka slouží k zadání jména kontaktu, jeho fotografie, e-mailové adresy, telefonních čísel a identifikátoru pro rychlé zasílání zpráv.

    Podrobnosti: Tato stránka slouží k zadání profese kontaktu, oddělení, asistenta, narozenin, výročí, manžela/manželky, dětí, zálib a všech adres sítě Internet, které se k danému kontaktu vztahují.

    Chcete-li zadat internetovou adresu do zaměstnání kontaktu, osobních informací nebo informací o zaneprázdnění, zadejte adresu do odpovídajících polí.

    Adresa: Tuto stránky použijte k zadání adres do zaměstnání, domů a libovolných dalších adres.

    Poznámky: Tato stránka slouží k zobrazení vašich interakcí s tímto kontaktem, které jste zadali v klientovi aplikace GroupWise pro systém Windows. Tato stránka může sloužit jako zápisník kontaktů.

    Historie: (Tato karta je dostupná pouze při změně kontaktu.) Tato stránka obsahuje všechny položky odeslané tomuto kontaktu nebo od něj přijaté.

  7. Klepněte na položku Uložit a zavřít.

Úprava kontaktu

Kontakty v adresáři Časté kontakty nebo v osobním adresáři lze upravovat. Kontakty v podnikovém adresáři lze upravovat, pouze pokud je zkopírujete do svého adresáře Časté kontakty nebo do osobního adresáře.

  1. Na navigačním panelu klepněte na kartu Kontakty.

  2. Vyberte adresář, ve kterém chcete upravit kontakt.

  3. V seznamu kontaktů poklepejte na kontakt, který chcete změnit.

  4. Proveďte požadované úpravy kontaktu.

    Informace o podrobnostech kontaktu, které lze zadat na jednotlivých kartách, naleznete v krok 6 v části Přidání kontaktu.

  5. Klepněte na položku Uložit a zavřít.

Odstranění kontaktu

Můžete odstranit kontakt z adresáře Časté kontakty nebo z osobního adresáře. Nemůžete odstranit kontakt z podnikového adresáře.

  1. Na navigačním panelu klepněte na kartu Kontakty.

  2. Vyberte adresář, ze kterého chcete odstranit kontakt.

  3. V seznamu kontaktů klepněte na kontakt a pak klepněte na tlačítko Odstranit.

Změna zobrazovaného jména kontaktu

Zobrazované jméno se zobrazuje při zadávání jména do pole Komu (nebo Slepá nebo Kopie) ve zprávě. Začnete-li psát jméno, například „Ta“, doplní funkce Dokončování jmen zbytek jména jménem z adresáře, například „Tabitha Hu“. Pokud je ale v adresáři jméno Tabitha Hu dvakrát, například v Účtárně a ve Vybavení, nepoznáte, které jméno funkce Dokončování jmen vyplnila, pokud si nezobrazíte další vlastnosti.

Zobrazované jméno můžete změnit, abyste snadno poznali, které jméno funkce Dokončování jmen vyplnila. Pokud si například dopisujete s osobou Tabitha Hu v účtárně, můžete zobrazované jméno změnit na Tabitha-účtárna

  1. Na navigačním panelu klepněte na kartu Kontakty.

  2. Vyberte adresář, ve kterém chcete upravit kontakt.

  3. Poklepejte na kontakt.

  4. Zadejte nové jméno do pole Zobrazené jméno.

  5. Klepněte na položku Uložit a zavřít.

Zobrazení veškeré korespondence s kontaktem

  1. Na navigačním panelu klepněte na kartu Kontakty.

  2. Klepněte na adresář, který chcete použít.

  3. Poklepejte na kontakt.

  4. Klepněte na kartu Historie.

    Zobrazí se všechny položky přijaté od tohoto kontaktu a odeslané tomuto kontaktu.

Zápis operací s kontakty

Funkce poznámek má jako u deníku možnost protokolovat různé operace s kontakty.

  1. Na navigačním panelu klepněte na kartu Kontakty.

  2. Klepněte na adresář, který chcete použít.

  3. Poklepejte na kontakt.

  4. Klepněte na kartu Poznámky.

  5. Přidejte informace vztahující se ke kontaktu do pole Komentáře.

  6. Klepněte na položku Uložit a zavřít.

6.3.2 Správa skupin

Každá skupina ve složce Kontakty je označena ikonou Ikona skupiny. Poklepáním na skupinu otevřete zobrazení položky skupiny.

Uspořádání adres ve skupinách

Skupina je seznam uživatelů nebo prostředků, kterým můžete odesílat zprávy. Skupiny umožňují odeslat zprávu několika uživatelům nebo prostředkům zadáním názvu skupiny do textových polí Komu, Skrytá a Kopie. Existují dva typy skupin: veřejné a osobní.

Veřejná skupina je seznam uživatelů vytvořený správcem systému GroupWise a je dostupná každému uživateli aplikace GroupWise. Může například existovat veřejná skupina nazvaná Účetní oddělení. Zahrnuje všechny zaměstnance účetního oddělení. Seznam veřejných skupin je uveden v systémovém adresáři.

Osobní skupina je skupina, kterou vytvoříte sami. Své pracovní skupině například často posíláte zprávu o schůzce, a proto si můžete vytvořit osobní skupinu, do které zahrnete adresy nebo jména jednotlivých spolupracovníků a místo schůzky (zdroj).

Vytvoření a uložení osobní skupiny

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na kartu Kontakty.

  2. Klepněte na osobní adresář, do kterého chcete skupinu přidat.

  3. Klepněte na položku Skupina.

  4. Zadejte následující informace:

    Vyberte položku Adresář: Chcete-li přidat skupinu do jiného adresáře než do toho již vybraného, klepněte na rozevírací seznam.

    Název skupiny: Zadejte název skupiny.

    Členové: Začněte zadávat jméno člena, kterého chcete přidat do skupiny. Až se jméno zobrazí, klepněte na příkaz Přidat nebo stiskněte klávesu ENTER. Opakujte pro každého uživatele, kterého chcete do skupiny přidat.

    Chcete-li vyhledat a vybrat jednotlivé uživatele postupem popsaným v části Použití okna Výběr adresy, můžete klepnout na položku Výběr adresy.

    Komentáře: Zadejte libovolné komentáře týkající se skupiny, například její popis.

  5. Klepněte na příkaz Uložit a zavřít, čímž skupinu uložíte do osobního adresáře.

Změna skupiny

Po vytvoření skupiny lze měnit její název, členství a komentáře.

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na kartu Kontakty.

  2. Klepněte na osobní adresář obsahující skupinu, kterou si přejete změnit.

  3. Poklepejte na skupinu, kterou chcete změnit.

    Skupiny jsou označeny ikonou Ikona skupiny.

  4. Proveďte požadované změny a potom klepněte na příkaz Uložit a zavřít.

Přidání kontaktů do skupiny

Přidáváte-li kontakty do skupiny, jako například do podnikového distribučního seznamu, musíte mít od správce aplikace GroupWise udělena odpovídající práva.

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na kartu Kontakty.

  2. Klepněte na osobní adresář obsahující skupinu, do které si přejete přidat kontakty.

  3. Poklepejte na skupinu, do které si přejete přidat kontakty.

    Skupiny jsou označeny ikonou Ikona skupiny.

  4. V části Členové začněte zadávat jméno člena, kterého chcete přidat do skupiny. Až se jméno zobrazí, klepněte na příkaz Přidat nebo stiskněte klávesu ENTER.

    Opakujte tento krok pro každého uživatele, kterého chcete do skupiny přidat.

  5. Klepněte na položku Uložit a zavřít.

Odstranění kontaktu ze skupiny

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na kartu Kontakty.

  2. Klepněte na osobní adresář obsahující skupinu, ze které si přejete odebrat kontakty.

  3. Poklepejte na skupinu, kterou chcete z kontaktů odebrat.

    Skupiny jsou označeny ikonou Ikona skupiny.

  4. V části Členové vyberte uživatele, které chcete ze skupiny odebrat, a potom klepněte na příkaz Odebrat.

  5. Klepněte na položku Uložit a zavřít.

Adresování položek skupině

  1. V zobrazení položky klepněte na tlačítko Adresář na panelu nástrojů.

    Zobrazí se nástroj Výběr adresy.

  2. Zadejte název skupiny, do které chcete odeslat položku, a potom klepněte na příkaz Hledat.

  3. (Volitelné) Klepněte na ikonu Plus . Umožní vám to zpřesnit hledání na následující údaje: Jméno, Křestní jméno, Příjmení a Oddělení. Vyhledávat lze také pomocí počátečních písmen, stejných a nestejných výrazů a podle adresáře a typu položky.

  4. Vyberte skupinu a klepněte na tlačítko Komu, Kopie nebo Slepá.

  5. Klepnutím na tlačítko OK se vrátíte do zobrazení položky.

Zobrazení informací o skupině

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na kartu Kontakty.

  2. Klepněte na adresář obsahující skupinu, jejíž informace chcete zobrazit.

  3. Poklepejte na skupinu, jejíž informace chcete zobrazit.

  4. Až skončíte s prohlížením informací, klepněte na příkaz Zrušit.

6.3.3 Správa prostředků

Prostředky jsou položky, které lze naplánovat pro schůzky nebo jiná použití. Prostředky mohou být místnosti, počítačové projektory, automobily a další. Správce aplikace GroupWise definuje prostředek udělením identifikačního názvu a jeho přidělením uživateli. Zdroje mohou být také zahrnuty do hledání doby zaneprázdnění, stejně jako uživatelé. ID zdrojů jsou zadávána do textového pole Komu.

Uživatel určený jako správce prostředku je vlastníkem tohoto prostředku. Vlastník prostředku je zodpovědný za schválení a odmítání schůzek pro daný prostředek. Musí mít pro daný prostředek plná práva zástupce. Jako vlastník prostředku můžete nastavit, že budete přijímat upozornění na schůzky související s tímto prostředkem.

Každý prostředek ve složce Kontakty je označen jako Prostředek . Poklepáním na prostředek otevřete zobrazení položky prostředku.

Schválení a odmítnutí požadavků na prostředek

Požadavky můžete schvalovat a odmítat jen tehdy, pokud jste vlastníkem prostředku a pokud vám byla udělena přístupová práva ke čtení a zápisu.

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na panelu nástrojů na položku Zástupce.

  2. Klepněte na prostředek, který vlastníte.

    Pokud není prostředek, který vlastníte, v seznamu uveden, zadejte název prostředku a potom klepněte na tlačítko Přihlásit.

  3. Klepněte na položku, kterou chcete schválit nebo odmítnout.

  4. Na panelu nástrojů klepněte na tlačítko Schválit nebo Odmítnout.

Přidání osobního prostředku

Osobní prostředek lze přidat do adresáře Časté kontakty i do osobního adresáře.

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na navigačním panelu na kartu Kontakty.

  2. Vyberte osobní adresář, do něhož chcete prostředek přidat.

  3. Klepněte na rozevírací šipku vedle položky Kontakt a potom na položku Prostředek.

  4. V poli Název zadejte název prostředku.

  5. Zadejte další informace, které chcete o daném prostředku zaznamenat.

  6. V poli Komentáře zadejte komentáře k prostředku.

    Můžete například určit, jak velká je konferenční místnost, nebo jaké vybavení je tam k dispozici.

  7. Klepněte na položku Uložit a zavřít.

Úprava osobního prostředku

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na navigačním panelu na kartu Kontakty.

  2. Vyberte osobní adresář obsahující prostředek, který chcete změnit.

  3. Poklepejte na prostředek.

  4. Informace požadovaným způsobem upravte.

  5. Klepněte na položku Uložit a zavřít.

Odstranění osobního prostředku

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na navigačním panelu na kartu Kontakty.

  2. Vyberte osobní adresář, ve kterém se prostředek nachází, a poté prostředek vyhledejte.

  3. Vyberte prostředek a klepněte na příkaz Odstranit.

6.3.4 Správa organizací

Každá organizace ve složce Kontakty je označena ikonou organizace Ikona organizace . Poklepáním na organizaci otevřete zobrazení položky organizace.

Přidání osobní organizace

Do adresáře Časté kontakty nebo do osobního adresáře lze přidat organizaci.

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na navigačním panelu na kartu Kontakty.

  2. Vyberte osobní adresář, do kterého chcete danou organizaci přidat.

  3. Klepněte na rozevírací šipku vedle položky Kontakt a potom na položku Organizace.

  4. V poli Organizace zadejte název organizace.

  5. Zadejte další informace, které chcete o organizaci zaznamenat.

  6. Klepněte na položku Uložit a zavřít.

Úprava osobní organizace

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na navigačním panelu na kartu Kontakty.

  2. Vyberte adresář, v němž je umístěna organizace, kterou si přejete změnit.

  3. Vyhledejte organizaci.

  4. Poklepejte na organizaci

  5. Informace požadovaným způsobem upravte.

  6. Klepněte na položku Uložit a zavřít.

Odstranění osobní organizace

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na navigačním panelu na kartu Kontakty.

  2. Vyberte adresář, v němž je umístěna organizace, kterou si přejete odstranit.

  3. Vyberte organizaci a klepněte na tlačítko Odstranit.

  4. Klepněte na tlačítko OK.

6.3.5 Použití častých kontaktů k adresování položky

Adresář Časté kontakty slouží pro přístup k nejčastěji nebo nejaktuálněji používaným záznamům. Když použijete ve zprávě adresu, bude záznam zkopírován do adresáře Časté kontakty.

Záznam umístěný do adresáře Časté kontakty v něm zůstane, dokud jej neodstraníte. Záznam zůstává také ve svém původním adresáři.

  1. Ve vytvářené položce klepněte na položku Adresa.

    Zobrazí se nástroj Výběr adresy.

  2. Klepněte na ikonu Plus umístěnou vedle pole Hledat.

  3. V rozevíracím seznamu Všechny adresáře vyberte adresář Časté kontakty.

  4. Vyhledejte a vyberte požadované uživatele.

  5. U vybraných uživatelů klepněte na pole Komu, Kopie nebo Slepá.

  6. Klepněte na tlačítko OK.

Adresář Časté kontakty můžete zavřít, ale nemůžete jej odstranit.

6.3.6 Odesílání pošty určitému kontaktu ze složky kontaktů

  1. Klepněte na položku Kontakty na navigačním panelu.

  2. Klepněte na adresář obsahující kontakt, kterému chcete odeslat e-mail.

  3. Vyberte kontakt, kterému chcete odeslat e-mail, a klepněte na tlačítko Odeslat poštu na panelu nástrojů.

  4. Dokončete psaní e-mailu a klepněte na tlačítko Odeslat.