46.4 Håndtering af ressourcer

Ressourcer er elementer, der kan planlægges til møder og anden brug. Ressourcer kan være lokaler, computerprojektorer, biler osv. GroupWise-administratoren definerer en ressource ved at give den et navn og tildele den til en bruger. Ressourcer kan medtages i en søgning efter ledige tidspunkter på samme måde som brugere. Ressource-ID'er indtastes i feltet Til. En bruger, som skal styre en ressource, er ejeren af den ressource.

Ejeren af en ressource er ansvarlig for at acceptere og afvise aftaler for ressourcen. Ejeren skal have alle fuldmagtsrettigheder for at kunne gøre dette. Som ressourceejer kan du vælge at modtage notifikation om ressourcens aftaler.

Du kan føje flere ressourcer til en ressourcepulje, hvorved ressourcer prioriteres til brug i den rækkefølge, de vises i på puljelisten. Når du planlægger en ressource via en ressourcepulje, bruger aftalen automatisk Søg efter ledig tid og planlægger den ressource med højeste prioritet, der er ledig på listen i ressourcepuljen.

46.4.1 Om ressourcer

Hver ressource i mappen Kontakter er markeret med Ressource. Når du dobbeltklikker på en ressource, vises ressourceelementets layout.

Brug siden med ressourceelementets layout til at angive et navn for ressourcen, telefonnummer, ressource, e-mail-adresse, ejer og kommentarer til ressourcen.

I feltet Ejer kan du angive en kontakt, som allerede er i din adressebog, eller du kan bruge pileknappen til at oprette en ny kontaktpost.

Tilføj en personlig ressource

GroupWise-adressebogen indeholder ressourcer, der er defineret af GroupWise-administratoren. Du kan føje en personlig ressource til mappen Hyppige kontakter eller en anden mappe med personlige kontakter.

  1. Vælg den kontaktmappe på mappelisten, hvor du vil tilføje en personlig ressource.

  2. Klik på Ny ressource på værktøjslinjen.

  3. Angiv navnet på ressourcen i feltet Navn.

  4. Skriv telefonnummeret på den kontakt, der er ansvarlig for ressourcen, i feltet Telefon.

  5. Angiv ressourcens type i feltet Type.

    Du kan angive Ressource eller Sted. Hvis du angiver Sted, føjes ressourcens beskrivelse automatisk til feltet Sted i aftalen. Hvis der føjes mere end ét sted til en aftale som en ressource, vises kun det første i feltet Sted.

  6. Skriv e-mail-adressen på den person, der skal modtage notifikationer om denne ressource, i feltet E-mail-adr..

  7. Angiv ejeren af ressourcen i feltet Ejer.

  8. Angiv evt. kommentarer vedrørende ressourcen i feltet Kommentarer.

    Du kan f.eks. få brug for at præcisere, hvor stort et mødelokale er, eller hvilken type udstyr der findes i lokalet.

  9. Klik på Luk, og klik derefter på Ja for at gemme ændringerne.

Ændring af en personlig ressource

  1. Vælg den kontaktmappe på mappelisten, hvor du vil redigere en personlig ressource.

  2. Højreklik på ressourcen, og klik derefter på Detaljer.

    Ressourcer er markeret med ressourceikonet .

  3. Du kan foretage ændringer af alle oplysningerne efter behov under fanen Indstillinger.

  4. Klik på Luk, og klik derefter på Ja for at gemme ændringerne.

Accept eller afvisning af ressourceanmodninger

Du kan kun acceptere eller afvise anmodninger om en ressource, hvis du er ejeren og har fået tildelt læse- og skriverettigheder. Personlige ressourcer kan ikke deles med andre brugere via fuldmagt.

  1. Klik på Filer > Fuldmagt i hovedvinduet eller kalenderen.

    eller

    Klik på rullelisten i overskriften til mappelisten (over mappelisten – den viser sandsynligvis Online eller Cache for at angive, hvilken tilstand af GroupWise du er i), og klik derefter på Fuldmagt.

  2. Klik på den ressource, du ejer.

    Hvis den ressource, du ejer, ikke vises på pop op-listen Fuldmagt, skal du klikke på Fuldmagt, skrive navnet på ressourcen i tekstfeltet Navn og derefter klikke på OK.

  3. Dobbeltklik på det element, du skal acceptere eller afvise.

  4. Klik på Accepter eller Afvis på værktøjslinjen.

Modtag notifikation for en anden bruger eller ressource

  1. Klik på Speciel > Indstillinger.

  2. Dobbeltklik på Sikkerhed, og klik derefter på Notifikation.

  3. Klik på navnet på den bruger, der har givet dig en fuldmagt, eller på navnet på den ressource, du ejer.

    Hvis brugeren eller ressourcen ikke findes på listen Notifikation, skal du skrive navnet og derefter klikke på Tilføj bruger. Du kan vælge navnet i dialogboksen Adressevælger ved at klikke på ikonet Adressebog.

  4. Sørg for, at Abonner på alarmer og Abonner på notifikation er markeret.

    Du abonnerer automatisk på alarmer og notifikationer til dig selv. Hvis du fravælger Abonner på alarmer og Abonner på notifikation til dig selv, vil du ikke længere modtage alarmer og notifikationer. Hvis du ophæver abonnementet på alarmer og notifikationer for dig selv, skal du gentage trin 1-4 i dette emne for dit brugernavn for at aktivere dem igen.

  5. Klik på OK.

Notifikation skal være åben eller minimeret, for at du kan modtage notifikation eller alarmer. Yderligere oplysninger finder du i Start af Notifikation.

Opret en regel for en ressource

Hvis du er ejer af en ressource, har du uindskrænkede fuldmagtsrettigheder til den pågældende ressource, og du kan således også oprette regler for den. De følgende trin viser dig, hvordan du opretter en regel, der accepterer alle anmodninger om en tilgængelig ressource. Dette er et eksempel på en regel, der kan være nyttig mht. en ressource. Du kan oprette andre regler, der udfører andre handlinger. Eksempelvis kan du oprette en regel, der afviser anmodninger om en ressource, der allerede er planlagt.

  1. Klik på ikonet Tilstandsvælger, og klik derefter på Fuldmagt.

  2. Klik på den ressource, du ejer.

    Hvis den ressource, du ejer, ikke vises på listen i dialogboksen Fuldmagt, skal du skrive navnet på ressourcen i feltet Navn og derefter klikke på OK.

  3. Klik på Speciel > Regler, og klik derefter på Ny.

  4. Skriv et navn til reglen.

  5. Klik på Aftale. Kontroller, at de andre elementtyper er fravalgt.

  6. Klik på rullelisten Aftalekonflikt, og klik på Nej.

  7. Klik på Tilføj handling > Accepter, skriv eventuelt en kommentar, og klik derefter på OK.

    Handlingerne i Trin 6 og Trin 7 giver reglen besked om kun at acceptere ressourcens aftale, hvis ressourcen er tilgængelig.

  8. Klik på Gem, og klik derefter på Luk.

Slet en personlig ressource

Sådan slettes en personlig ressource:

  1. Vælg den kontaktmappe på mappelisten, hvor du vil slette den personlige ressource.

  2. Højreklik på ressourcen, og klik derefter på Slet.

    Ressourcer er markeret med ressourceikonet .

  3. Klik på Ja for at bekræfte sletningen af ressourcen.

46.4.2 Forstå og oprette ressourcepuljer

Ressourcepuljer bruges til at forenkle processen til ressourceplanlægning ved at prioritere ressourcer til brug fra en ressourcepuljeliste, som du opretter i mappen Kontaktpersoner. Når du føjer en ressourcepulje til en aftale, vælger Søg efter ledig tid automatisk den ressource med højeste prioritet, der er ledig i ressourcepuljen, og viser den i parentes ud for navnet på ressourcepuljen i vinduet Aftale. Prioritet bestemmes af ressourcernes rækkefølge på listen. Hvis du vil vælge en anden ressource i ressourcepuljen, skal du klikke på Søg efter ledig tid, før du sender aftalen, og ændre ressourcen manuelt.

De enkelte ressourcepuljer i mappen Kontakter er markeret med Ressource. Når du dobbeltklikker på en ressourcepulje, vises elementlayoutet for ressourcepuljen.

Du kan oprette en ressourcepulje via Filer eller via genvejsmenuen. Elementet Ny ressourcepulje findes også på værktøjslinjen, når indstillingen Mappekontekst på værktøjslinjen er aktiveret.

Sådan oprettes en ny ressourcepulje:

  1. Vælg den kontaktmappe på mappelisten, hvor du vil tilføje en personlig ressource.

  2. Når Mappekontekst er aktiveret på værktøjslinjen, skal du klikke på Ny ressourcepulje.

  3. Angiv et navn til ressourcen, og tilføj eventuelle kommentarer.

  4. Klik på Tilføj for at vælge medlemmer af ressourcepuljen.

  5. Når du har valgt en adressebog og en ressource i rullemenuerne Søg i og Søg efter, skal du klikke på Til for at føje ressourcen til listen Markeret.

  6. Fortsæt processen i Trin 4 og Trin 5, indtil alle de ønskede ressourcer er valgt til din nye ressourcepulje.

    Hvis du skal ændre rækkefølgen, kan du ganske enkelt trække og slippe ressourcer til den ønskede placering for at give dem den ønskede prioritet.

  7. Når du er færdig med at tilføje ressourcer, skal du klikke på Gem for at gemme ressourcepuljen.