Ved hjælp af distributionslister kan du sende en postmeddelelse eller opgave til flere brugere efter hinanden. Du bestemmer distributionsrækkefølgen. Når en bruger markerer det distribuerede element som Afsluttet, sendes det til den næste bruger på ruten.
Hvis det distribuerede element omfatter bilag, kan hver bruger på ruten se og føje kommentarer til bilagene. Når en bruger føjer kommentarer til et bilag, kan alle efterfølgende brugere på ruten se disse.
VIGTIGT!For at se, om ruten er komplet, og for at se kommentarer til eller ændringer af bilag, skal du tilføje dig selv i slutningen af ruten.
BEMÆRK!Når du har sendt et distribueret element til en ekstern adresse, markeres elementet automatisk som Afsluttet (fordi den eksterne modtager ikke kan gøre dette) og sendes til den næste bruger på ruten.
Hvis du ønsker at undgå, at fuldmagtshavere markerer elementer som Afsluttet, kan du forlange en adgangskode for at kunne afslutte et distribueret element.
Sådan opretter du en distribueret meddelelse:
Åbning af en postmeddelelse eller opgave.
Klik på Funktioner > Rute.
Skriv et brugernavn i feltet Rute, og tryk derefter på Enter. Gentag for hver bruger, der er inkluderet i ruten.
eller
Klik på Adresse på værktøjslinjen for at vælge brugernavne i dialogboksen Adressevælger.
Du kan også angive personlige grupper som modtagere af et distribueret element. Når du anvender dialogboksen Adressevælger, udvides gruppen til at omfatte alle medlemmer, så du kan angive rækkefølgen for brugerne i distributionen.
VIGTIGT!Sørg for at tilføje dig selv i slutningen af ruten, så du kan se, hvornår den er komplet, og eventuelle kommentarer til eller ændringer af bilag.
Skriv et emne og en meddelelse.
Hvis du vil forhindre en fuldmagtsindehaver i at markere distribuerede elementer som Afsluttet, kan du kræve modtagerens GroupWise-adgangskode for at markere elementet som Afsluttet. Klik på fanen Sendeindstillinger, klik på Sikkerhed, og vælg derefter Adgangskode nødvendig for at afslutte distribueret element.
Klik på Send på værktøjslinjen.
Adressere et element, der skal distribueres, ved hjælp af en adressebog:
Klik på en postmeddelelse eller en opgave, og klik på Adresse på værktøjslinjen.
Marker afkrydsningsfeltet Rute.
Hold Ctrl nede, klik på navnene i den rækkefølge, du vil distribuere elementet, og klik derefter på Rute.
eller
Dobbeltklik på navnene i den rækkefølge, du vil distribuere elementet.
Du kan ændre navnenes rækkefølge på adresselisten ved at trække og slippe navnene.
VIGTIGT!Sørg for at tilføje dig selv i slutningen af ruten, så du kan se, hvornår den er komplet, og eventuelle kommentarer til eller ændringer af bilag.
Klik på OK.
Når du forlanger en adgangskode, skal brugere indtaste adgangskoden til deres postkasse, før de kan markere elementet som Afsluttet.
For at kræve en adgangskode for alle distribuerede elementer, du opretter:
Klik på Speciel > Indstillinger.
Dobbeltklik på Sikkerhed, og klik derefter på fanen Sendeindstillinger.
Vælg Kræv adgangskode for at afslutte distribueret element.
Klik på OK.
Du kan få oplysninger om GroupWise-adgangskoder i Tildeling af en adgangskode til din postkasse uden LDAP-godkendelse
Åbn elementet, når du er færdig med opgaven eller instruktionerne i det distribuerede element.
Hvis du har brug for at få vist og redigere et bilag til det distribuerede element, skal du åbne bilaget i det tilknyttede program, foretage ændringerne og derefter gemme filen og lukke programmet.
Filen gemmes i din computers midlertidige mappe. Hvis du ændrer stien, kommer ændringerne ikke med, når det distribuerede element sendes til den næste modtager.
I elementet skal du vælge Funktioner > Marker som udført og derefter klikke på OK.
Du kan også markere afkrydsningsfeltet Afsluttet i elementets header.
Hvis afsenderen har krævet en adgangskode for at afslutte elementet, skal du skrive din GroupWise-adgangskode og derefter klikke på OK.
Elementet sendes til næste bruger på ruten.
Klik på Luk.