Du kan spore statusoplysninger om et element i mappen Afsendte elementer. Denne indstilling er normalt slået til som standard for at spore leverede og åbnede oplysninger. Hvis du vælger ikke at føje elementer til listen Afsendte elementer, kan GroupWise ikke spore oplysninger om dem.
Du kan få vist elementer, du tidligere har sendt. Du kan f.eks. læse et sendt element, sende det igen med eller uden rettelser eller trække det tilbage i de tilfælde, hvor det ikke allerede er blevet åbnet af modtageren.
Du kan få vist afsendte elementer ved at klikke på mappen Afsendte elementer i navigationspanelet.
Ikonet ud for et element kan også give dig brugbare oplysninger om elementets status. Der henvises til Identificere ikoner, der vises ud for elementer.
Alle afsendte elementer ligger i denne mappe, medmindre de flyttes til en anden mappe end Postkasse eller Kalender. Hvis et afsendt element flyttes til en anden mappe, vises det ikke længere i mappen Afsendte elementer. Hvis du vil have vist afsendte elementer, som er blevet flyttet til andre mapper, skal du åbne de pågældende mapper.
Hvis du sender meddelelser til et andet system end GroupWise, skal du være opmærksom på, at det pågældende system skal indeholde faciliteten Statusregistrering, for at det kan returnere status for din udgående meddelelse til GroupWise-systemet.
I vinduet med egenskaber kan du kontrollere status for de elementer, du har sendt. Du kan f.eks. se, hvornår elementet er leveret, og hvornår modtageren har åbnet eller slettet elementer. Hvis en modtager har accepteret eller afvist en aftale og har vedlagt en kommentar, kan du se kommentaren i vinduet Egenskaber. Du kan også se, hvis en modtager har markeret en opgave som Afsluttet.
Vinduet Egenskaber giver dig også oplysninger om elementer, du modtager. Du kan se, hvem der ellers har modtaget elementet (undtagen BC-modtagere), størrelsen på og oprettelsesdatoen for vedlagte filer m.m.
Der findes tre visninger af egenskaber:
Basisegenskaber: Viser vinduet Egenskabers header og opstiller en liste over modtagere. På listen over modtagere vises modtagerens navn, hvilke handlinger modtageren har udført på elementet og eventuelle kommentarer.
Forenklede egenskaber: Viser vinduet Egenskabers header og opstiller en liste over modtagere. Modtagerne er anført i grupper i henhold til, hvilken handling de har udført på elementet. På listen over modtagere vises modtagerens navn, hvilke handlinger modtageren har udført på elementet og eventuelle kommentarer.
Avancerede egenskaber: Viser vinduet Egenskabers header, modtagere, posthuse, filer og muligheder med elementet. Siden Avancerede egenskaber er nyttig for GroupWise-administratorer, når de har brug for at spore elementet ved fejlfinding.
Hvis du vil have vist egenskaber for et afsendt element, skal du gøre følgende i mappen Afsendte elementer:
Højreklik på et element.
Klik på Egenskaber.
Rul til statusoplysningerne næsten nederst på siden Egenskaber.
Ikonerne ud for et element kan også give dig nyttige statusoplysninger. Der henvises til Identificere ikoner, der vises ud for elementer.
Hvis du sender meddelelser til et andet system end GroupWise, skal du være opmærksom på, at det pågældende system skal indeholde faciliteten Statusregistrering, for at det kan returnere status for din udgående meddelelse til GroupWise-systemet.
Sådan gemmes statusoplysninger for et element:
Højreklik på et element, og klik derefter på Egenskaber.
Klik På Filer > Gem som.
GroupWise giver elementet et midlertidigt filnavn. Du kan ændre filnavnet og standardmappen.
Klik på Gem.
Sådan udskrives statusoplysninger for et element:
Højreklik på et element, og klik derefter på Egenskaber.
Højreklik i vinduet Egenskaber, og klik derefter på Udskriv.
Når du dobbeltklikker på et element i mappen Afsendte elementer, kan du vælge, om meddelelsen eller elementegenskaberne skal vises.
Klik på Speciel > Indstillinger.
Dobbeltklik på Miljø, og klik derefter på fanen Standardfunktioner.
Vælg, om du vil have det afsendte element til at åbne elementet eller vise egenskaber.
Klik på OK.
Sådan konfigureres sporing af oplysninger om afsendte elementer:
Hvis du vil spore oplysninger om et afsendt element, skal du åbne et nyt element og derefter klikke på Sendeindstillinger > Statussporing.
eller
Hvis du vil spore oplysninger om alle elementer, du sender, skal du klikke på Speciel > Indstillinger, dobbeltklikke på Send og derefter klikke på fanen for e-mailen.
VIGTIGT!Indstillingen Opret et afsendt element for at spore oplysninger er som standard valgt. Det anbefales kraftigt, at du ikke fravælger den. Hvis denne indstilling ikke vælges, oprettes der ikke noget afsendt element, når du sender et element. Du har altså ikke nogen kopi af de elementer, du sender, med mindre du selv gemmer dem.
Vælg de oplysninger, der skal spores:
Afleveret: Registrerer, hvornår et element, du har sendt, er afleveret i en brugers postkasse.
Afleveret og åbnet: Registrerer, hvornår et element, du har sendt, blev afleveret, og hvornår det blev åbnet af modtageren.
Alle oplysninger: Viser den relevante sporingsstatus for elementer, du sender, hvilket kan omfatte følgende:
|
Afleveret |
Trukket tilbage |
Tredjepart hentet |
|
Læserettighed |
Videresendt |
Viderestillet |
|
Besvaret |
Kan ikke leveres |
Overførsel forsinket |
|
Slettet |
Gendannet |
Overførsel mislykkedes |
|
Tømt |
Venter |
|
(Valgfrit) Angiv, om du vil vælge Slet automatisk afsendt element. Denne indstilling fjerner afsendte elementer fra din postkasse, når alle modtagerne har slettet elementerne og fjernet dem fra papirkurven.
Vend tilbage til det element, du er ved at oprette.
eller
Vælg de oplysninger, du vil spore for hver elementtype, klik på OK, og klik derefter på Luk for at gemme indstillingen for alle elementer.