46.3 Verwalten von Gruppen

In diesen Abschnitten finden Sie nähere Informationen darüber, wie Sie Gruppen im GroupWise-Client verwalten.

46.3.1 Organisieren von Adressen in Gruppen

Eine Gruppe ist eine Liste von Benutzern oder Ressourcen, denen Sie Nachrichten senden können. Sie können Gruppen zum Senden von Nachrichten an mehrere Benutzer oder Ressourcen verwenden, indem Sie den Gruppennamen in den Textfeldern An, BK oder CC eingeben. Es gibt zwei Arten von Gruppen: Systemgruppen und persönliche Gruppen.

Eine Systemgruppe ist eine vom GroupWise-Administrator erstellte Benutzerliste und steht allen GroupWise-Benutzern zur Verfügung. Denkbar wäre beispielsweise eine Systemgruppe für die Abteilung „Buchhaltung“. Jeder Mitarbeiter in der Abteilung „Buchhaltung“ ist dann in der Gruppe aufgeführt. Die Systemgruppen sind im GroupWise-Adressbuch aufgelistet.

Eine persönliche Gruppe ist eine von Ihnen erstellte Gruppe. Wenn Sie beispielsweise häufig Termine an Ihre Arbeitsgruppe senden, können Sie die Namen oder Adressen der Kollegen in der Arbeitsgruppe sowie einen Ort für Besprechungen (eine Ressource) in eine persönliche Gruppe aufnehmen.

Jede Gruppe in einem Kontakteordner ist mit dem Symbol „Gruppe“ gekennzeichnet. Wenn Sie auf eine Gruppe doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout der Gruppe angezeigt.

46.3.2 Erstellen und Speichern von persönlichen Gruppen

So erstellen und speichern Sie eine benutzerdefinierte Gruppe:

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie die persönliche Gruppe erstellen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Neue Gruppe.

  3. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.

  4. (Optional) Geben Sie beliebige Kommentare ein, wie zum Beispiel eine Beschreibung der Gruppe.

  5. Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Dialogfeld „Adressauswahl“ zu öffnen und die Adressliste anzuzeigen.

  6. Klicken Sie auf An, CC oder BC, doppelklicken Sie (oder klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste) auf die Benutzer und Ressourcen und ziehen Sie sie in das Feld der Gruppe.

    Wenn sich die Benutzer, die Sie hinzufügen möchten, in verschiedenen Adressbüchern befinden, klicken Sie in der Dropdown-Liste Suchen in auf die entsprechenden Adressbücher.

    Klicken Sie in der Dropdown-Liste Symbol „Filter“ auf eine Option, um die Liste von Einträgen auf Kontakte, Gruppen oder Ressourcen zu beschränken.

  7. Um einen Eintrag hinzuzufügen, der in keinem bestehenden Kontakteordner vorhanden ist, klicken Sie auf Neuer Kontakt, geben Sie die erforderlichen Informationen ein, klicken Sie auf OK und doppelklicken Sie anschließend auf den Eintrag.

  8. Klicken Sie auf Speichern > Schließen, um die Gruppe im Kontakteordner zu speichern.

Des Weiteren können Sie eine persönliche Gruppe aus der Adressauswahl heraus erstellen und speichern, wenn Sie eine Nachricht adressieren:

  1. Klicken Sie in einem Nachrichtenlayout in der Symbolleiste auf Adresse.

  2. Doppelklicken Sie auf „Kontakte“, um diese im rechten Teilfenster hinzuzufügen.

    Wenn sich die Benutzer, die Sie hinzufügen möchten, in verschiedenen Adressbüchern befinden, klicken Sie in der Dropdown-Liste Suchen in auf die entsprechenden Adressbücher.

    Klicken Sie in der Dropdown-Liste Symbol „Suchen“ auf eine Option, um die Liste von Einträgen auf Kontakte, Gruppen oder Ressourcen zu beschränken.

  3. Um einen Eintrag hinzuzufügen, der in keinem bestehenden Adressbuch vorhanden ist, klicken Sie auf Neuer Kontakt, geben Sie die erforderlichen Informationen ein, klicken Sie auf OK und doppelklicken Sie anschließend auf den Eintrag.

  4. Klicken Sie auf Gruppe speichern.

    oder

    Wenn Sie die Gruppe in einem anderen als dem angezeigten Adressbuch speichern möchten, klicken Sie auf den Pfeil rechts neben Gruppe speichern und wählen Sie anschließend das gewünschte Adressbuch aus.

  5. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.

  6. Geben Sie einen Kommentar ein, beispielsweise eine Beschreibung der Gruppe.

  7. Klicken Sie zwei Mal auf OK.

TIPP:Sie können auch eine persönliche Gruppe erstellen, indem Sie eine an mehrere Benutzer adressierte Nachricht in einen Kontakteordner ziehen und dort ablegen, um eine Gruppe zu erstellen, die sich aus den Empfängern dieser Nachricht zusammensetzt.

46.3.3 Hinzufügen von Kontakten zu einer Gruppe

So fügen Sie einen Kontakt zu einer Gruppe hinzu:

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie einer Gruppe Kontakte hinzufügen mnöchten.

    Alternativ:

    Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie erstellen, in der Symbolleiste auf Adresse.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe und anschließend auf Details.

    Gruppen werden mit dem Symbol Symbol „Gruppe“ gekennzeichnet.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Details auf Hinzufügen, um das Dialogfeld „Adressauswahl“ zu öffnen und die Adressliste anzuzeigen.

    Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Symbol „Filtern“, um die Liste auf Kontakte, Gruppen oder Ressourcen zu beschränken.

  4. Zum Hinzufügen von Kontakten klicken Sie in der Dropdown-Liste Suchen in auf das Adressbuch, in dem sich der Kontakt befindet.

  5. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Entsprechung auf die Methode, nach der der Kontakt gesucht werden soll (nach Vornamen, Nachnamen oder nach vollständigem Namen).

  6. Geben Sie im Feld Suchen nach den hinzuzufügenden Kontakt ein.

    In der Adressliste wird ein Bildlauf bis zum nächsten Treffer durchgeführt.

  7. Doppelklicken Sie auf den Kontakt in der Liste, um ihn zur Liste Markiert hinzuzufügen.

  8. Klicken Sie zwei Mal auf OK, um die Gruppe zu speichern.

46.3.4 Löschen eines Kontakts aus einer Gruppe

So löschen Sie einen Kontakt aus einer Gruppe:

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Ordner „Kontakte“ aus, in dem Sie einen Kontakt aus einer Gruppe löschen möchten.

  2. Doppelklicken Sie in der Kontaktliste auf die Gruppe.

  3. Wählen Sie den zu löschenden Kontakt aus und klicken Sie auf Löschen.

  4. Klicken Sie auf OK.

46.3.5 Adressieren von Nachrichten an Gruppen

So adressieren Sie Nachrichten an Gruppen:

  1. Klicken Sie in einem Nachrichtenlayout in der Symbolleiste auf Adresse.

  2. Wählen Sie eine Gruppe aus und klicken Sie anschließend auf An, CC oder BC.

  3. Wiederholen Sie den Vorgang bei Bedarf.

  4. (Optional) Um alle Mitglieder der Gruppe anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe und anschließend auf Gruppe erweitern.

  5. (Optional) Um weitere Informationen zur Gruppe anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe und anschließend auf Details.

  6. Klicken Sie auf OK, um zum Nachrichtenlayout zurückzukehren.

46.3.6 Anzeigen von Gruppeninformationen

So zeigen Sie Informationen zu einer Gruppe an:

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie Gruppeninformationen ansehen möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe und anschließend auf Details.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Details.

46.3.7 Löschen einer Gruppe aus dem Kontakteordner

So löschen Sie eine Gruppe aus dem Kontakteordner:

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie die Gruppe löschen möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe und anschließend auf Löschen.

  3. Klicken Sie auf Ja, um die Löschung der Gruppe zu bestätigen.