46.4 Verwalten von Ressourcen

Unter Ressourcen versteht man Objekte, die für Besprechungen oder andere Zwecke geplant werden können. Zu Ressourcen zählen Räume, Computerprojektoren, Fahrzeuge etc. Der GroupWise-Administrator definiert eine Ressource, indem er einen Namen für die Ressource festlegt und sie einem Benutzer zuweist. Ressourcen können - wie Benutzer auch - in einer Terminzeitensuche eingesetzt werden. Ressourcen-IDs werden in das Feld „An“ eingegeben. Ein Benutzer, dem eine Ressource zugewiesen wurde, um diese zu verwalten, ist der Eigentümer der Ressource.

Der Eigentümer einer Ressource ist für das Akzeptieren und Ablehnen von Terminen zuständig. Hierfür muss er über die vollständigen Vertretungsrechte für die Ressource verfügen. Als Ressourceneigentümer können Sie festlegen, ob Sie über Termine für die Ressource benachrichtigt werden möchten.

Sie können mehrere Ressourcen in einen Ressourcenpool aufnehmen, sodass die zu verwendenden Ressourcen nach der Reihenfolge in der Poolliste priorisiert werden. Wenn Sie eine Ressource über einen Ressourcenpool planen, nutzt der Termin automatisch die Terminzeitensuche und plant die Ressource mit der höchsten Priorität, die in der Ressourcenpoolliste verfügbar ist.

46.4.1 Grundlegendes zu Ressourcen

Jede Ressource in einem Kontakteordner ist mit Ressource gekennzeichnet. Wenn Sie auf eine Ressource doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout „Ressource“ angezeigt.

Auf der Seite des Nachrichtenlayouts „Ressource“ können Sie den Namen der Ressource, die Telefonnummer, den Ressourcentyp, die Email-Adresse, den Eigentümer sowie Kommentare zu dieser Ressource angeben.

Im Feld Eigentümer können Sie einen Kontakt angeben, der bereits in Ihrem Adressbuch vorhanden ist, oder mit der Pfeilschaltfläche einen neuen Kontakteintrag erstellen.

Hinzufügen einer persönlichen Ressource

Das GroupWise-Adressbuch enthält Ressourcen, die von Ihrem GroupWise-Administrator definiert wurden. Sie können eine persönliche Ressource zum Primärbuch-Ordner oder zu einem anderen Kontakteordner hinzufügen.

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie eine persönliche Ressource hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf Neue Ressource auf der Symbolleiste.

  3. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Ressource ein.

  4. Geben Sie im Feld Telefon die Telefonnummer der Kontaktperson ein, die für die Ressource verantwortlich ist.

  5. Geben Sie im Feld Typ den Typ der Ressource an.

    Sie können Ressource oder Ort angeben. Wenn Sie Ort angeben, wird die Ressourcenbeschreibung automatisch dem Feld Ort für den Termin hinzugefügt. Wenn einem Termin mehr als ein Ort als Ressource hinzugefügt wird, wird nur der erste im Feld Ort angezeigt.

  6. Geben Sie im Feld Email-Adresse die Email-Adresse der Person an, die Benachrichtigungen über diese Ressource erhalten soll.

  7. Geben Sie im Feld Eigentümer den Eigentümer der Ressource an.

  8. Schreiben Sie in das Feld Kommentare etwaige Anmerkungen zur Ressource.

    Beispielsweise können Sie die Größe eines Konferenzraums oder die Ausstattung des Raums angeben.

  9. Klicken Sie auf Schließen und anschließend auf Ja, um Ihre Änderungen zu speichern.

Ändern einer persönlichen Ressource

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie eine persönliche Ressource ändern möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Ressource und anschließend auf Details.

    Ressourcen werden durch das Symbol Symbol „Ressource“ gekennzeichnet.

  3. Ändern Sie die gewünschten Informationen nach Bedarf auf der Registerkarte Details.

  4. Klicken Sie auf Schließen und anschließend auf Ja, um Ihre Änderungen zu speichern.

Akzeptieren oder Ablehnen von Ressourcenanforderungen

Sie können Anforderungen nach Ressourcen nur dann akzeptieren oder ablehnen, wenn Sie Eigentümer der Ressource mit entsprechenden Rechten für den Lese- und Schreibzugriff sind. Persönliche Ressourcen können nicht über Vertretungsrechte für andere Benutzer freigegeben werden.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster oder Kalender auf Datei > Vertretung.

    oder

    Klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlistenkopftext über der Ordnerliste (möglicherweise wird „Online“ oder „Caching“ als Modus von GroupWise angezeigt). Klicken Sie dann auf Vertretung.

  2. Klicken Sie auf die in Ihrem Besitz befindliche Ressource.

    Wenn die in Ihrem Besitz befindliche Ressource nicht in der Popup-Liste „Vertretung“ enthalten ist, klicken Sie auf Vertretung. Geben Sie den Namen der in Ihrem Besitz befindlichen Ressource im Feld Name ein und klicken Sie anschließend auf OK.

  3. Doppelklicken Sie auf die Nachricht, die Sie akzeptieren oder ablehnen möchten.

  4. Klicken Sie Akzeptieren oder Ablehnen auf der Symbolleiste an.

Empfangen von Benachrichtigungen für andere Benutzer oder Ressourcen

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Sicherheit und klicken Sie anschließend auf Benachrichtigen.

  3. Klicken Sie auf den Namen eines Benutzers, den Sie vertreten, oder auf den Namen der Ressource, deren Eigentümer Sie sind.

    Falls weder der Benutzer noch die Ressource in der Benachrichtigungsliste aufgeführt sind, geben Sie den Namen ein und klicken Sie anschließend auf Benutzer hinzufügen. Sie können den Namen im Dialogfeld „Adressauswahl“ auswählen, indem Sie auf das Symbol „Adressbuch“ klicken.

  4. Stellen Sie sicher, dass Berechtigung für Alarmmeldungen und Berechtigung für Benachrichtigungen ausgewählt sind.

    Sie sind automatisch zum Empfang von Alarmmeldung und eigener Benachrichtigungen berechtigt. Wenn Sie die Optionen Berechtigung für Alarmmeldungen und Berechtigung für Benachrichtigungen für sich selbst deaktivieren, erhalten Sie keine Alarmmeldungen und Benachrichtigungen mehr. Wenn Sie Alarmmeldungen und Benachrichtigungen für sich selbst aufgehoben haben, wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4 in diesem Thema für Ihren Benutzernamen, um sie wieder zu aktivieren.

  5. Klicken Sie auf OK.

Damit Sie Benachrichtigungen und Alarmmeldungen erhalten können, muss Notify geöffnet sein oder als Symbol ausgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Starten von Notify.

Definieren von Regeln für eine Ressource

Als Eigentümer einer Ressource haben Sie uneingeschränkte Vertretungsrechte für die Ressource. Hierzu gehört auch das Erstellen von Regeln. Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie eine Regel erstellen, die alle Anforderungen für eine verfügbare Ressource akzeptiert. Dies ist ein Beispiel für eine Regel, die nützlich für Ressourcen ist. Sie können andere Regeln erstellen, die andere Aktionen ausführen. Denkbar wäre beispielsweise die Erstellung einer Regel, mit der die Anforderung nach einer bereits anderweitig geplanten Ressource abgelehnt wird.

  1. Klicken Sie auf die Modusauswahl und dann auf Vertretung.

  2. Klicken Sie auf die in Ihrem Besitz befindliche Ressource.

    Wenn die Ressource, deren Eigentümer Sie sind, nicht aufgelistet ist, geben Sie im Feld Name den Namen dieser Ressource ein und klicken Sie anschließend auf OK.

  3. Klicken Sie auf Werkzeuge > Regeln und dann auf Neu.

  4. Geben Sie einen Namen für die Regel ein.

  5. Klicken Sie auf Termin. Achten Sie darauf, dass die anderen Nachrichtenkategorien deaktiviert sind.

  6. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Terminüberschneidungen und anschließend auf Nein.

  7. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen > Akzeptieren. Geben Sie bei Bedarf einen Kommentar ein und klicken Sie anschließend auf OK.

    Die Aktionen Schritt 6 und Schritt 7 lösen nur dann die Regel zum Akzeptieren des Termins für die Ressource aus, wenn die Ressource verfügbar ist.

  8. Klicken Sie auf Speichern und dann auf Schließen.

Löschen einer persönlichen Ressource

So löschen Sie eine persönliche Ressource:

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie die persönliche Ressource löschen möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Ressource und anschließend auf Löschen.

    Ressourcen werden durch das Symbol Symbol „Ressource“ gekennzeichnet.

  3. Klicken Sie auf Ja, um die Löschung der Ressource zu bestätigen.

46.4.2 Erläuterungen zu Ressourcenpools und Erstellen von Ressourcenpools

Ressourcenpools vereinfachen die Abläufe bei der Ressourcenplanung, denn die zu verwendenden Ressourcen werden in einer Ressourcenpoolliste priorisiert, die Sie in Ihrem persönlichen Kontakteordner erstellen. Wenn Sie einen Ressourcenpool zum Termin hinzufügen, wählt die Terminzeitensuche automatisch die Ressource mit der höchsten Priorität aus, die im Ressourcenpool verfügbar ist, und zeigt sie in Klammern neben dem Namen des Ressourcenpools im Terminfenster an. Die Priorität ergibt sich aus der Reihenfolge der Ressourcen in der Liste. Wenn Sie eine andere Ressource aus dem Ressourcenpool auswählen möchten, klicken Sie auf Terminzeitensuche, bevor Sie den Termin senden, und ändern Sie die Ressource manuell.

Jede Ressource in einem Kontakteordner ist mit Ressource gekennzeichnet. Wenn Sie auf einen Ressourcenpool doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout „Ressourcenpool“ angezeigt.

Sie erstellen einen Ressourcenpool über das Menü Datei oder das Kontextmenü. Außerdem ist die Option Neuer Ressourcenpool in der Symbolleiste verfügbar, wenn die Symbolleistenoption „Ordnerkontext“ aktiviert ist.

So erstellen Sie einen neuen Ressourcenpool:

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie eine persönliche Ressource hinzufügen möchten.

  2. Aktivieren Sie „Ordnerkontext“ in der Symbolleiste und klicken Sie auf Neuer Ressourcenpool.

  3. Geben Sie einen Namen für die Ressource und ggf. Kommentare ein.

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Mitglieder des Ressourcenpools auszuwählen.

  5. Wenn Sie ein Adressbuch und eine Ressource im Dropdown-Menü Suchen in bzw. Suchen nach ausgewählt haben, klicken Sie auf An, um die Ressource in die Liste Ausgewählt aufzunehmen.

  6. Wiederholen Sie den Vorgang in Schritt 4 und Schritt 5, bis Sie alle gewünschten Ressourcen für Ihren neuen Ressourcenpool ausgewählt haben.

    Wenn Sie die Reihenfolge ändern müssen, können Sie die Ressourcen einfach an die entsprechend ihrer Priorität gewünschte Position ziehen und ablegen.

  7. Wenn Sie alle Ressourcen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Speichern, um den Ressourcenpool zu speichern.