Sie können die Statusinformationen für eine Nachricht im Ordner „Ausgangsnachrichten“ verfolgen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert, um zugestellte und geöffnete Informationen zu verfolgen. Wenn Sie Nachrichten nicht zur Liste „Ausgangsnachrichten“ hinzufügen, kann GroupWise die Informationen dafür nicht verfolgen.
Sie können anzeigen, welche Nachrichten bereits versendet wurden. Ausgangsnachrichten können gelesen, mit oder ohne Änderungen neu gesendet sowie teilweise auch zurückgezogen werden (wenn sie nicht bereits vom Empfänger geöffnet wurden).
Zum Anzeigen der Ausgangsnachrichten klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Ordner Ausgangsnachrichten.
Die Symbole neben den einzelnen Nachrichten liefern ebenfalls wertvolle Statusinformationen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Identifizieren von Symbolen neben Nachrichten.
Alle Ausgangsnachrichten befinden sich so lange in diesem Ordner, bis sie in einen anderen Ordner als „Mailbox“ oder „Kalender“ verschoben werden. Wenn eine Ausgangsnachricht in einen anderen Ordner verschoben wird, wird sie nicht mehr im Ordner „Ausgangsnachrichten“ angezeigt. Um Ausgangsnachrichten anzuzeigen, die in andere Ordner verschoben wurden, öffnen Sie diese Ordner.
Wenn Sie Nachrichten an Nicht-GroupWise-Systeme senden, beachten Sie, dass diese Systeme über Funktionen zu Statusinformationen verfügen müssen, um den Status von ausgehenden Nachrichten an Ihr GroupWise-System zurückzugeben.
Im Fenster „Eigenschaften“ können Sie den Status von Nachrichten überprüfen, die Sie senden. Sie können beispielsweise feststellen, wann die Nachricht zugestellt wurde und wann der Empfänger die Nachricht geöffnet oder gelöscht hat. Wenn der Empfänger einen Termin akzeptiert oder abgelehnt und einen entsprechenden Kommentar hinzugefügt hat, wird der Kommentar im Eigenschaftenfenster angezeigt. Ferner wird angezeigt, ob der Empfänger den Job als „erledigt“ gekennzeichnet hat.
Das Fenster „Eigenschaften“ zeigt auch Informationen über empfangene Nachrichten. Sie können sehen, welche Personen die Nachricht sonst noch empfangen haben (mit Ausnahme der Empfänger von Blindkopien), und es wird die Größe und das Erstellungsdatum der Anlagendateien angezeigt.
Es gibt drei Layouts für die Eigenschaften:
Allgemeine Eigenschaften: Zeigt den Kopftext für die Eigenschaften und eine Liste der Empfänger an. In der Empfängerliste werden der Name des Empfängers sowie die Aktionen, die der Empfänger an der Nachricht durchgeführt hat, und die entsprechenden Kommentare dazu angezeigt.
Vereinfachte Eigenschaften: Zeigt den Kopftext für die Eigenschaften und eine Liste der Empfänger an. Die Empfänger werden entsprechend den an den Nachrichten durchgeführten Aktionen in Gruppen aufgelistet. In der Empfängerliste werden der Name des Empfängers sowie die Aktionen, die der Empfänger an der Nachricht durchgeführt hat, und die entsprechenden Kommentare dazu angezeigt.
Erweiterte Eigenschaften: Zeigt den Kopftext für die Eigenschaften, Empfänger, Post-Offices, Dateien und Optionen für die Nachricht an. Die Seite „Erweiterte Eigenschaften“ ist für GroupWise-Administratoren nützlich, wenn sie die Nachricht für die Fehlersuche verfolgen müssen.
Zum Anzeigen der Eigenschaften für eine Ausgangsnachricht gehen Sie in Ihrem Ordner „Ausgangsnachrichten“ wie folgt vor:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht.
Klicken Sie auf Eigenschaften.
Führen Sie einen Bildlauf zur Statusinformation am Ende der Seite „Eigenschaften“ aus.
Die Symbole neben den einzelnen Nachrichten liefern ebenfalls wertvolle Statusinformationen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Identifizieren von Symbolen neben Nachrichten.
Wenn Sie Nachrichten an Nicht-GroupWise-Systeme senden, beachten Sie, dass diese Systeme über Funktionen zu Statusinformationen verfügen müssen, um den Status von ausgehenden Nachrichten an Ihr GroupWise-System zurückzugeben.
So speichern Sie die Statusinformationen für eine Nachricht:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht und anschließend auf Eigenschaften.
Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.
GroupWise erstellt einen vorläufigen Dateinamen für die Nachricht. Sie können den Dateinamen und den Standardordner ändern.
Klicken Sie auf Speichern.
So drucken Sie die Statusinformationen für eine Nachricht:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht und anschließend auf Eigenschaften.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Eigenschaftenfenster und anschließend auf Drucken.
Wenn Sie im Ordner „Ausgangsnachrichten“ auf eine Nachricht klicken, können Sie wählen, ob die Nachricht oder die Eigenschaften der Nachricht angezeigt werden soll.
Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.
Doppelklicken Sie auf Umgebung und anschließend auf die Registerkarte Standardaktionen.
Wählen Sie für Ausgangsnachrichten die Option Nachricht öffnen oder Eigenschaften anzeigen aus.
Klicken Sie auf OK.
So konfigurieren Sie zu verfolgende Informationen zu Ausgangsnachrichten:
Um die zu verfolgenden Informationen einer Ausgangsnachricht zu ändern, öffnen Sie eine neue Nachricht und klicken Sie auf Sendeoptionen > Statusinformationen.
Alternativ:
Um die zu verfolgenden gesendeten Informationen aller Nachrichten, die Sie senden, zu ändern, klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen, doppelklicken Sie auf Senden und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte für die Email.
WICHTIG:Die Option Ausgangsnachricht für Statusaufzeichnung erstellen ist standardmäßig ausgewählt. Es wird dringend empfohlen, diese Option ausgewählt zu lassen. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, wird beim Senden einer Nachricht keine Ausgangsnachricht angelegt. Daher besitzen Sie keine Kopie Ihrer gesendeten Nachrichten, sofern Sie diese nicht selbst speichern.
Die zu verfolgenden Informationen auswählen:
Zugestellt: Kontrolliert, wann eine von Ihnen gesendete Nachricht in der Mailbox des Benutzers zugestellt wurde.
Zugestellt und geöffnet: Kontrolliert, wann eine von Ihnen gesendete Nachricht zugestellt und vom Empfänger geöffnet wurde.
Alle Informationen: Bietet einen geltenden Verfolgungsstatus für von Ihnen gesendete Elemente. Dies könnte einer der folgenden sein:
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Zugestellt |
Zurückgezogen |
Von Fremdhersteller heruntergeladen |
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Lesen |
Weitergeleitet |
Übertragen |
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Beantwortet |
Nicht zustellbar |
Übertragung verzögert |
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Gelöscht |
Zurückgeholt |
Übertragung nicht erfolgt |
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Getilgt |
Ausstehend |
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(Optional) Entscheiden Sie, ob die Option Ausgangsnachricht automatisch löschen aktiviert werden soll. Entfernt Ausgangsnachrichten aus Ihrer Mailbox, nachdem die Nachrichten von allen Empfängern gelöscht und aus dem Papierkorb entfernt wurden.
Kehren Sie zu der Nachricht zurück, die Sie erstellen.
oder
Wählen Sie für jeden Nachrichtentyp die zu verfolgenden Informationen aus, klicken Sie auf OK und anschließend auf Schließen, um die Einstellungen für alle Nachrichten zu speichern.