In diesen Abschnitten finden Sie nähere Informationen darüber, wie die Ordnerfreigabe funktioniert und wie Sie Ordner freigeben.
Ein freigegebener Ordner ist identisch mit jedem anderen Ordner in Ihrem Aktenschrank, mit der einzigen Ausnahme, dass andere Personen Zugang zu diesem Ordner haben und der Ordner in deren Aktenschrank angezeigt wird. Sie können freigegebene Ordner erstellen oder vorhandene persönliche Ordner in Ihrem Aktenschrank freigeben. Sie wählen dann die Benutzer aus, die den Ordner gemeinsam nutzen dürfen, und legen fest, welche Rechte diesen Benutzern erteilt werden. Danach können die Benutzer Nachrichten im freigegebenen Ordner ablegen, in den Ordner verschieben und Diskursabfolgen erstellen.
Wenn Sie einen Ordner freigeben, werden alle Unterordner automatisch standardmäßig freigegeben. Die maximale Anzahl der Unterordner, die in einen einzelnen freigegebenen Ordner aufgenommen werden können, beträgt 400.
HINWEIS:Wenn Sie alle Unterordner freigeben, können Sie als einziger Benutzer weitere freigegebene Ordner in die Struktur der freigegebenen Ordner einfügen.
Systemordner können nicht freigegeben werden. Dazu gehören: Posteingangs-, Kalender-, Dokument-, Ausgangsnachrichten-, Joblisten-, Kontakte-, Aktenschrank-, In Arbeit-, Junkmail-Behandlungs- und Papierkorbordner.
Wenn Sie ein Dokument in einem freigegebenen Ordner ablegen, haben Personen mit Rechten auf den freigegebenen Ordner nicht auch automatisch das Recht zur Bearbeitung des Dokuments. Bevor die Benutzer das Dokument bearbeiten können, müssen Sie ihnen Bearbeitungsrechte im Register Freigabe einräumen.
Sie können Ihre persönlichen Ordner für andere Benutzer freigeben. Die Empfänger der freigegebenen Ordner erhalten eine Benachrichtigung, dass Sie Ihre Ordner für die entsprechenden Benutzer freigegeben haben. Die Benutzer können den Ordner anschließend akzeptieren oder ablehnen.
Im Remote- und Caching-Modus werden die in freigegebenen Ordnern vorgenommenen Änderungen jedesmal aktualisiert, wenn Sie eine Verbindung zum Master-GroupWise-System herstellen.
So geben Sie einen vorhandenen Ordners oder eine Ordnerstruktur für andere Benutzer frei:
Klicken Sie in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann auf Freigabe.
Wählen Sie Freigegeben für aus.
Beginnen Sie im Feld Name mit der Eingabe eines Benutzernamens oder klicken Sie zur Auswahl des Benutzers aus dem Dialogfeld Adressauswahl auf die Schaltfläche Adressbuch.
Wenn der Name des Benutzers in dem Feld angezeigt wird, klicken Sie auf Hinzufügen, um den Benutzer in die Freigabeliste zu verschieben.
Klicken Sie auf den Benutzernamen in der Freigabeliste.
Wählen Sie die Zugriffsoptionen aus, die Sie dem Benutzer zuweisen möchten.
Wiederholen Sie die Schritte Schritt 3 bis Schritt 6 für jeden Benutzer, für den Sie den Ordner freigeben möchten.
(Optional) Lassen Sie die Option Alle Unterordner freigeben aktiviert, wenn alle Unterordner in einem freigegebenen Ordner ebenfalls freigegeben werden sollen. Benutzer haben dieselben Zugriffsrechte für die Unterordner wie für den übergeordneten Ordner.
HINWEIS:Wenn Sie alle Unterordner freigeben, können Sie als einziger Benutzer weitere freigegebene Ordner in die Struktur der freigegebenen Ordner einfügen.
Klicken Sie auf OK.
Wenn der Ordner eine spezielle Funktion haben soll, können Sie neue Anzeige-Einstellungen erstellen. Beispiel: Wenn der Ordner für bestimmte Besprechungen verwendet werden soll, erstellen Sie eine Einstellung, die die Nachrichten entsprechend ihrer Abfolge anzeigt und sowohl Ausgangs- als auch Eingangsnachrichten enthält. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner. Klicken Sie auf Eigenschaften und anschließend auf Anzeigen.
So legen Sie einen freigegebenen Ordner an:
Klicken Sie in der Ordnerliste auf Datei > Neu > Ordner.
Klicken Sie auf Freigegebener Ordner und anschließend auf Weiter.
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den neuen Ordner ein.
Klicken Sie auf Nach oben, Nach unten, Nach rechts oder Nach links, um den Ordner an die gewünschte Position in der Ordnerliste zu verschieben, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
Geben Sie in das Feld Name die ersten Buchstaben des Benutzernamens ein.
Wenn der Name des Benutzers in dem Feld angezeigt wird, klicken Sie auf Hinzufügen, um den Benutzer in die Freigabeliste zu verschieben.
Klicken Sie auf den Benutzernamen in der Freigabeliste.
Wählen Sie die Zugriffsoptionen aus, die Sie dem Benutzer zuweisen möchten.
Wiederholen Sie die Schritte Schritt 5 bis Schritt 8 für jeden Benutzer, für den Sie den Ordner freigeben möchten.
Klicken Sie auf Weiter.
Legen Sie die gewünschten Anzeige-Einstellungen für den Ordner fest.
Klicken Sie auf Fertig stellen.
Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von freigegebenen Ordnern.
So akzeptieren Sie einen Ordner, der für Sie freigegeben ist:
Klicken Sie in Ihrer Mailbox auf die Benachrichtigung über freigegebenen Ordner.
Eine Nachricht wird angezeigt, die Sie über den Namen des Ordners, für den Sie Rechte erhalten haben, sowie die Art der erhaltenen Rechte informiert.
Klicken Sie auf Next (Weiter).
Der Name des Ordners ist standardmäßig eingetragen. Sie können den Namen nach Wunsch abändern.
Mit den Schaltflächen Nach oben, Nach unten, Nach links und Nach rechts können Sie den Standort des Ordners auswählen.
Klicken Sie auf Fertig stellen.
So senden Sie eine Nachricht in einen freigegebenen Ordner:
Klicken Sie in der Ordnerliste auf den freigegebenen Ordner, um ihn zu öffnen.
Klicken Sie auf Datei > Neu > Diskurs/Notiz.
Zum Erstellen einer anderen Nachrichtenkategorie (z. B. eines Jobs) klicken Sie auf Bearbeiten > Ändern in und klicken Sie anschließend auf eine Nachrichtenkategorie.
Geben Sie einen Betreff ein.
Geben Sie die Nachricht ein.
Klicken Sie auf Beifügen, um die Dateien beizufügen.
Klicken Sie Aufgeben auf der Symbolleiste an.
Wenn Sie auf eine bereits vorhandene Nachricht in einem freigegebenen Ordner antworten möchten, öffnen Sie die Nachricht und klicken Sie auf Antwort. Wählen Sie eine Antwortoption aus und klicken Sie anschließend auf OK. Weitere Informationen finden Sie unter Beantworten von Nachrichten in einem freigegebenen Ordner.
So zeigen Sie die Diskursabfolge in einem freigegebenen Ordner an:
Klicken Sie in einem freigegebenen Ordner auf Anzeigen > Anzeigeeinstellungen > Diskursabfolgen.
Zum Ausblenden oder Erweitern einer Diskursabfolge klicken Sie auf das Minuszeichen - bzw. das Pluszeichen + neben der ursprünglichen Nachricht.
Wenn Sie einen Bildlauf durch verschiedene Diskurse durchführen möchten, drücken Sie Strg+Nach-links oder Strg+Nach-rechts.
So übertragen Sie die Eigentümerschaft an einem freigegebenen Ordner:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den freigegebenen Ordner und klicken Sie dann auf Freigabe.
Klicken Sie auf Eigentümerschaft übertragen.
Wählen Sie den neuen Eigentümer des freigegebenen Ordners aus, ändern Sie den Betreff und die Nachricht und legen Sie fest, ob Sie Teilnehmer bleiben möchten.
Wenn Sie auf Senden klicken, erhält der neue Eigentümer eine Benachrichtigung darüber, dass er jetzt Eigentümer des freigegebenen Ordners ist.
So löschen Sie einen Ordner, der für Sie freigegeben ist:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner.
Klicken Sie auf Löschen.
Klicken Sie auf Ja.
Durch Löschen eines für Sie freigegebenen Ordners wird der Ordner nur aus Ihrer GroupWise-Mailbox gelöscht. Alle anderen Benutzer sind davon nicht betroffen. Wenn Sie selbst jedoch den Ordner für andere freigegeben haben, wird der Ordner nach dem Löschen auch von allen anderen Benutzern entfernt.