15.8 Öffnen von Dokumenten

Wenn Sie auf einen Dokumentverweis in Ihrer Mailbox oder in Ihrem Ordner doppelklicken, öffnet GroupWise das Dokument in der verknüpften Anwendung. Nun können Sie das Dokument bearbeiten. Wenn Sie nur über Anzeigerechte für das Dokument verfügen, können Sie das Dokument auf zwei Arten öffnen: Sie können das Dokument zum einen als Nur-Lese-Datei in der Anwendung oder zum anderen in der GroupWise-Vorschau öffnen.

GroupWise weist der ausgewählten Version den Status „In Benutzung“ zu, solange diese geöffnet ist. Durch diesen Status wird die ausgewählte Dokumentversion gesperrt und somit verhindert, dass andere Benutzer das Dokument bearbeiten können, während Sie es geöffnet haben. Wenn Sie das Dokument schließen, werden der Status „In Benutzung“ und die Sperre für die betreffende Version aufgehoben.

Wenn Sie eine bestimmte Version eines Dokuments für mehrere Bearbeitungsgänge sperren möchten, verwenden Sie die Option „Auslagern“. Mithilfe der Option „Auslagern“ können Sie die ausgewählte Version eines Dokuments an einen anderen Ablageort kopieren, an dem das Dokument so lange gesperrt bleibt, bis Sie es wieder einlagern. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Abschnitt 15.7, Auslagern von Dokumenten.

15.8.1 Öffnen von Dokumenten

  1. Klicken Sie in Ihrer Mailbox auf einen Dokumentverweis.

Wenn Sie auf die Anwendung, mit der das Dokument erstellt wurde, nicht zugreifen können, fordert Sie GroupWise auf, eine andere Anwendung anzugeben. Möglicherweise können Sie das Dokument in einer ähnlichen Anwendung öffnen.

Nur-Lese-Dokumente öffnen

Falls Sie für ein Dokument keine Bearbeitungsrechte besitzen, können Sie eine Nur-Lese-Kopie des Dokuments in einer Anwendung öffnen. Dies ermöglicht Ihnen das Anzeigen von Grafiken und Layoutelementen, die in der GroupWise-Vorschau möglicherweise nicht richtig angezeigt werden.

Falls Sie über Bearbeitungsrechte für ein Dokument verfügen, steht Ihnen mit Nur-Lese-Dokumenten eine Möglichkeit zur Verfügung, ein Dokument anzuzeigen, das als „In Benutzung“ gekennzeichnet oder ausgelagert ist.

Sie können in jeder Anwendung immer nur ein Nur-Lese-Dokument öffnen.

Öffnen von Dokumenten in nicht integrierten Anwendungen

Wenn Sie nicht integrierte Anwendungen benutzen (die meisten Windows 3.1-Anwendungen, MS DOS*-Anwendungen und viele Windows-Anwendungen), kopiert GroupWise das Dokument erst dann zurück in die Bibliothek, wenn die Anwendung geschlossen wird, und nicht wenn das Dokument geschlossen wird.

Öffnen von Dokumenten in integrierten Anwendungen

Wenn Sie eine integrierte Anwendung verwenden, kann GroupWise die Funktionen für das Dokument-Management in die Funktion „Öffnen“ und „Speichern unter“ der betreffenden Anwendung integrieren.

Wenn Sie in der Anwendung den Befehl Öffnen wählen, werden in einem Dialogfeld alle in Ihrer Mailbox und den Ordnern verfügbaren Dokumentverweise angezeigt. Sie können zum Öffnen eines Dokuments einen Dokumentverweis auswählen oder auf die Schaltfläche Dokument mithilfe des Anwendungsdialogfelds auswählen klicken, um das Dialogfeld „Öffnen“ der entsprechenden Anwendung zu verwenden.

Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 15.16, Integrieren von GroupWise mit Ihren Anwendungen.

Öffnen von Dokumenten im GroupWise Remote- oder Caching-Modus

Wenn Sie GroupWise im Remote-Modus verwenden, müssen Sie beim Laden des Dokuments aus Ihrer Online-Mailbox die Dokumentversion manuell mit „In Benutzung“ kennzeichnen. Beim Schließen des Dokuments fordert Sie Remote auf, den Status „In Benutzung“ wieder zu löschen.

Wenn Sie GroupWise im Caching-Modus verwenden und der GroupWise-Server verfügbar ist, ruft GroupWise das Dokument automatisch ab, wenn Sie ein Dokument öffnen möchten, wobei Sie dieses dann als „In Benutzung“ markieren können.

15.8.2 Öffnen von mehreren Versionen eines Dokuments

  1. Klicken Sie auf den Dokumentverweis in Ihrer Mailbox.

  2. Klicken Sie auf Aktionen > Versionen > Versionsliste.

  3. Markieren Sie im Listenfeld Versionen die Versionen, die geöffnet werden sollen.

  4. Klicken Sie auf Aktionen und anschließend auf Öffnen.