15.13 Speichern von mehreren Versionen eines Dokuments

Sie können in GroupWise mehrere Versionen eines Dokuments speichern. Jeder Dokumentverweis in Ihrer Mailbox verweist auf eine Dokumentversion. Sie können unter „Eigenschaften“ auf der Registerkarte Version Informationen zu einer bestimmten Version eines Dokuments anzeigen. Sie können die Dokumentversionen im Dialogfeld „Versionsliste“ verwalten (öffnen, auslagern, einlagern etc.).

15.13.1 Versionskategorien für Dokumente

Sie können für jedes Dokument bis zu drei verschiedene Versionskategorien führen.

Aktuelle Version

Der neueste Überarbeitungsstand eines Dokuments.

Offizielle Version

Die vom Benutzer als „offiziell“ gekennzeichnete Version. Wenn Sie eine Version als „offizielle Version“ kennzeichnen, können Sie den anderen Benutzern für die offizielle Version andere Zugriffsrechte einräumen als für alle übrigen Versionen des Dokuments. Sie können beispielsweise allen Benutzern das Recht einräumen, die offizielle Version des Angestelltenleitfadens anzuzeigen und nur sich selbst das Recht einräumen, andere Versionen des Leitfadens anzuzeigen und zu bearbeiten. Wenn Sie keine offizielle Version des Dokuments angeben, wird die aktuelle Version als offizielle Version behandelt. In der Nachrichtenliste wird neben dem Dokumentverweis auf eine offizielle Version ein Sternchen (Symbol für offizielle Version) angezeigt.

Spezielle Version

Version eines Dokuments, auf das anhand seiner Versionsnummer direkt verwiesen wird. In der Nachrichtenliste wird neben dem Dokumentverweis das Zahlensymbol (#) angezeigt.

Sie können für jede Dokumentversion unterschiedliche Zugriffsrechte vergeben. Sie können beispielsweise alle Benutzer im System zum Anzeigen der offiziellen Version berechtigen, aber nur bestimmten Benutzern die Anzeigerechte für die aktuelle Version einräumen.

15.13.2 Erstellen einer neuen Version von einem Dokument

  1. Klicken Sie in Ihrer Mailbox auf den Dokumentverweis für das Dokument, von dem Sie eine neue Version erstellen möchten.

  2. Klicken Sie auf Datei > Neu > Dokumentversion.

    Dialogfeld „Neue Version“

  3. Geben Sie eine Beschreibung für diese Version des Dokuments ein und klicken Sie anschließend auf OK.

Die ausgewählte Version und ihre Eigenschaften werden in eine neue Version kopiert.

15.13.3 Anzeigen von Versionsinformationen für ein Dokument

  1. Klicken Sie auf den Dokumentverweis in Ihrer Mailbox.

  2. Klicken Sie auf Datei > Eigenschaften und anschließend auf das Register Version.

    Dialogfeld „Dokumenteigenschaften“

15.13.4 Festlegen der offiziellen Version eines Dokuments

Um die offizielle Version zu erstellen, müssen Sie über das Recht zum Ändern der Sicherheitseinstellungen verfügen und vom Systemverwalter Rechte zur Erstellung der offiziellen Version eines Dokuments erhalten haben.

Wenn Sie keine offizielle Version angeben, verwendet GroupWise die aktuelle Version als offizielle Version.

  1. Klicken Sie auf den Dokumentverweis in Ihrer Mailbox.

  2. Klicken Sie auf Aktionen > Versionen > Versionsliste.

  3. Klicken Sie auf die Version, die als offiziell gekennzeichnet werden soll.

  4. Klicken Sie auf Aktionen und anschließend auf Als „Offiziell“ kennzeichnen.