7.3 Verwenden der erweiterten Suche

Verwenden Sie die erweiterte Suche, wenn Sie spezifische und möglicherweise sehr komplexe Suchkriterien benutzen möchten. Die erweiterte Suche steht sowohl für die normale als auch für die globale Suche zur Verfügung.

7.3.1 Definieren einer erweiterten Suche

  1. Klicken Sie im Nachrichtenlisten-Header eines Ordners auf „Suchen“.

    oder

    Klicken Sie auf Symbol „Suchen“ 									in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf Erweiterte Suche.

  3. Wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste ein Feld aus. Klicken Sie auf einen Operator und geben Sie anschließend einen Wert ein oder markieren Sie einen solchen.

    Dialogfeld „Erweiterte Suche“

    Beschreibungen der verfügbaren Felder finden Sie unter Abschnitt 7.3.2, Auswählen von Feldern in erweiterten Suchen und Regeln.

    Die verfügbaren Operatoren hängen vom gewählten Feld ab. Informationen zu den Operatoren und deren Funktion finden Sie unter Abschnitt 7.3.3, Verwenden von Operatoren in erweiterten Suchen und Regeln und Abschnitt 7.3.4, Verwenden von Platzhalterzeichen und Schaltern in erweiterten Suchen und Regeln.

  4. Klicken Sie auf die letzte Dropdown-Liste und wählen Sie eine Aktion:

    Und: Erstellt eine neue Reihe. Das Suchergebnis zeigt Nachrichten an, die die Bedingungen in den durch „Und“ verknüpften Reihen erfüllen.

    Oder: Erstellt eine neue Reihe. Das Suchergebnis zeigt Nachrichten an, die den Bedingungen in einer der durch „Oder“ verknüpften Reihen entsprechen. Die Nachrichten müssen nicht den Bedingungen in beiden Reihen entsprechen.

    Reihe einfügen: Fügt eine neue Reihe unterhalb der aktuellen Reihe ein und verschiebt die anderen Reihen nach unten. Die Option „Reihe einfügen“ ist dann sinnvoll, wenn Sie bereits einige Suchkriterien erstellt haben und dazwischen weitere Kriterien einfügen möchten.

    Reihe löschen: Entfernt die aktuelle Reihe aus den Suchkriterien.

    Neue Gruppe: Eine neue Gruppe von Reihen wird angefangen. Die Gruppen können dann mit „Und“ bzw. „Oder“ verknüpft werden. Wenn zwei Gruppen durch „Und“ verknüpft sind, müssen die Nachrichten alle Bedingungen in beiden Gruppen erfüllen. Falls zwei Gruppen durch „Oder“ verknüpft sind, müssen die Nachrichten alle Bedingungen einer der beiden Gruppen erfüllen (aber nicht die Bedingungen beider Gruppen).

    Ende: Kennzeichnet die letzte Reihe mit Bedingungen in den Suchkriterien. Wenn Sie „Ende“ in einer Reihe wählen, auf die andere Reihen oder Gruppen folgen, werden die nachfolgenden Reihen oder Gruppen gelöscht.

  5. Klicken Sie auf OK, um Ihre Suchkriterien in das Dialogfeld „Suchen“ zu übertragen.

  6. (Optional) Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie Ihre Suchkriterien für zukünftige Verwendung speichern möchten.

    Durch das Speichern können Sie dieselben Kriterien wiederverwenden, ohne sie erneut eingeben zu müssen.

  7. Klicken Sie auf OK, um mit der erweiterten Suche zu beginnen.

7.3.2 Auswählen von Feldern in erweiterten Suchen und Regeln

In diesem Abschnitt werden viele der Felder erläutert, die Ihnen beim Erstellen einer erweiterten Suche oder Regel zur Verfügung stehen. Es können weitere, benutzerdefinierte Felder verfügbar sein.

Feldname

Dieses Feld bezieht sich auf:

Eintrag für Feldkriterium

% Fertig

Der Jobanteil, der bereits erledigt ist.

Geben Sie den Prozentwert für den erledigten Jobanteil ein. Sie können „gleich“, „kleiner als“, „größer als“ usw. verwenden.

Konto

Das Konto, das für das Senden einer Nachricht verwendet wird, oder das Konto, von dem die Nachricht empfangen wurde.

Geben Sie „GroupWise“, „POP3“, „IMAP“ oder „NNTP“ an.

In Auftrag gegeben am

Das Anfangsdatum eines Jobs.

Abhängig vom Operator können Sie einen Zeitraum, in den der Job fällt, oder ein genaues Datum angeben.

Anlagenliste

Bestimmte Anlagentypen wie beispielsweise Dateien, Audio-Clips, Filmclips oder OLE-Objekte.

Die Regeln, anhand deren die Anlagenliste nach Anlagen überprüft wird, können Anlagen nur erkennen, wenn sie sich auf der ersten Ebene der Nachricht befinden. Anlagen, die in der Nachrichtenhierarchie tiefer verschachtelt sind, werden von der Regel nicht erkannt.

Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine Anlage aus.

Anlagen

Anlagen, die von Ihnen angegebene Zeichen- oder Wortfolgen enthalten.

Geben Sie einen Anlagentext an.

Autor

Der Name der Person, die das Dokument verfasst hat.

Geben Sie den Namen des Dokumentautors an.

Firma des Anrufers

Text, der in einer telefonischen Nachricht im Feld Firma des Anrufers enthalten ist.

Geben Sie einen Firmennamen an.

Name des Anrufers

Text, der in einer telefonischen Nachricht im Feld Anrufer enthalten ist.

Geben Sie einen Anrufernamen an.

Telefonnummer des Anrufers

Telefonnummer, die in einer telefonischen Nachricht im Feld Telefon enthalten ist.

Geben Sie eine Telefonnummer an.

Kategorie

Die Kategorie, die einer Nachricht zugeordnet ist.

Geben Sie eine vorhandene Kategorie an.

Cc

Der Name, der in einer Nachricht im Feld CC angezeigt wird.

Geben Sie einen Namen im Feld CC an.

Abschlussdatum

Das Datum, an dem ein Benutzer den Job als erledigt kennzeichnet.

Geben Sie das Datum ein, an dem der Job erledigt wurde. Sie können ein Datum gleich, vor oder nach dem aktuellen Tagesdatum verwenden.

Kopieart

Der Nachrichtentyp, den ein Benutzer empfängt (An, CC oder BK).

Wählen Sie An, CC oder BK in der Dropdown-Liste.

Erstellt

Das Datum, an dem Sie auf die Schaltfläche Senden geklickt oder eine empfängerlose Nachricht im Kalender abgelegt haben.

Abhängig vom Operator können Sie einen Zeitraum, in den die Nachricht fällt, oder ein genaues Datum angeben.

Geöffnet am

Das Datum, an dem ein Dokument zuletzt geöffnet wurde.

Abhängig vom Operator können Sie einen Zeitraum, in den das Dokument fällt, oder ein genaues Datum angeben.

Zugestellt

Datum und Uhrzeit des Eingangs der Nachricht in den Mailboxen der Empfänger.

Abhängig vom Operator können Sie einen Zeitraum, in den die Nachricht fällt, oder ein genaues Datum angeben.

Erstellungsdatum des Dokuments

Das Datum, an dem das Dokument erstellt wurde.

Abhängig vom Operator können Sie einen Zeitraum, in den die Nachricht fällt, oder ein genaues Datum angeben.

Dokumentersteller

Der Name der Person, die das Dokument erstellt hat.

Geben Sie den Namen des Dokumenterstellers an.

Dokumentnummer

Die Nummer des Dokuments.

Geben Sie eine Ganzzahl an.

Dokumenttyp

Der Typ eines in der Bibliothek enthaltenen Dokuments, beispielsweise Formular, Kostenaufstellung oder Memo.

Geben Sie einen Dokumenttyp an.

Fällig / Enddatum

Das Fälligkeitsdatum eines Jobs oder das Enddatum und die Endzeit eines Termins.

Abhängig vom Operator können Sie einen Zeitraum, in den der Job oder Termin fällt, oder ein genaues Datum angeben.

Dateierweiterung

Die Dateierweiterung eines Dokuments in einer Bibliothek.

Geben Sie eine Dateinamenserweiterung an (beispielsweise .exe).

Von

Der Name einer Person im Feld Von einer Nachricht.

Geben Sie den Namen im Feld Von an.

Nachrichtenquelle

Gibt an, ob die Nachricht empfangen, gesendet, empfängerlos oder ein Entwurf war.

Wählen Sie die Nachrichtenquelle aus der Dropdown-Liste aus.

Status

Gibt an, ob eine Nachricht akzeptiert, erledigt, geöffnet, gelesen bzw. als „privat“ gekennzeichnet wurde oder ob der Betreff verdeckt ist.

Wählen Sie den Nachrichtenstatus in der Dropdown-Liste aus.

Kategorie

Die verschiedenen Nachrichtenkategorien wie beispielsweise Mails, Jobs etc.

Wählen Sie die Nachrichtenkategorie in der Dropdown-Liste aus.

Bibliothek

Die Bibliothek, in der die Dokumente gespeichert sind.

Wählen Sie die Bibliothek in der Dropdown-Liste aus.

Meldung

Text, der in einer Nachricht im Feld Nachricht enthalten ist.

Geben Sie einen Teil oder den gesamten Text im Feld Nachricht ein.

Mein Betreff

Text, der im Feld Mein Betreff im Register Personalisieren angezeigt wird.

Geben Sie einen Teil des Texts oder den gesamten Text im Feld Mein Betreff an.

Anzahl Akzeptiert

Die Anzahl der Empfänger, die eine von Ihnen gesendete Nachricht akzeptiert haben.

Abhängig vom Operator können Sie eine Ganzzahl angeben oder eine Variable in der Dropdown-Liste auswählen.

Erledigte Anzahl

Die Anzahl der Empfänger, die eine von Ihnen gesendete Nachricht erledigt haben.

Abhängig vom Operator können Sie eine Ganzzahl angeben oder eine Variable in der Dropdown-Liste auswählen.

Gelöschte Anzahl

Die Anzahl der Empfänger, die eine von Ihnen gesendete Nachricht gelöscht haben.

Abhängig vom Operator können Sie eine Ganzzahl angeben oder eine Variable in der Dropdown-Liste auswählen.

Geöffnete Anzahl

Die Anzahl der Empfänger, die eine von Ihnen gesendete Nachricht geöffnet haben.

Abhängig vom Operator können Sie eine Ganzzahl angeben oder eine Variable in der Dropdown-Liste auswählen.

Beantwortete Anzahl

Die Anzahl der Empfänger, die eine von Ihnen gesendete Nachricht beantwortet haben.

Abhängig vom Operator können Sie eine Ganzzahl angeben oder eine Variable in der Dropdown-Liste auswählen.

Geöffnet von

Der Name der Person, die diese Version eines Dokuments zuletzt geöffnet hat.

Geben Sie einen Namen an.

Persönliche Anlagen

Text in Anlagen, die empfangenen Nachrichten hinzugefügt wurden.

Geben Sie den gesuchten Text ein.

Ort

Text, der im Feld Ort eines Termins enthalten ist.

Geben Sie einen Teil oder den gesamten Text im Feld Ort ein.

Aufgegeben von

Der Name, der in einer empfängerlosen Nachricht im Feld Von enthalten ist.

Geben Sie den Namen im Feld Von an.

Priorität

Eine Nachricht kann eine niedrige, normale oder hohe Priorität haben.

Wählen Sie die Priorität in der Dropdown-Liste aus.

Sendeoptionen

Nachrichten mit der Sendeoption „Antwort erbeten“.

Wählen Sie die Option in der Dropdown-Liste aus.

Größe

Die Größe einer Nachricht einschließlich der Anlagen.

Geben Sie eine Ganzzahl an.

Angefangen

Das Anfangsdatum eines Jobs. Wenn Sie einen Job auf den nächsten Tag verschieben, wird das Anfangsdatum zum neuen Datum.

Abhängig vom Operator können Sie einen Zeitraum, in den der Job fällt, oder ein genaues Datum angeben.

Untergeordnete Klasse

Andere Nachrichten wie beispielsweise Formulare, angepasste Nachrichten und C3PO-Programme.

Betreff

Text, der in einer Nachricht im Feld „Betreff“ enthalten ist.

Geben Sie einen Teil oder den gesamten Text im Feld Betreff ein.

Jobkategorie

Die alphabetische Priorität eines Jobs (A, B, C usw.).

Geben Sie einen einzelnen Buchstaben an.

Jobpriorität

Die numerische Priorität eines Jobs (1, 2, 3 etc.).

Geben Sie eine Ganzzahl an.

Abfolgestatus

Der “Status”, der einer Nachricht in einer Nachrichtenfolge zugeordnet ist.

Geben Sie Lesen, Beobachten oder Ignorieren an.

Zum

Der Name, der in einer Nachricht im Feld An angezeigt wird.

Geben Sie einen Namen im Feld An an.

Empfänger gesamt

Die Gesamtzahl der Empfänger einer Nachricht.

Abhängig vom Operator können Sie eine Ganzzahl angeben oder eine Variable in der Dropdown-Liste auswählen.

Erstellungsdatum der Version

Das Datum, an dem eine spezielle Version eines Dokuments erstellt wurde.

Abhängig vom Operator können Sie einen Zeitraum, in den das Dokument fällt, oder ein genaues Datum angeben.

Versionsersteller

Der Name der Person, die diese Version eines Dokuments erstellt hat.

Geben Sie den Namen des Dokumenterstellers an.

Versionsbeschreibung

Die Beschreibung der Dokumentversion.

Geben Sie eine Beschreibung der Dokumentversion an.

Versionsnummer

Die Versionsnummer eines Dokuments.

Wählen Sie die Version in der Dropdown-Liste aus oder klicken Sie auf Version auswählen und geben Sie die Versionsnummer an.

Versionsstatus

Der aktuelle Status eines Dokuments.

Wählen Sie einen Status in der Dropdown-Liste aus.

Layoutname

Der Name des Layouts, das zum Erstellen oder Lesen der Nachricht verwendet wird. Die Layoutnamen entsprechen den Namen, die beim Klicken auf den Abwärtspfeil neben den auf der Symbolleiste enthaltenen Nachrichtenlayout-Schaltflächen angezeigt werden.

Geben Sie einen Layoutnamen an.

7.3.3 Verwenden von Operatoren in erweiterten Suchen und Regeln

Wenn Sie auf Erweiterte Suche klicken, wird das Dialogfeld „Erweiterte Suche“ angezeigt. Wählen Sie in der Dropdown-Liste OperatorSymbol für Operatorliste den Operator aus.

Welche der Operatoren gerade verfügbar sind, richtet sich nach dem in der ersten Dropdown-Liste ausgewählten Feld. Mit Ausnahme von „[]Enthält“ und „[x] Enthält nicht“ verwenden alle Operatoren einen Zeichenfolgenalgorithmus (wie viele Programme, z. B. Webbrowser und Texteditoren), um entsprechende Nachrichten zu finden. Beispielsweise würde „mac“ alle Nachrichten mit „mac“, „macos“, „macintosh“ usw. finden. Sie können Platzhalterzeichen und Schalter verwenden wie unter Abschnitt 7.3.4, Verwenden von Platzhalterzeichen und Schaltern in erweiterten Suchen und Regeln beschrieben.

Die Operatoren „[]Enthält“ und „[x] Enthält nicht“ verwenden einen Index mit ganzen Wörtern, der das ganze Wort und nicht eine Zeichenfolge in einem Wort abgleicht. Sie sollten jedoch keine Interpunktion mit den Wörtern angeben. Beispielsweise findet „[OS]“ keine Ergebnisse. „OS“ jedoch würde „[OS]“ und andere Wörter wie „kosten“, „post“, „ost“ usw. finden.

Operator

Beispiel

Im Resultat enthalten

= Gleich

Kategorie = Mail

Nur Mail-Nachrichten.

! Ungleich

Kategorie ! Termin

Alle Nachrichtenkategorien mit Ausnahme von Terminen.

< Kleiner als

Anzahl Akzeptiert < 4

Nachrichten, die von weniger als vier Empfängern akzeptiert wurden.

<= Kleiner gleich

Anzahl Akzeptiert <= 4

Nachrichten, die von vier oder weniger Empfängern akzeptiert wurden.

> Größer als

Anzahl Gelesen > 6

Nachrichten, die von mehr als sechs Empfängern gelesen wurden.

>= Größer gleich

Anzahl Gelesen >= 6

Nachrichten, die von 6 oder mehr Empfängern gelesen wurden.

= Gleich Feld

Anzahl Akzeptiert = Empfänger gesamt

Nachrichten, bei denen die Zahl der Empfänger, die die Nachricht akzeptiert haben, mit der Gesamtzahl der Empfänger übereinstimmt.

! Nicht gleich Feld

Anzahl Gelesen ! Akzeptierte Anzahl

Nachrichten, bei denen die Zahl der Empfänger, die die Nachricht gelesen haben, mit der Zahl der Empfänger, die die Nachricht akzeptiert haben, nicht übereinstimmt.

< Kleiner als Feld

Anzahl Geöffnet < Empfänger gesamt

Nachrichten, bei denen die Zahl der Empfänger, die die Nachricht geöffnet haben, kleiner ist als die Gesamtzahl der Empfänger.

<= Kleiner gleich Feld

Anzahl Geöffnet <= Empfänger gesamt

Nachrichten, bei denen die Zahl der Empfänger, die die Nachricht geöffnet haben, kleiner oder gleich der Gesamtzahl der Empfänger ist.

> Größer als Feld

Anzahl geöffnet > Anzahl Gelöscht

Nachrichten, bei denen die Zahl der Empfänger, die die Nachricht geöffnet haben, größer ist als die Zahl der Empfänger, die die Nachricht gelöscht haben.

>= Größer gleich Feld

Anzahl geöffnet >= Anzahl Gelöscht

Nachrichten, bei denen die Zahl der Empfänger, die die Nachricht geöffnet haben, größer oder gleich der Zahl der Empfänger ist, die die Nachricht gelöscht haben.

[ ] Beinhaltet

Status [ ] Erledigt

Nachrichten, die erledigt sind.

! Beinhaltet nicht

Status ! Akzeptiert

Nachrichten, die nicht akzeptiert wurden.

[ ] Enthält

Von [ ] Will

Nachrichten, bei denen das Feld Von die Zeichenfolge „Will“, beispielsweise Nachrichten von Will Jones, Willi Wuchtig usw., enthält. Unterstützt keine Platzhalterzeichen.

[x] Enthält nicht

Von [x] Will

Nachrichten, bei denen das Feld Von nicht die Zeichenfolge „Will“ enthält, beispielsweise Nachrichten von Will Jones, Willi Wuchtig etc. Unterstützt keine Platzhalterzeichen.

|-> Beginnt mit

An -> mar

Nachrichten, bei denen das Feld An mit der Zeichenfolge “mar”, wie in “Marketing” oder “Martin Winter”, beginnt.

= Entspricht

Betreff = Umsatzzahlen

Nachrichten, deren Betreff „Umsatzzahlen“ lautet.

= Aktiv

Erstellt = Heute

Nachrichten, die heute gesendet wurden.

>= Am oder nach

Erstellt >= Gestern

Nachrichten, die seit gestern oder am gestrigen Tage gesendet wurden.

> Nach

Erstellt > Gestern

Nachrichten, die seit gestern (ohne den gestrigen Tag) gesendet wurden.

< Vor

Fällig/Enddatum < Morgen

Jobs, die vor morgen zu erledigen sind.

<= Am oder vor

Fällig/Enddatum <= Morgen

Jobs, die morgen oder früher zu erledigen sind.

-> Binnen

Fällig/Enddatum -> 3 Tag

Jobs, die heute oder binnen der nächsten drei Tagen zu erledigen sind.

<- Vorherig

Fällig/Enddatum <- 3 Tag

Jobs, die heute oder binnen der vorangegangenen drei Tagen zu erledigen waren.

= An Datum

Erstellt = 5/29/12

Nachrichten, die am 29. Mai 2012 erstellt wurden.

> Nach Datum

Erstellt > 5/29/12

Nachrichten, die nach dem 29. Mai 2012 erstellt wurden.

>= An oder nach Datum

Erstellt >= 5/29/12

Nachrichten, die am oder nach dem 29. Mai 2012 erstellt wurden.

< Vor Datum

Erstellt < 5/29/12

Nachrichten, die vor dem 29. Mai 2012 erstellt wurden.

<= An oder vor Datum

Erstellt <= 5/29/12

Nachrichten, die am oder vor dem 29. Mai 2012 erstellt wurden.

7.3.4 Verwenden von Platzhalterzeichen und Schaltern in erweiterten Suchen und Regeln

Die Platzhalterzeichen und Schalter stehen in den Dialogfeldern „Erweiterte Suche“ und „Bedingungen definieren“ zur Verfügung, wenn Sie Felder ausgewählt haben, die eine Texteingabe erfordern. Sie stehen nur dann zur Verfügung, wenn Sie den Operator „[ ] Enthält“ ausgewählt haben.

Stellvertreterzeichen und Schalter

Entsprechungen von Suchen und Regeln

UND, & oder ein Leerzeichen

Alle Nachrichten, die zwei oder mehreren Suchbedingungen entsprechen. So werden beispielsweise bei der Suche nach „Urlaub & Feiertag“, „Urlaub UND Feiertag“ oder „Urlaub Feiertag“ jeweils die Nachrichten gefunden, die die Suchbegriffe „Urlaub“ und „Feiertag“ enthalten.

ODER oder |

Alle Nachrichten, die eine von zwei oder mehr Suchbedingungen erfüllen. Die Suche nach „Urlaub|Feiertag“ oder „Urlaub ODER Feiertag“ ergibt jeweils Nachrichten, die entweder einen der Suchbegriffe „Urlaub“ und „Feiertag“ oder beide Suchbegriffe enthalten.

NICHT oder !

Alle Nachrichten, die eine der Suchbedingungen erfüllen, die andere Bedingung jedoch nicht. Bei der Suche nach Urlaub ! Feiertag oder Urlaub NICHT Feiertag werden z. B. die Nachrichten gefunden, die das Wort „Urlaub“ enthalten, aber nicht das Wort „Feiertag“. Nachrichten, die beide Wörter enthalten, erfüllen die Suchbedingung nicht.

"

Sucht nach dem in Anführungszeichen gesetzten Text. Mit „Urlaub an Weihnachten“ wird beispielsweise nach allen Nachrichten gesucht, die die Wortfolge „Urlaub an Weihnachten“ enthalten. Dies funktioniert jedoch nicht bei Dokumenten oder Dokumentverweisen.

?

Ein beliebiges Zeichen. Mit „Ha?s“ werden alle Nachrichten gesucht, die beispielsweise „Hans“, „Haus“ oder „Hals“ enthalten.

*

Entspricht null oder mehreren Zeichen. Mit „Büro&;“ werden alle Nachrichten gesucht, die beispielsweise „Büro“, „Büros“, „Bürostuhl“ usw. enthalten.

/NOCASE (Standard)

Nachrichten, die ein bestimmtes Wort unabhängig von der Groß-/Kleinschreibung enthalten. Mit /NOCASE ZOO wird beispielsweise nach “Zoo” und “zoo” gesucht.

/WILDCARD (Standard)

Nachrichten, die den Suchbegriff enthalten, wobei * und ? als Platzhalterzeichen interpretiert werden. Mit /WILDCARD ha?s wird beispielsweise nach “Hans”, “Haus” und “Hals” gesucht.