3.2 Verwalten gesendeter Emails

3.2.1 Zurückziehen gesendeter Emails

Mit der Option Aus allen Mailboxen löschen können Sie eine Ausgangsnachricht aus der Mailbox des Empfängers zurückziehen. Sie können Mails und telefonische Nachrichten von Empfängern zurückziehen, die die Nachricht noch nicht geöffnet haben. Termine, Notizen und Jobs können Sie jederzeit zurückziehen. Nachrichten, die über das Internet an andere Email-Systeme gesendet wurden, können hingegen nicht zurückgezogen werden.

  1. Klicken Sie auf den Ordner Ausgangsnachrichten in der Ordnerliste.

  2. Wählen Sie die Nachricht aus, die Sie zurückziehen möchten, und klicken Sie dann auf Aus allen Mailboxen löschen.

  3. (Optional) Geben Sie einen Kommentar ein.

  4. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie feststellen möchten, welche Empfänger die Nachricht bereits geöffnet haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und klicken Sie anschließend auf Eigenschaften. Eine bereits geöffnete Email kann nicht zurückgezogen werden.

3.2.2 Erneutes Senden von Emails

Mithilfe der Option Neu senden können Sie eine Nachricht ein zweites Mal senden, etwa nachdem Sie Korrekturen daran vorgenommen haben.

  1. Klicken Sie auf den Ordner Ausgangsnachrichten in der Ordnerliste.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie die Option Neu senden

  3. Wählen Sie Ursprüngliche Nachricht zurückziehen?, wenn Sie die ursprüngliche Nachricht zurückziehen möchten.

  4. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an der Nachricht vor und klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

Sie können anhand der Eigenschaften der ursprünglichen Nachricht ermitteln, ob GroupWise die Nachricht zurückziehen konnte. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Ordner Ausgangsnachrichten und klicken Sie dann auf Eigenschaften. Mail- und telefonische Nachrichten, die bereits geöffnet wurden, können nicht mehr zurückgezogen werden.

3.2.3 Überprüfen des Status von gesendeten Emails

Wenn im Email-System des Empfängers Statusinformationen aktiviert sind, können Sie Statusinformationen über die gesendeten Nachrichten erhalten. Im Fenster „Eigenschaften“ können Sie den Status der gesendeten Nachrichten überprüfen. Sie können beispielsweise feststellen, wann die Nachricht zugestellt wurde und wann der Empfänger die Nachricht geöffnet oder gelöscht hat. Wenn der Empfänger einen Termin akzeptiert oder abgelehnt und einen entsprechenden Kommentar hinzugefügt hat, wird der Kommentar im Eigenschaftenfenster angezeigt. Ferner wird angezeigt, ob der Empfänger den Job als „erledigt“ gekennzeichnet hat.

Das Fenster „Eigenschaften“ zeigt auch Informationen über empfangene Nachrichten. Sie können sehen, welche Personen die Nachricht sonst noch empfangen haben (mit Ausnahme der Empfänger von Blindkopien), und es wird die Größe und das Erstellungsdatum der Anlagendateien angezeigt.

Statusüberblick

Es gibt zwei Ansichten für die Eigenschaften:

  • Allgemeine Eigenschaften: Zeigt den Kopftext für die Eigenschaften und eine Liste der Empfänger an. In der Empfängerliste werden folgende Informationen angezeigt: Name und Benutzer-ID des Empfängers, welche Aktionen der Empfänger für die Nachricht ausgeführt hat, Datum und Uhrzeit der letzten Aktion und Kommentare.

  • Erweiterte Eigenschaften: Zeigt den Header für die Eigenschaften, Empfänger, Post-Offices, Dateien und Optionen für die Nachricht an. Die Seite „Erweiterte Eigenschaften“ ist für GroupWise-Administratoren nützlich, wenn sie die Nachricht für die Fehlersuche verfolgen müssen.

Weiterhin können Sie die Statusinformationen einer Nachricht speichern und drucken.

Überprüfen des Status Ihrer Nachrichten

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht in Ihrer Mailbox oder im Kalender. Klicken Sie anschließend auf Eigenschaften.

Die Symbole neben den einzelnen Nachrichten liefern ebenfalls wertvolle Statusinformationen. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 1.8, Ermitteln der Symbole neben Nachrichten.

Klicken Sie auf Erweiterte Eigenschaften, um die erweiterten Eigenschaften zu ändern.

Speichern der Statusinformationen von Nachrichten

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht und anschließend auf Eigenschaften.

  2. Klicken Sie auf Datei > Seite speichern unter.

    WebAccess erstellt einen vorläufigen Dateinamen für die Nachricht. Sie können den Dateinamen und den Standardordner ändern.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

Drucken der Statusinformationen von Nachrichten

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht und anschließend auf Eigenschaften.

  2. Klicken Sie auf Druckansicht, um eine Druckversion der Statusinformationen anzuzeigen. Klicken Sie dann auf Diese Seite drucken.

  3. Wählen Sie die Druckoptionen und drucken Sie die Statusseite wie in Ihrem Webbrowser üblich.

3.2.4 Bestätigen der Zustellung von gesendeten Emails

GroupWise WebAccess bietet mehrere Möglichkeiten, die Zustellung Ihrer Nachricht zu bestätigen.

Verfolgen gesendeter Nachrichten

Sie können den Status einer gesendeten Nachricht im dazugehörigen Eigenschaftenfenster verfolgen. Informationen hierzu erhalten Sie unter Überprüfen des Status von gesendeten Emails.

Empfangen von Benachrichtigungen über Ausgangsnachrichten

Wenn das empfangende Email-System in der Lage ist, Benachrichtigungen zurückzusenden, können Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn der Empfänger eine Nachricht öffnet oder löscht, einen Termin ablehnt oder einen Job erledigt.

Empfangen von Benachrichtigungen über alle Ausgangsnachrichten

  1. Wenn Sie für Ausgangsnachrichten immer eine Benachrichtigung erhalten möchten, klicken Sie auf das Symbol Optionen Layout „Telefonische Nachricht“ und dann auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Sendeoptionen.

  3. Legen Sie im Bereich Empfangsbestätigung die gewünschte Art der Empfangsbestätigung fest.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

Empfangen einer Benachrichtigung über eine einzelne Nachricht

  1. Wenn Sie eine Empfangsbestätigung für eine Nachricht erhalten möchten, öffnen Sie ein Nachrichtenlayout und klicken Sie dann auf die Registerkarte Sendeoptionen.

  2. Legen Sie im Bereich Empfangsbestätigung die gewünschte Art der Empfangsbestätigung fest.

  3. Klicken Sie auf Senden.

Anfordern einer Antwort auf von Ihnen gesendete Nachrichten

Sie können dem Empfänger einer Nachricht mitteilen, dass Sie eine Antwort benötigen. GroupWise WebAccess fügt zu der Nachricht einen Satz hinzu, mit der die Antwort erbeten wird, und ersetzt das Symbol in der Mailbox des Empfängers durch einen doppelten Pfeil.

Anfordern einer Antwort auf alle von Ihnen gesendeten Nachrichten

  1. Um eine Antwort für alle gesendeten Nachrichten anzufordern, klicken Sie auf das Symbol Optionen Layout „Telefonische Nachricht“ und dann auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Sendeoptionen.

  3. Geben Sie an, wann Sie die Antwort empfangen möchten.

    Dem Empfänger wird neben der Nachricht Symbol „Antwort erbeten“ angezeigt. Wenn Sie Bei Gelegenheit auswählen, wird „Antwort bei Gelegenheit erbeten“ im oberen Bereich der Nachricht angezeigt. Wenn Sie Binnen x Tagen auswählen, wird „Antwort erbeten bis xx/xx/xx“ im oberen Bereich der Nachricht angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Speichern > Schließen.

Anfordern einer Antwort auf eine einzelne Nachricht

  1. Um eine Antwort auf eine einzige Nachricht anzufordern, öffnen Sie ein Nachrichtenlayout und klicken Sie auf die Registerkarte Sendeoptionen.

    Dialogfeld „Sendeoptionen“

  2. Geben Sie an, wann Sie die Antwort empfangen möchten.

    Dem Empfänger wird neben der Nachricht Symbol „Antwort erbeten“ angezeigt. Wenn Sie Bei Gelegenheit auswählen, wird „Antwort bei Gelegenheit erbeten“ im oberen Bereich der Nachricht angezeigt. Wenn Sie Binnen x Tagen auswählen, wird „Antwort erbeten bis xx/xx/xx“ im oberen Bereich der Nachricht angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Senden.

3.2.5 Anzeigen von Ausgangsnachrichten

Sie können anzeigen, welche Nachrichten bereits versendet wurden. Ausgangsnachrichten können gelesen, mit oder ohne Änderungen neu gesendet sowie teilweise auch zurückgezogen werden, wenn sie nicht bereits vom Empfänger geöffnet wurden.

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf den Ordner Ausgangsnachrichten.

Alle Ausgangsnachrichten befinden sich so lange in diesem Ordner, bis sie in einen anderen Ordner als „Mailbox“ oder „Kalender“ verschoben werden. Wenn eine Ausgangsnachricht in einen anderen Ordner verschoben wird, wird sie nicht mehr im Ordner „Ausgangsnachrichten“ angezeigt. Um Ausgangsnachrichten anzuzeigen, die in andere Ordner verschoben wurden, öffnen Sie diese Ordner.

3.2.6 Sortieren von Ausgangsnachrichten

Gesendete Nachrichten können Sie nach jeder Spalte der Liste „Ausgangsnachrichten“ sortieren.

  1. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um Nachrichten in dieser Spalte alphabetisch zu sortieren. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um Nachrichten in dieser Spalte in umgekehrter alphabetischer Reihenfolge zu sortieren.