3.4 Verwalten empfangener Email

3.4.1 Personalisierung gesendeter oder empfangener Emails

Wenn Sie eine Email-Nachricht senden oder empfangen, können Sie das Options-Slide-Out öffnen und auf das Dropdown-Menü Personalisieren klicken, um der Mail persönliche Informationen hinzuzufügen. Sie können in der Nachricht den Betreff ändern, eine Notiz hinzufügen, eine Kategorie auswählen und zugeordnete Kontakte hinzufügen.

Ändern des Betreffs einer gesendeten oder empfangenen Email

Wenn Sie einen Betreff personalisieren, wird der neue Betreff in Ihrer Mailbox und Ihrem Kalender sowie in Mailbox und Kalender aller Personen, die als Vertreter für Sie fungieren, angezeigt. Wenn Sie den Betreff einer Nachricht in einem freigegebenen Ordner ändern, wird den anderen Benutzern des freigegebenen Ordners der ursprüngliche Betreff angezeigt.

  1. Öffnen Sie eine Nachricht aus der Mailbox, den Ausgangsnachrichten oder dem Kalender.

  2. Klicken Sie auf das Symbol "Bearbeiten" neben der Betreffzeile und geben Sie einen neuen Betreff in das Feld Mein Betreff ein.

    Registerkarte "Personalisieren" im Fenster "Job von"

Um den ursprünglichen Betreff anzuzeigen, öffnen Sie die Nachricht und lesen das Feld Betreff im Nachrichtenkopftext.

Wenn Sie einen Suchvorgang mit einem bestimmten Wort im Feld Betreff ausführen, werden die Nachrichten angezeigt, deren ursprünglicher oder personalisierter Betreff dieses Wort enthält. Wenn Sie einen erweiterten Suchvorgang ausführen, verwenden Sie das Feld Betreff für den ursprünglichen Betreff und das Feld Mein Betreff für den personalisierten Betreff.

Wenn Sie eine Regel erstellen, die ein bestimmtes Wort im Feld Betreff sucht, wird nur der ursprüngliche Betreff durchsucht.

Hinzufügen einer Notiz zu einer gesendeten oder empfangenen Email

Wenn Sie einer gesendeten oder empfangenen Email eine Notiz hinzufügen, ist die Notiz für Sie und jeden Ihrer Vertreter sichtbar. Soll nur die Notiz angezeigt werden, öffnen Sie die Email und verwenden Sie das Dropdown-Menü Personalisieren im Options-Slide-Out.

  1. Öffnen Sie eine Nachricht aus der Mailbox, den Ausgangsnachrichten oder dem Kalender.

  2. Öffnen Sie das Options-Slide-Out und klicken Sie auf das Dropdown-Menü Personalisieren.

  3. Geben Sie Ihre Notiz in das Feld Meine Notizen ein. Die Notiz wird automatisch gespeichert, wenn Sie das Dropdown-Menü Personalisieren verlassen.

Beifügen einer Datei zu einer gesendeten oder empfangenen Nachricht

Sie können zu gesendeten oder empfangenen Nachrichten eine persönliche Anlage hinzufügen. Die Anlage ist nur für Sie sichtbar und wird nicht gesendet, wenn Sie auf eine Nachricht antworten oder diese weiterleiten.

So fügen Sie einer Nachricht eine persönliche Datei bei:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Anlagenfenster und anschließend auf Persönliche Datei beifügen.

  2. Suchen Sie die Dateien, die Sie beifügen möchten, und wählen Sie diese aus.

    Zum Entfernen einer Anlagendatei klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anlage. Klicken Sie anschließend auf Persönliche Datei löschen.

  3. Klicken Sie auf OK.

Sie können eine Anlage auch in das Anlagenfenster ziehen und dort ablegen.

Das Verschieben oder Löschen von auf der Festplatte oder auf einem Netzwerklaufwerk befindlichen Dateien wirkt sich nicht auf Dateien aus, die einer Nachricht als Anlage beigefügt wurden.

Durch das Löschen einer Anlagendatei wird die Datei nicht von der Festplatte oder von dem Netzwerklaufwerk gelöscht; sie wird lediglich aus der Anlagenliste entfernt.

Zuweisen einer Kategorie zu einer gesendeten oder empfangenen Email

Kategorien bieten Ihnen eine Möglichkeit, Ihre Nachrichten zu organisieren. Sie können jeder Nachricht eine Kategorie zuweisen, einschließlich der Kontakte, die Sie senden oder empfangen. Sie können Kategorien erstellen und hinzufügen sowie jeder Kategorie eine kennzeichnende Farbe zuordnen. Die Farben werden in der Nachrichtenliste und im Kalender angezeigt.

Weitere Informationen über das Zuweisen einer Kategorie zu einer Nachricht finden Sie unter Zuweisen von Kategorien zu Nachrichten.

Hinzufügen eines Kontakts zu einer gesendeten oder empfangenen Email

Wenn Sie zu einer gesendeten oder empfangenen Email einen Kontakt hinzufügen, wird die Email anschließend mit dem hinzugefügten Kontakt verknüpft. Dies ist sinnvoll, wenn Sie den Verlauf für einen bestimmten Kontakt anzeigen, da die Email im Verlauf des Kontakts angezeigt wird, auch wenn dieser Kontakt die Email nicht gesendet hat. Weitere Informationen zum Kontaktverlauf finden Sie unter Anzeigen der kompletten Korrespondenz mit einem Kontakt.

Sie können Benutzer während des Erstellens einer Email entsprechend der Anleitung unter Hinzufügen eines Kontakts zu einer Email als Kontakte hinzufügen.

Hinzufügen eines Kontakts zu einer bereits gesendeten oder empfangenen Email

  1. Öffnen Sie eine Nachricht aus der Mailbox, den Ausgangsnachrichten oder dem Kalender.

  2. Öffnen Sie das Options-Slide-Out und klicken Sie auf das Dropdown-Menü Personalisieren.

  3. Geben Sie im Feld Kontakt einen Benutzernamen ein, und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer.

    oder

    Zur Auswahl von Benutzernamen aus einer Liste klicken Sie auf das Symbol Adresse > Auswahl neben dem Feld Kontakt. Doppelklicken Sie auf die einzelnen Benutzer, und klicken Sie anschließend auf OK.

3.4.2 Ändern von Email in einen anderen Nachrichtentyp

Sie können eine Nachricht in Ihrer Mailbox in eine andere Nachrichtenkategorie ändern. So können Sie beispielsweise eine Mail-Nachricht in Ihrer Mailbox in einen Termin in Ihrem Kalender ändern. Der neue Termin enthält all die Daten aus der Mail-Nachricht (z. B. An-, CC- und BK-Listen, den Betreff sowie den Mitteilungstext), die auch für den Termin verwendet werden können.

Wenn Sie eine Mail- oder telefonische Nachricht in eine andere Nachrichtenkategorie umwandeln, (wie z. B. einen Termin oder einen Job), wird die ursprüngliche Nachricht aus Ihrer Mailbox entfernt und die neue Nachricht an dem entsprechenden Ablageort eingefügt, beispielsweise dem Kalender.

Wenn Sie eine Nachricht ändern, zeigt GroupWise die in den Umgebungsoptionen ausgewählten Umgebungseinstellungen an.

  1. Klicken Sie in der Mailbox auf die Nachricht, die Sie ändern möchten.

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten > Ändern in und dann auf eine Nachrichtenkategorie.

    oder

    Klicken Sie auf Bearbeiten > Ändern in. Klicken Sie dann auf Weitere Optionen und auf eine Nachrichtenkategorie. Sie können zwischen persönlichen Nachrichten und Gruppennachrichten wählen.

    Persönliche Nachrichten werden direkt an den Kalender gesendet. Gruppennachrichten werden an die Mailboxen von Einzelpersonen und Gruppen gesendet, an die die Nachricht gesendet wird.

  3. Geben Sie die benötigten Informationen ein.

  4. Klicken Sie Senden oder Aufgeben auf der Symbolleiste an.

Wenn Sie eine Mail- oder telefonische Nachricht in eine andere Nachrichtenkategorie umwandeln, (wie z. B. einen Termin oder einen Job), wird die ursprüngliche Nachricht aus Ihrer Mailbox entfernt und die neue Nachricht an dem entsprechenden Ablageort eingefügt, beispielsweise dem Kalender.

3.4.3 Speichern empfangener Email auf einem Datenträger oder in einer GroupWise-Bibliothek

Gespeicherte Nachrichten werden an den festgelegten Speicherort kopiert und verbleiben außerdem in Ihrer Mailbox und dem Kalender. Auf Festplatte gespeicherte Nachrichten können als Textdatei, Rich Text-Datei oder Internet-Mail gespeichert werden. Anlagen werden in ihrem ursprünglichen Format gespeichert.

  1. Klicken Sie in der Mailbox oder im Kalender auf die Nachricht, die Sie speichern möchten, und anschließend auf Datei > Speichern unter.

  2. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die Nachricht und die Anlagen, die Sie speichern möchten.

  3. Markieren Sie die Nachricht, um sie auf einem Datenträger oder in einer GroupWise-Bibliothek zu speichern.

  4. Geben Sie im Feld Dateiname einen Dateinamen für die Nachricht ein.

    oder

    Geben Sie im Feld Betreff eine Bezeichnung für den Betreff ein.

  5. Um die Nachricht in einem anderen als dem angezeigten Verzeichnis zu speichern, navigieren Sie zu dem gewünschten Standort.

    oder

    Zum Speichern der Nachricht in einer anderen GroupWise-Bibliothek klicken Sie auf die Dropdown-Liste und wählen Sie einen Bibliotheksnamen aus.

  6. Beim Speichern in einer GroupWise-Bibliothek müssen Sie sicherstellen, dass das Kontrollkästchen Eigenschaften unter Verwendung von Standardwerten festlegen aktiviert ist, es sei denn, Sie möchten an dieser Stelle Dokumenteigenschaften festlegen.

  7. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

Ziehen und Ablegen von Emails

Sie können eine Nachricht in GroupWise auch an den Speicherort ziehen, an dem die Datei gespeichert werden soll, und sie dort ablegen. Sie können eine Nachricht zum Beispiel in einen Projektorder auf Ihrem Windows-Desktop oder in einem anderen Email-Client ziehen und sie dort ablegen.

Dateien, die gezogen und abgelegt werden, werden in einem von zwei Formaten gespeichert: einer Verknüpfung zur ursprünglichen Nachricht im Format .gwi oder einer Kopie der ursprünglichen Nachricht im Format .eml.

So ändern Sie das Format:

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Umgebung und anschließend auf die Registerkarte Standardaktionen.

  3. Wählen Sie unter Nachricht auf Desktop ziehen die Option Verknüpfung erstellen (.gwi) oder Kopie erstellen (.eml) aus.

3.4.4 Löschen von Emails

Nachrichten mit der Option "Löschen" aus Ihrer Mailbox entfernen.

Mit dem Befehl "Löschen" können Sie eine bereits gesendete Nachricht zurückziehen. Sie können Mail- und Telefonnachrichten zurückziehen, solange sie von den Empfängern noch nicht gelesen bzw. solange sie noch nicht an das Internet gesendet wurden. Sie können Termine, Notizen und Jobs jederzeit zurückziehen. Informationen zum Zurückziehen gesendeter Nachrichten finden Sie unter Abschnitt 3.2.3, Zurückziehen gesendeter Emails.

Wenn Sie Junkmail empfangen und diese häufig manuell löschen müssen, können Sie gegebenenfalls die Junkmail-Behandlung einrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Umgang mit unerwünschten Emails (Spam).

So löschen Sie Nachrichten aus Ihrer Mailbox:

  1. Wählen Sie im Hauptfenster mindestens eine Nachricht aus und drücken Sie anschließend die Entf-Taste.

  2. Wenn Sie Ausgangsnachrichten löschen, wird das Dialogfeld "Nachricht löschen" angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Löschoption aus und klicken Sie anschließend auf OK.

    Sie können zwischen den folgenden Optionen auswählen:

    • Eigene Mailbox

    • Mailbox des Empfängers

    • Alle Mailboxen

Wenn Sie einen Dokumentverweis aus Ihrer Mailbox löschen, wird nur der Verweis gelöscht. Das Dokument selbst bleibt in der Bibliothek erhalten.

Gelöschte Nachrichten werden in den Papierkorb verschoben und können von dort aus wiederhergestellt werden, bis Sie den Papierkorb leeren.

3.4.5 Anzeigen der Diskursabfolge einer Email

Mit der Option "Diskursabfolge" wird der Diskurs der Email angezeigt. Dieser besteht aus einer Originalnachricht und allen Antworten in hierarchischer Reihenfolge. Wenn Sie die Diskursabfolge einer empfangenen Email anzeigen, wird oberhalb der Email-Nachricht eine Liste aller gesendeten und empfangenen Nachrichten angezeigt.

  1. Doppelklicken Sie auf eine Nachricht, die Sie anzeigen möchten.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Diskursabfolge.

3.4.6 Anzeigen nur von ungelesenen Nachrichten

Um rasch alle ungelesenen Nachrichten anzuzeigen, können Sie einen Ordner anlegen, der nur ungelesene Nachrichten enthält. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Ordners für ungelesene Elemente.

3.4.7 Anzeigen der Quelle von externen Nachrichten

Wenn Sie Nachrichten von externen Systemen empfangen und an diese senden, können Sie die Quelle einer Nachricht anzeigen. Die Quelle umfasst sämtliche Daten, die eine Nachricht enthält.

  1. Doppelklicken Sie auf eine Nachricht, die Sie von einer externen Quelle erhalten haben.

  2. Klicken Sie auf das Register Nachrichtenquelle.

3.4.8 Archivieren und Sichern von Email

Email-Nachrichten können sich rapide ansammeln. Siehe Abschnitt 16.0, Warten von GroupWise für langfristige Verwaltungsstrategien.