6.4 Verwenden der Kontakteordner

Kontakteordner bieten Ihnen eine praktische Ansicht der Adressbuchdaten. Der Ordner "Primärbuch" ist mit Ihrem Primärbuch (Adressbuch) verknüpft. Wenn Sie ein neues Adressbuch erstellen wie unter Abschnitt 6.5.2, Erstellen eines persönlichen Adressbuchs beschrieben, wird das neue Adressbuch automatisch als neuer Kontakteordner hinzugefügt. Wenn Sie einen neuen Kontakteordner erstellen, wird ein entsprechendes persönliches Adressbuch automatisch erstellt.

6.4.1 Erstellen eines Kontakteordners

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Primärbuch-Ordner und klicken Sie anschließend auf Ordner "Neue Kontakte".

  2. Geben Sie den Namen für den neuen Kontakteordner ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den neuen Kontakteordner und klicken Sie anschließend auf Eigenschaften.

    Auf der Registerkarte Allgemein können Sie den Namen des Kontakteordners ändern und gegebenfalls eine Beschreibung angeben.

  4. Klicken Sie auf das Register Anzeige.

  5. Wählen Sie aus, ob der Kontakteordner nach Adresskarten, Details oder Felder angezeigt werden soll.

    Die Anzeigeoptionen variieren nach dem ausgewählten Layout des Kontakteordners:

    Sortieren nach: Wählen Sie das GroupWise-Feld aus, nach dem die Kontakte sortiert werden sollen, wie zum Beispiel Vorname oder Nachname.

    Sortierfolge: Wählen Sie Aufsteigend oder Absteigend aus.

    Zusammenfassung: Wählen Sie Zusammenfassung aus, um die Kontaktinformationen unter jedem Kontaktnamen zusammenzufassen.

    Spalten: Wählen Sie Spalten aus, um alle Kontaktinformationen in einer einzigen Zeile in Spalten organisiert anzuzeigen. Wählen Sie unter Weitere Anzeigeeinstellungen die GroupWise-Felder aus, die als Spaltenüberschriften verwendet werden sollen.

    Gruppenkennungen anzeigen: Wählen Sie Gruppenkennungen anzeigen aus, wenn die Kontaktinformationen in erweiterbaren/komprimierbaren Gruppen organisiert werden sollen.

    Kontakttyp: Wählen Sie die Kontakttypen aus, die im Kontakteordner angezeigt werden sollen (Personen, Gruppen, Ressourcen oder Organisationen).

    Felder anpassen: Klicken Sie auf Felder anpassen, um Kontakte in einem Feld und die dazugehörigen Informationen in mindestens einem weiteren Feld anzuzeigen. Anweisungen zum Einrichten von Feldern finden Sie unter Abschnitt 2.4.4, Anpassen eines Felds.

  6. Wählen Sie die Anzeigeoptionen für den neuen Kontakteordner aus und klicken Sie anschließend auf OK.

  7. Geben Sie für diesen Satz an Anzeigeoptionen einen eindeutigen Namen ein, sodass Sie ihn für andere Ordner auswählen können, und klicken Sie anschließend auf OK.

6.4.2 Verwalten von Kontakten

Jeder Kontakt im Kontakteordner ist mit dem Symbol Symbol "Person" Kontakt gekennzeichnet. Wenn Sie auf einen Kontakt doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout für Kontakte angezeigt.

Hinzufügen von Kontakten

Wenn Sie dem Kontakteordner einen Kontakt hinzufügen, wird dieser dem entsprechenden Adressbuch hinzugefügt.

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, dem Sie den Kontakt hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf Neuer Kontakt auf der Symbolleiste.

    Seite "Neuer Kontakt"

  3. Geben Sie im Feld Vollständiger Name den vollständigen Namen des Kontakts an.

  4. Geben Sie im Feld Anzeigen als den Namen an, den Sie für den Kontakt verwenden möchten.

    Die Informationen im Feld Anzeigen als werden in der Kontaktliste angezeigt.

  5. (Optional) Geben Sie beliebige andere Informationen zu dem Kontakt ein.

    Kontakt: Auf dieser Seite können Sie den Namen des Kontakts, mehrere Email-Adressen und Telefonnummern sowie verschiedene Instant-Messaging-IDs eingeben.

    Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Anzeigen als, um auszuwählen, wie der Name in der Funktion "Namensergänzung" angezeigt werden soll. Sie können Nachname, Vorname und Vorname Nachname auswählen oder einen beliebigen Anzeigenamen angeben. Wenn Sie eine Nachricht an diesen Kontakt adressieren möchten, geben Sie den Anzeigenamen in das gewünschte Adressfeld (An, CC, BK) der Nachricht ein.

    Wenn Sie im Feld Firma einen Namen eintragen, für den Sie eine Organisation erstellt haben, so werden die Organisationsinformationen automatisch in die entsprechenden Felder des neuen Kontakts übernommen.

    Wenn Sie auf der Seite Kontakt auf Mail senden klicken, wird ein neues Mail-Layout geöffnet, das an den entsprechenden Kontakt adressiert ist.

    Wenn Sie auf Direktnachricht klicken, wird Ihr Instant Messaging-Produkt geöffnet und eine Konversation mit diesem Kontakt wird initiiert. Wenn die Schaltfläche Direktnachricht abgeblendet ist, ist kein kompatibles Instant Messaging-Produkt installiert.

    Sie können mehrere Telefonnummern angeben. Klicken Sie zur Auswahl der primären Telefonnummer auf Seite "Neuer Kontakt" neben der Telefonnummer, die Sie als primäre Telefonnummer kennzeichnen möchten, und klicken Sie anschließend auf Als primär festlegen.

    Wenn Sie oben links auf der Registerkarte Kontakt auf den Fotobereich klicken, können Sie ein Foto für den Kontakt hinzufügen oder austauschen. Suchen Sie das Foto für den Kontakt und wählen Sie es aus. GroupWise akzeptiert verschiedene Arten von Bilddateien, wie zum Beispiel .jpg, .gif, .png, .bmp und .tif, und konvertiert das Bild anschließend in .jpg mit einer maximalen Breite oder Höhe von 64 Pixeln.

    Details: Verwenden Sie diese Seite, um die folgenden Informationen zu diesem Kontakt anzugeben: Beruf, Abteilung, Standort, Abteilungsleiter, Assistent, Geburtstag, Jahrestage, Ehegatte, Kinder, Hobbys sowie alle mit diesem Kontakt verknüpften Internetadressen.

    Zum Angeben eines Geburtsdatums oder Jahrestags wählen Sie den Monat, das Datum und das Jahr aus der entsprechenden Dropdown-Liste aus. Um einen Geburtstag oder Jahrestag in einem Wochenkalenderlayout anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol Kalender.

    Wenn das Kontrollkästchen neben dem Datum aktiviert ist, wird das Geburtsdatum oder der Jahrestag auf der Seite "Zusammenfassung" und in der Spalte Geburtstag angezeigt, wenn Sie diese in einem Adressbuch eingetragen haben. Außerdem wird durch Aktivieren des Kontrollkästchens der Geburtstag oder Jahrestag in Ihrem Kalender als ein persönliches "Ganztägiges Ereignis" hinzugefügt. Wird das Kontrollkästchen deaktiviert, ist der Geburtstag nur auf der Seite "Persönlich" angezeigt.

    Um Internetadressen für den Kontakt (beruflich, privat) oder Frei-/Gebucht-Informationen anzugeben, geben Sie die Adressen in den entsprechenden Feldern ein. Klicken Sie auf eine Schaltfläche Website, um einen Browser zu starten und die Website aufzurufen.

    Adresse: Auf dieser Seite können Sie für diesen Kontakt die Büro- und Privatadresse sowie beliebige andere Adressen angeben. Um die Standard-Postanschrift anzugeben, wählen Sie Als Postanschrift festlegen aus.

    Speziell: Auf dieser Seite können Sie benutzerdefinierte Felder anzeigen, hinzufügen und bearbeiten. Es werden alle Systemfelder und benutzerdefinierten Felder angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren von benutzerdefinierten Feldern in einem persönlichen Adressbuch. Klicken Sie auf dieser Seite auf Zertifikate verwalten, um die über diesen Kontakt empfangenen Sicherheitszertifikate anzuzeigen oder zu entfernen, die Verbürgung der Zertifikate zu ändern, die Eigenschaften des Zertifikats zu bearbeiten sowie Zertifikate zu importieren und zu exportieren. Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen empfangener Sicherheitszertifikate und Ändern der Verbürgung.

    Hinweise: Auf dieser Seite können Sie Informationen zu Ihrer Interaktion mit diesem Kontakt hinzufügen. Als Verkäufer können Sie beispielsweise die Kundenkontakte festhalten. Notizen werden ebenfalls auf der Registerkarte Verlauf aufgeführt.

    Wenn Sie auf dieser Seite eine Notiz erstellen, wird sie auf der Kalenderseite in der Liste Notizen abgelegt. Notizen werden nicht zusammen mit dem Adressbuch exportiert, sondern zusammen mit dem Kalender.

    Wenn Sie einen Kommentar erstellen, wird der Kommentar auf der Seite "Notizen" erstellt und nicht automatisch mit einem Zeitstempel versehen.

    Außerdem können Sie auf der Seite "Notizen" diesem Kontakt eine Kategorie zuweisen. Klicken Sie zur Angabe einer Kategorie auf das Symbol Kategorie, und wählen Sie die Kategorie aus.

    Verlauf: Hier werden alle Nachrichten angezeigt, die Sie an diesen Kontakt gesendet oder von diesem Kontakt empfangen haben, es sei denn, die Nachrichten wurden bereits archiviert. Sie können die Schnellsuche verwenden, um eine benutzerdefinierte Suche im Verlauf durchzuführen. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 7.0, Suchen von Nachrichten.

  6. Klicken Sie auf Schließen und anschließend auf Ja, um Ihre Änderungen zu speichern.

TIPP:Sie können auch einen Kontakt hinzufügen, indem Sie eine Nachricht von einem neuen Kontakt in den Kontakteordner ziehen und dort ablegen, um für diese Person einen Kontaktdatensatz zu erstellen. Sie können außerdem einen Kontakt hinzufügen, indem Sie in den weißen Bereich einer Adresskartenliste doppelklicken.

Kontakte können auch erstellt werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Email-Adresse oder einen Namen in einer GroupWise-Nachricht klicken und die Option Zum Adressbuch hinzufügen auswählen.

Ändern von Kontaktdaten

Sie können die Informationen für einen Kontakt im Primärbuch-Ordner oder in einem persönlichen Kontakteordner ändern. Zum Ändern eines Kontakts im GroupWise-Adressbuch müssen Sie zunächst den Kontakt in den Primärbuch-Ordner oder in einen anderen persönlichen Kontakteordner kopieren.

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie die Kontaktdaten ändern möchten.

  2. Doppelklicken Sie in der Kontaktliste auf den Kontakt, dessen Daten Sie ändern möchten.

  3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an den Kontaktdaten vor.

    Weitere Informationen zu den Kontaktdaten, die Sie in den einzelnen Registern eingeben können, finden Sie in Hinzufügen von Kontakten.

    TIPP:Wenn Sie im Feld Firma auf der Registerkarte Kontakt eine vorhandene Organisation eintragen, klicken Sie auf das Organisationssymbol Symbol "Organisation", um die Organisationsinformationen in den Kontakt zu übernehmen.

  4. Klicken Sie auf Schließen und anschließend auf Ja, um Ihre Änderungen zu speichern.

Suchen eines Kontakts

Suchen Sie mithilfe des Felds Suchen im Nachrichtenlisten-Header eines Kontakteordners nach bestimmten Kontakten wie unter Abschnitt 7.1.2, Suchen nach Kontakten beschrieben.

Organisieren von Kontakten mit Kategorien

Wie bei anderen Nachrichten in GroupWise können Sie auch Ihren Kontakten Kategorien zuweisen. Dies kann Ihnen bei der Organisation Ihrer Kontakte helfen, indem die Kontakte eine Kennzeichnungsfarbe erhalten.

Kontakten zugewiesene Kategorien werden sowohl im Kontakteordner als auch in der Adressauswahl angezeigt. Weitere Informationen zur Adressauswahl finden Sie unter Abschnitt 6.3.2, Verwenden der Adressauswahl.

So weisen Sie einem Kontakt eine Kategorie zu:

  1. Klicken Sie auf einen Kontakteordner.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt.

  3. Klicken Sie auf Kategorien und anschließend auf die Kategorie, die dem Kontakt zugewiesen werden soll.

Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 2.2, Verwenden von Kategorien zum Organisieren von Nachrichten.

Senden eines Kontakts

  1. Klicken Sie auf einen Kontakteordner.

  2. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.

  3. Klicken Sie auf Kontakt senden, um ein Fenster "Senden an" zu öffnen und die Kontaktinformationen im vCard-Format an die Nachricht anzuhängen.

  4. Adressieren und senden Sie die Nachricht wie gewohnt.

    Der Empfänger kann den Kontakt in ein persönliches Adressbuch importieren wie unter Importieren von Kontakten einer vCard beschrieben.

TIPP:Sie können einen Kontakt auch an eine Nachricht anhängen, indem Sie ihn aus einem Kontakteordner in das Fenster "Anlagen" einer neuer Nachricht ziehen und dort ablegen.

Ändern des Anzeigenamens eines Kontakts

Der Anzeigename ist der Name, der angezeigt wird, wenn Sie mit der Eingabe in das Feld An, CC oder BK einer Nachricht beginnen. Wenn Sie einen Namen einzugeben beginnen, beispielsweise "Sa", zeigt die Funktion "Namensergänzung" eine Ergebnisliste mit Namen oder Email-Adressen aus dem Adressbuch an, die diese Buchstaben enthalten, z. B. "Sabine Meier". Wenn jedoch zwei Personen namens "Sabine Meier" im Adressbuch vorhanden sind (eine in der Buchhaltung und eine in der Entwicklung), ist es schwierig zu entscheiden, welchen Namen die Namensergänzung aufgefüllt hat. Es sei denn, Sie lassen sich weitere Eigenschaften anzeigen.

Sie können den Anzeigenamen ändern, um leicht zu erkennen, welcher Name mithilfe der Namensergänzung eingegeben wurde. Wenn Sie beispielsweise nur mit Sabine Meier in der Entwicklung korrespondieren und sie eher Biene als Sabine genannt wird, können Sie den Anzeigenamen zu Biene Meier ändern.

  1. Klicken Sie auf einen Kontakteordner.

  2. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.

    Kontakteigenschaften mit Register "Zusammenfassung"

  3. Klicken Sie auf das Register Kontakt.

    Kontakteigenschaften mit Register "Kontakt"

  4. Geben Sie im Feld Anzeigen als einen neuen Namen ein (zum Beispiel Biene Meier).

    Sie können außerdem auf die Dropdown-Liste Anzeigen als klicken und Nachname, Vorname oder Vorname Nachname auswählen (beispielsweise: Meier, Biene oder Biene Meier).

  5. Klicken Sie auf OK.

    Wenn Sie das nächste Mal eine Nachricht adressieren, ergänzt die Namensergänzung diesen Anzeigenamen.

    Mail-Nachricht mit einem benutzerdefinierten Anzeigenamen

Anzeigen der kompletten Korrespondenz mit einem Kontakt

  1. Klicken Sie auf einen Kontakteordner.

  2. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.

  3. Klicken Sie auf das Register Verlauf.

    Alle Nachrichten werden angezeigt, die Sie an diesen Kontakt gesendet bzw. von diesem Kontakt empfangen haben.

    Hier können auch Nachrichten angezeigt werden, wenn der Benutzer als Nachrichtenkontakt hinzugefügt wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines Kontakts zu einer gesendeten oder empfangenen Email.

    Kontakteigenschaften mit Register "Verlauf"

    In der Spalte Ordner wird angezeigt, wo sich jede Nachricht befindet. Doppelklicken Sie auf eine Nachricht, um den Inhalt anzuzeigen.

    Zum Hinzufügen oder Entfernen von Spalten klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift. Klicken Sie anschließend auf eine Option. Um nach den Informationen in einer Spalte (beispielsweise nach Datum oder Betreff) zu sortieren, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift.

Sie können mithilfe der Schnellsuche Nachrichten rasch finden oder benutzerdefinierte Suchvorgänge durchführen. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 7.0, Suchen von Nachrichten.

Anzeigen der Adresse eines Kontakts auf einer Karte

Mit der Funktion "Karte anzeigen" können Sie den Standort eines Ihrer Kontakte schnell finden. Sie können die Hauptadresse verwenden, um einen Webbrowser zu öffnen und nach einer Karte zu suchen, auf der der Standort des Kontakts angezeigt ist.

  1. Klicken Sie auf einen Kontakteordner.

  2. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.

  3. Klicken Sie auf Karte anzeigen.

  4. (Optional) Verwenden Sie die Dropdown-Liste Karte anzeigen, um einen bestimmten Kartenstandort wie Büro, Privat oder eine andere Adresse anzuzeigen.

Löschen von Kontakten

Sie können einen Kontakt im Primärbuch-Ordner oder einem anderen persönlichen Kontakteordner löschen. Aus dem GroupWise-Adressbuch können Sie jedoch keinen Kontakt löschen.

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie den Kontakt löschen möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Kontaktliste auf den Kontakt und klicken Sie dann auf Löschen.

  3. Klicken Sie auf Ja, um die Löschung zu bestätigen.

6.4.3 Verwalten von Gruppen

Organisieren von Adressen in Gruppen

Eine Gruppe ist eine Liste von Benutzern oder Ressourcen, denen Sie Nachrichten senden können. Sie können Gruppen zum Senden von Nachrichten an mehrere Benutzer oder Ressourcen verwenden, indem Sie den Gruppennamen in den Textfeldern An, BK oder CC eingeben. Es gibt zwei Arten von Gruppen: Systemgruppen und persönliche Gruppen.

Eine Systemgruppe ist eine vom GroupWise-Administrator erstellte Benutzerliste und steht allen GroupWise-Benutzern zur Verfügung. Denkbar wäre beispielsweise eine Systemgruppe für die Abteilung "Buchhaltung". Jeder Mitarbeiter in der Abteilung "Buchhaltung" ist dann in der Gruppe aufgeführt. Die Systemgruppen sind im GroupWise-Adressbuch aufgelistet.

Eine persönliche Gruppe ist eine von Ihnen erstellte Gruppe. Wenn Sie beispielsweise häufig Termine an Ihre Arbeitsgruppe senden, können Sie die Namen oder Adressen der Kollegen in der Arbeitsgruppe sowie einen Ort für Besprechungen (eine Ressource) in eine persönliche Gruppe aufnehmen.

Jede Gruppe in einem Kontakteordner ist mit dem Symbol "Gruppe" gekennzeichnet. Wenn Sie auf eine Gruppe doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout der Gruppe angezeigt.

Abbildung 6-3 Nachrichtenlayout "Gruppe"

Erstellen und Speichern von persönlichen Gruppen

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie die persönliche Gruppe erstellen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Neue Gruppe.

    Dialogfeld "Neue Gruppe"

  3. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.

  4. (Optional) Geben Sie beliebige Kommentare ein, wie zum Beispiel eine Beschreibung der Gruppe.

  5. Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Dialogfeld "Adressauswahl" zu öffnen und die Adressliste anzuzeigen.

  6. Klicken Sie auf An, CC oder BK, doppelklicken oder klicken Sie bei gedrückter STRG-Taste auf die Benutzer und Ressourcen, und ziehen Sie sie in das Feld der Gruppe.

    Wenn sich die Benutzer, die Sie hinzufügen möchten, in verschiedenen Adressbüchern befinden, klicken Sie in der Dropdown-Liste Suchen in auf die entsprechenden Adressbücher.

    Klicken Sie in der Dropdown-Liste Symbol "Filter" auf eine Option, um die Liste von Einträgen auf Kontakte, Gruppen oder Ressourcen zu beschränken.

  7. Um einen Eintrag hinzuzufügen, der in keinem bestehenden Kontakteordner vorhanden ist, klicken Sie auf Neuer Kontakt, geben Sie die erforderlichen Informationen ein, klicken Sie auf OK und doppelklicken Sie anschließend auf den Eintrag.

  8. Klicken Sie auf Speichern > Schließen, um die Gruppe im Kontakteordner zu speichern.

Des Weiteren können Sie eine persönliche Gruppe aus der Adressauswahl heraus erstellen und speichern, wenn Sie eine Nachricht adressieren:

  1. Klicken Sie in einem Nachrichtenlayout auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

    Dialogfeld "Adressauswahl"

  2. Doppelklicken Sie auf "Kontakte", um diese im rechten Teilfenster hinzuzufügen.

    Wenn sich die Benutzer, die Sie hinzufügen möchten, in verschiedenen Adressbüchern befinden, klicken Sie in der Dropdown-Liste Suchen in auf die entsprechenden Adressbücher.

    Klicken Sie in der Dropdown-Liste Symbol "Suchen" auf eine Option, um die Liste von Einträgen auf Kontakte, Gruppen oder Ressourcen zu beschränken.

  3. Um einen Eintrag hinzuzufügen, der in keinem bestehenden Adressbuch vorhanden ist, klicken Sie auf Neuer Kontakt, geben Sie die erforderlichen Informationen ein, klicken Sie auf OK und doppelklicken Sie anschließend auf den Eintrag.

  4. Klicken Sie auf Gruppe speichern.

    oder

    Wenn Sie die Gruppe in einem anderen als dem angezeigten Adressbuch speichern möchten, klicken Sie auf den Pfeil rechts neben Gruppe speichern und wählen Sie anschließend das gewünschte Adressbuch aus.

  5. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.

  6. Geben Sie einen Kommentar ein, beispielsweise eine Beschreibung der Gruppe.

  7. Klicken Sie zwei Mal auf OK.

TIPP:Sie können auch eine persönliche Gruppe erstellen, indem Sie eine an mehrere Benutzer adressierte Nachricht in einen Kontakteordner ziehen und dort ablegen, um eine Gruppe zu erstellen, die sich aus den Empfängern dieser Nachricht zusammensetzt.

Hinzufügen von Kontakten zu einer Gruppe

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie einer Gruppe Kontakte hinzufügen mnöchten.

    Alternativ:

    Klicken Sie im Layout einer Nachricht, die Sie erstellen, auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe und anschließend auf Details.

    Gruppen werden mit dem Symbol Symbol "Gruppe" gekennzeichnet.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Details auf Hinzufügen, um das Dialogfeld "Adressauswahl" zu öffnen und die Adressliste anzuzeigen.

    Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Symbol "Filtern", um die Liste auf Kontakte, Gruppen oder Ressourcen zu beschränken.

  4. Zum Hinzufügen von Kontakten klicken Sie in der Dropdown-Liste Suchen in auf das Adressbuch, in dem sich der Kontakt befindet.

  5. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Entsprechung auf die Methode, nach der der Kontakt gesucht werden soll (nach Vornamen, Nachnamen oder nach vollständigem Namen).

  6. Geben Sie im Feld Suchen nach den hinzuzufügenden Kontakt ein.

    In der Adressliste wird ein Bildlauf bis zum nächsten Treffer durchgeführt.

  7. Doppelklicken Sie auf den Kontakt in der Liste, um ihn zur Liste Markiert hinzuzufügen.

  8. Klicken Sie zwei Mal auf OK, um die Gruppe zu speichern.

Löschen eines Kontakts aus einer Gruppe

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie einen Kontakt aus einer Gruppe löschen möchten.

  2. Doppelklicken Sie in der Kontaktliste auf die Gruppe.

  3. Wählen Sie den zu löschenden Kontakt aus, und klicken Sie auf Löschen.

  4. Klicken Sie auf OK.

Adressieren von Nachrichten an Gruppen

  1. Klicken Sie in einem Nachrichtenlayout auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

    Adressauswahl mit einer Gruppe

  2. Wählen Sie eine Gruppe aus und klicken Sie anschließend auf An, CC oder BK.

  3. Wiederholen Sie den Vorgang bei Bedarf.

  4. (Optional) Um alle Mitglieder der Gruppe anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe und anschließend auf Gruppe erweitern.

  5. (Optional) Um weitere Informationen zur Gruppe anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe und anschließend auf Details.

  6. Klicken Sie auf OK, um zum Nachrichtenlayout zurückzukehren.

Anzeigen von Gruppeninformationen

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie Gruppeninformationen ansehen möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe und anschließend auf Details.

  3. Klicken Sie auf das Register Details.

    Dialogfeld "Gruppe", Register "Allgemein"

Löschen einer Gruppe aus dem Kontakteordner

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie die Gruppe löschen möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe und klicken Sie anschließend auf Löschen.

  3. Klicken Sie auf Ja, um die Löschung der Gruppe zu bestätigen.

6.4.4 Verwalten von Ressourcen

Unter Ressourcen versteht man Objekte, die für Besprechungen oder andere Zwecke geplant werden können. Zu Ressourcen zählen Räume, Computerprojektoren, Fahrzeuge etc. Der GroupWise-Administrator definiert eine Ressource, indem er einen Namen für die Ressource festlegt und sie einem Benutzer zuweist. Ressourcen können - wie Benutzer auch - in einer Terminzeitensuche eingesetzt werden. Ressourcen-IDs werden in das Feld "An" eingegeben. Ein Benutzer, dem eine Ressource zugewiesen wurde, um diese zu verwalten, ist der Eigentümer der Ressource.

Der Eigentümer einer Ressource ist für das Akzeptieren und Ablehnen von Terminen zuständig. Hierfür muss er über die vollständigen Vertretungsrechte für die Ressource verfügen. Als Ressourceneigentümer können Sie festlegen, ob Sie über Termine für die Ressource benachrichtigt werden möchten.

Erläuterung von Ressourcen

Jede Ressource in einem Kontakteordner ist mit Ressource gekennzeichnet. Wenn Sie auf eine Ressource doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout "Ressource" angezeigt.

Abbildung 6-4 Nachrichtenlayout "Ressource"

Auf dieser Seite können Sie den Namen der Ressource, die Telefonnummer, den Ressourcentyp, die Email-Adresse, den Eigentümer sowie Kommentare zu dieser Ressource angeben.

Im Feld Eigentümer können Sie einen Kontakt angeben, der bereits in Ihrem Adressbuch vorhanden ist, oder mit der Pfeilschaltfläche einen neuen Kontakteintrag erstellen.

Hinzufügen einer persönlichen Ressource

Das GroupWise-Adressbuch enthält Ressourcen, die von Ihrem GroupWise-Administrator definiert wurden. Sie können eine persönliche Ressource zum Primärbuch-Ordner oder zu einem anderen Kontakteordner hinzufügen.

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie eine persönliche Ressource hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf Neue Ressource auf der Symbolleiste.

  3. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Ressource ein.

  4. Geben Sie im Feld Telefon die Telefonnummer der Kontaktperson ein, die für die Ressource verantwortlich ist.

  5. Geben Sie im Feld Typ den Typ der Ressource an.

    Sie können Ressource oder Ort angeben. Wenn Sie Ort angeben, wird die Ressourcenbeschreibung automatisch dem Feld Ort für den Termin hinzugefügt. Wenn einem Termin mehr als ein Ort als Ressource hinzugefügt wird, wird nur der erste im Feld Ort angezeigt.

  6. Geben Sie im Feld Email-Adresse die Email-Adresse der Person an, die Benachrichtigungen über diese Ressource erhalten soll.

  7. Geben Sie im Feld Eigentümer den Eigentümer der Ressource an.

  8. Schreiben Sie in das Feld Kommentare etwaige Anmerkungen zur Ressource.

    Beispielsweise können Sie die Größe eines Konferenzraums oder die Ausstattung des Raums angeben.

  9. Klicken Sie auf Schließen und anschließend auf Ja, um Ihre Änderungen zu speichern.

Ändern einer persönlichen Ressource

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie eine persönliche Ressource ändern möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Ressource und anschließend auf Details.

    Ressourcen werden durch das Symbol Symbol "Ressource" gekennzeichnet.

  3. Ändern Sie die gewünschten Informationen nach Bedarf auf der Registerkarte Details.

  4. Klicken Sie auf Schließen und anschließend auf Ja, um Ihre Änderungen zu speichern.

Akzeptieren oder Ablehnen von Ressourcenanforderungen

Sie können Anforderungen nach Ressourcen nur dann akzeptieren oder ablehnen, wenn Sie Eigentümer der Ressource mit entsprechenden Rechten für den Lese- und Schreibzugriff sind. Persönliche Ressourcen können nicht über Vertretungsrechte für andere Benutzer freigegeben werden.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster oder Kalender auf Datei > Vertretung.

    oder

    Klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlistenkopftext über der Ordnerliste (möglicherweise wird "Online" oder "Caching" als Modus von GroupWise angezeigt). Klicken Sie dann auf Vertretung.

  2. Klicken Sie auf die in Ihrem Besitz befindliche Ressource.

    Wenn die in Ihrem Besitz befindliche Ressource nicht in der Popup-Liste "Vertretung" enthalten ist, klicken Sie auf Vertretung. Geben Sie den Namen der in Ihrem Besitz befindlichen Ressource im Feld Name ein, und klicken Sie anschließend auf OK.

  3. Doppelklicken Sie auf die Nachricht, die Sie akzeptieren oder ablehnen möchten.

  4. Klicken Sie Akzeptieren oder Ablehnen auf der Symbolleiste an.

Empfangen von Benachrichtigungen für andere Benutzer oder Ressourcen

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Sicherheit und klicken Sie anschließend auf Benachrichtigen.

  3. Klicken Sie auf den Namen eines Benutzers, den Sie vertreten, oder auf den Namen der Ressource, deren Eigentümer Sie sind.

    Falls weder der Benutzer noch die Ressourcen in der Benachrichtigungsliste aufgeführt sind, geben Sie den Namen ein und klicken Sie anschließend auf Benutzer hinzufügen. Sie können den Namen im Dialogfeld "Adressauswahl" auswählen, indem Sie auf das Symbol "Adressbuch" klicken.

  4. Stellen Sie sicher, dass Berechtigung für Alarmmeldungen und Berechtigung für Benachrichtigungen ausgewählt sind.

    Sie sind automatisch zum Empfang von Alarmmeldung und eigener Benachrichtigungen berechtigt. Wenn Sie die Optionen Berechtigung für Alarmmeldungen und Berechtigung für Benachrichtigungen für sich selbst deaktivieren, erhalten Sie keine Alarmmeldungen und Benachrichtigungen mehr. Wenn Sie Alarmmeldungen und Benachrichtigungen für sich selbst aufgehoben haben, wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4 in diesem Thema für Ihren Benutzernamen, um sie wieder zu aktivieren.

  5. Klicken Sie auf OK.

Damit Sie Benachrichtigungen und Alarmmeldungen erhalten können, muss Notify geöffnet sein oder als Symbol ausgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 8.2, Starten von Notify.

Definieren von Regeln für eine Ressource

Als Eigentümer einer Ressource haben Sie uneingeschränkte Vertretungsrechte für die Ressource. Hierzu gehört auch das Erstellen von Regeln. Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie eine Regel erstellen, die alle Anforderungen für eine verfügbare Ressource akzeptiert. Dies ist ein Beispiel für eine Regel, die nützlich für Ressourcen ist. Sie können andere Regeln erstellen, die andere Aktionen ausführen. Denkbar wäre beispielsweise die Erstellung einer Regel, mit der die Anforderung nach einer bereits anderweitig geplanten Ressource abgelehnt wird.

  1. Klicken Sie auf die Modusauswahl Symbol "Adressbuch" und dann auf Vertretung.

  2. Klicken Sie auf die in Ihrem Besitz befindliche Ressource.

    Wenn die Ressource, deren Eigentümer Sie sind, nicht aufgelistet ist, geben Sie im Feld Name den Namen dieser Ressource ein und klicken Sie anschließend auf OK.

  3. Klicken Sie auf Werkzeuge > Regeln und dann auf Neu.

  4. Geben Sie einen Namen für die Regel ein.

  5. Klicken Sie auf Termin. Achten Sie darauf, dass die anderen Nachrichtenkategorien deaktiviert sind.

  6. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Terminüberschneidungen und anschließend auf Nein.

  7. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen und Akzeptieren. Geben Sie bei Bedarf einen Kommentar ein und klicken Sie anschließend auf OK.

    Die Aktionen Schritt 6 und Schritt 7 lösen nur dann die Regel zum Akzeptieren des Termins für die Ressource aus, wenn die Ressource verfügbar ist.

  8. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

Löschen einer persönlichen Ressource

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie die persönliche Ressource löschen möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Ressource und anschließend auf Löschen.

    Ressourcen werden durch das Symbol Symbol "Ressource" gekennzeichnet.

  3. Klicken Sie auf Ja, um die Löschung der Ressource zu bestätigen.

6.4.5 Verwalten von Organisationen

Erläuterung von persönlichen Organisationen

Jede Organisation in einem Kontakteordner ist mit dem Symbol "Organisation" Symbol "Organisation" gekennzeichnet. Wenn Sie auf eine Organisation doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout der Organisation angezeigt.

Abbildung 6-5 Nachrichtenlayout "Organisation"

Geben Sie auf dieser Seite die folgenden Informationen für die Organisation ein: Telefonnummer, Faxnummer, Hauptkontakt, Adresse, Website und Kommentare.

Im Feld Hauptkontakt können Sie einen Kontakt angeben, der bereits in einem Kontakteordner vorhanden ist, oder mit der Pfeilschaltfläche einen neuen Kontakteintrag erstellen.

Hinzufügen einer persönlichen Organisation

Das GroupWise-Adressbuch enthält Organisationen, die von Ihrem GroupWise-Administrator definiert wurden. Sie können eine Organisation zum Primärbuch-Ordner oder zu einem anderen persönlichen Kontakteordner hinzufügen.

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie eine persönliche Organisation hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf Neue Organisation auf der Symbolleiste.

  3. Geben Sie im Feld Organisation den Namen der Organisation an.

  4. (Optional) Geben Sie beliebige weitere Informationen ein, die Sie für die Organisation speichern möchten.

  5. Klicken Sie auf Schließen und anschließend auf Ja, um Ihre Änderungen zu speichern.

Bearbeiten einer persönlichen Organisation

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie eine persönliche Organisation ändern möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Organisation und anschließend auf Details.

    Organisationen werden durch das Symbol Symbol "Organisation" gekennzeichnet.

  3. Ändern Sie die gewünschten Informationen nach Bedarf auf der Registerkarte Details.

  4. Klicken Sie auf Schließen und anschließend auf Ja, um Ihre Änderungen zu speichern.

Löschen einer persönlichen Organisation

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie eine persönliche Organisation löschen möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Organisation und klicken Sie dann auf Löschen.

    Organisationen werden durch das Symbol Symbol "Organisation" gekennzeichnet.

  3. Klicken Sie auf Ja, um die Löschung der Organisation zu bestätigen.

Senden von Nachrichten an eine persönliche Organisation

Sie können Email-Nachrichten an alle Benutzer in einer persönlichen Organisation gleichzeitig senden.

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie eine Email an eine persönliche Organisation senden möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Organisation und anschließend auf Details.

    Organisationen werden durch das Symbol Symbol "Organisation" gekennzeichnet.

  3. Klicken Sie auf Mail senden.

    oder

    Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben der Schaltfläche Mail senden und anschließend auf eine der folgenden Optionen:

    • Mail senden

    • Termin senden

    • Notiz senden

    • Job senden

    • Telefonische Nachricht senden