F.0 Umstellung von Outlook auf GroupWise: Hilfe bei grundlegenden Aufgaben

In diesem Abschnitt finden Sie eine Liste häufiger Aufgaben in Microsoft Outlook und es wird erläutert, wie Sie diese Aufgaben in GroupWise 2014 erledigen.

(Alle Microsoft Outlook-Anweisungen stammen von Microsoft Office-Online-Hilfe

Aufgabe

Microsoft Outlook

Novell GroupWise

Erstellen eines Termins

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Basis auf Besprechung.

  2. Geben Sie in das Feld An den Namen der Personen oder Ressourcen (z. B. Konferenzräume) ein, die an der Besprechung teilnehmen sollen.

  3. Legen Sie Uhrzeit und Datum für die Besprechung fest.

  4. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

  5. Klicken Sie auf Terminplanung auf der Registerkarte Besprechung.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung auf Senden.

  1. Klicken Sie auf Symbol "Termine" in der Symbolleiste.

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste.

    Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Geben Sie bei Bedarf etwaige Ressourcen-IDs (beispielsweise Konferenzräume) im Feld An ein.

  3. Klicken Sie auf Datumssymbol, wenn Sie für den Termin ein Anfangsdatum festlegen oder eine Datumsautomatik einrichten möchten, und wählen Sie dann einen Zeitpunkt aus.

  4. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

  5. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die für den Termin benötigten Personen und Ressourcen verfügbar sind, können Sie eine Terminzeitensuche durchführen, indem Sie in der Symbolleiste auf Terminzeitensuche klicken. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Terminzeitensuche zur Überprüfung der Verfügbarkeit.

  6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 4.4.2, Planen von Terminen.

Datumssymbol Ein Video zur Demonstration dieser Funktion finden Sie unter Senden und Empfangen von Terminen.

Email senden

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Basis auf Neue Email in der Gruppe Neu.

  2. Geben Sie die Email-Adressen oder Namen der Empfänger in das Feld "An", "CC" oder "BK" ein. Trennen Sie die einzelnen Empfänger durch ein Semikolon (:).

  3. Geben Sie in das Feld Betreff den Betreff der Nachricht ein.

  4. Verfassen Sie die Nachricht.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht auf Datei beifügen in der Gruppe Einbeziehen.

  6. Navigieren Sie zu der Datei, die Sie als Anlage anhängen möchten, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Einfügen.

  7. Klicken Sie auf Senden.

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Datumssymbol.

  2. Geben Sie in das Feld An, CC oder BK einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer.

  3. Geben Sie einen Betreff ein.

  4. Geben Sie eine Nachricht ein.

  5. Zum Hinzufügen einer Anlage klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol in der Symbolleiste, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf OK.

    Alternativ:

    Ziehen Sie eine Datei in das Anlagenfenster unten im Verfassen-Layout.

  6. Klicken Sie auf Senden.

Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 3.1.2, Erstellen von Emails.

Datumssymbol Ein Video zur Demonstration dieser Funktion finden Sie unter Senden und Empfangen von E-Mail-Nachrichten.

Erstellen einer benutzerdefi-nierten Nachrichten-regel

  1. Klicken Sie im Menü "Datei" auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf Neue Regel auf der Registerkarte Email-Regeln.

  3. Klicken Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen entweder auf Nachrichten bei Ankunft prüfen oder auf Nachrichten nach dem Senden prüfen und dann auf Weiter.

  4. Wählen Sie unter 1. Schritt: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen aus, die die Nachrichten erfüllen sollen, damit die Regel gilt.

  5. Klicken Sie unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert für eine hinzugefügte Bedingung, legen Sie den Wert fest und klicken Sie auf Weiter.

  6. Wählen Sie unter 1. Schritt: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die die Regel ausführen soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt sind.

  7. Klicken Sie unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert für eine hinzugefügte Aktion, legen Sie den Wert fest und klicken Sie auf Weiter.

  8. Wählen Sie unter 1. Schritt: Ausnahme(n) auswählen ggf. die Ausnahmen für die Regel aus und klicken Sie auf Weiter.

  9. Klicken Sie unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert für eine hinzugefügte Ausnahme, legen Sie den Wert fest und klicken Sie auf Weiter.

  10. Geben Sie unter 1. Schritt: Regelnamen eingeben einen Namen ein.

  11. Aktivieren Sie unter 2. Schritt: Regeloptionen festlegen die Kontrollkästchen für die gewünschten Optionen.

  12. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Regeln und dann auf Neu.

  2. Geben Sie in das Feld Regelname einen aussagekräftigen Namen ein.

  3. Klicken Sie auf die Popup-Liste Bei Ereignis und anschließend auf ein Ereignis, um die Regel auszulösen.

  4. Falls Sie auf Neue Nachricht, Programmstart, Beenden oder Vom Benutzer aktiviert geklickt haben, klicken Sie anschließend auf eine oder mehrere Quellen für die Nachricht. Klicken Sie beispielsweise auf Empfangen und Persönlich.

    oder

    Klicken Sie auf das Ordnersymbol, falls Sie auf Abgelegte Nachricht, Ordner öffnen oder Ordner schließen geklickt haben. Klicken Sie auf einen Ordner und anschließend auf OK, um den Ordnernamen anzuzeigen.

  5. Klicken Sie in der Liste Kategorien auf eine oder mehrere Nachrichtenkategorien, auf die sich die Regel auswirken soll.

    Wenn Sie die von der Regel betroffenen Nachrichten weiter einschränken möchten, klicken Sie auf Bedingungen definieren. Klicken Sie auf die entsprechenden Bedingungen und anschließend auf OK.

    Weitere Informationen zu den Optionen, aus denen Sie auswählen können, finden Sie unter Abschnitt 7.3.2, Auswählen von Feldern in erweiterten Suchen und Regeln.

  6. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen und anschließend auf die Aktion, die von der Regel durchgeführt werden soll.

    Bei bestimmten Aktionen, z. B. In Ordner verschieben oder Antwort, müssen Sie zusätzliche Informationen eingeben.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 9.0, Regeln.

Nachrichtenregeln funktionieren in GroupWise ähnlich wie in Outlook, bieten jedoch zahlreiche Optionen zum Ordnen der Nachrichten.

Verwalten der Signaturen

So erstellen Sie eine Signatur:

  1. Öffnen Sie eine neue Nachricht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht auf Signatur in der Gruppe Einbeziehen und dann auf Signaturen.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Email-Signatur auf Neu.

  4. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein und klicken Sie anschließend auf "OK".

  5. Geben Sie in das Feld Signatur bearbeiten den Text für die Signatur ein.

  6. Soll der Text formatiert werden, wählen Sie den Text aus. Legen Sie die gewünschten Optionen mit den Gestaltungs- und Formatierungsschaltflächen fest.

  7. Zum Abschließen der Erstellung der Signatur klicken Sie auf OK.

So hängen Sie eine Signatur an eine Nachricht an:

  1. Öffnen Sie eine neue Nachricht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte "Nachricht" auf Signatur in der Gruppe Einbeziehen.

  3. Klicken Sie auf die gewünschte Signatur.

So erstellen Sie eine Signatur:

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen und doppelklicken Sie dann auf Umgebung.

  2. Klicken Sie auf das Register Signatur.

  3. Wählen Sie Signatur aus und klicken Sie dann auf Neu.

  4. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein und klicken Sie anschließend auf OK.

  5. Erstellen Sie Ihre Signatur im bereitgestellten HTML-Editor.

  6. Wählen Sie aus, ob diese Signatur die Standardsignatur sein soll.

  7. Klicken Sie auf OK.

So hängen Sie eine Signatur an eine Nachricht an:

  1. Wählen Sie im Verfassen-Layout im Nachrichtentext die Option Zum Hinzufügen einer Signatur klicken.

    Ihre Standardsignatur wird sofort der Nachricht hinzugefügt.

  2. Zum Auswählen einer anderen Signatur zeigen Sie mit der Maus auf den Signaturbereich und klicken Sie auf den kleinen Pfeil in der oberen rechten Ecke.

Weitere Informationen finden Sie in Abschnitt 3.1.6, Hinzufügen einer Signatur oder vCard.

In GroupWise können Sie Signaturen wahlweise über das Verfassen-Layout oder im Client-Hauptfenster unter Werkzeuge > Optionen > Umgebung > Signaturen erstellen und bearbeiten.

Datumssymbol Ein Video zur Demonstration dieser Funktion finden Sie unter Signaturverbesserungen.

Erstellen eines Suchordners

  1. Klicken Sie unter Mail auf Ordner.

  2. Klicken Sie in der Gruppe Neu auf Neuer Suchordner.

  3. Klicken Sie in der Liste Wählen Sie einen Suchordner aus auf Benutzerdefinierten Suchordner erstellen.

  4. Klicken Sie unter Suchordner anpassen auf Auswählen.

  5. Geben Sie einen Namen für den benutzerdefinierten Suchordner ein.

  6. Klicken Sie auf Kriterien und wählen Sie die gewünschten Optionen.

  7. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Ordner aus, die durchsucht werden sollen.

  8. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf Datei > Neu > Ordner.

  2. Klicken Sie auf Suchergebnisordner.

  3. Klicken Sie auf Benutzerdefinierter Suchergebnisordner und dann auf Weiter.

  4. Geben Sie den Namen und die Beschreibung Ihres Ordners ein.

  5. Klicken Sie auf Nach oben, Nach unten, Nach rechts oder Nach links, um den Ordner an die gewünschte Position in der Ordnerliste zu verschieben, und klicken Sie anschließend auf Weiter.

  6. Legen Sie die Suchkriterien, die Kriterien für das Suchen anhand von Beispielen oder Informationen für Nachrichten fest, nach denen Sie suchen.

  7. Wenn die Ergebnisse in dem Ordner nicht bei jedem Öffnen des Ordners aktualisiert werden sollen, deaktivieren Sie Neue entsprechende Nachrichten bei jedem Öffnen des Ordners suchen.

  8. Klicken Sie auf Weiter.

  9. Legen Sie die gewünschten Anzeige-Einstellungen für den Ordner fest und klicken Sie auf Fertig stellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 2.3.6, Suchergebnisordner.

In GroupWise werden die Suchordner als Suchergebnisordner bezeichnet. Wenn der Suchergebnisordner geöffnet ist, überprüft GroupWise die für den Ordner definierten Suchkriterien, sucht nach den angegebenen Kriterien und zeigt anschließend die Ergebnisse in der Nachrichtenliste an.

Arbeiten im Offline-Modus

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Senden/Empfangen.

    Wenn Outlook auf den Offline-Modus eingestellt ist, wird die Schaltfläche markiert.

  2. Klicken Sie auf Offline arbeiten, um in den Offline-Modus zu wechseln oder wieder in den Online-Modus zurückzukehren.

    Wenn Sie die Verbindung mit dem Server wieder herstellen, verfügt die Schaltfläche Offline arbeiten über einen einfachen Hintergrund:

  1. Klicken Sie auf die Modusauswahl Datumssymbol und dann auf Caching.

  2. Wenn Sie zum Neustart von GroupWise aufgefordert werden, klicken Sie auf Ja.

    Nach dem Neustart befindet sich GroupWise im Caching-Modus.

In GroupWise wird der Offline-Modus als Caching-Modus bezeichnet. Im Caching-Modus wird eine Kopie Ihrer Netzwerk-Mailbox, einschließlich der Nachrichten und sonstiger Informationen, auf dem lokalen Laufwerk gespeichert. Auf diese Weise können Sie GroupWise auch dann verwenden, wenn das Netzwerk oder der Post-Office-Agent nicht verfügbar ist.

Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 11.0, Caching- und Remote-Modus.

Ordner verwalten

So legen Sie einen neuen Ordner an:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Eingangsbox.

  2. Klicken Sie auf Neuen Ordner erstellen.

  3. Geben Sie einen Namen für die Regel ein.

  4. Drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf eine beliebige Stelle.

So ordnen Sie Ihre Ordner neu an:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie verschieben möchten, und klicken Sie auf Verschieben.

    Ein Fenster wird angezeigt, in dem Sie den Zielordner für das Verschieben auswählen können. Klicken Sie auf den Zielordner für das Verschieben und dann auf Verschieben, oder klicken Sie auf Abbrechen, um das Fenster ohne Verschieben des Ordners zu schließen.

So legen Sie einen neuen Ordner an:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Ordnerliste

  2. Wählen Sie New Folder (Neuen Ordner erstellen) aus

  3. Geben Sie einen Namen für den neuen Ordner ein.

So ordnen Sie Ihre Ordner neu an:

  1. Klicken Sie auf Bearbeiten > Ordner.

Sie können die Ordner auch an eine neue Position in der Ordnerliste ziehen.

Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 2.3, Organisieren Ihrer Mailbox mithilfe von Ordnern.

Datumssymbol Ein Video zur Demonstration dieser Funktion finden Sie unter Verwalten der Ordnerliste.

Delegieren des Kontozugriffs/Vertretung für den Kontozugriff

So delegieren Sie den Kontozugriff an einen Benutzer:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen und dann auf Zugriff delegieren.

  3. Klicken Sie auf "Hinzufügen".

  4. Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie als Stellvertreter festlegen möchten, oder suchen Sie den Namen und klicken Sie in der Suchergebnisliste darauf.

  5. Klicken Sie auf Hinzufügen und anschließend auf OK.

  6. Übernehmen Sie die Standardberechtigungseinstellungen im Dialogfeld für die Stellvertretungsberechtigungen, oder wählen Sie die benutzerdefinierten Zugriffsebenen für Exchange-Ordner aus.

  7. Um eine Nachricht an den Stellverteter zu senden, um ihn über die geänderten Berechtigungen zu informieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen zum automatischen Senden einer Nachricht an den Stellvertreter mit einer Zusammenfassung dieser Berechtigungen.

  8. Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen, mit dem festgelegt wird, dass der Stellvertreter private Nachrichten einsehen kann.

  9. Klicken Sie auf OK.

So fügen Sie Ihrem Profil die Mailbox einer anderen Person hinzu:

  1. Klicken Sie auf Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Email in der Liste auf den Exchange-Kontotyp. Klicken Sie dann auf Ändern und anschließend auf Weitere Einstellungen.

  3. Klicken Sie auf der RegisterkarteSpezielle Optionen unter Diese zusätzlichen Mailboxen öffnen auf Hinzufügen. Geben Sie dann den Mailbox-Namen der Person ein, deren Mailbox Sie Ihrem Benutzerprofil hinzufügen möchten.

So erteilen Sie einem anderen Benutzer Vertretungsrechte:

  1. Klicken Sie im GroupWise-Fenster auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Sicherheit und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Vertretungszugriff.

  3. Zum Hinzufügen eines Benutzers zur Liste geben Sie den Namen im Feld Name ein. Klicken Sie anschließend auf Benutzer hinzufügen, wenn der vollständige Name angezeigt wird.

  4. Klicken Sie auf einen Benutzer in der Zugriffsliste.

  5. Wählen Sie die Rechte aus, die Sie dem Benutzer einräumen möchten.

  6. Wiederholen Sie die Schritte Schritt 4 und Schritt 5, um jedem Benutzer in der Zugriffsliste die erforderlichen Rechte einzuräumen.

  7. Um einen Benutzer aus der Zugriffsliste zu löschen, klicken Sie auf den Benutzer und anschließend auf Benutzer löschen.

  8. Klicken Sie auf OK.

So legen Sie einen Vertretungsbenutzer in der Mailbox einer anderen Person fest:

  1. Klicken Sie im Hauptfenster oder Kalender auf Datei > Vertretung.

    oder

    Klicken Sie auf die Modusauswahl Datumssymbol und dann auf Vertretung.

  2. Um einen Benutzer hinzuzufügen, geben Sie den Namen im Feld Name ein und klicken Sie anschließend auf OK.

    Die Mailbox des Benutzers wird geöffnet. Der Name der Person, für die Sie die Vertretung übernommen haben, wird oben in der Ordnerliste angezeigt

    Wenn Ihnen der Benutzer in seiner Zugriffsliste noch keine Vertretungsrechte erteilt hat, wird der Name des Benutzers zu der Vertretungsliste hinzugefügt. Die Mailbox des Benutzers wird jedoch nicht geöffnet.

Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 10.0, Mailbox-/Kalenderzugriff für vertretende Benutzer.

 

Ein Fenster wird angezeigt, in dem Sie den Zielordner für das Verschieben auswählen können. Klicken Sie auf den Zielordner für das Verschieben und dann auf Verschieben, oder klicken Sie auf Abbrechen, um das Fenster ohne Verschieben des Ordners zu schließen.

In GroupWise wird der Stellvertretungszugriff als Vertretungszugriff bezeichnet. Als Vertretung können Sie verschiedene Aktionen durchführen, beispielsweise Nachrichten im Namen eines anderen Benutzers lesen, akzeptieren oder ablehnen, und zwar im Rahmen der Beschränkungen, die der andere Benutzer hierfür festgelegt hat.

Jobs und Joblisten

So erstellen Sie einen Job und weisen ihn anderen Benutzern zu:

  1. Klicken Sie unten im Navigationsbereich auf Jobs.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Basis auf Job.

  3. Geben Sie einen Titel für den Job ein und fügen Sie bei Bedarf weitere Details im Jobtext hinzu.

  4. Legen Sie ein Fälligkeitsdatum, ein Anfangsdatum oder eine Erinnerung fest.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Job in der Gruppe Job verwalten auf Job i. A. geben.

  6. Geben Sie im Feld An den Namen oder die Email-Adresse der Person ein, der Sie den Job in Auftrag geben möchten.

  7. In der Prioritätsliste können Sie die Einstellung Normal in Hoch oder Niedrig ändern.

  8. Geben Sie in den Text des periodisch auftretenden Jobs alle Informationen ein, die Sie zum Job angeben möchten.

  9. Klicken Sie auf Senden.

So erstellen Sie einen Job und weisen ihn anderen Benutzern zu:

  1. Klicken Sie auf Datei > Neu > Job.

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer.

  3. Klicken Sie auf Kalendersymbol, um Datumsangaben festzulegen oder eine Datumsautomatik für den Job einzurichten.

  4. Geben Sie den Betreff ein.

  5. Geben Sie eine Beschreibung des Jobs ein.

  6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

Sie können Ihre Jobs in der Jobliste verwalten. Dies gilt für persönliche Jobs und für Jobs, die Ihnen zugewiesen wurden.

Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 5.0, Jobs und die Jobliste.

Kalendersymbol Ein Video zur Demonstration dieser Funktion finden Sie unter Verwalten von Jobs und Joblisten.