5.6 Verwenden des Joblistenordners

Beim Joblistenordner handelt es sich um einen Systemordner zur Überwachung von GroupWise-Jobs und anderen Nachrichten, die eine Aktion erfordern. Im Joblistenordner kann jede Nachrichtenkategorie (Email, Termin, Job, Notiz, telefonische Nachricht) abgelegt werden.

5.6.1 Hinzufügen einer Nachricht zum Joblistenordner

Konfigurieren neuer Joblisteneinträge

Sie können die Nachrichtenkategorie konfigurieren, die automatisch beim Erstellen eines neuen Eintrags in der Jobliste erstellt wird.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen und doppelklicken Sie dann auf Umgebung.

  2. Klicken Sie auf das Register Standardaktionen.

  3. Wählen Sie unter Neuer Joblisteneintrag aus, ob neue Einträge als Diskursnotizen oder Jobs erstellt werden sollen.

  4. Klicken Sie auf OK.

Verschieben einer Nachricht aus einem anderen Ordner in den Joblistenordner

Eine häufige Methode, Nachrichten in den Joblistenordner zu platzieren, ist das Verschieben dieser Nachrichten aus anderen Ordnern. Beispielsweise könnten Sie einen Termin für eine Besprechung empfangen, bei der Sie eine kurze Präsentation halten sollen. Sie können den Termin in Ihren Joblistenordner ziehen, damit er Sie daran erinnert, dass Sie eine Präsentation vorbereiten müssen.

  1. Öffnen Sie den Ordner, der die Nachricht enthält, die Sie in einen Job umwandeln möchten, und wählen Sie dann diese Nachricht aus.

  2. Ziehen Sie die ausgewählte Nachricht in den Joblistenordner Symbol "Joblistenordner" in der vollständigen Ordnerliste.

    Klicken Sie zum Zugriff auf die vollständige Ordnerliste auf den Abwärtspfeil der Ordnerliste Dropdown-Liste "Ordnerliste" (oberhalb der Ordnerliste; rechts neben "Online" oder "Caching"), und klicken Sie anschließend auf Vollständig.

    Sie können Nachrichten aus einem freigegebenen Ordner nur dann in den Joblistenordner verschieben, wenn Sie der Eigentümer des freigegebenen Ordners sind.

  3. Öffnen Sie die verschobene Nachricht.

    Oben im Nachrichtenlayout werden Joblisten-Optionen angezeigt. Nach Wunsch können Sie auch eine Nummer für die Reihenfolge zuweisen oder den Job an den Beginn oder das Ende der Liste verschieben.

  4. Geben Sie ein Fälligkeitsdatum ein.

  5. Klicken Sie auf Schließen.

Im Joblistenordner wird links neben den Einträgen jeweils ein Kontrollkästchen angezeigt. Wenn Sie einen Eintrag in der Jobliste abgeschlossen haben, können Sie ihn als erledigt kennzeichnen, indem Sie das zugehörige Kontrollkästchen aktivieren.

Erstellen eines Jobs oder eines Joblisteneintrags im Joblistenordner

Anhand der Jobliste können Sie den Überblick über Aufgaben und Erinnerungen behalten.

  1. Öffnen Sie den Joblistenordner.

  2. (Optional) Wählen Sie die Position, an der Sie den neuen Job in der Liste erstellen möchten.

    Wenn die Jobliste keine Einträge enthält oder wenn Sie den Job an keiner bestimmten Position in der Liste erstellen möchten, fahren Sie mit Schritt 3 fort.

    oder

    Klicken Sie auf die gewünschte Position in der Jobliste für die neue Nachricht. Wenn die neue Nachricht beispielsweise nach dem dritten Joblisteneintrag erscheinen soll, klicken Sie auf den vorhandenen dritten Eintrag und fahren Sie dann mit Schritt 3 fort.

  3. Klicken Sie auf Neuer Job, um einen neuen Job zu erstellen, den Sie anderen Personen zuweisen möchten.

    oder

    Um einen persönlichen Job zu erstellen, den Sie nicht an andere GroupWise-Benutzer senden, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben Neuer Job und wählen Sie die Option Persönlicher Job aus.

    oder

    Klicken Sie zum Erstellen eines neuen Joblisteneintrags auf den Joblistenordner, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Jobliste, und klicken Sie anschließend auf Neu > Joblisteneintrag.

  4. (Optional) Wenn Sie einen neuen Job erstellen (kein persönlicher Job oder Joblisteneintrag), fügen Sie die Namen der Empfänger hinzu, die den Job erhalten sollen.

  5. Geben Sie Start- und Fälligkeitsdaten an.

  6. Geben Sie einen Betreff und eine Beschreibung des Jobs ein.

  7. Klicken Sie auf Senden.

    oder

    Wenn Sie einen persönlichen Job oder einen Joblisteneintrag erstellen, klicken Sie auf Aufgeben.

Kennzeichnen von Nachrichten für die Anzeige im Joblistenordner

Markieren Sie mit dieser Aktion eine Nachricht in einem anderen Ordner, damit sie im Joblistenordner angezeigt wird.

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Nachrichten aus und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Nachrichten.

  2. Klicken Sie auf In Jobliste anzeigen.

Die Nachrichten bleiben im ursprünglichen Ordner gespeichert, werden jedoch auch im Joblistenordner angezeigt. Im Joblistenordner können Sie die Nachrichten beispielsweise in der gewünschten Reihenfolge sortieren, Fälligkeitstermine zuweisen und die Nachrichten als erledigt kennzeichnen. Wenn der Originalordner eine Jobliste enthält, erscheinen dort auch die Nachrichten.

Sie können diese Nachrichten mit "Erledigt" kennzeichnen, und zwar entweder im ursprünglichen Ordner oder im Joblistenordner.

HINWEIS:Sie können Nachrichten aus einem freigegebenen Ordner nur dann für die Anzeige im Joblistenordner kennzeichnen, wenn Sie der Eigentümer des freigegebenen Ordners sind.

5.6.2 Erstellen von Joblisten in einem anderen Ordner als dem Joblistenordner

Sie können einen Joblistenbereich in einem anderen Ordner erstellen und Nachrichten in diesen Bereich ziehen. Nachdem sich die Nachrichten in dem Joblistenbereich eines Ordners befinden, werden diese außerdem im Ordner für den Master-Joblistenordner angezeigt. In diesem Ordner werden auch die Nachrichten angezeigt, die sich noch in ihrem ursprünglichen Ordner befinden.

  1. Klicken Sie auf einen Ordner.

  2. Klicken Sie auf Anzeigen > Anzeigeeinstellungen > Als Jobliste.

    Oben in der Nachrichtenliste für diesen Ordner wird jetzt Nachrichten hierher ziehen, um sie der Jobliste hinzuzufügen angezeigt.

  3. Wählen Sie die gewünschten Nachrichten aus und ziehen Sie sie in den Bereich der Nachrichtenliste für diesen Ordner.

    Links neben den Nachrichten wird jetzt ein Kontrollkästchen angezeigt.

    Mailbox mit Joblisteneinträgen

  4. Um die Nachrichten umzustellen, ziehen Sie die Nachrichten an die gewünschten Positionen.

  5. Um nur die Nachrichten anzuzeigen, die Bestandteil der Jobliste in diesem Ordner sind, klicken Sie auf eine Nachricht im Ordner und anschließend auf Aktionen > Joblistenaktionen > Nicht-Joblisteneinträge ausblenden.

    Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle Nachrichten des Ordners angezeigt werden.

Alle Nachrichten, die Sie dem Joblistenbereich eines Ordners hinzufügen, werden außerdem als Bestandteil der Master-Jobliste im Joblistenordner angezeigt.

Wenn Sie in diesem Ordner einen Sortiervorgang ausführen, werden nur die Nicht-Joblisteneinträge sortiert.

5.6.3 Organisieren des Joblistenordners

Sie haben mehrere Möglichkeiten, die Reihenfolge der Nachrichten in der Jobliste zu ändern. Sie können zum Organisieren Ihres Joblistenordners auch Teiljobs verwenden.

Neuordnen des Ordners "Jobliste"

TIPP:Mailbox mit Joblisteneinträgen Ein Video zur Demonstration dieser Funktion finden Sie unter Verwalten von Jobs und Joblisten.

Ziehen und Ablegen von Einträgen an der gewünschten Position

  1. Klicken Sie auf Jobliste, um den Joblistenordner zu öffnen.

  2. Wählen Sie den Eintrag aus, den Sie im Joblistenordner an eine andere Position bringen möchten.

  3. Ziehen Sie den Eintrag an die gewünschte Position im Joblistenordner.

    Ein Pfeil zeigt die Position an, an die der Eintrag platziert wird.

    Der Eintrag wird an die angegebene Position in der Liste verlagert.

Verschieben von Einträgen nach oben oder unten in der Jobliste

  1. Öffnen Sie den Joblistenordner.

  2. Wählen Sie den Eintrag aus, der verschoben werden soll.

  3. (Bedingt) Um einen Eintrag in der Liste nach oben zu verschieben, klicken Sie auf den Aufwärtspfeil über der Ordnerliste, bis sich der Eintrag an der gewünschten Position befindet.

  4. (Bedingt) Um einen Eintrag in der Liste nach unten zu verschieben, klicken Sie auf den Abwärtspfeil über der Ordnerliste, bis sich der Eintrag an der gewünschten Position befindet.

Verschieben eines Eintrags an den Anfang oder das Ende der Jobliste

  1. Öffnen Sie den Joblistenordner.

  2. Wählen Sie den Eintrag aus, der verschoben werden soll.

  3. (Bedingt) Um einen Eintrag an den Anfang der Liste zu verschieben, klicken Sie über der Ordnerliste auf den Pfeil An den Anfang verschieben.

  4. (Bedingt) Um einen Eintrag an das Ende der Liste zu verschieben, klicken Sie über der Ordnerliste auf den Pfeil An das Ende verschieben.

Verwenden von Teiljobs zum Organisieren des Joblistenordners

Joblisteneinträge können zugewiesene Teiljobs enthalten. Dies ist sinnvoll, wenn mehrere Funktionen abgearbeitet werden müssen, bevor ein Job als erledigt gekennzeichnet werden kann. Wenn Sie den übergeordneten Job als erledigt kennzeichnen, werden auch alle Teiljobs als erledigt gekennzeichnet. Ebenso wird der Hauptjob als erledigt gekennzeichnet, wenn alle Teiljobs als erledigt gekennzeichnet wurden.

Erstellen eines Teiljobs für einen Joblisteneintrag

  1. Klicken Sie auf Jobliste, um den Joblistenordner zu öffnen.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Joblisteneintrag, um dafür einen Teiljob zu erstellen, und klicken Sie anschließend auf Neuer Untereintrag.

  3. Geben Sie für den neuen Teiljob einen Betreff an, und drücken Sie anschließend die Eingabetaste.

  4. Zum Hinzufügen weiterer Informationen doppelklicken Sie auf den neu erstellten Teiljob.

Verschieben einer vorhandenen Nachricht zu einem Teiljob

  1. Klicken Sie auf Jobliste, um den Joblistenordner zu öffnen.

  2. Wählen Sie die Nachricht aus, die Sie zu einem Teiljob machen möchten.

  3. Ziehen Sie die gewünschte Teiljobnachricht unter den Joblisteneintrag, zu der sie gehören soll.

    Ein eingerückter Pfeil gibt die Position an, an der die Nachricht abgelegt wird. Der Eintrag wird an die angegebene Position in der Liste verschoben.

  4. (Optional) Zum Verschieben eines Teiljobs unterhalb des Joblisteneintrags ziehen Sie die Nachricht an das Ende der Jobliste und legen sie dort ab.

5.6.4 Joblisteneinträgen ein Fälligkeitsdatum zuordnen

  1. Öffnen Sie eine Nachricht im Joblistenordner.

  2. Klicken Sie auf das Register Jobliste.

  3. Wählen Sie Erledigen bis aus und klicken Sie anschließend auf ein Datum.

    Jobliste mit Kalender "Erledigen bis"

5.6.5 Überwachen des Status im Joblistenordner

Sie können einen Bearbeitungsprozentwert für Einträge im Joblistenordner angeben. Anhand dieses Prozentwerts können Sie den Bearbeitungsstatus Ihrer Jobs überwachen.

Angeben eines Prozentwerts für die Bearbeitung

Sie können den Fortschritt für die Erledigung eines Jobs überwachen, indem Sie für einen Eintrag im Joblistenordner einen Bearbeitungsprozentwert angeben.

  1. Öffnen Sie im Joblistenordner den Eintrag, dessen Bearbeitungsprozentwert Sie angeben möchten.

  2. Geben Sie im Feld % erledigt den prozentual erledigten Anteil ein.

Dieser Prozentsatz wird automatisch gespeichert, wenn Sie den Eintrag schließen.

Anzeigen des erledigten Anteils im Joblistenordner

Sie können den prozentual erledigten Anteil in einer Spalte im Joblistenordner anzeigen. Standardmäßig ist diese Spalte nicht angezeigt. So zeigen Sie die Spalte % erledigt an:

  1. Öffnen Sie den Joblistenordner.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschriften im Joblistenordner, und wählen Sie die Option Weitere Spalten aus.

  3. Klicken Sie in der Liste Weitere Spalten auf % erledigt und dann auf Hinzufügen.

  4. Klicken Sie auf Nach oben oder Nach unten, um die Spalte an die gewünschte Position zu bringen.

  5. Klicken Sie auf Kleiner oder Größer, um die Spaltenbreite anzupassen.

  6. Klicken Sie auf OK, wenn Sie den Vorgang ausgeführt haben.

    Die neue Spalte wird in Ihrem Joblistenordner angezeigt.

Prüfen des Bearbeitungsstands von versendeten Jobs

Im Joblistenordner können Sie den Status jedes Jobs prüfen, den Sie senden.

HINWEIS:Sie können nur den Bearbeitungsstatus von Jobs prüfen. Sie können nicht den Status von Emails und anderen Nachrichtenkategorien prüfen, die Sie an andere Personen senden.

  1. Öffnen Sie den Joblistenordner.

  2. Öffnen Sie die Nachricht, die Sie überprüfen möchten.

  3. Klicken Sie auf das Register Eigenschaften.

5.6.6 Drucken des Inhalts Ihres Joblistenordners

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Joblistenordner aus.

  2. Klicken Sie auf Datei > Kalender drucken.

  3. Wählen Sie im Gruppenfeld Format die Option Liste aus.

  4. Wählen Sie im Gruppenfeld Verfügbare Formulare die Option Jobliste aus.

  5. Klicken Sie auf die Registerkarte Inhalt und wählen Sie die Informationen aus, die Sie einschließen oder ausschließen möchten.

  6. Klicken Sie auf die Registerkarte Optionen, und wählen Sie anschließend Ausgewählter Ordner aus.

  7. (Optional) Klicken Sie auf Vorschau, um die Darstellung im Ausdruck zu sehen.

  8. Klicken Sie auf Drucken.