Verwenden Sie Ordner zum Speichern und Organisieren Ihrer Nachrichten. Sie können beispielsweise alle Nachrichten, die zu einem bestimmten Job oder Betreff gehören, in einer einzigen Gruppe zusammenfassen.
Alle Ordner sind Unterordner Ihres Basisordners. Klicken Sie zum Erweitern und Ausblenden von Ordnern auf das Pluszeichen (Abschnitt 1.5, Kennenlernen der Ordnerliste.
) bzw. das Minuszeichen ( ). Weitere Informationen zu einzelnen Ordnern in Ihrer Ordnerliste finden Sie inNeben jedem Ordner (mit Ausnahme von freigegebenen Ordnern) wird die Anzahl der ungelesenen Nachrichten in eckigen Klammern angegeben. Die neben dem Ordner "Ausgangsnachrichten" in eckigen Klammern angezeigte Zahl gibt an, wie viele Nachrichten im Caching-Modus ausstehend sind.
Sie können die Nachrichten in Ihren Ordnern organisieren, indem Sie diese in bestimmte Ordner verschieben oder mit ihnen verknüpfen. Wenn Sie eine Nachricht in einen Ordner verschieben, wird die Nachricht von einem Ablageort an einen anderen versetzt. Wenn Sie eine Nachricht mit einem Ordner verknüpfen, befindet sich die Nachricht immer noch im ursprünglichen Ordner, wird aber auch im neuen Ordner angezeigt. Wenn Sie eine verknüpfte Nachricht ändern, wird sie automatisch auch in den anderen Ordnern geändert. Wenn eine Nachricht mit mehreren Ordnern verknüpft ist und die ursprüngliche Nachricht gelöscht wird, bleiben die Kopien in den anderen Ordnern erhalten.
Sie können für jeden Ordner in Ihrer Mailbox andere Eigenschaften definieren. Sie können beispielsweise die Nachrichten in einem bestimmten Ordner nach Datum sortieren und die Nachrichten in einem anderen Ordner nach Firmen sortieren.
Sie können unfertige Nachrichten in einem bereits vordefinierten Ordner mit der Bezeichnung "In Arbeit" speichern. (Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Speichern einer unvollständigen Email.) Im Dokumentordner können Sie alle Dokumente speichern. (Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Abschnitt 15.0, Dokumentverwaltung.) Sie können Ordner auch öffentlich zugänglich machen, indem Sie sie freigeben. (Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Abschnitt 2.3.6, Verwenden von freigegebenen Ordnern.) Sie können auch Regeln erstellen, um die Nachrichten automatisch in verschiedene Ordner zu sortieren. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 9.4, Erstellen von Regeln.
Klicken Sie auf
> .Mithilfe des Dialogfelds Ordner können Sie Ordner erstellen, löschen, umbenennen und verschieben.
Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Basisordner oder einen beliebigen anderen Ordner.
Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Basisordner oder einen beliebigen anderen Ordner.
Klicken Sie auf
.Sie können Ihre Ordnerliste auch schließen, damit Ihnen im Hauptfenster mehr Platz für andere Layouts zur Verfügung steht, beispielsweise für den Kalender. Dies ist praktisch, wenn Sie über die Navigationsleiste auf Ihre Ordner zugreifen. Um die Ordnerliste aus- oder einzublenden, klicken Sie auf
.Wenn Sie Ihre Ordnerliste nicht anzeigen und eine Nachricht an die Position des Ordners ziehen, wird die Ordnerliste eingeblendet, damit Sie die Nachricht auf die Ordnerliste ziehen und ablegen können.
Klicken Sie in der Ordnerliste auf
> > .Stellen Sie sicher, dass die Option
aktiviert ist und klicken Sie anschließend auf .Geben Sie den Namen und die Beschreibung des neuen Ordners ein.
Klicken Sie auf
, , oder , um den Ordner an die gewünschte Position in der Ordnerliste zu verschieben, und klicken Sie anschließend auf .Legen Sie die Anzeigeeinstellungen für den Ordner fest (siehe Abschnitt 2.3.5, Anpassen der Anzeigeeinstellungen für Ordner) und klicken Sie anschließend auf .
Ziehen Sie den Ordner an die gewünschte Stelle in Ihrer Ordnerstruktur und legen Sie ihn dort ab.
Siehe auch Umorganisieren der Ordnerliste.
Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner.
Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Ordner.
Klicken Sie auf
.Geben Sie einen neuen Namen für den Ordner ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Die Ordner "Kalender", "Dokumente", "Mailbox", "Ausgangsnachrichten", "Jobliste", "Kontakte", "Aktenschrank", "In Arbeit" und "Papierkorb" können nicht umbenannt werden.
Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie löschen möchten.
Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Ordner, den Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf
.Wählen Sie
oder aus und klicken Sie anschließend auf .Die Ordner "Kalender", "Dokumente", "Mailbox", "Ausgangsnachrichten", "Jobliste", "Kontakte", "Aktenschrank", "In Arbeit" und "Papierkorb" können nicht gelöscht werden. Sie können den Junkmail-Ordner nur löschen, wenn die Junkmail-Behandlung deaktiviert wurde.
Sie können die Nachrichten in einem Ordner mithilfe von Gruppenkennungen in Gruppen sortieren. Gruppenkennungen gruppieren Nachrichten nach der Spalte, die sortiert wird. Beispielsweise erfolgt die Standardsortierung einer Nachrichtenliste nach dem Datum, d. h. die Gruppenkennung ist ebenfalls nach Datum. Nachrichten werden nach dem Empfangstag sortiert. Sie können eine Gruppenkennung für jeden Ordner festlegen.
Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner.
Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Ordner.
Klicken Sie auf
.Klicken Sie auf das Register
.Wählen Sie
aus.Klicken Sie auf
.Um Gruppenkennungen ein- und auszublenden, klicken Sie auf das Plus- bzw. Minuszeichen neben der Kennung.
Sie können eine Vorschau der Nachrichten in der Nachrichtenliste anzeigen, in der sie bis zu zwei Zeilen der Nachricht sehen. Wenn die Nachrichtenvorschau aktiviert ist, werden jeweils die ersten paar Zeilen unter der Nachricht in der Nachrichtenliste angezeigt.
Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner.
Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Ordner.
Klicken Sie auf
.Klicken Sie auf das Register
.Wählen Sie
aus.Klicken Sie auf
.Die Nachrichtenliste in einem Ordner ist in Spalten gegliedert. In jeder Spalte werden Informationen über die in der Liste aufgeführten Nachrichten angezeigt. So werden beispielsweise der Betreff und das Sendedatum der Nachrichten in verschiedenen Spalten angezeigt. Sie können die Spaltenanzeige für jeden Ordner anpassen.
Verschieben Sie eine Spalte in den Spaltenüberschriften an eine neue Position.
Verschieben die Trennlinie der Spaltenüberschrift, um die Spalte zu verbreitern oder zu verschmälern.
Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spaltenüberschrift.
Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste in die Spaltenüberschrift.
Klicken Sie auf eine Spalte, die hinzugefügt werden soll.
oder
Klicken Sie auf
.Wählen Sie in der Liste
eine oder mehrere Spalten aus und klicken Sie dann auf .Verwenden Sie
und , um die neuen Spalten in Relation zu den vorhandenen Spalten zu positionieren.Klicken Sie auf
.Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, der die zu sortierenden Nachrichten enthält.
Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Ordner, der die zu sortierenden Nachrichten enthält.
Klicken Sie auf
> .Wählen Sie den Nachrichtentyp, der sortiert werden soll, im Dropdown-Feld
aus.Klicken Sie im Dropdown-Feld
auf die Nachrichteneigenschaft, nach der sortiert werden soll.Klicken Sie im Dropdown-Feld
auf , um von A bis Z zu sortieren.oder
Klicken Sie auf
, um von Z nach A zu sortieren.Klicken Sie auf
.Ziehen Sie die Spaltenüberschrift von der Titelleiste der Spalte weg.
Ziehen Sie eine Nachricht von der Nachrichtenliste zum gewünschten Ordner.
Linux:
Halten Sie die Alt-Taste gedrückt, während Sie die Nachricht durch Ziehen aus allen Ordnern entfernen, mit denen sie zuvor verknüpft war, und legen Sie sie nur in diesem Ordner ab.
Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie die Nachricht durch Ziehen mit dem Ordner verknüpfen.
Mac:
Halten Sie die Kommandotaste gedrückt, während Sie die Nachricht durch Ziehen aus allen Ordnern entfernen, mit denen sie zuvor verknüpft war, und legen Sie sie nur in diesem Ordner ab.
Halten Sie die Optionstaste gedrückt, während Sie die Nachricht durch Ziehen mit dem Ordner verknüpfen.
oder
Dieselbe Aufgabe können Sie auch mithilfe von Menüoptionen erledigen:
Wählen Sie eine Nachricht aus und klicken Sie dann auf
> .Wählen Sie die Ordner aus, in die Sie die Nachricht verschieben oder mit der Sie die Nachricht verknüpfen möchten, und klicken Sie dann auf
bzw. .Wählen Sie die Option
aus, um die Nachricht aus allen Ordnern zu entfernen, mit denen sie zuvor verknüpft war, und fügen Sie sie nur in dem ausgewählten Ordner ein.Wenn Sie die ursprüngliche Nachricht löschen, bleiben die Kopien in den anderen Ordnern erhalten.
Sie können auswählen, ob im Ordner die erste ungelesene Nachricht oder die letzte gelesene Nachricht angezeigt werden soll. Wenn der Ordner jedoch eine große Anzahl an Nachrichten enthält, kann es eine Weile dauern, bis der Inhalt des Ordners angezeigt wird.
So wählen Sie die Standardleseoption für den Ordner:
Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu ändernden Ordner.
Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den zu ändernden Ordner.
Klicken Sie auf
.Wählen Sie im Register
die Option .Wenn Sie
deaktivieren, zeigt der Ordner die zuletzt gelesene Nachricht an.Klicken Sie auf
.Anzeigeeinstellungen bestimmen, wie GroupWise die Informationen in einem bestimmten Ordner anzeigt. Beispielsweise hat der Ordner "Basis" eine Standard-Anzeigeeinstellung, die Ordnerliste und Felder umfasst. Diese Einstellungen werden in der GroupWise-Datenbank gespeichert, d. h. sie stehen Ihnen auch an einem anderen Computer zur Verfügung.
Sie können aus einer Liste von vorkonfigurierten Anzeigeeinstellungen wählen oder Ihre eigenen Anzeigeeinstellungen anpassen. Zusätzlich können Sie Anzeigeeinstellungen an andere GroupWise-Benutzer senden oder von diesen importieren.
Sie können die Nachrichten in einem beliebigen Ordner auf verschiedene Arten anzeigen, je nachdem, wie die Informationen strukturiert sein sollen.
Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu ändernden Ordner.
Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den zu ändernden Ordner.
Klicken Sie auf
.Klicken Sie auf das Register
.Wählen Sie aus der Dropdown-Liste
die Anzeigeeinstellung aus.Es sind folgende Einstellungen verfügbar:
Klicken Sie auf
.Mit der Option "Details" wird eine Liste der Nachrichten und der zugehörigen Informationen in Spalten angezeigt, wie z. B. Verwendung von Spalten.
, , , , , , , und viele weitere Nachrichteneigenschaften. "Details" ist das Standardlayout für die meisten Ordner. Weitere Informationen zum Hinzufügen oder Neuordnen von Spalten finden Sie unterAbbildung 2-1 Layout "Details"
Mit der Option "Diskursabfolge" wird der Diskurs der Email angezeigt. Dieser besteht aus einer Originalnachricht und allen Antworten in hierarchischer Reihenfolge. Standardmäßig werden nur empfangene Nachrichten in einer Diskursabfolge angezeigt.
Abbildung 2-2 Layout "Diskursabfolgen"
Standardmäßig werden nur im Ordner enthaltene Nachrichten in einer Diskursabfolge angezeigt. Sie können dem Ordner weitere Nachrichtentypen hinzufügen, die in der Diskursabfolge angezeigt werden sollen. Beispielsweise können dem Ordner Ausgangsnachrichten hinzugefügt werden, um die Diskursabfolge zu vervollständigen.
So zeigen Sie Ausgangsnachrichten in einer Diskursabfolge an:
Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, der die Diskursabfolgen anzeigt.
Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Ordner, der die Diskursabfolgen anzeigt.
Klicken Sie auf
.Klicken Sie auf das Register
und anschließend auf .Wählen Sie
unter aus.Klicken Sie zweimal auf
und geben Sie dann einen Namen für die Anzeigeeinstellung an.Klicken Sie auf
.Ein Feld zeigt eine benutzerdefinierte Ansicht von Informationen in GroupWise. Der Standard-Basisordner enthält beispielsweise das Feld "Ungelesene Nachrichten", das die Nachrichten auflistet, die Sie noch nicht gelesen haben. Das Feld "Jobliste" ist ein weiteres Standardfeld des Basisordners. Im Feld "Jobliste" werden Nachrichten angezeigt, die sich in Ihrem Joblistenordner befinden.
Abbildung 2-3 Felder
Mit der Option "Als Kalender" werden alle geplanten Termine angezeigt, die in einem bestimmten Ordner gespeichert sind. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie alle Ihre Termine und anderen Nachrichten für ein bestimmtes Projekt in einem Ordner ablegen.
Abbildung 2-4 Layout "Kalender"
Die Option "Als Jobliste" zeigt einen Joblistenbereich am oberen Rand Ihrer Nachrichtenliste an, in dem Sie mit den Nachrichten in Ihrer Nachrichtenliste eine Jobliste erstellen können. Jede in den Joblistenbereich gezogene Nachricht wird mit einem Kontrollkästchen dargestellt, damit Sie die Nachricht als erledigt kennzeichnen können. Sie können den Joblisteneinträgen unter anderem ein Fälligkeitsdatum oder eine Priorität zuordnen. Alle Nachrichten, die Sie in den Joblistenbereich verschieben, werden außerdem im Joblistenordner in der Ordnerliste angezeigt.
Weitere Informationen zum Erstellen von Joblisten finden Sie in Abschnitt 5.4, Verwenden des Joblistenordners.
Abbildung 2-5 Joblistenanzeige
Folgendes können Sie festlegen: den in der Dropdown-Liste
angezeigten Namen, den Ursprung der Nachrichten im Ordner, die Spaltenanzeige und die Reihenfolge, in der die Nachrichten im Ordner sortiert werden. Die Anzeigeeinstellungen werden auf Ordnerebene festgelegt. Wenn Sie dieselben Anzeigeeinstellungen für mehrere Ordner wünschen, speichern Sie die Anzeigeeinstellungen und verwenden Sie sie dann für die anderen Ordner.Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Ordner.
Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf einen beliebigen Ordner.
Klicken Sie auf
.Klicken Sie auf das Register
.Klicken Sie in der Dropdown-Liste
auf die Anzeigeeinstellung, die Sie ändern möchten.Nehmen Sie im Dialogfeld die gewünschten Änderungen an den Anzeige-Einstellungen vor.
Klicken Sie auf
. Ändern Sie gegebenenfalls den Namen der Anzeige-Einstellungen und klicken Sie anschließend auf .Der neue Name für die Anzeigeeinstellungen wird der Dropdown-Liste
hinzugefügt und steht für andere Ordner zur Auswahl.Zum Löschen der Anzeige-Einstellungen eines Ordners klicken Sie auf die Anzeige-Einstellungen und anschließend auf
.Klicken Sie auf
.