4.11 Uso del calendario multiusuario

El calendario multiusuario permite ver una programación combinada de los usuarios y recursos en una vista gráfica de día, semana, mes, año o de columnas multiusuario (la vista Columnas multiusuario es una vista de día que muestra la programación de cada usuario en una columna distinta). Es fácil seleccionar y deseleccionar usuarios y recursos para que sus citas se muestren, o se oculten, en la vista combinada. Por ejemplo, puede usar un calendario multiusuario para ver las programaciones de los compañeros de trabajo o para comprobar la disponibilidad de las salas de conferencias de la empresa a una hora concreta.

En las versiones de GroupWise anteriores a GroupWise 2014, el calendario multiusuario solo permitía ver la vista Columnas multiusuario (la vista que muestra la programación de un día de cada usuario en una columna distinta). De igual forma, si crea un calendario multiusuario en una versión anterior de GroupWise y actualiza a GroupWise 2014, podrá ver solo el calendario multiusuario en la vista Día. Debe crear un calendario multiusuario nuevo para poder verlo con vistas distintas.

IMPORTANTE:debe tener los derechos de apoderado correctos de cada uno de los usuarios o recursos para poder incluirlos en un calendario multiusuario. (Consulte el Sección 10.0, Acceso al buzón o al calendario para usuarios apoderados.) Por ejemplo, si no tiene derechos de lectura para citas, no podrá ver el programa de otras personas en el calendario multiusuario.

4.11.1 Configuración de un calendario para ver varios usuarios o recursos

Para configurar un calendario multiusuario donde podrá ver de forma simultánea los calendarios de varios usuarios y recursos:

  1. Haga clic en Calendario en la barra de navegación y, a continuación, haga clic en el botón de vista Columnas multiusuario de la barra de herramientas del calendario.

    Si es la primera vez que usa la vista Columnas multiusuario en este calendario, se abre el recuadro de diálogo Lista de multiusuario.

  2. (Opcional) Si no es la primera vez que usa la vista Columnas multiusuario en este calendario y desea modificar los calendarios que se mostrarán, haga clic en la flecha desplegable situada junto a Columnas multiusuario y haga clic en Añadir o eliminar usuarios.

  3. En el recuadro de diálogo Lista de multiusuario, en la sección Seleccionar usuarios, especifique los usuarios en el campo Nombre de usuario, en la sección Lista de usuarios, marque las casillas de verificación situadas junto a los nombre de los usuarios cuyos calendarios desee ver y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Puede ver la programación en una vista de día, semana, mes, año o columnas multiusuario haciendo clic en la vista oportuna de la barra de herramientas Calendario.

    Si no aparecen elementos de calendario para un usuario concreto, asegúrese de que la casilla de verificación está marcada junto al nombre del usuario en la lista de carpetas.

  5. (Condicional) Para asignar colores a más de seis usuarios o recursos, haga clic en el icono de presencia situado junto al nombre en la lista de carpetas.

    Las citas de los usuarios y los recursos se muestran en columnas separadas en la vista Columnas multiusuario. Sin embargo, las citas se combinan en una sola columna en las vistas Mes, Semana y Día, de forma que asignar un color a cada usuario o recurso resulta fundamental para diferenciar sus citas en estas vistas.

Es posible modificar la lista de multiusuario asociada con este calendario multiusuario, como se describe en Modificación de una lista multiusuario. También se pueden crear calendarios multiusuario adicionales, como se describe en la Sección 4.11.2, Configuración de calendarios adicionales para ver varios usuarios o recursos.

4.11.2 Configuración de calendarios adicionales para ver varios usuarios o recursos

Después de configurar un calendario multiusuario inicial como se describe en la Sección 4.11.1, Configuración de un calendario para ver varios usuarios o recursos, puede configurar calendarios multiusuario adicionales.

  1. En la lista de carpetas, seleccione el calendario que desee configurar como calendario multiusuario.

  2. Seleccione Columnas multiusuario en la barra de herramientas Calendario.

  3. Modifique la lista de multiusuario de este calendario, como se describe en Modificación de una lista multiusuario.

4.11.3 Configuración de los usuarios que se mostrarán en el calendario multiusuario

Cuando crea un calendario multiusuario como de describe en la Sección 4.11.1, Configuración de un calendario para ver varios usuarios o recursos, debe especificar los usuarios y recursos que se deben incluir en el calendario.

Para añadir más usuarios y recursos, o bien para eliminarlos y evitar que se muestren en el calendario, puede modificar la lista multiusuario. También es posible ocultar usuarios o recursos seleccionándolos o deseleccionándolos en la lista de carpetas.

Modificación de una lista multiusuario

La lista de multiusuario determina qué usuarios y recursos se muestran en el calendario multiusuario. Debe tener los derechos de apoderado adecuados para añadir usuarios y recursos a una Lista de multiusuarios y para ver sus calendarios en un calendario multiusuario. Consulte el Sección 10.0, Acceso al buzón o al calendario para usuarios apoderados.

  1. Haga clic en Calendario en la barra de navegación y luego en Icono de la vista Multiusuario en la barra de herramientas del calendario.

    (Si ha creado vistas de Columnas multiusuario adicionales, es posible que el botón tenga este aspecto: Icono de nueva vista).

  2. Haga clic en la flecha situada a la derecha de Icono de la vista Multiusuario y después haga clic en Añadir o Eliminar usuarios.

  3. Para añadir un usuario o un recurso, haga clic en Añadir usuario, haga doble clic en un nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Para suprimir un usuario o un recurso, haga clic en el nombre y, a continuación, en Eliminar usuario.

    O bien

    Para suprimir todos los nombres de la lista, haga clic en Editar y, a continuación, en Eliminar todos.

  5. Para cambiar el orden de los nombres de la lista, haga clic en un nombre y, a continuación, haga clic en el botón de flecha arriba o flecha abajo.

    El orden de los nombres determina el orden en el que se muestran los calendarios en la vista Columnas multiusuario.

  6. Para eliminar un usuario o calendario de recurso del calendario multiusuario sin suprimir el nombre de la lista, deseleccione la casilla de verificación situada junto al nombre.

  7. Para insertar todos los nombres de la lista de apoderados, haga clic en Editar y, a continuación, en Insertar lista de apoderados.

  8. Para restablecer la lista, haga clic en Editar > Eliminar todos > Editar y, a continuación, en Insertar última lista.

  9. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y salir del recuadro de diálogo.

    O bien

    Haga clic en Aplicar para guardar los cambios sin salir.

Selección o deselección de usuarios y recursos

GroupWise 2014 permite seleccionar y deseleccionar fácilmente usuarios y recursos para que sus citas se muestren, o se oculten, en el calendario multiusuario.

  1. En la lista de carpetas, marque la casilla de verificación situada junto a los usuarios y recursos cuyas citas desee mostrar en el calendario multiusuario.

    Deseleccione la casilla de verificación situada junto a los usuarios y recursos cuyas citas desee ocultar en el calendario multiusuario.

    Para obtener información sobre cómo modificar qué usuarios están asociados al calendario multiusuario, consulte Modificación de una lista multiusuario.

4.11.4 Creación de una cita para usuarios del calendario multiusuario

Es posible crear con rapidez una cita que incluya a todos los usuarios cuyos calendarios se muestren actualmente en el calendario multiusuario.

Creación de una cita en la vista Día, Semana, Mes o Año

  1. Haga clic en la vista Día, Semana, Mes o Año de la barra de herramientas Calendario.

  2. Haga clic con el botón derecho en el día y la hora a la que quiere programar la cita y, a continuación, haga clic en Nuevo > Cita.

    El campo A se rellena con todos los usuarios cuyos calendarios se muestran actualmente en el calendario multiusuario.

  3. Termine de crear la cita y haga clic en Enviar.

Creación de una cita en la vista Columnas multiusuario

  1. Haga clic en Columnas multiusuario de la barra de herramientas Calendario.

  2. Haga clic en la hora a la que desee programar la cita y arrastre el cursor para destacar la duración de la cita. Arrastre el cursor para incluir a los usuarios que quiere programar para la cita.

  3. Haga clic con el botón derecho en la hora seleccionada y, a continuación, haga clic en Nuevo > Cita.

  4. Termine de crear la cita y haga clic en Enviar.

4.11.5 Creación de una vista de calendario Columnas multiusuario

Si suprime la vista Columnas multiusuario, puede crear una nueva:

  1. Haga clic en Calendario en la barra de navegación.

  2. Haga clic con el botón derecho en la barra de herramientas Calendario y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  3. Haga clic en Nuevo y especifique un nombre para la vista Columnas multiusuario, por ejemplo, Columnas multiusuario.

  4. Haga clic en Multiusuario (Columnas) en la lista desplegable Ver y, a continuación, haga clic en Aceptar dos veces.

    Se mostrará el recuadro de diálogo Lista de multiusuarios.

  5. Si un usuario o recurso que desee ver en la vista Columnas multiusuario no aparece, especifique el usuario en el campo Nombre de usuario y haga clic en Añadir usuario.

  6. Haga doble clic en un usuario o recurso, haga clic en Aceptar y, a continuación, repita este proceso con cada usuario que desee añadir.

  7. Active las casillas de verificación de los usuarios cuyos calendarios desee mostrar y, a continuación, haga clic en Aceptar.