4.3 Gestión del calendario

4.3.1 Lectura de una entrada de calendario

  1. En la lista de carpetas, haga clic en Calendario.

  2. Haga doble clic en el elemento que desea leer.

En todas las vistas, a excepción de la vista Año, puede colocar el puntero del ratón sobre la mayoría de los elementos y ver más información del tema, la hora, el lugar y el recuadro A.

4.3.2 Creación de un calendario personal

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Calendario.

  2. Escriba un nombre para el nuevo calendario.

  3. (Opcional) Haga clic en Color. Seleccione un color para el calendario; para ello, haga clic en el recuadro de color. Haga clic en Aceptar.

  4. Seleccione el orden en que desee que aparezcan los calendarios; para ello, seleccione un calendario y haga clic en Mover hacia arriba o Mover hacia abajo.

  5. Haga clic en Aceptar.

4.3.3 Personalización de un calendario nuevo

Puede definir varias opciones para personalizar la vista de calendario. Por ejemplo, puede hacer que resulte más sencillo ver los días laborables especificando el primer día de la semana y resaltando los fines de semana.

Personalización de las vistas de un calendario para un calendario nuevo

Se pueden seleccionar varias vistas del calendario de GroupWise para lograr el aspecto que mejor se adapte a sus necesidades. Por ejemplo, puede optar por eliminar los calendarios mensuales de la vista de semana o mostrar los calendarios con páginas para que se asemejen a un planificador.

En las siguientes secciones se proporcionan ejemplos sobre cómo personalizar las vistas del calendario. En ellas no se incluye información acerca de todas las vistas posibles, sino que se muestra cómo se realizan algunos cambios habituales.

Cambios en una vista del calendario

  1. Haga clic en Calendario en la barra de navegación.

  2. Haga clic con el botón derecho en la vista que quiera modificar y después haga clic en Propiedades.

    Se abrirá el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

    El recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario permite cambiar la vista que se usa para mostrar los calendarios correspondientes al día, la semana, el mes, el año y el calendario multiusuario.

  3. Seleccione el nombre de la vista que desee cambiar y haga clic en Editar.

    Aparece el recuadro de diálogo Editar visualización.

  4. Haga clic en la flecha hacia abajo para abrir la lista desplegable Ver.

    La lista desplegable Ver incluye las distintas vistas disponibles.

  5. Seleccione la vista que desee usar y haga clic en Aceptar para cerrar el recuadro de diálogo Editar visualización.

  6. Haga clic en Aceptar para cerrar el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

Eliminación del calendario mensual de la vista de semana

Puede que desee eliminar el calendario mensual de la vista de semana para dejar más espacio para que se muestren las citas de la semana.

  1. Haga clic en Calendario en la barra de navegación.

  2. Haga clic con el botón derecho en Semana y, a continuación, haga clic en Propiedades.

    Se abrirá el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

  3. Seleccione Semana y haga clic en Editar.

    Aparece el recuadro de diálogo Editar visualización.

  4. Haga clic en la flecha hacia abajo para abrir la lista desplegable Ver.

  5. Seleccione Semana, en lugar de Semana (por defecto), y haga clic en Aceptar para cerrar el recuadro de diálogo Editar visualización.

  6. Haga clic en Aceptar para cerrar el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

    Ahora, cuando vea el calendario de la semana ya no aparecerá el calendario mensual.

Adición de calendarios mensuales a la vista Mes

Por defecto, la vista Mes incluye las citas del mes en curso. Para mostrar los calendarios mensuales de los meses anteriores y siguientes, cambie la vista Mes de Mensual (por defecto) por Mes y Calendario.

  1. Haga clic en Calendario en la barra de navegación.

  2. Haga clic con el botón derecho en Mes y, a continuación, haga clic en Propiedades.

    Se abrirá el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

  3. Seleccione Mes y haga clic en Editar.

    Aparece el recuadro de diálogo Editar visualización.

  4. Haga clic en la flecha hacia abajo para abrir la lista desplegable Ver.

  5. Seleccione Mes y Calendario y haga clic en Aceptar para cerrar el recuadro de diálogo Editar visualización.

  6. Haga clic en Aceptar para cerrar el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

    Ahora, cuando muestre el calendario mensual, aparecerán tantos calendarios de meses debajo del calendario de citas del mes actual como quepan en la ventana de GroupWise.

Adición de navegación extendida al calendario

Por defecto, el calendario se abre con una función de navegación sencilla seleccionada. La navegación sencilla permite avanzar o retroceder un día, una semana, un mes o un año, en función de la vista de calendario seleccionada, con solo hacer clic en el botón de avance o retroceso.

Figura 4-6 Botones de avance y retroceso en la navegación sencilla

La función de navegación extendida proporciona características adicionales que permiten avanzar o retroceder 1, 7, 31 o 365 días.

Figura 4-7 Botones de avance y retroceso en la navegación extendida

  1. Haga clic en Calendario en la barra de navegación.

  2. Haga clic con el botón derecho en cualquier vista y elija Propiedades.

    Se abrirá el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

  3. Seleccione Navegación extendida.

  4. Haga clic en Aceptar para cerrar el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

    Ahora, cuando muestre el calendario mensual, aparecerán tantos calendarios de meses debajo del calendario de citas del mes actual como quepan en la ventana de GroupWise.

Almacenamiento de una vista del calendario

Las vistas personalizadas del calendario se pueden guardar.

  1. Haga clic en Calendario en la barra de navegación.

  2. Personalice las vistas del calendario.

  3. Haga clic con el botón derecho en cualquier vista y elija Propiedades.

    Se abrirá el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

  4. Seleccione la vista que desee guardar y haga clic en Nuevo.

  5. Escriba el nombre de la vista personalizada, seleccione un tipo de vista y haga clic en Aceptar.

    La nueva vista se añadirá a la lista de vistas.

Definición del horario de trabajo

El horario de trabajo muestra a los demás el horario en el que está disponible y afecta al modo en que se visualizan los calendarios. GroupWise presupone por defecto un horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes. Si tiene un horario de trabajo diferente, puede ajustarlo de modo que se visualice la información adecuada.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Calendario y, a continuación, haga clic en la pestaña Horario de trabajo.

  3. (Opcional) Si siempre está disponible para concertar citas, haga clic en Siempre disponible y omita los siguientes pasos.

  4. En el campo Hora de inicio, especifique la hora a la que suele empezar a trabajar.

  5. En el campo Hora de finalización, especifique la hora a la que suele terminar de trabajar.

  6. Seleccione los días en los que trabaja y no seleccione los días que suele tener libres.

  7. Confirme que la zona horaria que se muestra es correcta.

    Si no lo fuera, haga clic con el botón derecho en el reloj del área de notificación de Windows, seleccione Ajustar fecha y hora, haga clic en Zona horaria y seleccione la zona horaria adecuada.

  8. Haga clic en Aceptar.

Cambio del primer día de la semana en el calendario

GroupWise comprueba la configuración regional del sistema operativo de la estación de trabajo para determinar el primer día de la semana correspondiente. Si lo prefiere, puede cambiar el primer día de la semana a otro distinto al establecido por defecto.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Calendario y, a continuación, haga clic en la pestaña General.

  3. Seleccione un día en el recuadro de grupo Opciones de visualización del calendario y haga clic en Aceptar.

Resaltado de los fines de semana

Puede resaltar los fines de semana a fin de que sea más fácil diferenciarlos de los días normales en el calendario.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Calendario y, a continuación, haga clic en la pestaña General.

  3. Seleccione la casilla de verificación Resaltar fines de semana y haga clic en Aceptar.

Visualización de números de semana

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Calendario y, a continuación, haga clic en la pestaña General.

  3. Seleccione la casilla de verificación Mostrar número de las semanas y haga clic en Aceptar.

Inclusión de uno mismo en las nuevas citas

GroupWise incluye su nombre por defecto en la lista A cuando crea una nueva cita. Puede inhabilitar esta función de modo que no se le incluya automáticamente, o bien habilitarla si está inhabilitada.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Calendario y, a continuación, haga clic en la pestaña General.

  3. Seleccione la casilla de verificación Incluirme en las citas nuevas y haga clic en Aceptar.

Configuración del modo en que se muestra la duración de las citas

Al configurar cómo se debe mostrar la duración de las nuevas citas, puede seleccionar si se debe mostrar por duración o mediante una fecha y hora de finalización. También puede configurar la duración por defecto de las citas.

Visualización de la duración de las citas por duración o mediante una fecha y hora de finalización

Por defecto, GroupWise muestra la duración. Es decir, al crear una cita se muestra un campo en el que puede introducir una cantidad de tiempo (como 30 minutos o 2 horas) para indicar la duración de la cita.

Si lo prefiere, puede especificar una fecha y hora de finalización para cada cita. Si usa esta opción, GroupWise muestra un campo para introducir una fecha de finalización y otro para introducir una hora de finalización al crear una nueva cita.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Calendario y, a continuación, haga clic en la pestaña General.

  3. En Visualizar la duración de la cita como, seleccione Duración o Fecha y hora de finalización. A continuación, haga clic en Aceptar.

Definición de la duración por defecto de la cita

Las nuevas citas duran por defecto una hora, aunque puede ajustar el tiempo durante la creación. Por ejemplo, si la mayoría de las citas que establece suelen durar 30 minutos, puede modificar el valor por defecto a 30 minutos.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Calendario y, a continuación, haga clic en la pestaña General.

  3. Especifique el número de horas y minutos en Duración por defecto de las citas y haga clic en Aceptar.

Modificación del color de un calendario

  1. En la lista de carpetas, haga clic en el cuadro de color del calendario.

  2. Seleccione un color.

Cambio del fondo de áreas del calendario

Puede cambiar el aspecto del fondo de las secciones Eventos de día completo, Citas, Recordatorios y Tareas.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Calendario y, a continuación, haga clic en la pestaña General.

  3. En Opciones de color y línea, seleccione si desea mostrar un color de fondo para los distintos elementos: Eventos de día, Citas, Recordatorios y Tareas.

  4. Si ha seleccionado que se muestre un color de fondo para cualquiera de los elementos del calendario, seleccione un color para cada uno de ellos.

    Para utilizar los colores de fondo por defecto de GroupWise 6.0, haga clic en GW60. Para utilizar los colores de fondo por defecto de GroupWise 6.5, haga clic en GW65. Los colores de fondo por defecto de GroupWise 6.5 y GroupWise 7 son los mismos.

  5. Seleccione si desea que aparezcan líneas de separación para los recordatorios y las tareas.

  6. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar.

4.3.4 Envío de un calendario

Los calendarios se envían como archivos adjuntos en mensajes de correo electrónico. Los archivos adjuntos de calendarios de Internet tienen la extensión de archivo .ics.

  1. Haga clic con el botón derecho en el calendario que desee exportar y luego haga clic en Enviar.

  2. Seleccione el período de tiempo.

    Seleccione Calendario completo para enviar el calendario completo.

    O bien

    Seleccione Anterior para enviar parte del calendario. Si selecciona Anterior, deberá especificar un rango de días que desee enviar.

  3. Seleccione el nivel de detalle:

    Solo tiempo ocupado: solo envía la información de disponibilidad del calendario, pero no información sobre los elementos del calendario.

    Tiempo ocupado y tema: envía información de disponibilidad, así como el tema de las citas.

    Todos los detalles: envía la información de disponibilidad y toda la información asociada a los elementos del calendario.

  4. Seleccione Incluir elementos privados para incluir los elementos privados.

  5. Seleccione Incluir adjuntos para incluir los archivos adjuntos.

  6. Haga clic en Aceptar.

    Se generará un nuevo mensaje de correo electrónico con un archivo .ics adjunto.

  7. Especifique los destinatarios del mensaje y haga clic en Enviar.

4.3.5 Exportación de un calendario

Al exportar un calendario, este se exporta en forma de calendario de Internet. Los archivos adjuntos de calendarios de Internet tienen la extensión de archivo .ics.

  1. Haga clic con el botón derecho en el calendario que desee exportar y luego haga clic en Exportar.

  2. Escriba un nombre de archivo para el elemento en el campo Nombre de archivo.

  3. Para guardar el elemento en un directorio distinto del que se muestra, desplácese al nuevo directorio.

  4. Haga clic en Guardar.

4.3.6 Importación de un calendario

Puede importar aquellos calendarios que se hayan guardado como archivos .ics. Para obtener información acerca de cómo guardar un calendario como archivo, consulte la Sección 4.3.5, Exportación de un calendario.

  1. Haga clic con el botón derecho en la pestaña Calendario, o bien haga clic con el botón derecho en el calendario principal y, después, haga clic en Importar calendario.

  2. Especifique el nombre del calendario que desee importar, incluida la vía al archivo, o haga clic en Examinar y busque el archivo.

  3. (Condicional) Si desea renombrar el calendario, especifique un nombre nuevo; en caso contrario, deje el nombre actual en el campo Nombre.

    Si el nombre especificado para el calendario nuevo es el mismo que el de un calendario ya existente, el calendario nuevo se añade al existente.

  4. Si hay disponible un campo de descripción para el calendario que está importando, escriba una descripción y especifique si el contenido nuevo debe sustituir al existente o si se debe añadir a este.

  5. Haga clic en Aceptar.