3.4 Gestión de elementos enviados

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

3.4.1 Confirmación de la entrega de elementos enviados

GroupWise proporciona varios métodos para que pueda confirmar que el elemento se ha entregado.

Seguimiento de un elemento enviado

En la ventana Propiedades puede verificar el estado de cualquier elemento que haya enviado. Para obtener más información, consulte Comprobación del estado de sus elementos.

Recepción de notificación cuando se abre o se suprime el elemento

Puede recibir una notificación cuando el destinatario abra o suprime un mensaje, rechace una cita o finalice una tarea.

Solicitud de respuesta

Puede informar al destinatario de un elemento de que necesita una respuesta. GroupWise añade una frase al elemento para indicar que se requiere una respuesta y cambia el icono del buzón del destinatario a una flecha doble. Para obtener más información, consulte Solicitud de respuesta para los elementos enviados.

3.4.2 Visualización de elementos enviados

Es posible que desee ver elementos que haya enviado anteriormente. Por ejemplo, puede leer un elemento enviado, volverlo a enviar con o sin correcciones y, en algunos casos, retraerlo (si el destinatario aún no lo ha abierto).

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados Icono de la carpeta Elementos enviados en la lista de carpetas.

Todos los elementos enviados se encuentran en esta carpeta a menos que se muevan a una carpeta distinta de Buzón o Calendario. Si un elemento enviado se mueve a otra carpeta, dicho elemento ya no aparecerá en la carpeta Elementos enviados. Para visualizar los elementos enviados que se han movido a otras carpetas, abra dichas carpetas.

3.4.3 Reenvío de elementos

Utilice Reenviar para volver enviar un elemento, tal vez con correcciones.

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados de la lista de carpetas.

  2. Haga clic con el botón derecho en el elemento que desee reenviar y, a continuación, haga clic en Reenviar.

  3. Si se trata de un elemento de fecha automática, haga clic en Esta vez o en Todas las veces.

  4. Realice todos los cambios que sean necesarios en el elemento y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

  5. Haga clic en para retraer el elemento original.

    O

    Haga clic en No para mantener el elemento original.

Puede revisar las propiedades del elemento original para comprobar si GroupWise ha podido retraerlo. Haga clic con el botón derecho en el elemento del Buzón y, a continuación, haga clic en Propiedades. Los mensajes telefónicos y de correo no se pueden retraer una vez que se han abierto.

3.4.4 Retracción de elementos enviados

Utilice Suprimir para retraer un elemento enviado del buzón del destinatario. Puede retraer un mensaje de correo o telefónico en el caso de que los destinatarios aún no hayan abierto el elemento. Puede retraer una cita, un recordatorio o una tarea de un destinatario en cualquier momento.

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados de la lista de carpetas.

  2. Haga clic con el botón derecho en el elemento que desee retraer y, a continuación, haga clic en Suprimir.

  3. Seleccione la opción adecuada.

  4. Si ha seleccionado retraer este elemento de los buzones de otros destinatarios, podrá escribir un comentario para los destinatarios explicando por qué se ha retraído el elemento.

  5. Haga clic en Aceptar.

Para ver los destinatarios que han abierto el mensaje, haga clic con el botón derecho en el elemento y, a continuación, haga clic en Propiedades.

3.4.5 Comprobación del estado de sus elementos

La ventana Propiedades le permite verificar el estado de cualquier elemento que haya enviado. Por ejemplo, es posible ver cuándo se entregó un elemento y cuándo el destinatario lo abrió o lo suprimió. Si un destinatario aceptó o rechazó una cita e incluyó un comentario, verá el comentario en la ventana Propiedades. También verá si un destinatario marcó una tarea como terminada.

Asimismo, esta ventana muestra información sobre los elementos que se reciben. Muestra qué otras personas han recibido el elemento (excepto los destinatarios de copias ocultas), el tamaño y la fecha de creación de los archivos adjuntos, etc.

Puede guardar e imprimir la información de estado de un elemento.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Comprobación del estado de un elemento

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el Buzón o en el Calendario y, a continuación, haga clic en Propiedades.

Los iconos que hay junto al elemento también proporcionan información de estado útil. Consulte Iconos que aparecen junto a los elementos en el Buzón y el Calendario.

Almacenamiento de la información de estado de un elemento

  1. Haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  2. Haga clic en Archivo > Guardar como.

    GroupWise asigna al elemento un nombre de archivo temporal. Puede cambiar el nombre de archivo y la carpeta por defecto para guardar el archivo.

  3. Haga clic en Guardar.

Impresión de la información de estado de un elemento

  1. Haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  2. Haga clic con el botón derecho en la ventana Propiedades y, a continuación, haga clic en Imprimir.

3.4.6 Solicitud de respuesta para los elementos enviados

  1. Si desea solicitar una respuesta para un elemento, abra una vista de elemento, haga clic en la pestaña Opciones de envío y, a continuación, en General.

    O

    Para solicitar una respuesta para todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga clic en Enviar.

  2. Haga clic en Se solicita respuesta y, a continuación, especifique cuándo desea recibir la respuesta.

    El destinatario verá Icono de respuesta solicitada junto al mensaje. Si selecciona Cuando sea posible, la indicación “Se solicita respuesta: Cuando sea posible” aparece en la parte superior del mensaje. Si selecciona Dentro de x días, la indicación “Se solicita respuesta: Para el xx/xx/xx” aparece en la parte superior del mensaje.

  3. Haga clic en Aceptar.