3.2 Compartición de archivos

Puede compartir archivos con usuarios internos y externos. La opción de compartir archivos solo está disponible en la interfaz Web. Puede ver los archivos compartidos desde la aplicación para dispositivos móviles y desde la aplicación de escritorio.

Para compartir archivos:

  1. Vaya a la carpeta que contiene los archivos que desea compartir.

    Puede compartir archivos en las pestañas Mis archivos , Compartidos conmigo , Carpetas de red o Compartidos por mí , siempre que tenga los derechos necesarios para compartir archivos.

  2. Seleccione uno o varios archivos que desee compartir y, después, haga clic en Compartir.

    O bien

    Haga clic en la flecha desplegable situada junto al archivo que desea compartir y, después, haga clic en Compartir.

    Se mostrará el recuadro de diálogo Compartir.

  3. (Condicional) Para compartir elementos con usuarios internos de Filr, vaya al campo Compartir con y empiece a escribir el nombre del usuario o grupo con el que desea compartir el archivo; después haga clic en el nombre cuando aparezca en la lista desplegable.

  4. (Condicional) Para compartir con usuarios externos a la organización, especifique la dirección de correo electrónico de un usuario y haga clic en el icono de suma .

    El administrador de Filr debe habilitar esta funcionalidad.

    Para obtener más información sobre cómo compartir con usuarios externos, consulte la Sección 3.4, Compartición con personas ajenas a la organización.

  5. (Condicional) Para compartir con el público:

    1. Haga clic en Hacer público en la esquina superior derecha del recuadro de diálogo Compartir.

    2. Para ver la URL pública que puede compartir con usuarios, haga clic en Público en la columna Tipo de la tabla.

      Los usuarios que no tienen una cuenta de usuario de Filr deben tener una de las URL disponibles para poder ver o descargar el archivo compartido.

      El administrador de Filr debe habilitar esta funcionalidad.

  6. Seleccione los derechos de acceso que desea otorgar al usuario o grupo.

    1. (Condicional) Si va a compartir elementos con un usuario externo o con el público, haga clic en la columna Acceso situada junto al nombre del usuario o del grupo para abrir el recuadro de diálogo Otorgar derechos de uso compartido.

      Si va a compartir elementos con un usuario o grupo interno, el recuadro de diálogo Otorgar derechos de uso compartido ya estará disponible.

    2. Seleccione los derechos que desea otorgar al usuario o grupo:

      • Visor: los usuarios pueden ver los archivos individuales compartidos con ellos o todos los archivos de la carpeta compartida con ellos.

        Esta es la única opción disponible para compartir con el público.

      • Editor: los usuarios pueden ver y modificar los archivos individuales compartidos con ellos o todos los archivos de la carpeta compartida con ellos.

    3. En la sección Permitir al destinatario que comparta este elemento con, especifique si desea que los usuarios puedan compartir los elementos con usuarios internos, con usuarios externos o con el público.

    4. Haga clic en Aceptar.

  7. Si desea que los derechos que ha seleccionado en el Paso 6 caduquen:

    1. Haga clic en Nunca en la columna Caduca el situada junto al nombre del usuario o grupo.

      Se mostrará el recuadro de diálogo Fecha de caducidad del recurso compartido.

    2. Seleccione una de las opciones siguientes y haga clic en Aceptar:

      • El: seleccione una fecha de caducidad para los archivos.

      • Después del: especifique un número determinado de días durante los que los derechos permanecerán activos.

  8. Si desea incluir una nota personal en el recurso compartido:

    1. Haga clic en ninguno en la columna Nota situada junto al nombre del usuario o grupo.

      Aparecerá el recuadro de diálogo Editar nota.

    2. Escriba una nota personal para el usuario o grupo con el que vaya a compartir el elemento.

      Solo podrán leer la nota los usuarios y grupos con los que comparta el elemento.

    3. Haga clic en Aceptar.

  9. Para asegurarse de que los usuarios reciben una notificación acerca del elemento compartido, compruebe que la opción Notificar está seleccionada.

    Las notificaciones contienen la información siguiente:

    • Un enlace al elemento compartido

    • La nota introducida específicamente para el usuario con el que se comparte el elemento (consulte el Paso 8)

    • La fecha de caducidad del recurso compartido (consulte el Paso 7)

  10. Seleccione una de las siguientes opciones de notificación, disponibles junto a la casilla de verificación Notificar:

    • Todos los destinatarios: se enviará una notificación a todos los destinatarios de la lista de usuarios con recursos compartidos.

    • Solo destinatarios añadidos recientemente: solo se enviará una notificación a los destinatarios que añada a la lista de usuarios con recursos compartidos.

    • Solo destinatarios modificados: solo se enviará una notificación a los destinatarios nuevos y a aquellos cuyos derechos de uso compartido haya modificado.

  11. Haga clic en Aceptar.