8.3 Säännön luominen

Sääntöjen avulla voit lajitella viestejäsi, ilmoittaa muille lomasta tai lähettää viestejäsi edelleen toiselle sähköpostitilille.

8.3.1 Perussäännön luominen

Napsauta WebAccessin pääsivulla Määritykset-kuvaketta ja valitse Määritykset.
Valitse Säännöt.
Valitse luotavan säännön tyyppi.
Avaa Luo sääntö -lomake valitsemalla Luo.
Kirjoita nimi Säännön nimi -kenttään.
Jos haluat rajoittaa säännön piiriin kuuluvien viestien ryhmää, valitse haluamasi asetukset Määritä lisäehdot -kohdasta.

Lisätietoja on kohdassa Tietoja sääntökentistä.
Määritä toiminnot, jotka haluat säännön suorittavan.

Sinun on määritettävä lisätietoja joillekin toiminnoille, kuten Siirrä kansioon- ja Vastaa-toiminnoille.
Valitse Tallenna.

Jotta sääntö toimisi, se on otettava käyttöön. Lisätietoja saat kohdasta Säännön ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä.

8.3.2 Lomasäännön luominen

Napsauta WebAccessin pääsivulla Määritykset-kuvaketta ja valitse Määritykset.
Valitse Säännöt.
Valitse Tyyppi-kentän pudotusvalikosta Loma ja valitse Luo.
Kirjoita aihe, viesti, aloituspäivä ja lopetuspäivä.
(Valinnainen) Valitse Vastaa ulkoisille käyttäjille.
Klikkaa Tallenna.

8.3.3 Säännön luominen lähettämään kaikki sähköposti edelleen toiseen tiliin

Napsauta WebAccessin pääsivulla Määritykset-kuvaketta ja valitse Määritykset.
Valitse Säännöt.
Valitse Tyyppi-kentän pudotusvalikosta Lähetä eteenpäin ja valitse Luo.
Kirjoita Säännön nimi -kenttään nimi, kuten Edelleenlähetyssääntö.
Lisää sääntöön tarkempia tietoja valinnalla Määritä ehdot.
- Valitse ensimmäisestä ehtokentästä Jakelu. Tämä kertoo säännölle, että jokaisen saapuvan viestin Jakelu:-kenttä on tarkistettava.
- Valitse toisesta ehtokentästä Vastaa. Tämä kertoo säännölle, että saapuvan viestin Jakelu:-rivin on vastattava tekstiä, jonka kirjoitat seuraavaan ehtokenttään.
- Kirjoita viimeiseen ehtokenttään nimesi siinä muodossa kuin se on postiviestin Jakelu:-kentässä, Esimerkiksi mvuorinen@yritys.com.
Kirjoita Jakelu:-kenttään osoite, johon haluat lähettää viestit eteenpäin.
Kirjoita aihe, jota haluat käyttää edelleenlähetettyjen viestien kanssa, esimerkiksi Fwd.
(Valinnainen) Kirjoita edelleenlähetettyjen viestien kanssa käytettävä viesti.
Valitse Tallenna, varmista, että säännön vieressä on valintamerkki, mikä osoittaa sen olevan käytössä, ja valitse Sulje.

8.3.4 Viestijoukon rajoittaminen, johon sääntö vaikuttaa

Määritä valinnainen ehto -valintaikkunassa voit rajoittaa viestijoukkoa, johon sääntö vaikuttaa.

Napsauta Säännöt-sivulla ensimmäistä avattavaa luetteloa ja valitse kenttä.

Kenttien kuvaus on kohdassa Tietoja sääntökentistä.
Napsauta avattavaa operaattoriluetteloa ja valitse operaattori.

Lisätietoja operaattorien käytöstä on kohdassa Sääntöoperaattoreiden käyttäminen.
Kirjoita säännön ehdot.

Jos kirjoitat ehtoja, kuten henkilön nimen tai aiheen, voit käyttää yleismerkkejä, kuten tähteä (*) tai kysymysmerkkiä (?). Kirjoittamassasi tekstissä isot ja pienet kirjaimet tulkitaan samoiksi merkeiksi.

Lisätietoja yleismerkeistä ja valitsimista on kohdassa Sääntöjen yleismerkkien ja valitsimien käyttäminen.
Valitse Tallenna, varmista, että säännön vieressä on valintamerkki, mikä osoittaa sen olevan käytössä, ja valitse Sulje.

8.3.5 Sääntöehtojen käyttäminen

Määritä valinnainen ehto -kohdassa on eri ehtoja, joita voit käyttää:

Tietoja sääntökentistä

Seuraavassa taulukossa on kuvattu kentät, jotka ovat käytettävissä sääntöä luotaessa:

Taulukko 8-2 Etsinnässä ja säännöissä käytettävissä olevat kentät

Kentän nimi	Kentän viittauskohde	Kentän sisältö
Lähettäjä	Viestin Lähettäjä-kentässä olevan henkilön nimi	Määritä Lähettäjä-kentän sisältö.
Viesti	Teksti, joka näkyy viestin Sanoma-kentässä.	Kirjoita Sanoma-kentän sisältö osittain tai kokonaan.
Aihe	Teksti, joka näkyy viestin Aihe-kentässä.	Määritä Aihe-kentän sisältö osittain tai kokonaan.
Jakelu	Viestin Jakelu-kentässä näkyvä nimi.	Määritä Jakelu-kentän nimi.

Sääntöoperaattoreiden käyttäminen

Käytettävissä ovat seuraavat operaattorit:

Operaattori	Esimerkki	Tulos
Esiintyy	Jakelu sisältää merkkijonon Ari	Viestit, joiden Lähettäjä-kentässä esiintyy merkkijono "Ari", esimerkiksi Ari Järviseltä tai Ari Peltoselta tulleet viestit.
Ei esiinny	Jakelu ei sisällä merkkijonoa Ari	Viestit, joiden Lähettäjä-kentässä ei esiinny merkkijonoa "Ari", esimerkiksi ei Ari Järviseltä tai Ari Peltoselta tulleita viestejä.
Alkaa	Jakelu alkaa merkkijonolla tuo	Viestit, joissa Jakelu-kenttä alkaa kirjainyhdistelmällä "tuo", esimerkiksi "tuontiryhmä" tai "Tuomo Heikkinen.”
Sama kuin	Aihe vastaa merkkijonoa asiakaspalautteet	Viestit, joissa Aihe-rivillä lukee ”asiakaspalautteet.”

Sääntöjen yleismerkkien ja valitsimien käyttäminen

Nämä yleismerkit ja valitsimet ovat käytettävissä Määritä valinnainen ehto -kohdassa vain, jos olet valinnut kenttiä, joihin on kirjoitettava lisää tekstiä.

Taulukko 8-3 Etsinnän ja sääntöjen yleismerkit ja parametrit

Yleismerkit ja parametrit	Etsinnän tai säännön poimimat viestit
AND, & tai välilyönti	Kaikki viestit, jotka täyttävät toisen kahdesta ehdosta. Esimerkiksi kaikki ehdot musta & kissa, musta AND kissa sekä musta kissa etsivät viestit, jotka sisältävät sanat "musta" ja "kissa".
OR tai \|	Kaikki viestit, jotka täyttävät jonkin kahdesta tai useammasta ehdosta. Esimerkiksi musta\|kissa ja musta OR kissa etsivät kumpikin viestit, joissa esiintyy jompikumpi tai molemmat sanoista "musta" ja "kissa".
NOT tai !	Kaikki viestit, jotka täyttävät ensimmäisen ehdon, mutta eivät toista. Esimerkiksi musta ! kissa ja musta NOT kissa etsivät viestit, joissa esiintyy sana "musta" mutta ei sanaa "kissa". Viestejä, joissa molemmat sanat esiintyvät, ei oteta mukaan.
"	Kaikki lainausmerkeissä oleva teksti. Esimerkiksi "mustat kissat" etsii kaikki viestit, joissa on sanaryhmä "mustat kissat". Tämä ei toimi asiakirjoissa eikä asiakirjaviittauksissa.
?	Vastaa mitä tahansa yksittäistä merkkiä. Esimerkiksi ju?n etsii kaikki viestit, joissa on jokin sanoista "juna", "juva", "juha" ja niin edelleen.
*	Vastaa mitä tahansa määrää merkkejä, tyhjä mukaan lukien. Esimerkiksi kiss* etsii kaikki viestit, joissa on jokin sanoista "kissa", "kissan", "kissoja" ja niin edelleen.
/NOCASE (oletus)	Tietyn sanan sisältävät viestit kirjainkoosta riippumatta. Esimerkiksi haulla /NOCASE MÄKI löytyy sekä "Mäki" että "mäki".
/WILDCARD (oletus)	Viestit, jotka sisältävät etsityt sanat. Merkit * ja ? tulkitaan yleismerkeiksi. Esimerkiksi /WILDCARD ju?a etsii sanat "juha", "juna" ja "juva".