3.1 Sähköpostin lähettäminen

Kun lähetät sähköpostiviestin GroupWise WebAccessista, voit lähettää sen teksti- tai HTML-muodossa. Lisäksi voit halutessasi liittää tiedoston, lisätä viestiin allekirjoituksen ja oikolukea viestin ennen sen lähettämistä.

Osoitekirjan ja nimentäydennyksen avulla löydät tarvitsemasi osoitteet nopeasti ja helposti, kun lähetät sähköpostiviestin.

3.1.1 Sähköpostin kirjoittaminen

  1. Valitse työkaluriviltä Posti.

  2. Kirjoita käyttäjätunnus Jakelu-kenttään ja paina Enter-näppäintä. Kun alat kirjoittaa, nimen täydennys yrittää automaattisesti etsiä nimelle vastaavuuksia ja täydentää sen. Jos vastaanottajia on useita, lisää muut samalla tavalla. Kirjoita tarvittaessa käyttäjätunnukset Tiedoksi- ja Peitetysti-kenttiin.

    TAI

    Jos haluat valita käyttäjätunnukset luettelosta, valitse työkaluriviltä Osoite, etsi ja valitse haluamasi käyttäjät, napsauta jokaisen käyttäjän kohdalla Jakelu-, Tiedoksi- tai Peitetysti-painiketta ja valitse OK.

  3. Kirjoita viestin aihe.

  4. Kirjoita viesti.

    Voit määrittää useita erilaisia asetuksia. Napsauttamalla Lähetysmääritykset-välilehteä voit esimerkiksi määrittää käsiteltävän viestin erittäin tärkeäksi tai pyytää vastaanottajilta vastausta.

  5. Jos haluat lisätä liitetiedostoja, valitse Liitä.

  6. Valitse työkaluriviltä Lähetä.

3.1.2 Viestien muotoilu

Kun lähetät viestin, voit valita useista muotovaihtoehdoista. Voit lähettää viestin teksti- tai HTML-muodossa ja voit muuttaa viestin fontteja, värejä ja asettelua.

Fontin muuttaminen HTML-näkymässä

Viestin vastaanottaja näkee pelkkä teksti -näkymässä tehdyt muutokset, jos hän tarkastelee viestiä pelkkä teksti -näkymässä. Viestin vastaanottaja näkee HTML-näkymässä tehdyt muutokset, jos hän tarkastelee viestiä HTML-näkymässä. Kerro vastaanottajalle, kummassa näkymässä loit viestin.

  1. Varmista, että HTML-työkalurivi näkyy avatussa viestissä, jota olet muokkaamassa.

  2. Muuta fonttia, lisää taustaväri sekä kuvia ja niin edelleen HTML-työkalurivin avulla.

Viestinäkymän kokoa on mahdollisesti muutettava vaakasuunnassa, jotta kaikki HTML-työkalurivin painikkeet näkyvät.

Luettelomerkittyjen tai numeroitujen luetteloiden muotoileminen

Voit lisätä viesteihin helposti luettelomerkeillä varustettuja ja numeroituja luetteloita.

  1. Lisää luettelomerkitty tai numeroitu luettelo HTML-näkymässä avoinna olevaan kirjoitettavaan viestiin HTML-työkalurivin avulla

  2. Kirjoita luettelokohde ja luo seuraava kohde luettelossa napsauttamalla Enter-näppäintä.

  3. Poista luettelon muotoilu käytöstä napsauttamalla Enter-näppäintä kaksi kertaa viimeisen kohteen jälkeen.

Edellisen tekstitoimenpiteen kumoaminen

Voit kumota toiminnon, jonka olet viimeksi tehnyt Aihe- tai Sanoma-kentässä kirjoittaessasi viestiä.

  1. Paina Ctrl+Z.

    Lisätietoja pikanäppäimistä on kohdassa Osio C.0, Pikanäppäinten käyttäminen.

3.1.3 Viestien oikeinkirjoituksen tarkistus

Oikolukutoiminnon avulla voit tarkistaa, onko viesteissäsi kirjoitusvirheitä. Se etsii väärin kirjoitettuja sanoja, sanojen kahdentumia ja epäsäännöllistä isojen kirjainten käyttöä luomissasi viesteissä.

Kun Oikoluku löytää väärin kirjoitetun sanan, voit korvata sen Oikoluvun ehdottamalla sanalla, muokata sanaa itse tai jättää sanan ennalleen.

Luontiasetusten avulla voit myös määrittää oikolukutoiminnon tarkistamaan viestien oikeinkirjoituksen automaattisesti ennen niiden lähettämistä.

Viestin oikeinkirjoituksen tarkistaminen Oikoluvun avulla

  1. Napsauta Aihe- tai Viesti-kenttää.

  2. Valitse Tarkista oikeinkirjoitus.

    WebAccess korostaa kaikki väärin kirjoitetut sanat.

  3. Napsauta mitä tahansa korostettua sanaa.

  4. Korvaa väärin kirjoitettu sana napsauttamalla jotakin Oikoluvun ehdottamaa sanaa.

    TAI

    Tee omat korjauksesi valitsemalla Muokkaa.

  5. Valitse Jatka muokkaamista, kun oikoluku on suoritettu.

Viestien oikeinkirjoituksen automaattinen tarkistaminen Oikoluvun avulla

Voit määrittää, että viestien oikeinkirjoitus tarkistetaan automaattisesti aina, kun valitset Lähetä.

  1. Napsauta WebAccessin pääsivulla Määritykset-kuvaketta ja valitse Määritykset.

  2. Valitse Luo-välilehti.

  3. Valitse Tarkista oikeinkirj. ennen lähettämistä.

  4. Valitse Tallenna ja napsauta Sulje.

Oikoluvun kielen valitseminen

  1. Napsauta avoinna olevassa kirjoitettavassa viestissä Aihe- tai Viesti-kenttää.

  2. Napsauta Tarkista oikeinkirjoitus -kohdan vieressä olevaa pudotusvalikkoa.

  3. Valitse käytettävä kieli.

3.1.4 Tiedostojen liittäminen

Voit lähettää tiedostoja muille käyttäjille. Voit liittää kiintolevylläsi, levykkeellä tai verkkoasemalla olevia tiedostoja lähettämääsi viestiin. Vastaanottajat voivat avata liitetiedoston, tallentaa, näyttää tai tulostaa sen. Jos muutat liitetiedostoa sen jälkeen, kun olet lähettänyt viestin, vastaanottajat eivät näe muutoksia.

Jos liitetiedosto on suojattu salasanalla, vastaanottaja ei voi avata tai tarkastella liitettä ilman salasanaa.

  1. Avaa uusi viesti.

  2. Kirjoita tiedot Jakelu-, Aihe- ja Sanoma-kenttiin.

  3. Valitse Liitä, etsi selaamalla haluamasi tiedosto tai tiedostot ja valitse ne lähetettäviksi.

    Jos haluat poistaa liitetyn tiedoston, napsauta Poista-kuvaketta.

  4. Valitse työkaluriviltä Lähetä.

Levyllä tai verkossa olevan tiedoston siirtäminen tai poistaminen ei vaikuta viestiin liitettyyn ja eteenpäin lähetettyyn tiedostoon.

Kun poistat liitetiedoston, se ei poistu levyltä tai verkosta vaan ainoastaan liiteluettelosta.

3.1.5 Allekirjoituksen lisääminen

Allekirjoitusten avulla voit lisätä lähetettävien viestien loppuun allekirjoituksen tai lisätietorivejä. Voit esimerkiksi määrittää niin, että GroupWise lisää automaattisesti jokaisen lähettämäsi viestin loppuun nimesi, puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi.

Henkilökohtaisten allekirjoitusten lisäksi GroupWise Administrator voi luoda myös yleisen allekirjoituksen kaikkien käyttöön. Jos GroupWise Administrator edellyttää yleistä allekirjoitusta, se liitetään kaikkiin lähetettyihin viesteihin automaattisesti. Kun lähetät viestin uudelleen, yleistä allekirjoitusta ei lisätä viestiin automaattisesti.

GroupWisen Windows-työasemaohjelmassa luomasi tai muokkaamasi allekirjoitukset näkyvät automaattisesti GroupWise WebAccessissa. Vastaavasti GroupWise WebAccessissa luomasi tai muokkaamasi allekirjoitukset näkyvät automaattisesti GroupWisen Windows-työasemaohjelmassa.

  1. Napsauta pääsivulla Määritykset-kuvaketta ja valitse Määritykset.

  2. Valitse Luo.

  3. Valitse Ota allekirjoitus käyttöön.

  4. Valitse Uusi, määritä uudelle allekirjoitukselle nimi ja valitse OK.

  5. (Valinnainen) Voit luoda lisää allekirjoituksia. Valitse avattavasta Allekirjoitus-luettelosta oletusarvoiseksi allekirjoitukseksi muutettava allekirjoitus ja valitse sitten Aseta oletusarvoksi.

  6. Kirjoita ruutuun allekirjoitusteksti

  7. Valitse Lisää allekirjoitus automaattisesti, jos haluat, että ohjelma lisää allekirjoituksesi automaattisesti viestiä lähetettäessä.

    TAI

    Valitse Kysy ennen allekirjoituksen lisäystä, jos haluat, että WebAccess kehottaa sinua lisäämään allekirjoituksen ennen viestin lähettämistä.

  8. Valitse Tallenna ja valitse Sulje.

3.1.6 Keskeneräisen sähköpostiviestin tallentaminen

Automaattisen tallennuksen kuvaus

Kun luot uuden viestin GroupWise WebAccessissa, viesti tallennetaan automaattisesti puolestasi. Tämä estää hallussasi olevan viestin menetyksen, jos WebAccess sammuu odottamattomasti. Kun käynnistät WebAccessin uudelleen, voit palauttaa nämä viestit ja viimeistellä ne.

Jos GroupWise WebAccessia ei käytetä 10 sekuntiin (käyttämättömänä olemisen oletusarvo) ja sinulla on lähettämättömiä viestejä tai olet aktiivisesti kirjoittanut viestejä 60 sekunnin ajan (jatkuvan käytön oletusarvo), WebAccess tallentaa viestit automaattisesti Keskeneräiset-kansioon. WebAccess lisää automaattisesti tallennettujen viestien otsikkoon kaksi merkkiä, joiden avulla ne voidaan erottaa muista viesteistä, jotka olet mahdollisesti tallentanut manuaalisesti Keskeneräiset-kansioon.

Järjestelmänvalvoja voi poistaa automaattisen tallennustoiminnon käytöstä ja muuttaa käyttämättömiä ja jatkuvia arvoja.

Jos viestejä on tallennettu automaattisesti, näet viestin käynnistäessäsi WebAccessin. Näytetyn viestin tyyppi on erilainen automaattisesti tallennettujen viestien lukumäärän mukaan.

Kun palautettavia automaattisesti tallennettuja viestejä on yksi

Kun käynnistät WebAccessin ja vain yksi automaattisesti tallennettu viesti palautetaan, näkyviin tulee seuraava sanoma:

Voit käsitellä automaattisesti tallennettuja viestejä seuraavasti:

Avoin: Avaa automaattisesti tallennetut viestit, jotta voit viimeistellä ne nyt.

Tallenna: Tallentaa viestit tavallisina keskeneräisinä viesteinä, jotka voit viimeistellä myöhemmin.

Poista: Poistaa automaattisesti tallennetut viestit. Tiedot menetetään pysyvästi.

Ohita: Säilyttää tallennetut viestit levyllä, mutta ei palauta niitä WebAccessiin. Kun käynnistät WebAccessin seuraavan kerran, automaattisen tallennuksen ikkuna avautuu uudelleen.

Kun palautettavia automaattisesti tallennettuja viestejä on 2–5

Kun käynnistät WebAccessin ja ohjelma palauttaa 2–5 automaattisesti tallennettua viestiä, näkyviin tulee seuraava sanoma:

Voit käsitellä automaattisesti tallennettuja viestejä seuraavasti. Valitse kullekin automaattisesti tallennetulle viestille jokin näistä asetuksista ja valitse sitten OK.

Avoin: Avaa automaattisesti tallennetut viestit, jotta voit viimeistellä ne nyt.

Tallenna: Tallentaa viestit tavallisina keskeneräisinä viesteinä, jotka voit viimeistellä myöhemmin.

Poista: Poistaa automaattisesti tallennetut viestit. Tiedot menetetään pysyvästi.

Valitse Ohita, jos haluat säilyttää tallennetut viestit levyllä mutta et halua palauttaa niitä WebAccessiin. Kun käynnistät WebAccessin seuraavan kerran, automaattisen tallennuksen ikkuna avautuu uudelleen.

Kun palautettavia automaattisesti tallennettuja viestejä on yli 6

Kun käynnistät WebAccessin ja ohjelma palauttaa enemmän kuin kuusi automaattisesti tallennettua viestiä, näkyviin tulee seuraava sanoma:

Valitse OK, jos haluat tallentaa viestit tavallisina keskeneräisinä viesteinä, jotka voit viimeistellä myöhemmin.

Automaattisen tallennuksen ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä

Automaattinen tallennus otetaan oletusarvoisesti käyttöön, jos käytät GroupWise-järjestelmää nopealla yhteydellä. Se poistetaan oletusarvoisesti käytöstä, jos käytät hidasta yhteyttä. Lisätietoja yhteyden muodostamisesta ja kirjautumisvaihtoehdoista on kohdassa GroupWise WebAccessin käynnistäminen.

  1. Napsauta WebAccessin pääsivulla Määritykset-kuvaketta ja valitse Määritykset.

  2. Valitse Luo-välilehti.

  3. Jos haluat ottaa automaattisen tallennuksen käyttöön, valitse Ota käyttöön automaattinen tallennus.

    TAI

    Jos haluat poistaa automaattisen tallennuksen käytöstä, poista Ota käyttöön automaattinen tallennus -kohdan valinta.

  4. Valitse Tallenna ja napsauta Sulje.

Keskeneräisen sähköpostiviestin tallentaminen

  1. Napsauta avatussa viestissä Tallenna-kuvaketta.

  2. Valitse kansio, johon viesti tallennetaan, ja valitse OK.

Viestiluonnos sijoitetaan vaiheessa 2 valitsemaasi kansioon. Keskeneräisten viestien oletuskansio on Keskeneräiset-kansio.

3.1.7 Oletusarvoisen luontinäkymän valitseminen

Kun luot viestiä GroupWise WebAccessissa, voit määrittää, onko oletusarvoinen luonnin muotoilu pelkkä teksti vai HTML.

  1. Napsauta WebAccessin pääsivulla Määritykset-kuvaketta ja valitse Määritykset.

  2. Valitse Luo-välilehti.

  3. Valitse Oletusluontinäkymä-ruudusta Pelkkä teksti tai HTML.

  4. Valitse Tallenna ja napsauta Sulje.

Voit muuttaa yhden viestin näkymää seuraavasti:

  1. Avaa viesti.

  2. Napsauta HTML > - tai Pelkkä teksti -kuvaketta.

3.1.8 Sähköpostiviestien osoitteiden määrittäminen

Postiviestissä on ensisijainen vastaanottaja, aiherivi, ja se voidaan lähettää tieoksi ja peitetysti muille käyttäjille. Voit myös liittää siihen tiedostoja, asiakirjaviitteitä, ääntä ja liikkuvaa kuvaa sekä OLE-objekteja.

Osoitekirjan käyttäminen

Lisätietoja osoitekirjan käyttämisestä on kohdassa Osio 6.0, Yhteyshenkilöt ja osoitekirjat.

Tiedoksi

Viestin tiedoksi saavat vastaanottajat saavat viestistä kopion. Tiedoksi-vastaanottajat ovat käyttäjiä, joille on hyötyä viestin tiedoista, mutta jotka eivät ole vastuussa viestin mahdollisesti aiheuttamista toimenpiteistä ja joihin nämä toimenpiteet eivät vaikuta. Kaikki viestin vastaanottajat näkevät, että viestistä on lähetetty kopio tiedoksi. Vastaanottajat näkevät myös tiedoksi lähetetyn viestin vastaanottajien nimet.

Peitetysti

Viestin peitetysti saavat vastaanottajat saavat viestistä kopion. Muut vastaanottajat eivät näe näitä peitettyjen kopioiden vastaanottajia. Ainoastaan lähettäjä ja peitetyn kopion saanut vastaanottaja tietävät, että viestistä on lähetetty peitetty kopio. Jos vastaanottaja vastaa ja valitsee Vastaa kaikille, peitetyn kopion vastaanottajalle ei lähetetä vastausta.

Osoitteiden lisääminen sähköpostiviesteihin

  1. Valitse työkaluriviltä Posti.

  2. Kirjoita käyttäjätunnus Jakelu-kenttään ja paina Enter-näppäintä. Jos vastaanottajia on useita, lisää muut samalla tavalla. Kirjoita tarvittaessa käyttäjätunnukset Tiedoksi- ja Peitetysti-kenttiin.

    TAI

    Jos haluat valita käyttäjätunnuksia luettelosta, valitse työkaluriviltä Osoite. Lisätietoja Osoitteenvalitsimen käyttämisestä on kohdassa Osoitteenvalitsimen käyttäminen.

  3. Kirjoita viestin aihe.

  4. Kirjoita viesti.

    Voit määrittää useita erilaisia asetuksia. Napsauttamalla Lähetysmääritykset-välilehteä voit esimerkiksi määrittää käsiteltävän viestin erittäin tärkeäksi tai pyytää vastaanottajilta vastausta.

    Voit halutessasi vaihtaa viestin tekstissä käytettävän kirjasimen. Lisätietoja on kohdassa Fontin muuttaminen HTML-näkymässä.

  5. Jos haluat lisätä liitetiedostoja, valitse Liitä.

  6. Valitse työkaluriviltä Lähetä.

3.1.9 Lähetysmääritysten valinta

Lähettämäsi sähköpostin tärkeyden muuttaminen

Kaikkien lähetettävien viestien tärkeysasteen muuttaminen

  1. Voit muuttaa kaikkien lähetettävien viestien tärkeyttä napsauttamalla Määritykset-kuvaketta ja valitsemalla Määritykset.

  2. Valitse Lähetysmääritykset-välilehti.

  3. Valitse Suuri, Normaali tai Pieni.

    Postilaatikossa olevan viestin vieressä oleva pieni kuvake on punainen, kun viesti on tärkeä. Kuvake on valkoinen, kun tärkeys on normaali, ja harmaa, kun viesti ei ole kovin tärkeä.

  4. Valitse Tallenna ja napsauta Sulje.

Yhden viestin tärkeysasteen muuttaminen

  1. Jos haluat muuttaa yhden viestin tärkeyttä, avaa viesti ja napsauta Lähetysmääritykset-välilehteä.

  2. Valitse Suuri, Normaali tai Pieni.

    Postilaatikossa olevan viestin vieressä oleva pieni kuvake on punainen, kun viesti on tärkeä. Kuvake on valkoinen, kun tärkeys on normaali, ja harmaa, kun viesti ei ole kovin tärkeä.

  3. Valitse Lähetä.

Kaikkien lähetettävien sanomien suojausasetuksen (luokituksen) muuttaminen

Luokitus on suojausasetus, jonka avulla vastaanottaja tietää, onko viesti luottamuksellinen, salainen ja niin edelleen. Tämä tieto näkyy viestin yläosassa. Luokitus ei suorita viestin salaamista tai lisää sen suojausta. Sen tehtävä on ilmoittaa vastaanottajalle viestin luottamuksellisuudesta.

  1. Napsauta WebAccessin pääsivulla Määritykset-kuvaketta ja valitse Määritykset.

  2. Valitse Lähetysmääritykset-välilehti.

  3. Valitse suojausasetus Luokitus-pudotusvalikosta.

  4. Valitse Tallenna ja napsauta Sulje.

Viestin MIME-koodauksen vaihtaminen

Useiden kielten tiettyjen merkkien oikea näkyminen edellyttää eri merkkikoodausta. GroupWise WebAccessissa voit muuttaa lähetettävien ja vastaanotettavien viestien koodausta.

Kaikkien lähetettävien viestien koodauksen muuttaminen

  1. Napsauta WebAccessin pääsivulla Määritykset-kuvaketta ja valitse Määritykset.

  2. Valitse Lähetysmääritykset-välilehti.

  3. Valitse MIME-koodaus MIME-koodaus-pudotusvalikosta.

  4. Valitse Tallenna ja napsauta Sulje.

Yhden viestin koodauksen muuttaminen

  1. Napsauta Postiviesti-ikkunassa Lähetysmääritykset-välilehteä.

  2. Valitse MIME-koodaus avattavasta MIME-koodaus-luettelosta.

  3. Lähetä viesti napsauttamalla työkalurivillä Lähetä.

3.1.10 Muistutuksen lähettäminen

Muistutus on viesti, joka tallennetaan vain omaan postilaatikkoon. Voit luoda itsellesi omia muistutuksia.

  1. Napsauta postilaatikossa tai kalenterissa Posti-kohdan viereistä alanuolta ja valitse Henkilökohtainen muistutus.

  2. Kirjoita viestin aihe.

  3. Kirjoita viesti.

  4. Jos haluat lisätä liitetiedostoja, valitse Liitä.

  5. Napsauta työkalurivin Tallenna-painiketta.

3.1.11 Puhelinviestin lähettäminen

Puhelinviesti on tieto, jonka voit lähettää muille käyttäjille ilmoittaaksesi heille puheluista, jotka he ovat saaneet ollessaan poissa työpaikalta tai muuten tavoittamattomissa. Puhelinviestit tallennetaan vastaanottajan postilaatikkoon. Puhelimeen ei voi vastata puhelinviestinäkymässä.

  1. Napsauta postilaatikossa tai kalenterissa Posti-kohdan viereistä alanuolta ja valitse Puhelin.

  2. Kirjoita käyttäjätunnus Jakelu-kenttään ja paina Enter-näppäintä. Jos vastaanottajia on useita, lisää muut samalla tavalla.

    TAI

    Jos haluat valita käyttäjätunnuksia luettelosta, valitse työkaluriviltä Osoite. Lisätietoja Osoitteenvalitsimen käyttämisestä on kohdassa Osoitteenvalitsimen käyttäminen.

  3. Kirjoita soittajan nimi, yritys ja puhelinnumero.

  4. Kirjoita viestin teksti.

    Voit halutessasi muuttaa viestin tekstin fonttia. Lisätietoja on kohdassa Fontin muuttaminen HTML-näkymässä.

  5. Valitse työkaluriviltä Lähetä.