46.2 Gestion des contacts

Chacun des contacts d'un dossier Contacts est signalé par l'icône Contact icône de personne. Lorsque vous double-cliquez sur un contact, la vue d'élément de contact s'affiche.

46.2.1 Ajout d'un contact

Les contacts que vous ajoutez au dossier Contacts le sont également au carnet d'adresses correspondant.

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts dans lequel le contact doit être ajouté.

  2. Cliquez sur Nouveau contact dans la barre d'outils.

  3. Dans le champ Nom complet, indiquez le nom complet du contact.

  4. Dans le champ Afficher comme, spécifiez le nom que vous souhaitez utiliser pour le contact.

    Les informations du champ Afficher comme s'affichent dans la liste de contacts.

  5. (Facultatif) Spécifiez les autres informations que vous voulez enregistrer concernant le contact.

    Contacts: cette page permet de spécifier le nom du contact, ses adresses électroniques, numéros de téléphone et ID de messagerie instantanée.

    Cliquez sur la liste déroulante Afficher comme pour sélectionner la façon dont vous voulez que le nom s'affiche dans Achèvement de noms. Vous pouvez sélectionner Nom, Prénom ou Prénom Nom ou saisir le nom d'affichage de votre choix. Pour adresser un élément à ce contact, saisissez le nom d'affichage dans le champ d'adresse (À, CC, CM) de l'élément.

    Si vous renseignez le champ Société avec le nom pour lequel vous avez créé une organisation, les informations de celle-ci sont automatiquement récupérées dans le champs correspondant du nouveau contact.

    Si vous cliquez sur Envoyer un message dans la page Contact, une nouvelle vue de message s'affiche, adressée à ce contact.

    Si vous cliquez sur Message instantané, votre outil de messagerie instantanée s'ouvre et une conversation démarre avec ce contact. Si le bouton Message instantané est grisé, cela signifie qu'aucun produit de messagerie instantanée compatible n'est installé.

    Vous pouvez spécifier plusieurs numéros de téléphone. Pour sélectionner le numéro de téléphone principal, cliquez sur icône de personne en regard du numéro de téléphone que vous voulez identifier comme numéro principal, puis cliquez sur Définir comme principal.

    Si vous cliquez sur la zone de photo dans le coin supérieur gauche de l'onglet Contact, vous pouvez ajouter ou remplacer la photo de la personne concernée. Recherchez et sélectionnez la photo à associer au contact. GroupWise accepte différents types de fichiers image, notamment .jpg, .gif, .png, .bmp et .tif ; il les convertit ensuite au format .jpg, avec une hauteur ou une largeur maximum de 64 pixels.

    Détails : cette page permet de spécifier la profession, le service, l'emplacement, le responsable, l'assistant, la date de naissance, l'anniversaire, l'épouse, les enfants et les loisirs du contact, ainsi que les éventuelles adresses Internet qui lui sont associées.

    Pour spécifier une date de naissance ou un anniversaire, sélectionnez le mois et la date dans les listes déroulantes correspondantes. Pour afficher une date de naissance ou un anniversaire dans la vue hebdomadaire de l'agenda, cliquez sur l'icône Agenda.

    Lorsque la case affichée en regard de la date est cochée, les informations se rapportant à la date de naissance ou à l'anniversaire s'affichent dans la page Résumé et dans la colonne Anniversaire, si celle-ci figure dans l'un des carnets d'adresses. En outre, le fait de cocher la case ajoute la date de naissance ou l'anniversaire à votre agenda en tant qu'événement personnel Toute la journée. Si vous désactivez cette case, les informations sur l'anniversaire sont disponibles uniquement dans la page Personnel.

    Pour spécifier l'adresse professionnelle du contact, son adresse personnelle ou ses informations de disponibilité, indiquez-la dans les champs correspondants. Cliquez sur un bouton Site Web pour lancer un navigateur et accéder au site Web.

    Adresse : cette page permet d'indiquer les adresses professionnelle ou personnelle du contact, ainsi que d'autres adresses éventuelles. Pour spécifier l'adresse électronique par défaut, sélectionnez Définir en tant qu'adresse de destination.

    Avancé : cette page permet d'afficher, d'ajouter et d'éditer des champs définis par l'utilisateur. Tous les champs système et définis par l'utilisateur s'affichent. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Définition de champs personnalisés dans un carnet d'adresses personnel. Cliquez sur Gérer les certificats dans cette page pour afficher ou retirer des certificats de sécurité reçus pour ce contact, modifier l'approbation des certificats, éditer leurs propriétés et les importer ou les exporter. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Affichage des certificats de sécurité reçus et modification de l'approbation.

    Remarques : cette page permet d'ajouter des informations sur vos échanges avec ce contact. Par exemple, un commercial peut conserver l'historique des contacts qu'il a eus avec un client. Les notes s'affichent également dans l'onglet Historique.

    Lorsque vous créez une note sur cette page, elle est créée et placée sur la page de l'agenda, dans la liste Notes. Les notes ne sont pas exportées avec le carnet d'adresses mais avec l'agenda.

    Lorsque vous créez un commentaire, il ne l'est que dans la page Notes. Le tampon horaire ne lui est pas appliqué automatiquement.

    Vous pouvez également assigner une catégorie au contact sur la page Notes. Pour spécifier une catégorie, cliquez sur l'icône Catégorie, puis sélectionnez la catégorie.

    Historique : affiche tous les éléments envoyés à ce contact ou reçus de celui-ci, sauf s'ils ont été archivés. Vous pouvez utiliser la fonction Recherche rapide pour créer des recherches personnalisées dans l'historique. Pour plus d'informations à ce sujet, reportez-vous à la section Recherche d'éléments.

  6. Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.

INDICATION :pour ajouter un contact, vous pouvez également glisser-déposer un élément d'une personne nouvelle dans un dossier Contacts afin de créer un enregistrement de contact pour cette personne. Vous pouvez en outre double-cliquer sur l'espace vide d'une liste de cartes d'adresses pour ajouter un contact.

Il est également possible d'ajouter des contacts en cliquant avec le bouton droit sur l'adresse électronique ou le nom présent dans un élément GroupWise et en sélectionnant Ajouter au carnet d'adresses.

46.2.2 Modification d'un contact

Vous pouvez modifier les informations d'un contact dans le dossier Contacts fréquents ou dans un dossier Contacts personnel. Pour modifier un contact du carnet d'adresses GroupWise, vous devez d'abord le copier dans le dossier Contacts fréquents ou dans un autre dossier de contacts personnels.

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le contact à modifier.

  2. Dans la liste des contacts, double-cliquez sur le contact à modifier.

  3. Apportez les modifications nécessaires au contact.

    Pour plus d'informations sur les détails du contact que vous pouvez saisir dans chaque onglet, reportez-vous à la section Ajout d'un contact.

    INDICATION :si vous renseignez le champ Société de l'onglet Contact avec le nom d'une organisation existante, cliquez sur l'icône Organisation icône Organisation pour récupérer les données de la société en question dans la fiche de contact.

  4. Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.

46.2.3 Recherche d'un contact

Le champ Rechercher, dans l'en-tête Liste d'éléments d'un dossier Contacts, permet de rechercher des contacts, comme décrit dans la section Recherche de contacts.

46.2.4 Organisation des contacts à l'aide de catégories

Comme pour les autres éléments de GroupWise, vous pouvez assigner des catégories à vos contacts. Vous pouvez ainsi les organiser en leur attribuant une couleur distinctive.

Les catégories assignées aux contacts sont affichées dans le dossier de contact, ainsi que dans le sélecteur d'adresses. Pour plus d'informations sur le sélecteur d'adresses, reportez-vous à la section Utilisation du sélecteur d'adresses.

Pour assigner une catégorie à un contact, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur un dossier Contacts.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le nom d'un contact.

  3. Sélectionnez Catégories, puis cliquez sur la catégorie à assigner au contact.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Utilisation de catégories pour organiser les éléments.

46.2.5 Envoi d'un contact

  1. Cliquez sur un dossier Contacts.

  2. Double-cliquez sur un contact.

  3. Cliquez sur Envoyer contact pour ouvrir une fenêtre Envoyer à avec les informations du contact associées au message dans le format vCard.

  4. Adressez et envoyez le message comme d'habitude.

    Le destinataire peut importer le contact dans un carnet d'adresses personnel, comme décrit à la section Importation des contacts d'une vCard.

INDICATION :pour associer un contact à un élément, vous pouvez également le glisser-déposer depuis le dossier Contacts dans la fenêtre Pièces jointes d'un nouveau message.

46.2.6 Modification du nom d'affichage d'un contact

Le nom d'affichage est celui qui s'affiche lorsque vous commencez à renseigner les champs À, CC ou CM d'un message. Lorsque vous commencez à saisir un nom, par exemple « Ar », la fonction d'achèvement de noms affiche une liste de résultats (noms et adresses électroniques) contenant ces lettres et extraits de vos carnets d'adresses, par exemple « Arthur Ramirez ». Cependant, s'il existe deux personnes nommées Arthur Ramirez dans le carnet d'adresses, l'une dans le service Comptabilité et l'autre dans le service Développement, il est difficile de savoir quelle personne la fonction d'achèvement de noms a choisie, à moins de prendre le temps d'afficher le détail des propriétés.

Vous pouvez modifier le nom d'affichage afin qu'il soit facile de savoir le nom qui a été renseigné via la fonction d'achèvement de noms. Par exemple, si vous ne correspondez qu'avec Arthur Ramirez au Développement, s'il se fait plus facilement appeler Art qu'Arthur, vous pouvez modifier le nom d'affichage pour Art Ramirez.

  1. Cliquez sur un dossier Contacts.

  2. Double-cliquez sur un contact.

  3. Cliquez sur l'onglet Contact.

  4. Saisissez un nouveau nom dans le champ Afficher comme (par exemple, Art Ramirez).

    Vous pouvez également cliquer sur la liste déroulante Afficher comme pour sélectionner Nom, Prénom ou Prénom Nom (par exemple : Ramirez, Art ou Art Ramirez).

  5. Cliquez sur OK.

    Au prochain message que vous écrirez, la fonction d'achèvement de noms utilisera ce nom d'affichage.

46.2.7 Affichage de toute la correspondance avec un contact

Pour afficher toute la correspondance avec un contact :

  1. Cliquez sur un dossier Contacts.

  2. Double-cliquez sur un contact.

  3. Cliquez sur l'onglet Historique.

    Tous les éléments échangés (reçus/envoyés) avec ce contact s'affichent.

    De plus, les messages peuvent également s'afficher ici si l'utilisateur a été ajouté en tant que contact du message, comme indiqué à la section Ajout d'un contact à un message électronique que vous envoyez ou recevez.

    La colonne Dossier affiche l'emplacement de chaque élément. Double-cliquez sur un élément pour en afficher le contenu.

    Pour ajouter ou supprimer une colonne, cliquez avec le bouton droit sur le titre de la colonne, puis cliquez sur une option. Pour trier le contenu d'une colonne par type d'information (par exemple, par date ou objet), cliquez sur le titre de la colonne.

Vous pouvez utiliser la Recherche rapide pour rechercher rapidement des éléments ou créer des recherches personnalisées. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Recherche d'éléments.

46.2.8 Affichage de l'adresse d'un contact sur une assignation

La fonction Afficher assignation permet de rechercher rapidement l'emplacement d'un de vos contacts. Vous pouvez utiliser l'adresse principale pour ouvrir un navigateur Web et rechercher une assignation vers l'emplacement du contact.

  1. Cliquez sur un dossier Contacts.

  2. Double-cliquez sur un contact.

  3. Cliquez sur Afficher assignation.

  4. (Facultatif) La liste déroulante Afficher assignation permet de sélectionner un emplacement d'assignation spécifique tel qu'un bureau, un domicile ou une autre adresse.

46.2.9 Suppression d'un contact

Vous pouvez supprimer un contact dans le dossier Contacts fréquents ou dans un autre dossier Contacts personnel. Vous ne pouvez pas supprimer un contact du carnet d'adresses GroupWise.

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le contact à supprimer.

  2. Dans la liste des contacts, cliquez avec le bouton droit sur le contact, puis cliquez sur Supprimer.

  3. Cliquez sur Oui pour valider la suppression.