Utilisez la fonction Joindre un fichier pour envoyer un ou plusieurs fichiers à d'autres utilisateurs. Les destinataires peuvent ouvrir le fichier joint, l'enregistrer, l'afficher ou l'imprimer. Si vous modifiez le fichier joint après l'avoir envoyé, les destinataires ne voient pas les modifications.
Si vous joignez à un message électronique un fichier dont le nom (y compris le chemin d'accès complet) dépasse 255 caractères, un message d'erreur s'affiche et le message ne peut pas être envoyé.
Si vous joignez un fichier protégé par un mot de passe, le destinataire ne peut pas ouvrir ou afficher la pièce jointe sans saisir le mot de passe.
Pour plus d'informations sur les documents joints qui font partie d'une bibliothèque GroupWise, reportez-vous à la section Référence au document jointe à un élément.
Pour joindre un fichier à un élément :
Ouvrez un nouvel élément.
Complétez les champs À, Objet et Message.
Cliquez sur l'icône de pièce jointe dans la barre d'outils, puis recherchez et sélectionnez le ou les fichiers à envoyer.
Pour joindre plusieurs fichiers d'un dossier, cliquez sur chaque fichier à joindre tout en appuyant sur la touche Ctrl. Par défaut, la boîte de dialogue Joindre un fichier propose le dernier répertoire utilisé pour joindre un document.
Cliquez sur OK.
Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
INDICATION :vous pouvez également joindre un fichier ou un élément en le faisant glisser dans la fenêtre de pièces jointes. De plus, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un fichier dans Windows, puis cliquer sur Envoyer à > Destinataire GroupWise. Un nouvel élément est créé avec la pièce jointe dans la fenêtre de pièces jointes.
Pour supprimer une pièce jointe avant d'envoyer l'élément, procédez comme suit :
Cliquez avec le bouton droit sur la pièce jointe, puis cliquez sur Supprimer.
Lorsque vous supprimez un fichier joint, il n'est pas supprimé de son emplacement d'origine, mais simplement de la liste des pièces jointes.
Le fichier que vous avez joint à un élément n'est pas affecté par le déplacement ou la suppression du fichier d'origine.
Si le fichier que vous souhaitez joindre est un document stocké dans la bibliothèque GroupWise, vous pouvez alors joindre une référence au document. Lorsqu'un destinataire ouvre la pièce jointe, le document de la bibliothèque s'ouvre également, à condition que le destinataire ait les droits permettant de l'ouvrir ou de le visualiser et que la bibliothèque soit disponible.
Si un destinataire ne possède pas les droits requis pour le document, s'il utilise un logiciel de messagerie qui ne prend pas en charge la bibliothèque GroupWise ou si cette dernière n'est pas disponible, seule une copie du document s'ouvre. Si le destinataire modifie la copie, les modifications apportées n'affectent pas le document stocké dans la bibliothèque. Pour plus d'informations sur les droits sur les documents, reportez-vous à la section Gestion de documents.
Pour joindre une référence de document à un élément :
Ouvrez un nouvel élément.
Complétez les champs À, Objet et Message.
Cliquez sur Ajouter une pièce jointe au bas de la fenêtre de composition, puis sur Référence de document dans la fenêtre Joindre un fichier.
La boîte de dialogue Sélectionner un document s'affiche.
Dans la liste déroulante Bibliothèque, cliquez sur la bibliothèque qui contient le document que vous souhaitez joindre à l'élément.
Dans le champ Nº du doc., saisissez le numéro du document.
Si vous ne connaissez pas son numéro, cliquez sur Rechercher pour localiser le document dans la bibliothèque. Pour joindre un document affiché dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche, cliquez sur ce document, puis sur OK.
Dans la liste déroulante Version, cliquez sur la version souhaitée. Si vous sélectionnez Version spécifique, saisissez le numéro de la version dans le champ N° de version.
Cliquez sur OK.
Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Pour incorporer un objet dans un élément :
Ouvrez un élément et indiquez l'adresse de ses destinataires.
Cliquez sur Fichier > Pièces jointes > Joindre un objet.
Pour incorporer un objet existant, cliquez sur Create from File (Créer à partir du fichier), indiquez le chemin d'accès et le nom de fichier, puis cliquez sur OK. Passez à l'Étape 8.
ou
Pour créer un objet et l'incorporer, suivez la procédure de l'Étape 4 à l'Étape 8.
Cliquez sur Create New (Créer), puis sélectionnez un type d'objet.
Cliquez sur OK pour ouvrir l'application.
Créez l'objet que vous souhaitez incorporer.
Cliquez sur le menu Fichier de l'application, puis sur Quitter.
Cette étape peut différer en fonction de l'application.
Si nécessaire, terminez de préparer l'élément, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Pour que le destinataire d'un élément puisse visualiser ou modifier des objets OLE incorporés, il doit utiliser GroupWise.
Si les destinataires ouvrent cet objet et le modifient, ils doivent l'enregistrer sous un nouveau nom. Dans le cas contraire, lorsqu'ils essaient de fermer le message électronique, une erreur leur est renvoyée.
Si vous avez copié un objet OLE dans le Presse-papiers, vous pouvez l'incorporer dans un élément ouvert via la commande Collage spécial du menu Éditer.