Vous pouvez suivre les informations d'état concernant un élément dans le dossier Éléments envoyés. En général, cette option est activée par défaut, afin de suivre les informations envoyées et ouvertes. Si vous décidez que les messages ne doivent pas être ajoutés à la liste Éléments envoyés, GroupWise ne peut pas effectuer leur suivi.
Vous pouvez afficher les éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez, par exemple, lire un élément envoyé, le renvoyer avec ou sans corrections et, dans certains cas, le retirer (s'il n'a pas encore été ouvert par son destinataire).
Pour afficher les éléments envoyés, cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la barre de navigation.
Les icônes situées à côté d'un élément peuvent également fournir des informations utiles sur son état. reportez-vous à la section Identification des icônes affichées en regard des éléments.
Tous les éléments envoyés se trouvent dans ce dossier sauf s'ils ont été déplacés vers un dossier autre que Boîte aux lettres ou Agenda. Si un élément envoyé est déplacé vers un autre dossier, il n'apparaît plus dans le dossier Éléments envoyés. Pour afficher les éléments envoyés et déplacés vers d'autres dossiers, ouvrez ces dossiers.
Si vous envoyez des messages vers des systèmes non-GroupWise, notez que ces derniers doivent disposer d'une fonctionnalité de suivi de processus afin de pouvoir renvoyer l'état de votre message sortant à votre système GroupWise.
La fenêtre Propriétés permet de vérifier l'état de tous les éléments que vous envoyez. Vous pouvez par exemple afficher la date et l'heure de distribution d'un élément et savoir à quel moment le destinataire l'a ouvert ou supprimé. Si un destinataire a accepté ou refusé un rendez-vous et joint un commentaire, ce dernier s'affiche dans la fenêtre Propriétés. Vous pourrez également constater s'il a marqué une tâche comme étant effectuée.
La fenêtre Propriétés permet également d'afficher des informations sur les éléments que vous recevez. Vous pouvez ainsi connaître les autres destinataires de l'élément (à l'exception de ceux qui l'ont reçu en copie masquée), la taille et la date de création des fichiers joints, etc.
Il existe trois vues de propriétés :
Propriétés de base : affiche le titre Propriétés et une liste de destinataires. La liste des destinataires affiche le nom de chaque destinataire, les opérations qu'il a effectuées sur l'élément, ainsi que les commentaires éventuels.
Propriétés simplifiées : affiche le titre Propriétés et une liste de destinataires. Les destinataires sont classés par groupe, en fonction de l'opération qu'ils ont effectuée sur l'élément. La liste des destinataires affiche le nom de chaque destinataire, les opérations qu'il a effectuées sur l'élément, ainsi que les commentaires éventuels.
Propriétés avancées : affiche le titre Propriétés, les destinataires, les bureaux de poste, les fichiers et les options relatifs à l'élément. La page Propriétés avancées est utile aux administrateurs GroupWise qui effectuent le suivi d'un élément à des fins de dépannage.
Pour afficher les propriétés d'un élément envoyé, dans votre dossier Éléments envoyés :
Cliquez avec le bouton droit sur un élément.
Cliquez sur Propriétés.
Faites défiler les informations d'état qui se trouvent près du bas de la page Propriétés.
Les icônes situées à côté d'un élément peuvent également fournir des informations utiles sur son état. reportez-vous à la section Identification des icônes affichées en regard des éléments.
Si vous envoyez des messages vers des systèmes non-GroupWise, notez que ces derniers doivent disposer d'une fonctionnalité de suivi de processus afin de pouvoir renvoyer l'état de votre message sortant à votre système GroupWise.
Pour enregistrer les informations d'état d'un élément :
Cliquez avec le bouton droit sur un élément, puis cliquez sur Propriétés.
Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
GroupWise attribue alors à l'élément un nom de fichier temporaire. Vous pouvez modifier le nom de fichier et le dossier par défaut.
Cliquez sur Enregistrer.
Pour imprimer des informations d'état d'un élément :
Cliquez avec le bouton droit sur un élément, puis cliquez sur Propriétés.
Cliquez avec le bouton droit dans la fenêtre Propriétés, puis cliquez sur Imprimer.
Lorsque vous double-cliquez sur un élément du dossier Éléments envoyés, vous pouvez choisir si le message ou les propriétés de l'élément sont affichés.
Cliquez sur Outils > Options.
Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Opérations par défaut.
Spécifiez l'opération Ouvrir un élément ou Afficher les propriétés pour l'élément envoyé.
Cliquez sur OK.
Pour configurer les informations des éléments envoyés à suivre :
Pour modifier les informations envoyées à suivre pour un élément, ouvrez un nouvel élément, puis cliquez sur Options d'envoi > Suivi de l'état.
ou
Pour modifier les informations envoyées à suivre pour tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Envoyer, puis cliquez sur l'onglet du message électronique.
IMPORTANT :l'option Créer un élément d'envoi pour suivre les informations est sélectionnée par défaut. Il est vivement recommandé de ne pas le désélectionner. Si cette option n'est pas sélectionnée, aucun élément envoyé n'est créé lorsque vous envoyez un élément ; par conséquent, vous n'avez pas de copie des éléments que vous envoyez, sauf si vous les enregistrez vous-même.
Sélectionnez les informations à suivre :
Distribué : suit l'heure à laquelle l'élément envoyé a été livré dans la boîte aux lettres d'un utilisateur.
Distribué et ouvert : suit l'heure à laquelle un élément que vous avez envoyé a été distribué, ainsi que le moment où il a été ouvert par le destinataire.
Toutes les informations : indique l'état de suivi applicable aux éléments que vous envoyez. Il peut s'agir d'une des valeurs suivantes :
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Distribué |
Retiré |
Téléchargé chez un tiers |
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Lu |
Transféré |
Transféré |
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Répondu |
Non livrable |
Transfert différé |
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Supprimé |
Restitué |
Échec du transfert |
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Eliminé |
En attente |
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(Facultatif) Indiquez si vous souhaitez activer l'option Supprimer automatiquement l'élément envoyé. Cela supprime les éléments envoyés de votre boîte aux lettres, une fois que tous les destinataires les ont supprimés, puis vidés de leur corbeille.
Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.
ou
Sélectionnez les informations à suivre pour chaque type d'élément, cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.