Pour pouvoir agir en tant que mandataire d'un utilisateur, celui-ci doit vous attribuer les droits correspondants dans sa liste d'accès. En tant que propriétaire de boîte aux lettres, vous pouvez attribuer à chaque utilisateur différents droits d'accès aux informations de votre agenda et de votre messagerie. Ainsi, si vous souhaitez que ces utilisateurs puissent afficher des informations spécifiques concernant vos rendez-vous lorsqu'ils procèdent à une recherche de plages disponibles dans votre agenda, donnez-leur un accès en lecture sur les rendez-vous.
Gardez les points suivants à l'esprit lorsque vous configurez les droits d'accès des mandataires sur votre boîte aux lettres :
Les mandataires n'ont aucune possibilité d'afficher votre dossier Contacts.
Les mandataires ne peuvent pas archiver des éléments depuis votre boîte aux lettres car le répertoire d'archivage est généralement un répertoire local auquel ils n'ont pas accès.
Lorsqu'un mandataire ouvre un message électronique, ce dernier est indiqué comme ouvert à la fois pour le mandataire et pour le titulaire de la boîte aux lettres. Si le titulaire d'une boîte aux lettres souhaite que les messages ouverts par un mandataire restent affichés comme non lus, il peut demander au mandataire de marquer les éléments avec le statut Lire plus tard une fois qu'il les a consultés. Le titulaire d'une boîte aux lettres n'a aucun moyen de savoir si un mandataire a ouvert un message.
Pour accorder des droits d'accès à votre boîte aux lettres à un autre mandataire, procédez comme suit :
Cliquez sur
> .Double-cliquez sur
, puis cliquez sur l'onglet .Pour ajouter un utilisateur à la liste, saisissez son
dans la zone correspondante, puis, lorsque le nom complet apparaît, cliquez sur .Choisissez un utilisateur dans la liste d'accès.
Sélectionnez les droits d'accès que vous souhaitez lui attribuer.
Lire : lire les éléments que vous recevez.
Écrire : créer et envoyer des éléments en votre nom, en y intégrant votre signature (si vous en avez défini une). Affecter des catégories aux éléments, modifier l'objet des éléments, utiliser des options de liste des tâches sur les éléments et supprimer des éléments.
Recevoir mes alarmes : recevoir les alarmes qui vous sont envoyées. La réception des alarmes n'est possible que si le mandataire appartient au même bureau de poste que vous.
Recevoir mes notifications : recevoir une notification lorsque des éléments vous sont envoyés. La réception des notifications n'est possible que si le mandataire appartient au même bureau de poste que vous.
Modifier options/règles/dossiers : changer les options de votre boîte aux lettres. Le mandataire peut modifier n'importe lequel de vos paramètres Options, y compris l'accès donné à d'autres utilisateurs. Le mandataire peut aussi éditer vos règles. S'il dispose également de droits d'accès à votre boîte aux lettres, le mandataire peut créer ou modifier des dossiers.
Lire les messages marqués comme privés : lire les éléments que vous avez marqués comme étant privés. Si vous n'octroyez pas à votre mandataire des droits Privé, il ne pourra pas afficher les éléments privés de votre boîte aux lettres.
Répétez les opérations de l'Étape 4 et de l'Étape 5 pour attribuer des droits à chacun des utilisateurs de la liste d'accès.
Vous pouvez sélectionner
dans la liste d'accès pour assigner des droits d'accès par défaut à tous les utilisateurs du carnet d'adresses. Par exemple, si vous souhaitez que tous les utilisateurs puissent lire vos messages, vous pouvez assigner les droits Lire à Accès tous utilisateurs.Pour supprimer un utilisateur de cette liste, sélectionnez-le, puis cliquez sur
.Cliquez sur
.