Novell Documentation: GroupWise 7 - Filtrage des éléments

7.17 Filtrage des éléments

Filtrage rapide

Le filtrage rapide permet d'effectuer un filtrage sur le panneau ou le dossier sélectionné. Le filtre effectue une recherche sur la plupart des zones disponibles dans le panneau ou le dossier sélectionné. Il n'effectue pas de recherche dans un corps de message ou des pièces jointes.

Pour effectuer un filtrage rapide, saisissez les éléments à filtrer dans le champ Filtrage rapide de la barre d'outils, puis appuyez sur Entrée. Pour effacer le filtrage rapide, appuyez sur Échap.

Filtres de base

Si votre boîte aux lettres ou votre agenda contient de nombreux éléments, la recherche d'un élément en particulier peut s'avérer longue et complexe. Grâce au filtrage, vous pouvez afficher les éléments selon des critères spécifiques. Vous pouvez par exemple n'afficher que les éléments dont l'objet comporte un certain terme. Vous pouvez également définir un filtre pour masquer les éléments dont vous ne voulez plus.

En réalité, la fonction Filtre ne déplace ni ne supprime les éléments ; elle affiche certains éléments sur la base des critères que vous indiquez. Une fois le filtre supprimé, tous les éléments s'affichent de nouveau. Les filtres que vous créez affectent tous les dossiers.

La boîte de dialogue de base Filtre permet de filtrer les éléments en fonction des informations suivantes : De, Destinataire, CC, Objet, Message et Catégorie. Pour utiliser d'autres champs comme critères, cliquez sur Filtrage avancé.

Limitation du filtrage avancé

Vous pouvez limiter un filtrage avancé en définissant des critères supplémentaires. Pour plus d'informations, reportez-vous à Restriction d'un filtre.

Cette section contient les rubriques suivantes :

7.17.1 Création d'un filtre

Cliquez sur un dossier (Boîte aux lettres, Corbeille ou un dossier que vous avez créé).

Les filtres s'appliquent à tous les dossiers. Lorsque vous cliquez sur un dossier, vous obtenez immédiatement les résultats du filtre.

ou

Cliquez sur la liste Rendez-vous, Notes ou Tâches d'une vue Agenda.

Le filtre s'applique à toutes les listes qui figurent dans la vue Agenda. Si vous cliquez sur la liste Notes, par exemple, le filtre s'applique également aux listes Rendez-vous et Tâches.
Dans la barre d'outils, double-cliquez sur .
Dans la plupart des dossiers, les champs suivants s'affichent. Complétez un ou plusieurs des champs suivants.
- De : pour afficher les éléments qui proviennent d'une personne donnée, saisissez un nom dans le champ De. Cliquez sur pour sélectionner un nom dans la liste.
- Dest., CC : pour afficher les éléments envoyés à une personne donnée, saisissez un nom dans le champ Dest., CC. Cliquez sur pour sélectionner un nom dans la liste.
- Objet : pour afficher les éléments dont l'objet contient un texte spécifique, saisissez le texte dans le champ Objet. La casse n'a pas d'importance.
- Message : pour afficher les éléments dont le message contient un texte spécifique, saisissez le texte dans le champ Message. La casse n'a pas d'importance.
- Catégorie : pour afficher les éléments auxquels une catégorie a été assignée, cliquez sur , puis sélectionnez un nom de catégorie.
  
  Si vous créez un filtre dans le dossier Contacts, la boîte de dialogue Filtrer les contacts inclut les champs suivants : Nom d'affichage, Adresse électronique, Nom, Organisation, Service et Catégorie. Saisissez ou sélectionnez des informations dans un ou plusieurs champs pour filtrer les contacts.
  
  Pour spécifier les autres informations sur lesquelles vous souhaitez filtrer, cliquez sur Filtrage avancé. Pour plus d'informations, reportez-vous à Création d'un filtre à l'aide du filtrage avancé.
Cliquez sur OK.

L'icône du filtre se transforme en icône , indiquant que le filtre est actif.
Pour enregistrer le filtre en vue d'une utilisation ultérieure, cliquez sur , cliquez sur Filtre > Enregistrer, saisissez un nom, puis cliquez sur OK.

7.17.2 Création d'un filtre à l'aide du filtrage avancé

Cliquez sur un dossier (Boîte aux lettres, Corbeille ou un dossier que vous avez créé).

Les filtres s'appliquent à tous les dossiers. Lorsque vous cliquez sur un dossier, vous obtenez immédiatement les résultats du filtre.

ou

Cliquez sur la liste Rendez-vous, Notes ou Tâches d'une vue Agenda.

Le filtre s'applique à toutes les listes qui figurent dans la vue Agenda. Si vous cliquez sur la liste Notes, par exemple, le filtre s'applique également aux listes Rendez-vous et Tâches.
Dans la barre d'outils, double-cliquez sur .
Cliquez sur Filtrage avancé.
Dans la première liste déroulante, cliquez sur le champ que vous voulez filtrer.

Par exemple, cliquez sur De pour afficher les éléments concernant une personne donnée. Pour savoir ce que les champs représentent, reportez-vous à Présentation des champs utilisés pour les filtres et les règles.
Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs , puis cliquez sur un opérateur.

Pour en savoir plus sur les opérateurs, reportez-vous à Utilisation d'opérateurs pour les filtres et les règles.
Saisissez les critères de filtrage.

ou

Cliquez sur la liste déroulante si elle vous est proposée, puis cliquez sur des critères existants.

Si vous saisissez un critère tel que le nom d'une personne ou un objet, vous pouvez inclure des caractères joker comme l'astérisque (*) ou le point d'interrogation (?). La casse n'a pas d'importance. Pour en savoir plus sur les caractères joker et les paramètres, reportez-vous à Utilisation de paramètres et de caractères joker utilisés pour les filtres et les règles.
Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis sur Fin.

ou

Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis choisissez Et ou Ou pour affiner votre filtre en y ajoutant des critères supplémentaires.
Lors de la création du filtre, lisez le texte de la boîte de dialogue Filtre commençant par « Inclure les entrées où... ». Celui-ci résume la façon dont va fonctionner votre filtre.
Cliquez sur OK, puis de nouveau sur OK.

L'icône du filtre se transforme en icône , indiquant que le filtre est actif.
Pour enregistrer le filtre en vue d'une utilisation ultérieure, cliquez sur , cliquez sur Filtre > Enregistrer, saisissez un nom, puis cliquez sur OK.

7.17.3 Sélection d'un filtre

Dans la barre d'outils, cliquez sur , puis sur le filtre.

Vous pouvez sélectionner l'un des filtres prédéfinis pour filtrer les éléments reçus, envoyés, publiés ou de brouillon.

Si la liste des filtres est longue, cliquez sur , sur Autre, puis cliquez sur le filtre.

Pour afficher la description d'un filtre avant de le sélectionner, double-cliquez sur , cliquez sur Ouvrir, puis sur le filtre. Cliquez sur OK après avoir sélectionné le filtre souhaité.

7.17.4 Effacement d'un filtre

Dans la barre d'outils, cliquez sur , puis sur Effacer le filtre.

Une fois le filtre effacé, l'icône qui apparaît dans l'angle supérieur droit de la fenêtre principale redevient .

Si le filtre est enregistré, pour le réutiliser, cliquez sur , puis sur le filtre.

7.17.5 Suppression d'un filtre

Dans la barre d'outils, double-cliquez sur .
Cliquez sur Ouvrir.
Cliquez sur le filtre que vous souhaitez supprimer, puis sur Supprimer.
Cliquez sur OK, puis de nouveau sur OK.

7.17.6 Restriction d'un filtre

Vous pouvez limiter un filtrage avancé en définissant des critères supplémentaires. Chacun des critères de filtrage est affiché sur une ligne distincte. Les options de la liste déroulante permettent de développer vos critères de filtrage. Vous trouverez ci-dessous des explications concernant la manière d'ajouter et de supprimer des lignes afin de restreindre votre filtre.

Cette section contient les rubriques suivantes :

Et

Crée une nouvelle ligne. Le filtre affiche les éléments qui correspondent aux conditions de chaque ligne reliée par Et.

Ou

Crée une nouvelle ligne. Le filtre affiche les éléments qui correspondent aux critères de chaque ligne reliée par Ou. Il n'est pas nécessaire que les éléments correspondent aux conditions des deux lignes.

Insérer une ligne

Insère une nouvelle ligne sous la ligne actuelle et décale les lignes restantes vers le bas. L'insertion d'une ligne est utile si vous avez déjà créé un filtre et que vous souhaitez ajouter d'autres critères au milieu.

Supprimer une ligne

Supprime du filtre la ligne en cours.

Nouveau groupe

Commence un nouveau groupe de lignes. Vous pouvez alors relier les groupes par Et ou Ou. Si deux groupes sont reliés par Et, les éléments doivent respecter tous les critères des deux groupes. Si deux groupes sont liés par Ou, les éléments doivent répondre à tous les critères de l'un, mais pas nécessairement des deux.

Fin

Désigne la dernière ligne de conditions du filtre. Si vous sélectionnez Fin au niveau d'une ligne suivie par d'autres lignes ou groupes, ces lignes et ces groupes sont supprimés.

7.17.7 Utilisation de paramètres et de caractères joker utilisés pour les filtres et les règles

Ces paramètres et caractères joker sont disponibles dans les boîtes de dialogue Filtre et Définir les critères de recherche uniquement lorsque vous avez sélectionné certains champs dans lesquels vous devez saisir du texte supplémentaire. Ils ne sont applicables que lorsque vous sélectionnez l'opérateur [ ] Contient.

Paramètres et caractère(s) joker	Correspondance recherchée par le filtre ou la règle
ET, & ou un espace	Tous les éléments remplissant deux conditions ou plus. Par exemple, si vous spécifiez montagne & chèvre, montagne ET chèvre ou montagne chèvre, tous les éléments qui contiennent les mots « montagne » et « chèvre » sont recherchés.
OU ou\|	Tous les éléments remplissant l'une des deux conditions ou plus. Par exemple, montagne chèvre et montagne OU chèvre recherchent les éléments qui contiennent le mot « montagne » ou le mot « chèvre » ou les deux mots à la fois.
NON ou !	Tous les éléments remplissant uniquement l'une des deux conditions. Par exemple, si vous spécifiez montagne ! chèvre et montagne NON chèvre, les éléments contenant le mot « montagne » mais pas le mot « chèvre » sont recherchés. Les éléments contenant les deux mots sont exclus.
"	Tout le texte entre guillemets. Par exemple, si vous spécifiez « chèvres de montagne », tous les éléments qui contiennent l'expression « chèvres de montagne » sont recherchés. Cette option ne fonctionne pas avec les documents ni les références aux documents.
?	Remplace n'importe quel caractère. Par exemple, jo?e recherche tous les éléments qui contiennent le mot « joue », « joie », etc.
*	Ne remplace aucun caractère ou en remplace plusieurs. Par exemple, si vous spécifiez montagne*, tous les éléments qui contiennent les mots « montagne », « montagnes », « montagneux », etc. sont recherchés.
/NOCASE (par défaut)	Éléments contenant un mot donné, qu'il soit en majuscules ou en minuscules. Par exemple, /NOCASE ZOO recherche indifféremment « Zoo » et « zoo ».
/WILDCARD (par défaut)	Éléments contenant les termes de la recherche dans laquelle * et ? sont considérés comme des caractères génériques. Par exemple, si vous spécifiez /WILDCARD jo?e, les éléments tels que « joue » et « joie » sont recherchés.

7.17.8 Utilisation d'opérateurs pour les filtres et les règles

Les opérateurs disponibles dépendent du champ que vous avez sélectionné dans la première liste déroulante.

Opérateur	Exemple	Éléments obtenus
= Égal à	Type d'élément = Message	Messages électroniques uniquement.
! Non égal à	Type ! Rendez-vous	Tous les types d'éléments à l'exception des rendez-vous.
< Inférieur à	Nombre accepté < 4	Éléments acceptés par moins de 4 destinataires.
<= Inférieur ou égal à	Nombre accepté <= 4	Éléments acceptés au maximum par 4 destinataires.
> Supérieur à	Nombre lu > 6	Éléments lus par plus de 6 destinataires.
>= Supérieur ou égal à	Nombre lu >= 6	Éléments lus par au moins 6 destinataires.
= Égal au champ	Nombre accepté = Total des dest.	Éléments acceptés par un nombre de destinataires égal au nombre total de destinataires.
! Différent du champ	Nombre lu ! Nombre accepté	Éléments lus par un nombre de destinataires différent du nombre de destinataires les ayant acceptés.
< Inférieur au champ	Nombre ouvert < Total des dest.	Éléments ouverts par un nombre de destinataires inférieur au nombre total des destinataires.
<= Inférieur ou égal au champ	Nombre ouvert <= Total des dest.	Éléments ouverts par un nombre de destinataires inférieur ou égal au nombre total des destinataires.
> Supérieur au champ	Nombre ouvert > Nombre supprimé	Éléments ouverts par un nombre de destinataires supérieur au nombre de destinataires qui les ont supprimés.
>= Supérieur ou égal au champ	Nombre ouvert >= Nombre supprimé	Éléments ouverts par un nombre de destinataires supérieur ou égal au nombre de destinataires qui les ont supprimés.
[ ] Comprend	État [ ] Effectué	Éléments qui ont été effectués.
! N'inclut pas	État ! Accepté	Éléments qui n'ont pas été acceptés.
[ ] Contient	De [ ] Franck	Éléments dont le champ De contient le prénom « Franck », par exemple « Franck Jonet », « Franck Solier », etc. Cet opérateur ne prend pas en charge les caractères joker.
[x] Ne contient pas	De [x] Franck	Éléments dont le champ De ne contient pas le prénom « Franck », par exemple « Franck Jonet », « Franck Solier », etc. Cet opérateur ne prend pas en charge les caractères joker.
\|-> Commence par	Dest. -> cli	Éléments dont le champ Destinataire commence par « cli », par exemple « Clientèle » ou « Cliché ».
= Correspond à	Objet = rapport des ventes	Éléments ayant pour Objet « Rapport des ventes ».
= En	Créé = Aujourd'hui	Éléments envoyés aujourd'hui.
>= Le ou après le	Créé >= Hier	Éléments qui ont été envoyés hier ou à une date ultérieure.
> Après le	Créé > Hier	Éléments envoyés depuis hier, à l'exception d'hier.
< Avant	Échéance/Date de fin < Demain	Tâches devant être effectuées avant demain.
<= Le ou avant le	Échéance/Date de fin <= Demain	Tâches devant être effectuées demain au plus tard.
-> En moins de	Échéance/Date de fin -> 3 jours	Tâches devant être effectuées d'ici à trois jours.
<- Précédent	Échéance/Date de fin <- 3 jours	Tâches devant être effectuées entre aujourd'hui (compris) et les trois jours précédents.
= En date du	Créé =29/05/06	Éléments créés le 29 mai 2006.
> Après le	Créé > 29/05/06	Éléments créés après le 29 mai 2006.
>= En date du ou Après le	Créé >=29/05/06	Éléments créés le 29 mai 2006 ou à une date ultérieure.
< Avant le	Créé <29/05/06	Éléments créés avant le 29 mai 2006.
<= En date du ou Avant le	Créé <=29/05/06	Éléments créés le 29 mai 2006 ou à une date antérieure.

7.17.9 Présentation des champs utilisés pour les filtres et les règles

Le tableau suivant explique la plupart des champs disponibles lors de la création d'un filtre ou d'une règle. D'autres champs définis par l'utilisateur peuvent également être disponibles.

Pour plus d'informations sur les champs disponibles pour le filtrage du dossier Contacts, reportez-vous à Champs de contact.

Nom du champ	Éléments concernés	Critères valides
Compte	Compte utilisé pour l'envoi ou compte dont provient l'élément.	Spécifiez GroupWise, POP3, IMAP ou NNTP.
Date attribuée	Date de début d'une tâche.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit la tâche, ou indiquer une date précise.
Liste des pièces jointes	Types de pièces jointes telles que les fichiers, les bandes sonores, les films ou les objets OLE.	Sélectionnez un type de pièce jointe dans la liste déroulante.
Pièces jointes	Pièces jointes contenant un texte ou des locutions spécifiques.	Indiquez le texte des pièces jointes.
Auteur	Nom de l'auteur d'un document.	Indiquez le nom de l'auteur du document.
Société du correspondant	Texte affiché dans le champ Société du correspondant d'un message téléphonique.	Indiquez le nom d'une société.
Nom du correspondant	Texte affiché dans le champ Correspondant d'un message téléphonique.	Indiquez le nom d'un correspondant.
Numéro de téléphone du correspondant	Numéro de téléphone affiché dans le champ Téléphone d'un message téléphonique.	Indiquez un numéro de téléphone.
Catégorie	Catégorie assignée à un élément.	Spécifiez une catégorie existante.
Type de copie	Type de message reçu par un utilisateur (Dest., CC ou CM).	Sélectionnez Dest., CC ou CM dans la liste déroulante.
Créé	Date à laquelle vous avez cliqué sur Envoyer ou publié un élément dans votre agenda.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit l'élément, ou indiquer une date précise.
Date d'ouverture	Date de la dernière ouverture d'un document.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit le document, ou indiquer une date précise.
Distribué	Date et heure auxquelles l'élément s'est affiché dans les boîtes aux lettres des destinataires.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit l'élément, ou indiquer une date précise.
Date de création du document	Date à laquelle le document a été créé.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit l'élément, ou indiquer une date précise.
Créateur du document	Nom du créateur du document.	Indiquez le nom du créateur du document.
Numéro du document	Numéro d'un document.	Indiquez un nombre entier.
Type de document	Type de document contenu dans la bibliothèque, tel qu'un formulaire, une note de frais ou un mémo.	Indiquez un type de document.
Date d'échéance/fin	Échéance à respecter pour l'exécution d'une tâche, ou date et heure de fin d'un rendez-vous.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit la tâche ou le rendez-vous, ou indiquer une date précise.
Extension de nom de fichier	Extension du nom de fichier d'un document contenu dans une bibliothèque.	Indiquez une extension de nom de fichier (.exe par exemple).
De	Nom qui apparaît dans le champ De d'un élément.	Indiquez le champ De.
Provenance	Indique s'il s'agit d'un élément reçu, envoyé ou publié, ou d'un brouillon.	Sélectionnez la provenance dans la liste déroulante.
État	État d'un élément : accepté, terminé, ouvert, lu, marqué comme étant privé, ou dont l'objet est masqué.	Sélectionnez l'état de l'élément dans la liste déroulante.
Type d'élément	Types d'éléments tels que les messages électroniques, les rendez-vous, etc.	Sélectionnez un type d'élément dans la liste déroulante.
Bibliothèque	Bibliothèque dans laquelle les documents sont stockés.	Sélectionnez une bibliothèque dans la liste déroulante.
Message	Texte affiché dans le champ Message d'un élément.	Saisissez tout ou partie du texte qui figure dans le champ Message.
Mon Objet	Texte qui apparaît dans le champ Mon Objet de l'onglet Personnaliser.	Spécifiez tout ou partie du texte qui figure dans le champ Mon Objet.
Nombre accepté	Nombre de correspondants qui ont accepté l'élément que vous leur avez envoyé.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.
Nombre effectué	Nombre de destinataires qui ont terminé un élément que vous leur avez envoyé.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.
Nombre supprimé	Nombre de correspondants qui ont supprimé un élément que vous leur avez envoyé.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.
Nombre ouvert	Nombre de correspondants qui ont ouvert un élément que vous leur avez envoyé.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.
Nombre répondu	Nombre de correspondants qui ont répondu à un élément que vous leur avez envoyé.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.
Ouvert par	Nom de la dernière personne qui a ouvert cette version du document.	Indiquez un nom.
Lieu	Texte affiché dans le champ Lieu d'un rendez-vous.	Saisissez tout ou partie du texte qui figure dans le champ Lieu.
Publié par	Nom qui apparaît dans le champ De d'un élément publié.	Indiquez le champ De.
Priorité	Priorité d'un élément : élevée, normale ou faible.	Sélectionnez une priorité dans la liste déroulante.
Options d'envoi	Éléments pour lesquels une réponse est requise.	Sélectionnez l'option dans la liste déroulante.
Taille	Taille d'un élément, pièces jointes comprises.	Indiquez un nombre entier.
Commencé	Date de début d'une tâche. Lorsqu'une tâche est reportée au lendemain, la date de début est remplacée par la nouvelle date.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit la tâche, ou indiquer une date précise.
Sous-classe	Autres éléments tels que les formulaires, les messages personnalisés et les programmes C3PO™.
Objet	Texte affiché dans la zone Objet d'un élément.	Spécifiez tout ou partie du texte qui figure dans le champ Objet.
Catégorie de tâche	Priorité alphabétique d'une tâche (A, B, C, etc.)	Indiquez une seule lettre.
Priorité de tâche	Priorité d'une tâche dans l'ordre numérique (1, 2, 3, etc.).	Indiquez un nombre entier.
État du thread	« État » assigné à un élément dans un thread de messages.	Spécifiez Lire, Surveiller, ou Ignorer.
Dest.	Nom de la personne affiché dans le champ Dest. d'un élément.	Indiquez le nom du destinataire.
Total des dest.	Nombre total des destinataires d'un élément.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.
Date de création de la version	Date à laquelle une version spécifique d'un document a été créée.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit le document, ou indiquer une date précise.
Créateur de la version	Nom de la personne qui a créé cette version du document.	Indiquez le nom du créateur du document.
Description de la version	Description de la version du document.	Indiquez la description de la version d'un document.
Numéro de version	Numéro de la version du document.	Sélectionnez la version dans la liste déroulante, ou cliquez sur Sélection de la version et indiquez son numéro.
État de la version	État actuel d'un document.	Sélectionnez un état dans la liste déroulante.
Nom de la vue	Nom de la vue dans laquelle vous créez ou lisez un élément. Les noms de vues correspondent aux noms affichés lorsque vous cliquez sur la flèche vers le bas située à côté des boutons de vue d'élément dans la barre d'outils.	Indiquez le nom d'une vue.

Champs X

Un champ X est un champ spécialisé dans un en-tête de message Internet. De nombreux programmes de lutte contre le courrier indésirable ajoutent un champ X aux messages pour désigner les messages potentiellement indésirables. Vous pouvez alors créer une règle qui déplace ces messages vers votre dossier Courrier indésirable.

Pour ajouter un champ X à la liste des champs prédéfinis pour la recherche ou le filtrage :

Cliquez sur Champs X dans la fenêtre Ensemble des champs de filtre.
Saisissez le nom du champ X que vous souhaitez rechercher ou filtrer dans le champ Nouveau champ X Internet.
Cliquez sur OK.

Le champ X s'ajoute à la fenêtre Ensemble des champs de filtre.

Champs de contact

Si vous effectuez un filtrage dans le dossier Contacts, le filtre peut porter sur n'importe quelle information contenue dans l'enregistrement d'un contact, par exemple, le service, le second prénom, la fonction, etc. Vous pouvez également filtrer par bureau de poste, domaine ou domaine Internet du contact. Si votre dossier Contacts affiche les contacts du carnet d'adresses Contacts fréquents, vous pouvez filtrer par Dernière référence (date du dernier élément envoyé par ce contact) et Nombre de références (nombre total d'éléments envoyés par ce contact).