A GroupWise Körlevél funkciójával tömegesen küldhet személyre szabott e-maileket a felhasználóknak. Ez azt jelenti, hogy az e-mailek címjegyzékmezőinek használatával személyre szabott e-mailt küldhet több felhasználónak, és ehhez csak egy e-mailt kell létrehoznia. Körlevél kétféle módon hozható létre: a GroupWise ügyfélben vagy Microsoft Wordben egy GroupWise személyes címjegyzék használatával.
A GroupWise Körlevél funkciójának használatához:
Miközben létrehozza az e-mailt a GroupWise ügyfélben, kattintson a szerkesztőablakban az Eszközök > Körlevél > Címmező beszúrása lehetőségre, és illesszen be a mezőket a címjegyzékből az éppen szerkesztett e-mailbe. A mezők nevet, címet, telefonszámot, irodát stb. tartalmaznak.
A mezők hozzáadása után a szerkesztőablakban lévő Eszközök > Körlevél > Előnézet lehetőségre kattintva megtekintheti az e-mailt az egyes címzettekre vonatkozóan kitöltött mezőkkel.
Az e-mail elküldéséhez kattintson a Küldés gombra. A rendszer a listán szereplő minden felhasználónak elküld egy e-mailt.
A Körlevél funkció Microsoft Wordben való használatához telepítenie kell a GroupWise ügyfelet a gépre:
FONTOS:A Körlevél funkció csak a Microsoft Word 32 bites verziójával működik. A Microsoft Word 64 bites verziója a GroupWise körlevelezési felületet tartalmazza.
A Microsoft Wordben kattintson a levelezés fülre.
A Címzettek kiválasztása > Meglévő lista használata > Új forrás > Egyéb/Speciális > GroupWise körlevelezési felület lehetőségre kattintva válassza ki a használni kívánt GroupWise személyes címjegyzéket, majd kattintson az OK gombra.
A Microsoft Word csatlakozik a GroupWise ügyfélhez, és megkeresi az Ön személyes címjegyzékeit.
Válassza ki a használni kívánt személyes címjegyzéket, majd kattintson a Befejezés gombra.
Ezután megírhatja az üzenetet, és elküldheti azt a GroupWise személyes címjegyzékben szereplő személyeknek.