Az Aláírás funkció használatával aláírást vagy záróformulát helyezhet el a küldendő tételek végén. Elérhető például, hogy a GroupWise minden küldendő tétel alján automatikusan feltüntesse a nevét, a telefonszámát, és az elektronikus levélcímét.
Amennyiben több fiókja van (köztük POP3-, IMAP4- és NNTP-hírcsoportfiókok is), akkor különböző aláírásokat is létrehozhat az egyes fiókokhoz. Ugyanahhoz a fiókhoz több aláírást is létrehozhat.
Az aláírások HTML-formátumban készülnek, ami lehetővé teszi grafikák hozzáadását és az aláírás formázását. Szöveges üzenet küldésekor a HTML-aláírás szöveggé lesz konvertálva.
Utasíthatja a GroupWise programot arra is, hogy az üzenetek végén automatikusan vCard kártyát, azaz virtuális névjegyet helyezzen el.
Aláírások létrehozhatóak a GroupWise ügyfélprogram beállításain keresztül, illetve az éppen létrehozott üzenetből is.
Aláírás létrehozása a GroupWise ügyfélprogram beállításaiból:
Kattintson az Eszközök > Beállítások parancsra, majd kattintson duplán a Munkakörnyezet pontra.
Kattintson az Aláírás fülre.
Válassza az Aláírás lehetőséget, majd kattintson az Új parancsra.
Írja be az aláírás új nevét, majd kattintson az OK gombra.
Hozza létre saját aláírását a rendelkezésére álló HTML-szerkesztőben.
Adja meg, hogy a program ezt az aláírást az Ön alapértelmezett aláírásaként használja-e.
Válassza ki, hogy szeretne-e egy kérdést kapni arról, hogy kíván-e aláírást csatolni az elküldendő tételeihez.
Kattintson az OK gombra.
Aláírás létrehozása a Létrehozás nézetből:
Kattintson a Beállítások panel ikonjára a Létrehozás nézet beállításpaneljének megnyitásához. Alapértelmezés szerint az Aláírás legördülő menü nyílik meg.
Kattintson az Új aláírás létrehozása elem melletti szerkesztési ikonra.
Írja be az aláírás nevét, majd hozza létre az aláírást a megjelenő HTML-szerkesztőben.
Adja meg, hogy a program ezt az aláírást az Ön alapértelmezett aláírásaként használja-e.
Kattintson az OK gombra.
A vCardok olyan elektronikus üzleti kártyák, amelyek formátuma az Internet Mail Consortium nevű szervezet által meghatározott szabványoknak megfelelő. A vCard-fájlok .vcf kiterjesztésűek, és hozzáadhatja azokat a kimenő elektronikus leveleihez. Független gyártók készítenek olyan szoftvereket, amelyek segítségével szöveget, grafikát, és hangot is tartalmazó vCardokat hozhat létre. Ha a GroupWise programot használja egy vCard generálására, a program a címjegyzék-adatok mezőiben található információkat használja fel a folyamathoz.
Kattintson az Eszközök > Beállítások parancsra, majd kattintson duplán a Munkakörnyezet pontra.
Kattintson az Aláírás fülre.
Az Elektronikus névjegykártya (vCard) pont bejelölésével minden elküldött e-mailhez automatikusan hozzáad egy vCardot.
Válassza ki a vCard információinak forrását.
Generálás a GroupWise címjegyzékéből: A GroupWise címjegyzékben lévő személyes információk alapján hoz létre egy vCard fájlt.
Választás személyes címjegyzékből: Lehetővé teszi, hogy egy személyes címjegyzékből kiválasszon egy felhasználót, és annak személyes információiból létrehozzon egy vCardot. Ez akkor hasznos igazán, ha más felhasználók nevében küld e-mailt.
Egy vCard fájl választása: Lehetővé teszi egy külső fél által rendelkezésre bocsátott egyéni .vcf vCard fájl kiválasztását.
Válassza ki, hogy szeretne-e egy kérdést kapni arról, hogy kíván-e egy vCard fájlt csatolni az elküldendő tételeihez.
Kattintson az OK gombra.
Ha megadja a Hozzáadás előtt kérdés beállítást, az üzenetek írása közben bármikor manuálisan megadhatja az aláírást az üzenet fő részében található Ide kattintva adhat meg aláírást hivatkozásra kattintva. Ha bejelöli az Automatikus hozzáadás pontot, az alapértelmezett aláírása automatikusan hozzá lesz adva minden e-mailhez. Miután hozzáadta egy üzenethez az aláírást, szerkesztheti, hogy hozzáigazítsa az éppen elküldött tételhez. Az aláíráson a szerkesztés közben végzett módosítások nem őrződnek meg. Ha vCardot állított be, az is automatikusan hozzá lesz adva minden e-mailhez. Egyidejűleg rendelkezhet aláírással és vCarddal is.
A létrehozási nézetben kattintson az üzenet fő részében az Ide kattintva adhat meg aláírást elemre.
Alapértelmezett aláírása azonnal hozzáadódik az üzenethez. Ha még nem hozott létre aláírást, az alkalmazás rákérdez az aláírás azonnali létrehozására. További információ: Aláírás létrehozása.
Másik aláírás kiválasztásához vigye az egérmutatót az aláírási terület fölé, majd kattintson a jobb felső sarokban megjelenő kis nyílra.
(Nem kötelező) Végezze el az aláíráson a kívánt módosításokat, hogy hozzáigazítsa ehhez a konkrét tételhez.
Amikor befejezte az üzenet és az aláírás létrehozását, kattintson a Küldés parancsra.
A személyes aláírásokon kívül a GroupWise rendszergazdája létrehozhat egy általános aláírást is, amelyet mindenki használhat. Ha a GroupWise rendszergazdája kéri az általános aláírást, az minden elküldött tételhez automatikusan hozzá lesz fűzve. Ha az általános aláírás nem kötelező, de rendelkezésre áll, abban az esetben lesz hozzáfűzve az aláírásához, ha már használ egy személyes aláírást. Ha még nincs személyes aláírása, az általános aláírás, ha nincs kérve, nem lesz hozzáfűzve. Egy tétel újraküldése esetén az általános aláírás nem lesz automatikusan újra csatolva.