5.13 Mappabejegyzésben található fájlok használata

5.13.1 Fájlbejegyzés létrehozása

A Novell Vibe rendszer lehetővé teszi fájlbejegyzések létrehozását a kijelölt Fájlok mappákban. A fájlbejegyzések létrehozása nem ugyanaz, mint fájlt csatolni egy másik típusú mappabejegyzéshez. A Vibe rendszer Fájlok típusú mappáiban található fájlbejegyzésekben egy elsődleges fájl szerepel. A fájlbejegyzésekhez mellékletként társíthatók egyéb fájlok, de csak egyetlenegy elsődleges fájl van.

A Fájlok mappákban ugyanolyan módon hozhat létre fájlbejegyzéseket, mint ahogyan a Vibe rendszerben az itt ismertetetteknek megfelelően létrehoz bármilyen más típusú mappabejegyzést: Szakasz 5.1, Mappabejegyzés létrehozása.

5.13.2 Fájlok csatolása mappabejegyzéshez

A Vibe különféle alternatívákat kínál a bejegyzések mellékletekkel való ellátásához.

Fájlok feltöltése a fogd-és-vidd módszerrel

Egy bejegyzéshez a fogd-és-vidd módszerrel is csatolhat fájlokat.

  1. Keresse meg, majd nyissa meg azt a bejegyzést, amelyhez a fájlt csatolni kívánja.

  2. Kattintson a Mellékletek fülre.

  3. Kattintson a Több fájlt fogd-és-vidd módszerrel tölthet fel lehetőségre.

    Megjelenik a Több fájlt fogd-és-vidd módszerrel tölthet fel párbeszédpanel.

  4. A feltölteni kívánt fájlt húzza a Több fájlt fogd-és-vidd módszerrel tölthet fel párbeszédpanel mappaikonjára.

    A Vibe megjelenít egy kinyíló és bezáródó mappát, ami azt jelenti, hogy a kívánt fájlok, mellékletekként feltöltés alatt állnak.

Lehetősége van arra is, hogy a fájlokat lemásolja és beillessze a mappaikonra.

Egyetlen fájl feltöltése

  1. Keresse meg, majd nyissa meg azt a bejegyzést, amelyhez a fájlt csatolni kívánja.

  2. Kattintson a Mellékletek fülre.

  3. Kattintson az Egyetlen fájlt a böngésző segítségével tölthet fel hivatkozásra.

    Megjelenik az Egyetlen fájlt a böngésző segítségével tölthet fel párbeszédpanel.

  4. Kattintson a Tallózás gombra, és válassz a ki a csatolni kívánt fájlt.

  5. Kattintson az OKgombra.

5.13.3 Fájlok megtekintése és szerkesztése

A Vibe rendszer lehetővé teszi a bejegyzésekhez társított fájlok egyszerű megtekinthetőségét és szerkeszthetőségét. A fájlok kétféleképpen társíthatók a bejegyzésekhez:

  • A fájlok lehetnek bejegyzéshez csatolva

  • A fájl lehet a bejegyzés elsődleges fájlja

    Az elsődleges fájlok csak a Fájlok mappák bejegyzéseiben szerepelhetnek.

A következő részek a csatolt fájlok megjelenítését és szerkesztését ismertetik:

Fájlok megjelenítése

A fájlokat szövegszerkesztőben vagy HTML formátumban jelenítheti meg.

Fájl megjelenítése szövegszerkesztőben

Amikor egy fájlt szövegszerkesztőben jelenít meg, a fájl írásvédett állapotban nyílik meg.

  1. Keresse és nyissa meg a megjeleníteni kívánt fájlt tartalmazó bejegyzést.

  2. (Feltételes lépés) Amennyiben a megjeleníteni kívánt fájl melléklet, kattintson a Mellékletek fülre.

    Olyan fájlok csak a Fájlok mappákban szerepelhetnek, amelyek nem mellékletek.

  3. Kattintson a megjeleníteni kívánt fájl mellett a Fájlműveletek > A fájl megtekintése parancsra.

    –vagy–

    Kattintson a fájl nevére.

Fájl megjelenítése HTML formátumban

A fájlok gyors megtekintéséhez választhatja a HTML formátumú megjelenítést.

Vannak olyan fájlok, amelyek nem jeleníthetők meg HTML formátumban, ilyenek például a PNG, a JPG, a GIF és a PDF típusú fájlok.

  1. Keresse és nyissa meg a megjeleníteni kívánt fájlt tartalmazó bejegyzést.

  2. (Feltételes lépés) Amennyiben a megjeleníteni kívánt fájl melléklet, kattintson a Mellékletek fülre.

    Olyan fájlok csak a Fájlok mappákban szerepelhetnek, amelyek nem mellékletek.

  3. Kattintson a megjeleníteni kívánt fájl mellett a Fájlműveletek > A fájl megtekintése HTML formátumban parancsra.

Fájlok szerkesztése

A Vibe rendszer lehetővé teszi a dokumentumok helyben történő szerkesztését. Ezzel a funkcióval zökkenőmentesen végezhetők módosítások a Vibe-kiszolgálón tárolt dokumentumokon.

A fájlokat csak akkor szerkesztheti, ha a saját munkaállomásán telepítve van az adott fájltípushoz tartozó szerkesztőalkalmazás. Például a DOC típusú fájlok szerkesztéséhez a munkaállomáson telepítve kell lennie a Microsoft Word programnak.

  1. Keresse és nyissa meg a szerkeszteni kívánt fájlt tartalmazó bejegyzést.

  2. (Feltételes lépés) Amennyiben a szerkeszteni kívánt fájl melléklet, kattintson a Mellékletek fülre.

    Olyan fájlok csak a Fájlok mappákban szerepelhetnek, amelyek nem mellékletek.

  3. Kattintson a szerkeszteni kívánt fájl mellett a Fájlműveletek > A fájl szerkesztése parancsra.

    A fájl megnyílik a megadott szerkesztőprogramban. A Vibe rendszerben a fájlok szerkesztéséhez használt szerkesztőprogram megváltoztatásával kapcsolatos tudnivalók: Szakasz A.2, A bejegyzésekhez csatolt fájlok nem szerkeszthetők.

  4. (Feltételes lépés) Amennyiben a Vibe kéri a Vibe rendszerben használt hitelesítő adatok megadását, adja meg a Vibe rendszerbe való bejelentkezéshez használt felhasználónevet és jelszót, majd kattintson az OK gombra.

    Most már szerkesztheti a fájlt.

  5. A fájl szerkesztését követően mentse a változtatásokat, majd lépjen ki a szerkesztőalkalmazásból.

    A Vibe a fájlból létrehoz egy módosítás előtti formájú verziót. Amikor kilép, majd újra megnyitja a bejegyzést, megtekintheti a fájl régebbi verzióját az itt szereplő ismertetésnek megfelelő módon: Fájl korábban mentett verziójának elérése.

FONTOS:Amikor egy csatolt dokumentumot az OpenOffice használatával szerkeszt, a Vibe a Mentés gombra való minden rákattintáskor új verziót hoz létre a dokumentumból. Mivel a dokumentum mindegyik verziója beleszámít az adatkvótába (az adatkvótával kapcsolatos további tudnivalók: Managing Your Data Quota [Az adatkvóták kezelése], Novell Vibe OnPrem 3 Advanced User Guide [Novell Vibe OnPrem 3 haladó felhasználói kézikönyv]), az OpenOffice használata esetén csak akkor célszerű mentenie a dokumentumot, amikor bezárja. A fájlverziók törlésével kapcsolatos tudnivalók: Fájl meglévő változatainak törlése.

A Microsoft Office használata esetén a Vibe a dokumentum minden szerkesztésekor csak egy új verziót hoz létre. Ha több alkalommal kattint a Mentés gombra, nem jön létre több verzió.

5.13.4 Fájlok letöltése

A bejegyzésekhez társított fájlokat letöltheti. Letölthet egy fájlt, illetve letöltheti a bejegyzéshez kapcsolódó összes fájlt is. A fájlok letöltése ZIP fájl formájában történik.

Különálló fájlok letöltése

  1. Keresse és nyissa meg a letölteni kívánt fájlt tartalmazó bejegyzést.

  2. Kattintson a fájl mellett a Fájlműveletek > A fájl letöltése Zip-fájlként lehetőségre.

Az összes fájl letöltése

  1. Keresse és nyissa meg a letölteni kívánt fájlokat tartalmazó bejegyzést.

  2. Kattintson a bejegyzésen belüli bármelyik fájl mellett a Fájlműveletek > Az összes fájl letöltése lehetőségre.

    –vagy–

    Kattintson a Mellékletek fülre, majd Az összes fájl letöltése lehetőségre.

5.13.5 A fájlokhoz tartozó WebDAV URL-cím megkeresése

Amikor tudja egy fájl WebDAV URL-címét, a fájlt közvetlenül a szerkesztőalkalmazásból – például a Microsoft Office használatával – vagy közvetlenül a parancssorból is megnyithatja.

Fájl Webdav URL-jének megkeresése

  1. Keresse és nyissa meg azt a bejegyzést, amelyikben az a fájl szerepel, amelynek Webdav URL-címét tudni szeretné.

  2. (Feltételes lépés) Amennyiben melléklet az a fájl, amelyiknek WebDAV URL-címét tudni szeretné, kattintson a Mellékletek fülre.

    Olyan fájlok csak a Fájlok mappákban szerepelhetnek, amelyek nem mellékletek.

  3. Kattintson a fájl mellett a Fájlműveletek > Webdav URL parancsra.

    Megjelenik a Webdav URL-cím lemásolható módon.

Miután megkereste a fájlra vonatkozó Webdav URL-címet, a fájl megnyitásához megadhatja az URL-t egy dokumentumszerkesztőben, például a Microsoft Office rendszerben. Ennek végrehajtásával kapcsolatban útmutatást az adott dokumentumszerkesztő dokumentációja tartalmaz.

5.13.6 Megjegyzés hozzáadása fájlhoz vagy fájlverzióhoz

Egy adott fájlhoz vagy fájlverzióhoz célszerű lehet megjegyzést fűzni. A fájlokhoz tartozó megjegyzések közvetlenül a fájl neve alatt jelennek meg a Mellékletek és a Fájlverziók lapon. A fájlokhoz fűzött megjegyzések megkönnyíthetik más felhasználók számára, hogy megnyitás nélkül is pontosan tudják, mit tartalmaz a fájlt. Ilyen módon az egyes fájlverziókat is könnyebb megkülönböztetni egymástól.

  1. Keresse és nyissa meg azt a bejegyzést, amelyik a megjegyzéssel kiegészíteni kívánt csatolt fájlt vagy fájlverziót tartalmazza.

  2. (Feltételes lépés) Amennyiben melléklet az a fájl, amelyikhez megjegyzést kíván fűzni, kattintson a Mellékletek fülre.

    Olyan fájlok csak a Fájlok mappákban szerepelhetnek, amelyek nem mellékletek.

  3. Kattintson a megjegyzéssel kiegészíteni kívánt fájl mellett a Fájlműveletek > Fájl megjegyzésének szerkesztése lehetőségre.

    Megjelenik Megjegyzés fűzése a fájlhoz lap.

  4. Adja meg a hozzáadni kívánt megjegyzést, majd kattintson az OK lapra.

5.13.7 A fájl állapotának beállítása

Ha egy fájlból több verzió is van, célszerű lehet az egyes verziókhoz állapotot beállítani, hogy nyomon tudja követni, melyik a hivatalos verzió, illetve mely verziók csak vázlatok stb. A fájlokhoz a Hivatalos, a Vázlat vagy az Elavult állapot tartozhat.

  1. Keresse és nyissa meg azt a bejegyzést, amelyik a beállítani kívánt állapotú fájlt vagy fájlverziót tartalmazza.

  2. (Feltételes lépés) Amennyiben melléklet az a fájl, amelyikre vonatkozóan be kívánja állítani az állapotot, kattintson a Mellékletek fülre.

    Olyan fájlok csak a Fájlok mappákban szerepelhetnek, amelyek nem mellékletek.

  3. Kattintson a beállítani kívánt állapotú fájl mellett az Állapot oszlopban az aktuális állapotra, majd a fájlra vonatkozóan beállítani kívánt állapotra.

5.13.8 Verziókövetés használata a fájlokhoz

Amikor egy fájlt módosít a Vibe rendszerben, a Vibe menti a fájl korábbi verzióját, és az egyszerű visszakereshetőség érdekében elérhetővé teszi. Ez a Vibe rendszer Fájlok mappáiban tárolt fájlokra és a mappabejegyzések mellékleteként mentett minden fájlra is érvényes.

Fájl új változatának létrehozása

Amikor módosít és ment egy fájlt, a Vibe új verziót hoz létre a fájlból, a régi verziót pedig menti. A fájlok szerkesztésével kapcsolatos tudnivalók: Fájlok szerkesztése.

A mellékletekből vagy a Fájlok mappában tárolt fájlbejegyzésekből húzással is létrehozható új verzió a következő részekben ismertetett módon:

Fájlbejegyzés mellékletének frissítése fájl húzásával

Meglévő bejegyzésmelléklet új verziójának létrehozásához az áthúzott fájlnak ugyanolyan nevűnek kell lennie, mint annak a meglévő bejegyzésmellékletnek, amelyből új verziót kíván létrehozni.

  1. Keresse és nyissa meg azt a bejegyzést, amelyikben az a fájlbejegyzés szerepel, amelyből új verziót kíván létrehozni.

  2. Kattintson a Mellékletek fülre, majd a Több fájlt fogd-és-vidd módszerrel tölthet fel hivatkozásra.

  3. Húzza a fájlt az egyik helyről, például az asztalról a húzási ablak mappaikonjára.

    A dokumentumot a rendszer a meglévő bejegyzésmelléklet új verziójaként adja hozzá. A régiebbi verziók a bejegyzés Fájlverziók lapján jelennek meg.

Fájlbejegyzés elsődleges fájljának frissítése fájl húzásával

Az ebben a részben ismertetett módon csak a Fájlok mappákban lehet mappabejegyzések frissített verzióját létrehozni.

A Fájlok mappában található meglévő fájl új verziójának létrehozásához az áthúzott fájlnak ugyanolyan nevűnek kell lennie, mint annak a meglévő fájlnak, amelyből új verziót kíván létrehozni.

  1. Keresse meg azt a mappát, ahová a fájl új verzióját importálni kívánja.

    A mappában már szerepelnie kell fájlbejegyzésként egy ugyanolyan nevű fájlnak.

  2. Kattintson a Mappabejegyzés eszköztáron a Fájlok hozzáadása mappához lehetőségre.

    Megnyílik a húzási ablak.

  3. Húzza a fájlt az egyik helyről, például az asztalról a húzási ablak mappaikonjára.

    A dokumentumot a rendszer a meglévő fájlbejegyzés új verziójaként adja hozzá. A régiebbi verziók a bejegyzés Fájlverziók lapján jelennek meg.

Fájl főverziószámának növelése

Alapértelmezés szerint a Vibe a fájlok új verziójának létrehozásakor az alverzió számát növeli. Például 1.0, 1.1, 1.2 stb. Lehetősége van a fájl legújabb verziójához tartozó főverzió számának növelésére. Ebben az esetben például az 1.2-es verzióból 2.0-s verzió lesz.

  1. Keresse és nyissa meg azt a bejegyzést, amelyikben az a fájl szerepel, amelynek főverziószámát növelni szeretné.

  2. (Feltételes lépés) Amennyiben melléklet az a fájl, amelyikre vonatkozóan növelni kívánja a főverzió számát, kattintson a Mellékletek fülre.

    Olyan fájlok csak a Fájlok mappákban szerepelhetnek, amelyek nem mellékletek.

  3. Kattintson a növelni kívánt főverziójú fájl mellett a Fájlműveletek > A főverzió számának növelése lehetőségre.

    Megjelenik a Főverzió számának növelése lap.

  4. Kattintson az OKgombra.

Fájl korábban mentett verziójának elérése

  1. Keresse és nyissa meg azt a bejegyzést, amelyben az a fájl szerepel, amelyiknek korábbi verzióját el szeretné érni.

  2. Kattintson a Fájlverziók fülre.

    A bejegyzéshez társított mindegyik fájl összes korábban mentett verziója fordított időrendi sorrendben szerepel a felsorolásban. A Vibe rendszer megjeleníti az olyan információkat, mint például a dátumot, a fájlméretet, valamint hogy ki módosította a fájlt.

Korábbi fájlverziók előléptetése aktuális verzióvá

A fájlok korábbi verzióját előléptetheti a legújabb verzióvá.

  1. Keresse és nyissa meg azt a bejegyzést, ahol a legújabb verzióvá előléptetni kívánt fájlverzió található.

  2. Kattintson a Fájlverziók fülre.

  3. Kattintson a legújabb verzióvá előléptetni kívánt fájlverzió mellett a Fájlműveletek > Jelen verzió előléptetése legújabbnak lehetőségre, majd az OK gombra.

A teljes bejegyzést is visszaállíthatja egy korábbi verzióra (például a bejegyzés címét és leírását) az itt ismertetett módon: Szakasz 5.14.3, Bejegyzés visszaállítása korábbi verzióra.

Fájl meglévő változatainak törlése

FONTOS:A Vibe webhelyről törölt fájlok és fájlverziók nem állíthatók vissza.

  1. Keresse és nyissa meg azt a bejegyzést, amelyben az a fájl szerepel, amelyiknek korábbi verzióját el szeretné érni.

  2. Kattintson a Fájlverziók fülre.

    A bejegyzéshez társított mindegyik fájl összes korábban mentett verziója fordított időrendi sorrendben szerepel a felsorolásban. A Vibe rendszer megjeleníti az olyan információkat, mint például a dátumot, a fájlméretet, valamint hogy ki módosította a fájlt.

  3. Válassza ki a törölni kívánt fájlverziókat, majd kattintson A kijelölt verziók törlése lehetőségre.

  4. A törlés jóváhagyásához kattintson az OK gombra.