Regels kunnen u helpen om berichten te sorteren, om anderen te informeren dat u op vakantie bent of om uw e-mailberichten door te sturen naar een andere account.
Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het pictogram Opties en klik vervolgens op Opties.
Klik op Regels.
Selecteer het type regel dat u wilt maken.
Klik op Maken om het formulier Regel maken weer te geven.
Typ een naam in het veld Naam van regel.
Als u de items waarop de regel van toepassing is verder wilt beperken, selecteert u de juiste opties in het gedeelte Optionele voorwaarden definiëren.
Zie Informatie over regelvelden voor meer informatie.
Definieer de acties die u met de regel wilt uitvoeren.
Voor een aantal acties, zoals het verplaatsen naar mappen en het beantwoorden van berichten, moet extra informatie worden ingevoerd.
Klik op Opslaan.
Een regel werkt alleen als u de regel hebt ingeschakeld. Zie Een regel in- of uitschakelen.
Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het pictogram Opties en klik vervolgens op Opties.
Klik op Regels.
Selecteer Vakantie in de vervolgkeuzelijst van het veld Type en klik vervolgens op Maken.
Voer een onderwerp, bericht, begindatum en einddatum in.
(Optioneel) Selecteer Antwoorden naar externe gebruikers.
Klik op Opslaan.
Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het pictogram Opties en klik vervolgens op Opties.
Klik op Regels.
Selecteer Doorsturen in de vervolgkeuzelijst van het veld Type en klik vervolgens op Maken.
Typ een naam in het veld Naam van regel, bijvoorbeeld Doorstuurregel.
Gebruik Voorwaarden definiëren als u specifieke gegevens aan uw regel wilt toevoegen.
In het eerste voorwaardeveld selecteert u Aan. Hiermee geeft u aan dat de regel het veld Aan: van elk inkomend item moet controleren.
Selecteer Komt overeen met in het tweede voorwaardeveld. Hiermee geeft u aan dat de tekst in het veld Aan: van het inkomende item moet overeenkomen met de tekst die u in het volgende voorwaardeveld typt.
Typ in het laatste voorwaardeveld uw naam zoals deze wordt weergegeven in het veld Aan: van een e-mailbericht. Bijvoorbeeld: jsmit@bedrijf.nl.
Typ in het veld Aan het adres waar u de items naar wilt doorsturen.
Typ een onderwerp dat u wilt gebruiken voor doorgestuurde items, bijvoorbeeld Fwd:.
(Optioneel) Typ een bericht voor alle doorgestuurde items.
Klik op Opslaan, controleer of de regel is gemarkeerd met een vinkje (waarmee wordt aangegeven dat de regel is ingeschakeld) en klik vervolgens op Sluiten.
Gebruik de opties van Optionele voorwaarden definiëren om de items waarop een regel van toepassing is nog verder te beperken.
Klik op de pagina Regels op de eerste vervolgkeuzelijst en klik vervolgens op een veld.
Zie Informatie over regelvelden voor meer informatie over de inhoud van de velden.
Klik op de vervolgkeuzelijst voor de operatoren en klik vervolgens op een operator.
Zie Operators voor regels gebruiken voor meer informatie over het gebruik van operatoren.
Voer de criteria voor de regel in.
Als u de criteria invoert en bijvoorbeeld de naam van een persoon of een onderwerp invoert, kunt u de jokertekens asterisk (*) en vraagteken (?) gebruiken. Bij de ingevoerde tekst wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters.
Zie Jokertekens en schakelopties voor regels gebruiken voor meer informatie over jokertekens en schakelopties.
Klik op Opslaan, controleer of de regel is gemarkeerd met een vinkje (waarmee wordt aangegeven dat de regel is ingeschakeld) en klik vervolgens op Sluiten.
Er zijn verschillende voorwaarden die u kunt gebruiken in het gedeelte Optionele voorwaarde definiëren:
De volgende tabel bevat een overzicht van de beschikbare velden bij het maken van een regel:
Tabel 8-2 Beschikbare velden voor zoekopdrachten en regels
|
Veldnaam |
Dit veld verwijst naar: |
Veldcriteria invoeren |
|---|---|---|
|
Van |
De naam van een persoon in het veld Van van een item. |
Voer de inhoud van het veld Van in. |
|
Bericht |
Tekst die in het vak Bericht van een item wordt weergegeven. |
Voer de gehele of gedeeltelijke inhoud van het veld Bericht in. |
|
Onderwerp |
Tekst die in het veld Onderwerp van een item wordt weergegeven. |
Voer de gehele of gedeeltelijke inhoud van het veld Onderwerp in. |
|
Aan |
De naam van een persoon die wordt weergegeven in het veld Aan van een item. |
Voer een naam in het veld Aan in. |
De beschikbare operators zijn onder andere:
|
Operator |
Voorbeeld |
Resultaat Zoekt |
|---|---|---|
|
Bevat |
Van bevat Willem |
Items waarvan het veld Van de tekst "Willem" bevat, bijvoorbeeld Willem Jansen, Willem de Jong, enzovoort. |
|
Bevat niet |
Van bevat niet Willem |
Items waarvan het veld Van de tekst "Willem" niet bevat, bijvoorbeeld items van Willem Jansen, Willem de Jong, enzovoort. |
|
Begint met |
Aan Begint met bo |
Items waarvan het veld Aan met "bo" begint, zoals "Boekhouding" of "Bob Verhey". |
|
Komt overeen met |
Onderwerp Komt overeen met klantenrapporten |
Items waar in het veld Onderwerp de beschrijving "Klantenrapporten" staat. |
Jokertekens en schakelopties zijn alleen beschikbaar in het gedeelte Optionele voorwaarden definiëren wanneer u bepaalde velden hebt geselecteerd waarvoor u aanvullende tekst moet invoeren.
Tabel 8-3 Jokertekens en schakelopties in zoekopdrachten en regels
|
Jokertekens en schakelopties |
Wat de zoekopdracht of regel zoekt |
|---|---|
|
EN, & of een spatie |
Alle items die aan twee of meer voorwaarden voldoen. Met bijvoorbeeld bergen & lucht, bergen EN lucht en bergen lucht worden alle items gevonden die zowel het woord "bergen" als het woord "lucht" bevatten. |
|
OF of | |
Alle items die aan een van de twee of meer voorwaarden voldoen. Met bijvoorbeeld berg|geit en berg OF geit worden alle items gevonden die het woord 'berg' of het woord 'geit' of beide woorden bevatten. |
|
NIET of ! |
Alle items die wel aan de ene voorwaarde voldoen maar niet aan de andere. Met bijvoorbeeld berg ! geit en berg NIET geit worden alle items gevonden die wel het woord 'berg', maar niet het woord 'geit' bevatten. Items die beide woorden bevatten, komen niet in aanmerking. |
|
" |
Elke tekst die tussen de aanhalingstekens is geplaatst. Met bijvoorbeeld "berggeiten" worden alle items gevonden die het woord 'berggeiten' bevatten. Dit werkt niet met documenten of verwijzingen naar documenten. |
|
? |
Komt overeen met één willekeurig teken. Met bijvoorbeeld ba?k worden alle items gevonden die het woord "bank", "balk", "baak", enzovoort bevatten. |
|
* |
Komt overeen met nul of meer willekeurige tekens. Met bijvoorbeeld ba*k worden alle items gevonden die het woord "barok", "balk", "ballenbak", enzovoort bevatten. |
|
/NOCASE (standaard) |
Items die een bepaald woord bevatten, waarbij het niet uitmaakt of dit woord in hoofdletters of kleine letters staat. Met bijvoorbeeld /NOCASE ZOO wordt zowel "Zoo" als "zoo" gevonden. |
|
/WILDCARD (standaard) |
Items die de zoektermen bevatten waarbij * en ? als jokertekens worden beschouwd. Met bijvoorbeeld /WILDCARD ba?k worden de woorden "bank", "balk" en "baak" gevonden. |